SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN ISLAM (EMIS) : SAAT INI DAN HARAPAN KE DEPAN Jakarta, Mei 2013

Latar Belakang Semakin tingginya tuntutan stakeholder terhadap ketersediaan data pendidikan Islam yang akurat dan konsisten. Perlunya menyamakan persepsi terhadap pentingnya menerapkan kebijakan satu pintu terhadap pengelolaan data dan informasi sebagai dasar pijakan keputusan yang tepat. Kemajuan teknologi dan informasi yang semakin pesat, sehingga dibutuhkan sarana dan media yang memadai, berupa sistem database yang terintegrasi untuk pengelolaan data dan informasi pendidikan Islam.

Latar Belakang ……….. (lanjutan) Subbag Sistem Informasi (EMIS) : unit eselon-IV yang bertanggung jawab terhadap pengembangan dan pengelolaan sistem informasi di lingkungan Ditjen Pendidikan Islam. Perlu komitmen dari semua pihak untuk mendukung tugas dan fungsi EMIS.

Kondisi EMIS Saat Ini Kondisi EMIS saat ini dapat dilihat dalam 3 aspek, yakni: Piranti Lunak (Software) Piranti Keras (Hardware) SDM Pengelola (Humanware)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software) Untuk model pendataan, saat ini EMIS sedang mengembangkan aplikasi pendataan berbasis web yang dapat diakses secara online oleh sumber data. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa program PHP dan berbasis data PostgreSQL.

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software) Komponen lembaga yang didata oleh EMIS mencakup seluruh jenis lembaga pendidikan di bawah binaan setiap direktorat di lingkup Ditjen Pendis, yaitu: 1. Dit. Madrasah : RA, MI, MTs & MA 2. Dit. PD-Pontren : Pondok Pesantren, Diniyah Takmiliyah & TPQ 3. Dit. PAI : Guru PAI di Sekolah dan Pengawas 4. Dit. Diktis : PTAI

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software) Sub item yang didata untuk setiap jenis lembaga pendidikan antara lain: 1. Data detail lembaga 2. Data detail personalia yang bertugas di lembaga tersebut, meliputi: data pendidik dan tenaga kependidikan 3. Data detail siswa/santri yang belajar di lembaga tersebut.

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti lunak (Software) Data Detail Lembaga meliputi: Data Umum - Identitas (nama, alamat, akreditasi, ijin operasional, dll) - Lokasi Geografis (titik koordinat, kondisi geografis sekitar lembaga ybs) Data Keuangan - Sumber pendanaan - Bantuan yg pernah diterima Data Sarana - Luas Tanah - Bangunan (kondisi B, RR, RB) - Sarana belajar/kuliah (ruang kuliah, lab, perpustakaan dll) - Sarana administrasi, OR, sumber air, penerangan Kurikulum dan Keg. Belajar - Kurikulum yang digunakan, kegiatan ekstrakurikuler, satuan waktu per jam pelajaran.

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software) Data Detail Personalia meliputi: Data Umum - Identitas (Nama, NIP, NUPTK, Jenis Kelamin, dll) Data Status Kepegawaian - Status Kepegawaian, TMT, dll Data Pendidikan - Jenjang Pendidikan, Akta, dll. Data Penataran Data Informasi Sertifikasi Data Tugas Utama Data Tugas Tambahan

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software) Data Detail Siswa meliputi: Data Umum - Identitas (Nama, NIS Nasional, Jenis Kelamin, dll) Data Orangtua/Wali - Nama ortu/wali, pekerjaan, pendidikan, dll Data Aktivitas Siswa Data Informasi Pendidikan Lainnya Data Informasi Beasiswa

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Lunak (Software)

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Keras (Hardware) Untuk mendukung pengelolaan sistem informasi Ditjen Pendis, hardware yang dimiliki EMIS saat ini : 3 unit server : untuk mendukung aplikasi pendataan EMIS berbasis web 1 unit server : untuk mendukung website Ditjen Pendis 1 unit server : untuk mendukung mail server Ditjen Pendis

Kondisi EMIS Saat Ini Piranti Keras (Hardware) 1 unit PC yang dijadikan sebagai server untuk mendukung aplikasi bantuan/sarpras milik Subdit Sarpras Dit. Madrasah. 2 unit UPS sebagai cadangan power pada saat terjadi pemadaman aliran listrik. 1 unit pendingin ruangan (AC) di ruang server.

Kondisi EMIS Saat Ini SDM Pengelola (Humanware) Jumlah staf EMIS saat ini 12 orang terdiri dari : Database Admin : 1 orang Network & Web Admin : 1 orang Web Programmer : 1 orang Operator & Verifikator Data : 8 orang Administrasi Pelayanan Data : 1 orang Saat ini EMIS dibantu oleh 1 orang tenaga lepas (out-sourcing) yang membantu dalam pengembangan aplikasi EMIS berbasis web/GIS.

