SELAMAT DATANG PESERTA PEMBINAAN TATA NASKAH PERSURATAN DI LINGKUNGAN DINAS PENDIDIKAN PROVINSI DKI JAKARTA TAHUN 2015

BIRO UMUM SETDAPROV DKI JAKARTA SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA DISUSUN OLEH Dina Anggia M, S.Sos. BIRO UMUM SETDAPROV DKI JAKARTA 2015

SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS 1. PENGORGANISASIAN 2. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT 3. TATA NASKAH DINAS 4. KLASIFIKASI DAN TATA SIMPAN 5. PENYUSUTAN ARSIP 6. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN 7. KOMPUTERISASI 8. MIKROFILMISASI

1. ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS ( KEP GUBERNUR NO 45 / 2003 )

ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS PADA SKPD DAN UKPD DISEBUT SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL ( SATMINKAL ). SATMINKAL ADALAH SATUAN KERJA ATAU UNIT KERJA YANG MEMILIKI KEWENANGAN PANGKAL DALAM MENGELOLA KEARSIPAN DINAMISNYA ( DAPAT DILIHAT PADA BAGAN SUSUNAN ORGANISASI SERTA TUGAS DAN FUNGSINYA ). SATMINKAL TERDIRI DARI TIGA SEGMEN: PIMPINAN SATMINKAL INDUK TATA USAHA ( ITU ) CABANG TATA USAHA ( CTU ) ATAU UNIT PENGOLAH D. PIMPINAN SATMINKAL, ITU DAN CTU MEMPUNYAI TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB MASING – MASING. E. CIRI-CIRI 1.ADA JABATAN STRUKTURAL YANG MENANGANI KESEKRETARIATAN / KETATAUSAHAAN 2. KOP SURAT 3. STEMPEL 4. PENOMORAN SURAT KELUAR PIMPINAN SATMINKAL. INDUK TATA USAHA ( ITU ). CABANG TATA USAHA ( CTU ) ATAU UNIT PENGELOLAH.

TUGAS DAN WEWENANG MASING – MASING SEGMEN DALAM SATMINKAL NO A. B. C. SEGMEN PIMPINAN SATMINKAL INDUK TATA USAHA CABANG TATA USAHA TUGAS DAN WEWENANG MENDISPOSISI PERTAMA SURAT MASUK MENANDATANGANI NASKAH DINAS MEMFASILITASI PENGOLAHAN NASKAH DINAS MENGELOLA ARSIP SATMINKAL MENGOLAH (MENGONSEP) NASKAH DINAS KETERANGAN DAPAT DILIMPAHKAN BERPERAN SEBAGAI TERMINAL DAN SENTRAL

PENGORGANISASIAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS DI SATMINKAL NO A. B. C. ASPEK PENYUSUNAN BAGAN SUSUNAN ORGANISASI PENETAPAN PETUGAS EFEKTIVITAS ORGANISASI KETERANGAN LENGKAP DAN SESUAI KETENTUAN KEPUTUSAN PIMPINAN SATMINKAL BERISI: LENGKAP DAN BENAR PROTAP, PEDOMAN TEKNIS FUNGSIONALISASI KOORDINASI PROFESIONALISME PETUGAS SUSUNAN ORGANISASI URAIAN TUGAS PENETAPAN TUGAS

Bagan Susunan Organisasi Kearsipan Dinamis Pusat Administrasi Daerah PIMPINAN PUSAT ADMINISTRASI DAERAH INDUK TATA USAHA DAERAH PEMBINA TEKNIS ADMINISTRASI DAERAH Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003

