PENGERTIAN & RUANG LINGKUP ADMINISTRASI dan MANAJEMEN KESEHATAN Dr. Achmad Chusnul Chuluq Ar. MPH Lab IKMKP FKUB --- 0341.575848/787845/08123314620 Email: chusnul_cq@yahoo.com 1. KAMIS, 11 OKTOBER 2012

ASAL USUL ISTILAH ADMINISTRASI Bahasa Belanda, “administratie” ---- segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan –pekerjaan Tata Usaha kantor) Bahasa Yunani, “Ad ministrare” -- Ad = pada, ministrare= melayani ---- administrasi berarti memberikan pelayanan. Administrasi bararti : “Pelayanan kegiatan tata usaha kantor” (pelayanan pengetikan/ komputer, pelayanan surat menyurat , dan lain sebagainya )

PENGERTIAN ADMINISTRASI Tidak bisa terlepas dari asal kata Administrasi : “Kegiatan Tata Usaha Kantor” & “Melayani” Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakannya dalam 2 pengertian, yaitu : Administrasi dalam pengertian sempit Administrasi dalam pengertian luas

ADMINISTRASI DALAM PENGERTIAN SEMPIT Dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) Seperti : Tulis menulis, Pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan komputer), Agenda, Kearsipan, Pembukuan dan lain sebagainya.

ADMINISTRASI DALAM PENGERTIAN LUAS Administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu : Proses Fungsi atau Tugas Kepranataan/Institusi

PROSES --------- Administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan.

FUNGSI ATAU TUGAS Administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” (memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan administrasi --- Misal: Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin); Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana); Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas); Orang-orang yang mengorganisir (organisator), Dan lain sebagainya.

KEPRANATAAN (INSTITUSI) Administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu. Misal: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); Kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan Kantor lain sebagainya.

ADMINISTRASI MEMPUNYAI PENGERTIAN: ”AKTIVITAS-AKTIVITAS UNTUK MENCAPAI TUJUAN” ATAU “PROSES PENYELENGGARAAN KERJA UNTUK MENCAPAI TUJUAN”

DEFINISI ADMINISTRASI PENULIS INDONESIA The Ling Gie Administrasi adalah “ Segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan” Sutarto Administrasi adalah “ Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan /kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan” Sondang P Siagian Administrasi adalah “ Proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yg telah ditentukan”

DEFINISI ADMINISTRASI PENULIS ASING William H. Newman Dalam bukunya “ Administrative Action” William H. Newman mendefinisikan : “Administrasi sebagai pedoman/petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usha sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama”. Dwight Waldo Administrasi adalah bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi

H.A. Simon, cs George R. Terry Robert D. Calkins Dalam bukunya “ Public Administration” ------------administrasi adalah kegiatan sekelompok orang yang mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama. George R. Terry Administrasi adalah upaya mencapai tujuan yg ditetapkan dengan mempergunakan orang lain Robert D. Calkins Administrasi adalah kombinasi antara pengambi-lan keputusan dengan pelaksanaan dari keputuan tsb untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Kesimpulan Dari definisi-difinisi di atas dapat disimpulkan bahwa ADMINISTRASI mengandung unsur-unsur : Adanya orang-orang Adanya pedoman/petunjuk Adanya kegiatan-kegiatan Adanya kerjasama Adanya rasionalitas Adanya tujuan yang hendak dicapai

Unsur-Unsur Pokok Administrasi Ditemukan setidak tidaknya ada lima UNSUR POKOK ADMINISTRASI, antara lain : Masukan (input) Proses /fungsi-fungsi administrasi Keluaran (output) Sasaran Administrasi sebagai sistem

MASUKAN (INPUT) Masukan dalam administrasi adalah segala sesuatu yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan administrasi. Dikenal juga dengan perangkat administrasi (tools of administration) : : Sumber (resources) - segala sesuatu yang dapat dipakai untuk menghasil barang atau jasa --- dibedakan 4 macam: Sumber Tenaga (labour resources)- terdiri dari tenaga ahli (skilled/expert) seperti ahli ekonomi, ahli akuntansi, ahli teknik sipil/arsitek, ahli computer, ahli kearsipan dan lain lain. Sumber tenaga lainya dan tenaga bukan ahli, seperti pesuruh, penjaga malam dan tenaga kasar lainnya.

Sumber Modal (capital resources) -- dibedakan 2 macam yaitu: “modal bergerak”, seperti uang dan giro serta “modal tidak bergerak”, seperti bangunan, tanah, kendaran dinas, sarana dan prasarana lainnya. Sumber Hukum (legitimate resources) -- adalah aturan/ketentuan/perundang-undangan yang berlaku dalam menjalankan kegiatan administrasi, misalnya Keputusan Presiden (Kepres), Peraturan Pemerintah (PP), Keputusan Menteri (Kepmen). Sumber Alamiah (natural resources) --- segala sumber yang dapat dimanfaatkan dari alam semesta, misalnya energi matahari, energi angin, gas alam, air terjun dan sumber alam lainnya. ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI ------- tata cara dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknolog KEMAMPUAN DAN KESANGGUPAN (SKILL /CAPACITY) ---- pengetahuan dan keadaan fisik, mental biologis tenaga pelaksana.