FAKTA PENDATAAN DI KEMENTERIAN AGAMA Lembaga didata berkali-kali karena pendataan tidak melalui satu pintu (EMIS, Direktorat, Project....) DAMPAK Mahalnya biaya pengumpulan data Jenuhnya satuan pendidikan melayani Rendahnya ketelitian & kosistensi data Data yang dihasilkan berbeda-beda  kebingungan pada saat pengambilan kebijakan SOLUSI Satuan pendidikan cukup didata oleh satu pihak, tetapi hasilnya digunakan oleh semua

Hal-Hal Yang Menyebabkan Data Yang Dihasilkan Dapat Berbeda-beda Sumber data yang berbeda. Periode waktu pendataan yang berbeda. Metodologi dan instrumen pendataan yang berbeda. Tujuan pemanfaatan hasil pendataan yang berbeda.

Kondisi Capaian Hasil yang telah dicapai EMIS saat ini, antara lain: 1. Pemetaan Lembaga Pendidikan Islam untuk RA, MI, MTs, MA dan PTAI berbasis GIS beserta pencitraan lembaga tersebut. 2. Pendataan Pontren, Diniyah Takmiliyah, TPQ, Guru PAI dan Pengawas. 3. Publikasi data statistik pendidikan Islam, meliputi : data jumlah lembaga, jumlah rombel, kualifikasi pengajar, jumlah siswa, kondisi ruang kelas per propinsi dan kabupaten/kota, dll.

Kondisi Capaian Contoh Tampilan GIS EMIS

Kondisi Capaian Contoh Tampilan GIS EMIS

Kondisi Capaian Contoh Tampilan GIS EMIS

Kondisi Capaian Contoh Tampilan GIS EMIS

Kondisi Capaian Contoh Tampilan Laporan Statistik

Kondisi Capaian Contoh Tampilan Laporan Statistik

Permasalahan Publikasi hasil pendataan EMIS selalu mengalami keterlambatan. Biasanya terlambat sebanyak 1 tahun pelajaran. Faktor penyebabnya adalah lambatnya pengiriman data dari daerah. Hal ini dikarenakan : Banyaknya satuan pendidikan yang harus didata. Banyak satuan pendidikan yang mengalami kesulitan untuk mengakses jaringan internet karena sebagian besar terletak di pedesaan dan pelosok. Minimnya sarana prasarana dan SDM pendataan baik di satuan pendidikan maupun kankemenag kab/kota, sementara permintaan data dari berbagai pihak yang harus dilayani relatif banyak.

Rekap Jumlah Lembaga dan Peserta Didik TP 2011-2012 No Lembaga Jml Lembaga Jumlah Peserta Didik Ket. Lk Pr Jumlah 1 RA/BA 25.435 538.822 535.309 1.074.131 PAUD 2 MIN 1.686 210.150 202.427 412.577 3.200.459 Pendidikan Dasar 3 MIS 21.385 1.433.970 1.353.912 2.787.882 4 MTsN 1.437 318.527 332.917 651.444 2.745.022 5 MTsS 13.807 1.011.693 1.081.885 2.093.578 6 MAN 758 134.972 219.768 354.740 1.059.814 Pendidikan Menengah 7 MAS 5.906 278.247 426.827 705.074 8 PTAIN 52 130.060 157.789 287.849 617.200 Pendidikan Tinggi 9 PTAIS 593 147.704 181.647 329.351 10 Pontren 27.230 1.886.748 1.872.450 3.759.198 Pendidikan Non Formal 11 Madin 68.471 2.071.433 2.257.708 4.329.141 12 TPQ 136.333 3.727.445 4.528.682 8.256.127 Total 282.096 23.128.221

PERGESERAN PARADIGMA PENDATAAN 1. Pendataan untuk tiap satuan pendidikan dilakukan hanya sekali saja terkait dengan semua entitas pendidikan yang terdapat pada satuan pendidikan tersebut. 2. Pendataan dikaitkan dengan kegiatan transaksional dan dilakukan oleh yang melakukan transaksi tersebut. 3. Kegiatan transaksional mengacu pada data pendidikan dan hasilnya dipergunakan untuk memutakhirkan data pendidikan yang berubah akibat transaksi tersebut (tidak membentuk data sendiri) 4. Pendataan harus mengacu pada siklus hidup pendataan yang lengkap. PERLU DIKEMBANGKAN SISTEM PENGELOLAAN DATA PENDIDIKAN ISLAM (DATA-EMIS) YANG TERINTEGRASI DENGAN SISTEM INFORMASI LAINNYA DI DITJEN PENDIS DENGAN DATA-EMIS DIPOSISIKAN SEBAGAI DATA MASTER REFERENSI

Kondisi Ideal Integrasi Pengelolaan Sistem Informasi Di Lingkungan Ditjen Pendis Server Sistem Informasi Pendidikan Islam (EMIS) Diolah dan dipublikasikan SIM Lainnya Transaksi Data dengan Aplikasi EMIS SIMBOS SIMSARPRAS Direktorat Rocan BAPPENAS Dikbud Stakeholder lainnya Operator Data Lembaga Pendidikan Islam

Harapan EMIS Ke Depan Piranti Lunak (Software) - Piranti lunak yang saat ini dibangun oleh EMIS membutuhkan pengembangan lebih lanjut, baik untuk model aplikasi pendataan maupun untuk model publikasi hasil pendataan. - EMIS ke depan diharapkan dapat mengembangkan komponen-komponen sistem informasi yang dapat mendukung proses transaksi data hingga model yang tertinggi, yakni data-mining yang dapat digunakan sebagai model perencanaan jangka panjang.