PIMPINAN PUSAT ADMINISTRASI PEMBINA TEKNIS ADMINISTRASI BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS PUSAT ADMINISTRASI KOTA / KABUPATEN ADMINISTRASI PIMPINAN PUSAT ADMINISTRASI KOTA / KABUPATEN ADM INDUK TATA USAHA KOTA / KABUPATEN ADM PEMBINA TEKNIS ADMINISTRASI KOTA / KABUPATEN ADM Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL PIMPINAN SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL INDUK TATA USAHA CABANG TATA USAHA Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS INDUK TATA USAHA PIMPINAN INDUK TATA USAHA PELAKSANA SEHARI – HARI INDUK TATA USAHA KETERANGAN: PELAKSANA SEHARI – HARI INDUK TATA USAHA HANYA TERDAPAT PADA SATMINKAL DARI UNIT ORGANISASI YANG SUSUNAN ORGANISASI STRUKTURALNYA TERDIRI DARI 3 TINGKATAN KEWENANGAN. PENERIMA DAN PENCATAT DAPAT DIGANUNG. PENGENDALIAN DAN PENATA DAPAT DIGABUNG. PENERIMA SURAT PENGARAH SURAT PENCATAT SURAT PENGENDALI SURAT PENATA SURAT PENGIRIM SURAT KETERANGAN: PELAKSANA SEHARI – HARI INDUK TATA USAHA HANYA TERDAPAT PADA SATMINKAL DARI UNIT ORGANISASI YANG SUSUNAN ORGANISASI STRUKTURALNYA TERDIRI DARI 3 TINGKATAN KEWENANGAN. PENERIMA DAN PENCATAT DAPAT DIGABUNG. PENGENDALI DAN PENATA DAPAT DIGABUNG. Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS CABANG TATA USAHA SEKRETARIS PENGOLAH PENGOLAH PIMPINAN CABANG TATA USAHA Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003

( KECUALI MEMPEROLEH PELIMPAHAN ) PERBEDAAN KEWENANGAN SATUAN/UNIT KERJA SELAKU SATMINKAL DAN BUKAN SATMINKAL NO 1. 2. 3. ASPEK KEWENANGAN PIMPINAN DALAM PENANDATANGAN NASKAH DINAS INTERN KEWENANGAN PIMPINAN DALAM PENANDATANGAN NASKAH DINAS EKSTERN KEWENANGAN PENGGUNAN STEMPEL INSTANSI SATMINKAL YA BUKAN SATMINKAL TIDAK ( KECUALI MEMPEROLEH PELIMPAHAN )

2. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT ( KEP GUBERNUR NO 211 TAHUN 2009 )

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT A.Prosedur Pengelolaan Surat Meliputi Pengelolaan Surat Masuk. Pembuatan Naskah Dinas. Pengendalian Surat Keluar B.Prinsip – Prinsip Prosedur Pengelolaan Surat Semua Surat Masuk Ke Satminkal Atau Surat Keluar Dari Satminkal Melalui Satu Pintu Yaitu Induk Tata Usaha. Surat Masuk Diterima, Diarahkan, Dicatat, Didistribusikan, Dan Dikendalikan Oleh Induk Tata Usaha. Surat Masuk Diolah Oleh Cabang Tata Usaha. Naskah Dinas Yang Akan Ditandatangani Pimpinan Satminkal Dikonsep Oleh Cabang Tata Usaha. Sebelum Ditandatangani Oleh Pejabat Penandatangan,redaksi Dan Format Konsep Naskah Dinas Dikoreksi Oleh Induk Tata Usaha. Konsep Naskah Dinas Penting Dituangkan Dalam Perbal. Cabang Tata Usaha Bertanggung Jawab Atas Substansi Sedangkan Induk Tata Usaha Bertanggung Jawab Kebenaran Pengetikan Net. Naskah Dinas Diberikan Tanggal Dan Nomor Serta Stempel Oleh Induk Tata Usaha. Induk Tata Usaha Bertanggung Jawab Atas Pengiriman Naskah Dinas. Surat Keluar Dikendalikan Oleh Induk Tata Usaha. Perbal, Surat Masuk Dan Surat Keluar Pertinggal Disimpan Oleh Induk Tata Usaha SEMUA SURAT MASUK KE SATMINKAL ATAU SURAT KELUAR DARI SATMINKAL MELALUI SATU PINTU YAITU INDUK TATA USAHA. SURAT MASUK DITERIMA, DIARAHKAN, DICATAT, DIDISTRIBUSIKAN, DAN DIKENDALIKAN OLEH INDUK TATA USAHA. SURAT MASUK DIOLAH OLEH CABANG TATA USAHA. NASKAH DINAS YANG AKAN DITANDATANGANI PIMPINAN SITMINKAL DIKONSEP OLEH CABANG TATA USAHA. SEBELUM DITANDATANGANI OLEH PEJABAT PENANDATANGAN,REDAKSI DAN FORMAT KONSEP NASKAH DINAS DIKORESI OLEH INDUK TATA USAHA. KONSEP NASKAH DINAS PENTING DITUANGKAN DALAM PERBAL. CABANG TATA USAHA BERTANGGUNG JAWAB ATAS SUBSTANSI SEDANGKAN INDUK TATA USAHA BERTANGGUNG JAWAB KEBENARAN PENGETIKAN NET. NASKAH DINAS DIBERIKAN TANGGAL DAN NOMOR SERTA STEMPEL OLEH INDUK TATA USAHA. INDUK TATA USAHA BERTANGGUNG JAWAB ATAS PENGIRIMAN NASKAH DINAS. SURAT KELUAR DIKENDALIKAN OLEH INDUK TATA USAHA. PERBAL, SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PERTINGGAL DISIMPAN OLEH INDUK TATA USAHA

