Pengantar Komputer Dan Teknologi Informasi 1C JENIS DOKUMEN (LETTER – ENVELOPES – LABEL – DIRECTORY – EMAIL MESSAGES)

ENVELOPES

Envelopes Surat menyurat merupakan kegiatan yang paling rutin dilaksanakan dalam perkantoran. Salah satu pendukung utama kegiatan tersebut adalah penggunaan amplop untuk mengirim surat. Microsoft mendukung sepenuhnya dalam penulisan alamat tujuan dan pengirim surat di amplop sehingga, penulis terbantu dan efisiensi waktu dalam penyelesaian pekerjaan. Melalui fasilitas yang disediakan, kita bisa mencetak langsung alamat pada amplop ataupun membuat amplop tersebut diletakkan di dalam dokumen.

Step By Step pembuatan Envelopes Pertama-tama klik tab Ribbon Mailings lalu klik tombol Envelopes yang ada di group Create. Lalu pada Dialog Envelopes dan Labels isikan alamat tujuan pada kotak teks Delivery Address.

Step By Step pembuatan Envelopes 3. Kemudian, isikan alamat pengirim/pengembalian pada Return Address 4. Sebelum mencetak atau menambahkan pada dokumen sebaiknya, Penulis juga melihat OPSI pembuatan AMPLOP dengan klik tombol OPTIONS.

Step By Step pembuatan Envelopes 5. Pada Dialog Envelope Options pilih tab Envelope Options lalu : Envelope Size : Mengatur ukuran amplop pada kotak dialog tersebut, Penulis dapat memilih diantaranya Size 9 – size 14, B4, B5, C3, dan lain sebagainya. Delivery Address : Mengatur tulisan alamat tujuan baik berupa jenis, warna dan ukuran font yang akan digunakan maupun posisi pencetakan pada amplop. Return Address, Mengatur tulisan alamat pengirim (pengembalian) baik berupa jenis, warna dan ukuran font yang akan digunakan maupun pososo pencetakan pada amplop.

Step By Step pembuatan Envelopes 6. Pada tab Printing Options, penulis dapat memilih dan mengatur metode pencetakan (posisi) pada amplop. Selanjutnya, klik tombol OK untuk menutup dialog dan kembali pada Dialog Envelopes and Labels.

Step By Step pembuatan Envelopes 7. Selanjutnya, klik tombol Print untuk mencetak amplop, atau klik tombol Add to Document untuk menambahkan lembar amplop pada awal dokumen sehingga bisa diprint kapanpun penulis inginkan.

POINT ENVELOPES Untuk alamat Anda bisa menggunakan alamat yang ada di Microsoft Office Outlook/Microsoft Exchange. Dengan menambahkan lembar amplop dalam dokumen Penulis juga bia mengatur langsung huruf maupun posisi alamat tujuan (penerima) dan alamat pengirim (return) seperti penulis biasa mengatur tulisan. Apabila pencetakan amplop bermasalah dengan printer yang digunakan, coba (trial and error) dengan pisis pencetakan yang lain pada pengaturan Printing Options di Dialog Envelope Options.

LABEL

LABEL Label merupakan salah satu fasilitas yang dimiliki oleh Microsoft Office untuk penamaan yang diinginkan Penulis dalam Surat atau Amplop. Label ini juga dapat dimodifikasi sesuai keinginan Penulis dalam membuat Label. Untuk lebih jelasnya, perhatikan step by step dalam membuat label di Microsoft Office berikut ini.

Step By Step Pembuatan Label 1. Pertama membuat daftar nama undangan pada Microsoft Excel seperti gambar berikut :

Step By Step Pembuatan Label 2. Kemudian file daftar nama tersebut diberi nama dan disimpan. 3. Lalu untuk membuat labelnya dibuat pada Microsoft Word, pertama-tama pada toolbar di atas pilih Mailings, kemudian  pilih Start Mail Marge, terus pilih Labels. Seperti gambar berikut :

Step By Step Pembuatan Label 4. Setelah dipilih Labels, maka akan keluar tampilan Label Options, kemudian pilih New Label, setelah itu akan keluar tampilan Label Details seperti gambar berikut:

Step By Step Pembuatan Label 5. Pada bagian Label Details, isilah Label Name, kemudian sesuaikan settingan margin pada bagian Top Margin, Side Margin, Vertical Pitch, Horizontal Pitch, Label Hight, Label Widith, seakurat mungkin dan untuk Number Across dan Number Down itu tergantung label yang akan digunakan. dan untuk page size bisa dipilih Letter atau A4. Seperti gambar berikut :

Step By Step Pembuatan Label 6. Kemudian setelah Label Details diisi kemudian akan tampak seperti gambar berikut:

Step By Step Pembuatan Label 7. Setelah tabel terbentuk, kemudian tinggal mengambil data daftar nama undangan,pada toolbar pilih Mailings kemudian pilih Select Recipients dan pilih Use Existing List seperti gambar berikut 

Step By Step Pembuatan Label 8. Setelah itu maka akan keluar tampilan Select Data Source yaitu untuk mengambil data daftar undangan yaitu data pada Excel yang telah di simpan sebelumnya. Kemudian klik file tersebut dan buka/Open.

