Pengantar Komputer Dan Teknologi Informasi 1C MAIL MERGE – MAIN DOCUMENT – DATA SOURCE

Apa Itu Mail Merge? Gabungan Surat atau Surat Gabungan? Mail Merge adalah : Perangkat Lunak yang menggambarkan beberapa produksi (berpotensi dalam jumlah besar) dokumen dari bentuk template tunggal dan sumber data yang terstruktur. Surat tersebut dapat dikirimkan ke banyak “Penerima” dengan perubahan kecil seperti perubahan alamat atau perubahan dalam garis ucapan (greeting line).

Now Used Generically Istilah “Mail Merge” adalah proses untuk membuat surat pribadi dan amplop pra-tujuan atau mailing label surat masal dari formulir – dokumen pengolah kata yang berisi teks yang tetap (main document), yang akan sama dalam setiap dokumen keluaran, dan variabel, yang bertindak sebagai penampung yang diganti dengan teks dari sumber data (data source).

Main Document Main Document : Dokumen utama yang dimana sebagai dokumen atau isi utama yang tidak berubah untuk dikirim atau dikirimkan kepada penerima dari Data Source.

Data Source Biasanya spreadsheet atau database yang memeiliki field dan column untuk setiap variabel dalam template. Ketika mail merge surat dijalankan, sistem pengolah kata menciptakan dokumen output untuk sitap baris dalam database, menggunakan teks tetap persis seperti yang muncul dalam template, tapi mengganti data variabel dalam template dengan nilai-nilai dari kolom yang sesuai.

Mail Merging Mail merging (Penggabungan Surat) dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sederhana berikut ini : Membuat Dokumen Utama Membuat Data Source Menambahkan Kolom Gabungan ke Dokumen Utama Penggabungan Data dengan Dokumen Utama

JIKA DIGAMBARKAN MAIL MERGE MAIN DATA + DATA SOURCE

Bagaimana Menurut Microsoft ???

Mail Merge Menurut Microsoft Sebuah Fasilitas pada Microsoft Office Word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template-nya (wadah) sama namun tujuan penerimanya berbeda. Contoh : Membuat surat undangan, isi suratnya sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda.

Mail Merge Menurut Microsoft (Lanj.) Sebenarnya Fungsi Mail Merge tidak sebatas hanya untuk membuat surat undangan dan amplop namun bisa juga untuk membuat dokumen lain seperti laporan keuangan yang bentuknya sama tiap bulan, hanya saja jumlah uang yang dilaporkan berbeda. Fungsi Mail Merge sudah ada pada Generasi Microsoft Office 2003, namun Mail Merge word 2007 dirasa lebih mudah karena berbasis grafik, sehingga lebih mudah digunakan (reference by response of user).

How To Use Mail Merge?

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Buka Program atau Aplikasi Microsoft office Word 2007 Setelah itu, ketiklah Sebuah Surat (Main Document) yang ditujukkan kepada beberapa orang, contoh :

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Setelah data di atas selesai dibuat, selanjutnya membuat data Mail Merge, yaitu dengan mengikuti langkah, Klik pada menu bar Mailings, kemudian klik pada Toolbar Start Mail Merge, lalu klik pada Step by Step Mail Merge Wizard.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Setelah melakukan aksi Klik tersebut, maka akan muncul tampilan Jendela Mail Merge Microsoft office Word 2007. Pada bagian Select document type terdapat beberapa pilihan Letters, E-Mail Messages, Envelopes, Labels, Directory. Untuk uji coba pilih Letters, kemudian klik pada Next : Starting Document.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Setelah itu pada Select starting document, pilih Use the Current document, kemudian pilih Next : select recipients, Selanjutnya, pada Select recipients pilih Type a Nex list, lalu klik Create.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Setelah itu, jendela  New Address list akan terbuka seperi gambar berikut. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address, maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Setelah itu, akan terbuka jendela  Customize address list seperti gambar berikut. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes. Ini berartio notifications atas aksi ditekannya atau di klik tombol Delete.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Setelah semua Field names tehapus , klik pada Add, untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (“nama”, “alamat”, dan “kota” )

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Sehinnga hasilnya seperti di gambar berikut ini: Kemudiak klik tombol OK.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar berikut ini,  dan  Klik pada tombol OK.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Setelah itu, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bebas), kemudian klik tombol Save. Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi.  Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk nama yaitu di bawah  tulisan  Kepada Yth. Letakkan Kursor disini

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Setelah meletakkan kursor di situ, klik pada menu  Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Untuk merubah kode  menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon  Preview Result.

Step By Step Using Mail Merge in Microsoft Office Word 2007 Dan setelah itu jika ingin menampikan data secara individu maka klik finish and marge lalu klik edit individual document. Dan setelah itu secara otomatis akan terbuka file baru.

End of file …. THANK YOU ……