PRINSIP PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK PIMPINAN SATMINKAL 2. 3. ITU CTU PENGOLAH 1. 4. KETERANGAN : SURAT MASUK YANG PERLU JAWABAN DIKENDALIKAN DENGAN KARTU KENDALI SURAT MASUK Sumber : KEP Gubernur No 211 TAHUN 2009

PRINSIP PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS ITU KOORDINASI PEJABAT PENANDA TANGAN CTU PENGOLAH CTU TERKAIT 3. 1. 2. KETERANGAN: KONSEP NASKAH DINAS PENTING DITUANGKAN DALAM PERBAL. SEBALUM DITANDATANGANI PEJABAT TANGAN, NET RANGKAP KEDUA HARUS DIPARAF OLEH PIMPINAN CTU PENGOSEP DAN PIMPINAN ITU, MASING-MASING PADA SISI KIRI DAN SISI KANAN NAMA JABATAN PENANDA TANGAN. KETERANGAN: Konsep Naskah Dinas penting dituangkan dalam perbal. Sebelum ditandatangani pejabat penanda tangan, net rangkap kedua harus diparaf oleh Pimpinan CTU Pengosep dan Pimpinan ITU, masing-masing pada sisi kiri dan sisi kanan nama jabatan penanda tangan. Sumber : Kep Gubernur No 211 tahun 2009

TEKNIS PENGISIAN PERBAL NASKAH DINAS HALAMAN PERTAMA BERISI DATA PROSES PENYELESAIAN NASKAH DINAS, DATA KEPALA SURAT DAN DATA KAKI SURAT. HALAMAN KEDUA DAN KETIGA BERISI TUBUH SURAT, BILA TIDAK CUKUP, ALINEA PEMBUKA DAN ALINEA PENUTUP DIKETIK PADA HALAMAN 2 DAN 3, SELEBIHNYA DIKETIK DI KERTAS LAIN. HALAMAN KEEMPAT DIKOSONGKAN. SETIAP PEMARAFAN PERBAL HARUS DICANTUMKAN TANGGAL PARAF. PENCANTUMAN TANGGAL PARAF HARUS RASIONAL, DALAM ARTI MAMPU MENGGAMBARKAN SECARA BENAR KRONOLOGIS PROSES PEMBUATAN NASKAH DINAS. PENCORETAN SEBUAH KATA ATAU KALIMAT TIDAK BOLEH MENGAKIBATKAN KATA ATAU KALIMAT SEBELUMNYA TIDAK TERBACA.

PRINSIP PROSEDUR PENGENDALIAN SURAT KELUAR PEJABAT PENANDA TANGAN 1. CTU PENGONSEP ITU (NDP + SM + PERBAL ) 3. 2. ( NDT ) ( NDA ) KETERANGAN: NASKAH DINAS PALING SEDIKIT DIBUAT RANGKAP DUA. NDA : NASKAH DINAS ASLI. NDP : NASKAH DINAS PERTINGGAL. NDT : NASKAH DINAS TEMBUSAN. SM : SURAT MASUK PENGIRIMAN SURAT KELUAR HARUS DIKENDALIKAN DENGAN KARTU KENDALI SURAT KELUAR. Sumber : KEP Gubernur No 211 TAHUN 2009

3. TATA NASKAH DINAS ( PER. GUBERNUR NO 194 TAHUN 2012)

TATA NASKAH DINAS NASKAH DINAS Adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengelolaan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. NASKAH DINAS Adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

ASAS TATA NASKAH DAYA GUNA DAN HASIL GUNA PEMBAKUAN PERTANGGUNGJAWABAN/AKUNTABILITAS KETERKAITAN KECEPATAN DAN KETEPATAN KEAMANAN

ASPEK – ASPEK PENTING NASKAH DINAS PENYELENGGARAAN BENTUK DAN SUSUNAN JENIS PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA FORMAT PENGETIKAN PENANDATANGANAN PENOMORAN KOP, STEMPEL, DAN SAMPUL

4. KLASIFIKASI DAN TATA SIMPAN ( KEP GUBERNUR NO 352 / 2004 )

TUJUAN KLASIFIKASI ARSIP Untuk mendapatkan sistem penyimpanan arsip yang tepat dan akurat.

