MUKADDIMAH Ketika anda melihat, membaca dan mempelajari power point ini, ingat bahwa ini hanya sekedar poin atau kisi-kisi pokok bahasan dari materi mata kuliah yang saya asuh, bukan diskripsi dan eksplanasi Alangkah indahnya jika anda juga melihat, membaca dan mempelajari power texs-nya yakni buku bacaan atau referensi yang saya cantumkan dalam tayangan ini; di samping anda juga harus aktif mengikuti jadwal kuliah saya. Terima Kasih. (Agus Suryono)

Episode 04 APA ITU PERUBAHAN ORGANISASI?

PERUBAHAN ORGANISASI Adalah proses dimana terjadi perubahan struktur dan fungsi suatu sistem (organisasi) : Kegiatan “baru” Perubahan struktur dan fungsi Perubahan nilai dan norma Perubahan organisasi (organisasi) Perubahan budaya organisasi (baru) AGENDA KERJA (BARU)

FAKTOR KEENGGANAN TERHADAP PERUBAHAN KEENGGANAN INDIVIDUAL: - Kebiasaan - Keamanan - Perhitungan biaya ekonomis - Rasa takut akan sesuatu yang tidak pasti dan yang tidak diketahui - Kemalasan/keengganan memproses informasi selektif ttg perubahan sebagai tugas baru (EGP) KEENGGANAN ORGANISASI: - Inersia (kelembaman) struktur - Terbatasnya pengetahuan tentang perubahan - Inersia (kelembaman) kelompok - Dianggap ancaman terhadap keahlian, ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang sudah mapan, dan ancaman terhadap alokasi sumberdaya yang sudah ada

PENGHAMBAT KREATIVITAS PERUBAHAN SIKAP NEGATIF MEMBUAT ASUMSI TAAT PADA TRADISI (ATURAN?) BERKEYAKINAN BAHWA TIDAK BISA KREATIF TERLALU MENGANDALKAN LOGIKA STRES YANG BERLEBIHAN TAKUT GAGAL

PENDORONG KREATIVITAS PERUBAHAN MELAKUKAN PERUBAHAN SIKAP (MINDSET + CULTURALSET) MEMERIKSA ASUMSI MELANGGAR TRADISI (ATURAN?) YAKIN KALAU KREATIF (PASTI BISA) MENGGUNAKAN IMAJINASI & INTUISI MAMPU MENYALURKAN STRES MEMAHAMI TEKNIK MENGAMBIL RESIKO

PERUBAHAN MINDSET (ENTREPRENEURIAL) TO KNOW TO DO TO BE INNOVATIVENESS Make to difference (unik, menarik) Produk menarik dan unik To be entrepreneur PROACTIVENESS Jemput bola Successful Network RISK TAKING - No risk, no reward - Not taking a risk is also risk Production, Marketing, Finansial, Human Relation, Legal Semester 1 - 3 Semester 4 – 6 Semester 7 - 8

FOKUS PERUBAHAN TERLETAK PADA PELUANG (OPPORTUNITY DRIVEN) BUKAN PADA KENDALA (CONSTRAINT DRIVEN)

PENDEKATAN PERUBAHAN PENDEKATAN KEKUASAAN SEPIHAK: Penggunaan wewenang atasan atau manajemen untuk melakukan keputusan dengan dekrit atasan, dengan pergantian, dan dengan struktur baru PENDEKATAN BERSAMA: Interaksi dan wewenang bersama (keputusan kelompok dan pemecahan masalah dalam kelompok) PENDEKATAN DELEGASI: Penekanannya pada pelaksanaan keputusan oleh bawahan (kelompok diskusi, kelompok latihan kepekaan) Keterangan: Ad. 1 = Hasil minimum Ad. 2 = Adanya partisipasi bawahan Ad. 3= Hasil maksimum (Bawahan berpartisipasi aktif)

BENTUK STRATEGI PERUBAHAN ORGANISASI I. PRO AKTIF = Perubahan organisasi yang mendahului perubahan lingkungan Perubahan Organisasi Lingkungan II. INTER AKTIF = Perubahan organisasi sesudah adanya perubahan lingkungan Lingkungan Perubahan Organisasi III. ADAPTIF = Perubahan organisasi bersamaan atau menyesuaikan dengan perubahan lingkungan

TARGET PERUBAHAN ORGANISASI Menciptakan perubahan pada kepribadian seseorang (pekerja) Menciptakan perubahan kelompok (kerja) Menciptakan perubahan kelompok supervisi Menciptakan perubahan keseluruhan organisasi dan devisi (unit kerja) Menciptakan perubahan struktur organisasi