Step By Step Pembuatan Label 9. Tahap berikutnya pilih sheet asal data daftar nama undangan tersebut kemudian buka/Oke.Seperti gambar berikut ini 

Step By Step Pembuatan Label 10. Setelah di pilih sheetnya maka akan tampak seperti ini 

Step By Step Pembuatan Label 11. Kemudian pada kolom/kotak pertama isilah NAMA dan ALAMAT, pada toolbar Mailings pilihInsert Marge Field kemudian klik/pilih NAMA dan ALAMAT akan tetapi untuk tulisan/kata (di) itu di ketik manual pada kolom tersebut. Tampak seperti gambar dibawah ini :

Step By Step Pembuatan Label 12. Sekarang tinggal merapihkan agar terlihat simetris dengan cara memindahkan semua kata ke tengah kolom (Align Center), dengan spasi 1 (satu) dan after/before 0 (Nol), Masih pada toolbarMailing tersebut klik Update labels

Step By Step Pembuatan Label 13. Kemudian untuk melihat hasil akhir data daftar namanya tampil pada table tersebut tinggal di klikPreview Results. Seperti pada gambar berikut : 14. Untuk melihat hasil Record selanjutnya, Klik panah Next.

DIRECTORY

Step by step pembuatan directory Pada Word 2007 atau 2010 atau 2013 . Pada tab Mailings, klik Start Mail Merge, dan kemudian klik Step By Step Mail Merge Wizard Kaca tugas Mail Merge muncul di sisi kanan layar.

Step by step pembuatan directory Langkah 1 dari 6: Pilih jenis dokumen Di panel tugas, di bawah Pilih Document Type, klik Directory. Untuk melanjutkan, klik Next: Start document.

Step by step pembuatan directory Langkah 2 6: Pilih memulai dokumen Di bawah Pilih Start Document, Anda akan melihat opsi berikut ini: Gunakan dokumen aktif: Gunakan dokumen aktif di layar sebagai dokumen utama Anda. Mulai dari template: Pilih salah satu template gabungan Surat siap digunakan. Mulai dari dokumen yang ada: membuka dokumen yang ada untuk digunakan sebagai dokumen utama gabungan surat Anda. Klik opsi yang Anda inginkan. Untuk melanjutkan, klik berikutnya: pilih Penerima.

Step by step pembuatan directory 3 langkah 6: pilih Penerima Ketika Anda membuka atau membuat sumber data menggunakan penuntun gabungan surat, maka Anda memberitahu Word untuk menggunakan pengaturan khusus informasi variabel gabungan.

Step by step pembuatan directory Metode 1: Jika Anda menggunakan sumber data yang ada Untuk menggunakan sumber data yang ada, ikuti langkah-langkah berikut:Di kaca tugas Gabung Surat , klik gunakan daftar yang ada di bawah Pilih Penerima. Gunakan daftar yang ada, klik Browse. Di kotak dialog Pilih sumber Data , Pilih berkas yang berisi informasi variabel yang ingin Anda gunakan, dan kemudian klik buka. Catatan Word menampilkan Penerima gabungan surat kotak dialog untuk memungkinkan Anda untuk menyortir dan mengedit Anda data. Klik OK untuk kembali ke dokumen utama.

Step by step pembuatan directory Metode 2: Jika Anda menggunakan nama dari daftar kontak Outlook Untuk menggunakan daftar kontak Outlook, ikuti langkah-langkah berikut:Di kaca tugas Gabung Surat , klik pilih dari kontak Outlook di bawah Pilih Penerima. Di bawah pilih dari kontak Outlook, klik Pilih Folder kontak. Pilih folder Kontak Outlook yang Anda inginkan dalam Pilih Daftar contact folder kotak dialog. Klik Oke. Catatan Word menampilkan Penerima gabungan surat kotak dialog untuk memungkinkan Anda untuk menyortir dan mengedit Anda data. Klik OK untuk kembali ke dokumen utama.

Step by step pembuatan directory Metode 3: jika Anda mengetik nama dan alamat untuk yang pertama kalinya Untuk membuat sumber data baru, ikuti langkah-langkah berikut:Pilih Penerima, klik ketik daftar baru. Di bawah ketik daftar baru, klik buat.

Step by step pembuatan directory Langkah 4 dari 6: mengatur direktori Untuk menyiapkan direktori Anda, ikuti langkah-langkah berikut:Ketik teks atau menambahkan gambar grafis yang Anda inginkan untuk mengulang setiap item dalam direktori.  Nama: Alamat: Nomor telepon: Menambahkan kolom data yang berhubungan dengan tiap label, atau menambahkan kolom data yang diperlukan dalam direktori Anda. Setelah Anda selesai mengatur direktori Anda, klik berikutnya: pratinjau direktori untuk mempratinjau hasil.

Step by step pembuatan directory Langkah 5 6: pratinjau direktori Setelah Anda pratinjau direktori dan membuat perubahan apa pun diperlukan, klik berikutnya: selesaikan gabungan untuk melanjutkan.

Step by step pembuatan directory Langkah 6 6: selesaikan gabungan Untuk menggabungkan direktori Anda, ikuti langkah-langkah berikut:Klik ke dokumen baru. Ketika kotak dialog Gabung ke dokumen baru ditampilkan, tentukan data yang Anda inginkan untuk menggabungkan. Klik OK untuk menggabungkan data.