KOONTZ DAN DONNELLS: Membedakan masukan terdiri 4 macam, yaitu : manusia (man), modal (capital), manajerial dan teknologi. Pembagian lain dari Masukan -- untuk organisasi yng tidak mencari keuntungan dikenal dgn 4 M, yaitu : Manusia (man), Uang (money), Material (bahan-bahan) dan Metode (method) Pembagian lain dari Masukan ---- Untuk organisasi yang profit /mencari keuntungan dikenal dgn 6 M : Material Metode (method), Mesin (machinery) Pasar (market)

2. PROSES/FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI Adalah langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dalam administrasi dikenal dengan sebutan fungsi administrasi Umumnya fungsi administrasi menjadi tanggung jawab pimpinan (pejabat manajemen). Beberapa fungsi administrasi yang penting menurut para ahli adalah : Freeman, Membedakan 6 fungsi administrasi yaitu : Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pengarahan (Directing), Pengawasan (Controlling), Koordinasi (Coordinating); George R. Teryy, membedakan 4 fungsi administrasi, yaitu : Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Penggerakan (Actuating) Dan Pengawasan (Controlling) Henry Fayol, membedakan 5 fungsi administrasi, yaitu : Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Perintah (Commanding), Koordinasi (Coordinating) Dan Pengawasan (Controlling). Dengan semakin berkembangnya ilmu administrasi, untuk memudahkan pelaksanaannya, fungsi-fungsi administrasi disederhanakan menjadi 4, yaitu : Perencanaan (planning) Pengorganisasian (Organizing) Pelaksanaan ( implementing) Penilaian (evaluation)

3. KELUARAN (OUT PUT) Adalah hasil dari suatu pekerjaan administrasi. Dari pengertiannya ---- keluaran yang dihasilkan dapat dibedakan menjadi 2, yaitu : Pengertian sempit (kegiatan perkantoran ) -------- catatan surat masuk dan keluar, kumpulan surat masuk dan keluar, daftar nama pegawai, daftar inventaris barang, daftar gaji pegawai dll. Pengertian luas, terdiri dari : Hasil dari proses adalah pengembangan organisasi, kegiatan organisasi, pengembangan pegawai, petunjuk pelaksanaan/teknis, tugas-tugas/personil kepanitian dll Hasil dari fungsi/tugas adalah kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil pengorganisasian

Adalah tujuan keluaran yang dihasilkan, antara lain: Kelembagaan adalah fungsi/aktivitas kelembagaan, system, pelayanan umum (in servise & public service) Untuk sektor pemerintahan adalah pelayanan publik, Untuk sektor perusahaan/swasta adalah jasa dan produksi 4. SASARAN ADMINISTRASI Adalah tujuan keluaran yang dihasilkan, antara lain: Instansi atasan, masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern organisasi

5. ADMINISTRASI SEBAGAI SYSTEM Semua tata aturan yang berlaku untuk menjalankan tugas- tugas/ fungsi-fungsi administrasi dibuat secara sistematis, dalam rangka efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. Perkataan system – mengandung pengertian banyak ragam dan yang dipandang cukup penting, antara lain : Sistem sebagai gabungan dari elemen-elemen yang saling berhubungan oleh suatu proses, berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi untuk menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan; Sistem adalah struktur konseptual yang terdiri dari fungsi- fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai satu unit organik; Sistem adalah satu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai elemen yang saling terkait dan mempengaruhi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sistem sebagai gabungan dari elemen-elemen yang saling berhubungan oleh suatu proses, berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi untuk menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan

Sistem adalah struktur konseptual yang terdiri dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai satu unit organik;

Sistem adalah satu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai elemen yang saling terkait dan mempengaruhi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian System Secara Umum Dapat Di Bedakan Menjadi 2 Bagian, Yaitu Sistem Administrasi sebagai suatu wujud (entity) ---- membentuk suatu wujud dengan ciri-ciri dapat didiskripsikan dengan jelas --- dibedakan menjadi : Wujud yang konkrit --- sistem dpt di tangkap oleh pancaindera. Mis. Undang-undang, Peraturan- Peraturan, Keputusan-keputusan , Petunjuk-petunjuk tertulis. Wujud yang abstrak -- sistem tidak dapat ditangkap oleh pancaindera. Mis. Kebijakan dan kebijaksanaan, birokrasi, hak prerogative pimpinan. Sistem Administrasi sebagai suatu metode (method) ---- bagian-bagian yang terhimpun dalam sistem tsb membentuk suatu metode/rumusan/pedoman yang dapat dipakai sebagai alat dalam melakukan tugas administrasi. Mis. system penerimaan pegawai yang bagian-bagiannya terdiri dari berbagai peraturan.

TERIMA KASIH