RESIKO PERUBAHAN (Consequences of Change) Sesuai yang diharapkan (functional consequences) dan yang tidak diharapkan (dis functional consequences) Perubahan bisa lambat (evolusi) dan bisa cepat (revolusi), tergantung: a. Sifat perubahan: -Keuntungan/keunggulan relatif (relative advantage) -Sesuai norma setempat (compatabelity) -Tidak terlalu luas (complexity) -Dapat dicoba (trialbelity) -Dapat dikaji kembali (observabelity) b. Karakteristik organisasi (survival, growth, establisment) c. Metode sosialisasi dan komunikasi yang dipergunakan

STRATEGI MENGATASI KEENGGANAN TERHADAP PERUBAHAN Lakukan proses pendidikan, sosialisasi dan komunikasi Ciptakan suasana partisipatif Adanya dukungan fasilitas Lakukan perundingan (negosiasi) Lakukan manipulasi dan kooptasi Lakukan paksaan

METODE MENGATASI PENOLAKAN TERHADAP PERUBAHAN DIPERGUNAKAN DALAM SITUASI Pendidikan dan Komunikasi JIka terjadi adanya kekurangan informasi atau analisis informasi yang tidak akurat Keterlibatan dan Partisipasi Jika pemilik gagasan tidak memiliki semua informasi yang diperlukan untuk mendesain perubahan atau jika yang lain memiliki kekuasaan yang besar untuk menentangnya Dukungan Jika orang-2 menentang karena penyesuaian masalah Insentif dan Negosiasi Jika seseorang/beberapa kelompok kalah dalam perubahan; dan jika kelompok tersebut memiliki kekuasaan yang kuat untuk menentangnya Manipulasi pemilihan atau Manipulasi informasi Jika cara lain tidak dapat bekerja atau terlalu memakan resiko/biaya mahal Paksaan Jika kecepatan untuk melakukan perubahan sangat penting dan mendesak

STRATEGI MELELEHKAN STATUSQUO Keadaan yang diinginkan KEKUATAN PENAHAN (Pro) STATUSQUO KEKUATAN DORONG (Kontra) WAKTU

Keterangan: Kekuatan dorong (Push Power) adalah kekuatan yang mengarahkan perilaku menjauhi statusquo Kekuatan penahan (Pull Power) adalah kekuatan yang merintangi gerakan menjauhi statusquo Statusquo adalah keengganan terhadap perubahan Dalam perubahan organisasi perlu riset tindakan (Action Research): diagnosis, analisis, umpan balik/pelibatan eksekutif sebagai target perubahan, tindakan, dan evaluasi

DESAKAN (PRESSURE) UNTUK PERUBAHAN ORGANISASI A. DESAKAN DARI DALAM (INTERNAL): 1. Perubahan nilai kerja 2. Produk usang 3. Konflik dalam proses organisasi B. DESAKAN DARI LUAR (EKSTERNAL): 1. Persaingan pasar 2. Perubahan permintaan konsumen (costumer) 3. Ketersediaan sumber-sumber 4. Perubahan teknologi 5. Ketidak percayaan pada manajemen organisasi (krisis kepercayaan)

KATEGORISASI PERUBAHAN Perubahan karena perkembangan/ keterpaksaan (Developmental Change) Perubahan secara tiba-tiba (Accidental Change) Perubahan Terencana (Planned Change) Keterangan: Ad 1 dan 2 sebagai bentuk perubahan yang tidak direncanakan (Un-Planned Change), bukan atas kesadaran kolektif, tetapi karena tekanan dan paksaan

KARAKTERISTIK PERUBAHAN BERENCANA Mencakup suatu keputusan yang penuh pertimbangan, bertujuan dan secara jelas dituangkan dalam suatu program yang dimaksudkan untuk memecahkan persoalan dan untuk mengadakan perubahan Merefleksikan suatu proses perubahan yang dapat diterapkan dalam berbagai macam unsur organisasi (manusia, struktur, tugas dan teknologi) Pada umumnya selalu melibatkan para ahli yang berasal dari luar dengan menggunakan teknik-teknik intervensi sebagai alat dalam mengarahkan dan melaksanakan perubahan

Pada umumnya mencakup suatu strategi kolaborasi dan usaha bersama antara agen perubahan dan penggunanya Selalu berusaha untuk menggunakan pengetahuan dan data yang aktual dan dapat dipercaya (valid, reliable) dalam usaha melakukan perubahan Merupakan suatu penerapan dan metode ilmiah (action research) dengan menggunakan berbagai macam teori sebagai alat analisis untuk memecahkan persoalan praktek kerja dan persoalan-2 organisasi lainnya Action research merupakan suatu teknik yang menggabungkan unsur pelaksanaan dan penilaian terhadap usaha perubahan berencana sebagai suatu persyaratan utama bagi keberhasilan dari penggunaan konsepsi, proses dan teknologi dari perubahan berencana Sumber: Richard Beckhard, 1981, Pengembangan Organisasi Strategi dan Model.