KLASIFIKASI ARSIP 1. KLASIFIKASI ADALAH PENGELOMPOKAN SURAT ATAU ARSIP BERDASARKAN MASALAH, DITINJAU DARI SEGI FUNGSI DAN TUJUAN. 2. KODE KLASIFIKASI ADALAH TANDA-TANDA PENGENAL PADA SURAT ATAU ARSIP YANG TERDIRI DARI ANGKA NOTASI. 3. KLASIFIKASI ARSIP MENGANUT POLA UDC ( UNIVERSAL DECIMAL CLASSIFICATION ). 4. PENGGOLONGAN NASKAH DINAS BERDASARKAN MASALAH DAN MERUPAKAN PEDOMAN UNTUK PENGATURAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP 5. SETIAP MASALAH MEMPUNYAI NOMOR KODE KLASIFIKASI TERTENTU. 6. DIJADIKAN DASAR DALAM PENYIMPANAN ARSIP. 7. PENENTUAN DIGIT / ANGKA KODE KLASIFIKASI HARUS SEDERHANA NAMUN LENGKAP ( MENAMPUNG KEBUTUHAN AKAN PENJABARAN MASALAH KE DALAM SUB MASALAH, SUB MASALAH KE DALAM SUB – SUB MASALAH, DST ).

TATA SIMPAN ARSIP NO JENIS YANG DISIMPAN DASAR PENYIMPANAN 1. 2. 3. 4. KARTU KENDALI LEMBAR PENGANTAR LEMBAR DISPOSISI DASAR PENYIMPANAN KODE KLASIFIKASI INDEKS KRONOLOGIS WAKTU (TANGGAL, BULAN, TAHUN ) KETERANGAN: UNTUK MEMPERCEPAT PENEMUAN KEMBALI ARSIP, PADA KARTU KENDALI DICANTUMKAN KODE LOKASI PENYIMPANAN.

5. PENYUSUTAN ARSIP ( KEP GUBERNUR NO 1379 / 2004 )

PENYUSUTAN ARSIP I. TUJUAN : MENGURANGI JUMLAH ARSIP. II. MANFAAT : - EFISIENSI PENGGUNAAN RUANG KANTOR. - MENINGKATKAN KEINDAHAN DAN - KETERTIBAN RUANG KANTOR. - MENINGKATKAN KENYAMANAN KERJA. - MEMPERMUDAH PENEMUAN KEMBALI ARSIP. PEDOMAN/LANDASAN : - DAFTAR JADWAL RETENSI. OPERASIONAL - KEBUTUHAN ORGANISASI IV. PERTIMBANGAN : - PENINGKATAN VOLUME ARSIP - PENTINGNYA DAYA GUNA, TEPAT GUNA ARSIP - MENJAMIN KESELAMATAN BAHAN PERTANGGUNGJAWABAN DINAS - KETERBATASAN RUANG DAN TEMPAT PENYIMPANAN

PENTAHAPAN PENYUSUTAN PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS DI CABANG TATA USAHA. PEMINDAHAN ARSIP DINAMIS DARI CTU KE ITU. PEMILAHAN ARSIP DINAMIS DI ITU. PEMUSNAHAN ARSIP DI SATMINKAL. TRANSFER ARSIP IN AKTIF KE BPAD.

6. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN ( PERATURAN GUBERNUR NO 74 TAHUN 2008 )

SARANA PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS PENYIMPANAN PENCATATAN LEMBAR DISPOSISI LEMBAR PENGANTAR KARTU KENDALI BLANKO PERBAL LEMBAR PEMINJAMAN LEMBAR TEGURAN NOMORATOR SURAT MASUK BUKU NOMOR SURAT KELUAR SARANA PENYIMPANAN ARSIP SARANA PENYIMPANAN KARTU DAN LEMBAR PENCATATAN ALAT BANTU (GUIDE, CAPTION)