Harapan EMIS Ke Depan Piranti Lunak (Software)………lanjutan Ke depan semua model aplikasi di lingkup Ditjen Pendis wajib terintegrasi dengan data EMIS sebagai data master referensi untuk berbagai keperluan sistem aplikasi di masing-masing unit kerja di jajaran Ditjen Pendis. Keterintegrasian sistem informasi di jajaran Ditjen Pendis harus memenuhi beberapa syarat, antara lain: 1. Aplikasi yang dikembangkan harus berbasis web dan menggunakan sistem open source code. 2. Database yang digunakan sebaiknya sesuai dengan database master referensi yang digunakan oleh EMIS yakni PostgreSQL.

Harapan EMIS Ke Depan Piranti Keras (Hardware) Pengintegrasian sistem informasi di bawah satu kendali, membutuhkan dukungan perangkat hardware yang memadai. Untuk mendukung aplikasi pendataan EMIS berbasis web, dibutuhkan tambahan sebanyak 7 unit server. Untuk mendukung sistem informasi Sarpras (Subdit Sarpras Dit. Madrasah) diperlukan minimal 2 unit server. Untuk mendukung sistem informasi BOS (SIMBOS) diperlukan minimal 2 unit server. Untuk aplikasi lainnya, harus dilihat kebutuhan interface dan user dari aplikasi tersebut sehingga dapat ditentukan berapa jumlah server yang diperlukan. Pada Tahun 2013 ini baru dialokasikan anggaran untuk pengadaan 3 unit server tambahan.

Harapan EMIS Ke Depan Piranti Keras (Hardware)…….lanjutan Selain itu, EMIS juga membutuhkan : Ruangan khusus server (di lantai 7/8) dengan ukuran ruangan sekitar 6 x 6 meter  untuk memudahkan pemantauan dan perawatan server. Generator set (genset) dengan spesifikasi tertentu sebagai cadangan power jika terjadi pemadaman aliran listrik dari PLN. Mesin pendingin ruangan (AC) khusus untuk ruang server.

Harapan EMIS Ke Depan SDM Pengelola (Humanware) Saat ini, EMIS masih membutuhkan tambahan pegawai, dengan spesialisasi: 1. Network Specialist : personal yang menguasai dan memahami pengelolaan sistem jaringan komputer. 2. Programmer : personal yang menguasai dan memahami bahasa pemrograman (PHP, dll). 3. Database Specialist : personal yang menguasai dan memahami pengelolaan database (PostgreSQL, dll).

Rekomendasi 1. Seluruh unit kerja diharapkan dapat mendukung kebijakan satu pintu dalam pengelolaan data dan sistem informasi di lingkup Ditjen Pendis, dengan cara : Tidak membombardir daerah dengan berbagai instrumen pendataan; Turut mensosialisasikan pentingnya pendataan EMIS kepada satker-satker di daerah yang menjadi sumber data; Pada saat membutuhkan data pendidikan Islam, senantiasa menjadikan data EMIS sebagai data master referensi (data acuan); Menginventarisir berbagai aplikasi yang telah dikembangkan di masing-masing unit kerja dan kemudian menyerahkannya kepada Sekretaris Ditjen Pendis (U.b. Bagian Umum). Selanjutnya pengelolaan aplikasi-aplikasi tersebut akan dikoordinasikan dengan Subbag Sistem Informasi (EMIS); Apabila ingin membangun sistem informasi pendukung di unit kerja masing-masing, mohon berkoordinasi dengan Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi (c.q. Subbag Sistem Informasi/EMIS).

Rekomendasi 2. Kebutuhan hardware untuk mendukung kinerja aplikasi pendataan EMIS dan aplikasi lainnya mohon untuk segera dipenuhi (antara lain: ruang server 6 x 6 m di lt. 7/8, server, generator set, AC, dll). 3. Perlu disusun peraturan Dirjen Pendis yang mengatur tentang pedoman pengelolaan data dan sistem informasi di lingkungan Ditjen Pendidikan Islam Pusat dan Daerah. 4. Mengusulkan agar ruang kerja EMIS dapat segera dipindahkan ke Gedung Utama Kemenag, Lapangan Banteng (Lt. 7/8). 5. Mengusulkan adanya penambahan pegawai di Subbag Sistem Informasi (EMIS), terutama pegawai yang menguasai tentang sistem jaringan, bahasa pemrograman dan pengelolaan sistem database. 6. Mengusulkan untuk meningkatkan level eselon unit penanggungjawab sistem informasi di Ditjen Pendis dari semula eselon-IV menjadi eselon-III. Dengan semakin beratnya beban pekerjaan unit penanggungjawab sistem informasi, hal ini dimaksudkan untuk membagi konsentrasi pekerjaan antara unit pengelola sistem informasi pendidikan, unit pengelola sistem informasi perkantoran dan unit pengelola data statistik pendidikan Islam.

TERIMAKASIH