PARADIGMA PERUBAHAN

PARADIGMA TIPE PERUBAHAN SUMBER KEBUTUHAN TERHADAP PERUBAHAN SUMBER/ASAL IDE Dari Dalam Dari Luar Dari Dalam: Kebutuhan dirasakan oleh anggota sistem Perubahan Imanen Perubahan Kontak Selektif Dari Luar: Kebutuhan diamati oleh agen pembaharu atau orang luar sistem Perubahan Imanen yang diinduksi/ didorong Perubahan Kontak Terarah (Intervensi)

PROSES PERUBAHAN (ORGANISASI) VI.Titik Kejenuhan (Optimalisasi) V. Penerimaan/ Kematangan Ide (Adopsi) WAKTU III.Perubahan-2 yg terjadi IV.Penolakan ide (Time) dlm org (konsekuensi) (Decline) II. Proses ide-2 baru dikomunikasikan kepada partisipan (Difusi) I. Proses ide-2 baru diciptakan dan dikembangkan (Invensi) GERAK (Motion)

APA SAJA YANG MENJADI SASARAN PERUBAHAN?

SASARAN PERUBAHAN Sistem Organik (Struktur Organisasi) Sistem Personalia (Perilaku Individu) Sistem Sosial Sistem Budaya (Kultur) Sistem Teknologi Sistem simbol/lambang-2 phisik

SUBSTANSI PERUBAHAN DALAM ORGANISASI Struktur Fungsi Personalia/Kepegawaian/SDM Anggaran/Keuangan/Finansial Proses atau prosedur kerja Teknologi dan informasi Kapabelitas pengambilan keputusan Formulasi kebijakan Implementasi kebijakan Perubahan Psikologi Budaya kerja (Sistem Organisasi)

Keterangan : Ad 1 – 10 = Perubahan Inkremental Ad 11 = Perubahan Komprehensif/Total

TARGET PERUBAHAN ORGANISASI Menciptakan perubahan pada kepribadian seseorang (pekerja) Menciptakan perubahan kelompok (kerja) Menciptakan perubahan kelompok supervisi Menciptakan perubahan keseluruhan organisasi dan devisi (unit kerja) Menciptakan perubahan struktur organisasi

CATATAN PENTING SEBELUM MELAKUKAN PERUBAHAN ORGANISASI

PERTANYAAN AWAL PERUBAHAN ORGANISASI Apa perlu/tidaknya melakukan perubahan organisasi?---- komitmen Mengapa perlu perubahan dan apanya (substansi mana) yang akan dirubah? Oleh siapa dan kapan dilakukan perubahan? Bagaimana metode identifikasi daftar kebutuhan, pertimbangan resiko dan strategi pelaksanaan perubahan?

ALASAN PENOLAKAN TERHADAP PERUBAHAN ORGANISASI Dianggap ancaman terhadap struktur kekuasaan Dianggap tidak dapat menjaga struktur organisasi yang stabil Dianggap tidak dapat menjaga hubungan antar sistem Pertimbangan biaya/ongkos perubahan Pertimbangan jaminan dan manfaat dari perubahan Adanya kepentingan pribadi (Statusquo, Camat)

RESIKO PERUBAHAN (Consequences of Change) Sesuai yang diharapkan (functional consequences) dan yang tidak diharapkan (dis functional consequences) Perubahan bisa lambat (evolusi) dan bisa cepat (revolusi), tergantung: a. Sifat perubahan: -Keuntungan/keunggulan relatif (relative advantage) -Sesuai norma setempat (compatabelity) -Tidak terlalu luas (complexity) -Dapat dicoba (trialbelity) -Dapat dikaji kembali (observabelity) b. Karakteristik organisasi (survival, growth, establisment) c. Metode sosialisasi dan komunikasi yang dipergunakan

MODEL PERUBAHAN ORGANISASI

MODEL PERUBAHAN ORGANISASI Kekuatan yg memprakarsai perubahan Tahap 1: Determinan Tahap 2: Pemrakarsa Organisasi Agen Perubahan Apa yg harus dirubah? Struktur? Teknologi? Proses Organisasi? Tahap 3: Strategi Intervensi PROSES PERUBAHAN TAKTIK IMPLEMENTASI -Mencairkan -Bergerak -Membekukan kembali -Intervensi -Partisipasi -Persuasi -Pemberitahuan Tahap 4: Pelaksanaan Tahap 5: Hasil Perubahan Tahap 6: Umpan Balik Keefektifan Organisasi

PILIHAN PERUBAHAN STRUKTUR TEKNOLOGI SETTING FISIK ORANG TUJUAN ORGANISASI

Baca Lanjutannya pada Episode 08 PENDEKATAN DAN STRATEGI PERUBAHAN ORGANISASI

TERIMA KASIH DAN SUKSES a have good work