PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS Oleh EKO MARDIRIANTO, SE BIRO UMUM SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI DKI JAKARTA TAHUN 2015

PENGERTIAN ARSIP Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (KetumUndang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009).

FUNGSI ARSIP ARSIP DINAMIS ARSIP YANG DIPERGUNAKAN SECARA LANGSUNG DALAM KEGIATAN PENCIPTAAN ARSIP ( PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI NEGARA), DAN DISIMPAN SELAMA JANGKA WAKTU TERTENTU. ARSIP STATIS ADALAH ARSIP YANG DIHASILKAN OLEH PENCIPTA ARSIP KARENA MEMILIKI NILAI GUNA KESEJARAHAN , TELAH HABIS RETENSINYA, DAN BERKETERANGAN DIPERMANENKAN YANG TELAH DIVERIFIKASI BAIK SECARA LANGSUNG MAUPUN TIDAK LANGSUNG OLEH ANRI DAN/ATAU LEMBAGA KEARSIPAN (BPAD)

ARSIP AKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. ARSIP INAKTIF Arsip yang frekuensi penggunaan nya untuk penyelenggaraan aministrasi telah menurun. ARSIP VITAL Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasi- onal pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

PENGELOLAAN ARSIP Pengelolaan arsip dilakukan terhadap ARSIP DINAMIS dan ARSIP STATIS. Pengelolaan ARSIP DINAMIS , meliputi Arsip Vital, Arsip Aktif dan Arsip Inaktif. Pengelolaan Arsip Dinamis menjadi tanggung jawab PENCIPTA ARSIP. Pengelolaan Arsip Statis menjadi tanggung jawab LEMBAGA KEARSIPAN.

DAUR HIDUP ARSIP (LIFE CYCLE RECORDS)

Pengelolaan Arsip Dinamis PENGORGANISASIAN PROSEDUR SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS TATA NASKAH KLASIFIKASI DAN TATA SIMPAN PENYUSUTAN MIKROFILMISASI KOMPUTERISASI STANDARISASI SARANA

Pengelolaan Arsip Aktif PENCIPTAAN PENATAAN PENGELOLAAN ARSIP AKTIF PENGGUNAAN PENYIMPANAN PENYUSUTAN

Pengelolaan Arsip Inaktif Sortir Deskripsi Manufer Fisis Manufer Fisik DPA SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN IN AKTIF PENATAAN PENYIMPANAN PENGGUNAAN PERAWATAN PENYUSUTAN Pemindahan Pemusnahan Penyerahan

PENCIPTAAN ARSIP PENCIPTA ARSIP, Adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelak-sanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. UNIT PENGOLAH, Adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan penciptaan arsip di lingkungannya. UNIT KEARSIPAN, Adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan

PRINSIP / AZAS PENATAAN ARSIP PRINSIP ASAL-USUL (PRINCIPLE OF PROVANANCE) PRINSIP YANG MENGAITKAN ARSIP DENGAN UNSUR SUMBER ASALNYA ATAU PENCIPTANYA. PRINSIP ATURAN (PRINCIPLE OF ORIGINAL ORDER) ARSIP HARUS DIATUR SESUAI DENGAN ATURAN YANG DIPERGUNAKAN SEMASA DINAMIS AKTIFNYA. PRINSIP KEGUNAAN (BESTERNNING BEGINSEL). SETIAP LEMBAR / BERKAS ARSIP YANG TERCECER DITEMPAT ATAU DALAM KELOMPOK YANG BUKAN PADA TEMPATNYA HARUS DIKEMBALIKAN PADA TEMPATNYA SESUAI DENGAN KELOMPOK / JENISNYA. PRINSIP RESTORASI (RESTORATIC BEGINSEL). PENGATURAN ARSIP YANG DIDASARKAN PADA ATURAN ARSIP KETIKA WAKTU DINAMISNYA, NAMUN DENGAN MENGADAKAN BEBERAPA PERBAIKAN SESUAI KEBUTUHAN.

PRINSIP FUNSIONAL (FUNCTIONAL BEGINSEL) PENGATURAN ARSIP YANG DIDASARKAN PADA TUGAS-TUGAS DARI ORGANISASI PENCIPTA ARSIPNYA. PRIPSIP ORGANISASI (ORGANISATIE BEGINSEL) PENGATURAN ARSIP DIDASARKAN PADA STRUKTUR ORGANISASI ATAU PENCIPTA ARSIP PRINSIP MASALAH (PERTINMEN BEGINSEL) PENGATURAN ARSIP DIDASARKAN PADA MASALAH-MASALAH YANG TERKANDUNG DALAM ARSIPNYA ITU SENDIRI

PENYIMPANAN ARSIP PENYIMPANAN ARSIP ADALAH PENEMPATAN ARSIP DALAM SUATU WADAH (STORAGE CONTAINER ATAU FOLDER / FILE) DENGAN TUJUAN AGAR MUDAH DITENTUKAN SAAT HENDAK DIGUNAKAN.

PENYUSUTAN ARSIP PENYUSUTAN ARSIP ADALAH KEGIATAN MENGURANGI VOLUME ARSIP DARI SATU TEMPAT PENYIMPANANNYA, BAIK DENGAN CARA MEMINDAHKAN SEBAGIAN ARSIP KE TEMPAT LAIN, MEMUSNAHKANNYA MAUPUN MENYERAHKAN KE KANTOR ARSIP DAERAH. PEMINDAHAN ARSIP ADALAH SUATU KEGIATAN UNTUK MEMINDAHKAN ARSIP – ARSIP DARI CABANG TATA USAHA KE INDUK TATA USAHA PADA SETIAP SATMINKAL. PEMUSNAHAN ARSIP ADALAH KEGIATAN UNTUK MENGHANCURKAN ARSIP YANG SUDAH TIDAK MEMPUNYAI NILAI GUNA SEHINGGA TIDAK DAPAT LAGI DIBACA INFORMASI YANG ADA DIDALAMNYA PENYERAHAN ARSIP ADALAH SUATU KEGIATAN UNTUK MENYERAHKAN ARSIP STATIS YANG SUBSTANSINYA BERSKALA NASIONAL DARI LEMBAGA KEARSIP DAERAH KE KANTOR ARSIP NASIONAL. ATAU BERSKALA DAERAH DARI UNIT KEARSIPAN KEPADA LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH

MANFAAT PENYUSUTAN ARSIP Meningkatkan efisiensi penggunaan tempat penyimpanan Arsip. Meningkatkan efisiensi biaya pemeliharaan/perawatan arsip. Meningkatkan Keindahan dan Ketertiban Ruang Kerja. Meningkatkan kualitas penyimpanan dab penataa arsip. Meningkatkan kecepatan penemuan kembali Arsip.

JADWAL RETENSI ARSIP Pengertian : Jangka waktu penahanan/penyimpanan arsip karena masih mempunyai nilai guna sedangkan jadwal retensi arsip adalah jadwal yang memuat jangka waktu umur simpan arsip pada CTU, ITU dan lembaga kearsipan daerah. Maksud : Untuk memberikan pedoman pelaksanaan dalam kegiatan penyusutan arsip (prinsip). Untuk : Untuk menciptakan prinsip penyimpanan “sedikit tetapi berbobot”. Dasar penentuan : - Nilai guna arsip. - Peraturan perundang-undangan. - kebijakan pimpinan yang berwenang.

STEMPEL RETENSI ARSIP Panjang = 6 cm Lebar = 4 cm. Cara penggunaannya : Misalnya ada surat yang diterima oleh induk tata usaha, surat tersebut tertanggal 14 Juli 2002. surat tersebut pada jadwal Retensi Arsip pada kolom CTU tertulis 2 tahun, pada kolom ITU 3 tahun dan pada kolom BPAD 5 tahun, maka : Pada kolom pertama dibawah CTU ditulis 2 tahun dan pada kolom dibawah nya di tulis 2004; Pada kolom di bawah ITU ditulis 3 tahun dan pada kolom dibawahnya ditulis 14 Juli 2007; Pada kolom di bawah BPAD ditulis 5 tahun dan pada kolom dibawahnya ditulis 14 Juli 2012;

Pengertian Penilaian Arsip : Penilaian arsip kegiatan menganalisa informasi sekelompok arsip untuk ditentukan nilai gunanya (nilai guna sekunder) yang pelaksanaannya didasarkan pada kaidah hukum yang berlaku dan kepentingan masyarakat /publik: Aspek pertimbangan penilaian arsip meliputi aspek keunikan informasi, pertimbangan nilai daerah/ nasional, prestasi intelektual bangsa, serta pertanggungjawaban daerah/nasional;

Nilai Guna Hukum. Nilai Guna Sejarah. Nilai Guna Ilmiah. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum adalah arsip yang isinya memuat kepastian hak dan kewajiban dan atau sebagai alat bukti atau sarana hukum lainnya yang otentik. Nilai Guna Sejarah. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah adalah arsip yang isinya mengandung bahan, data informasi tentang kejadian- kejadian peristiwa-peristiwa dalam proses perkembangan penyelenggaraan pemerintah/kehidupan bangsa. Nilai Guna Ilmiah. Arsip yang mempunyai nilai guna ilmiah adalah arsip yang isinya mengandung bahan data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai Objek penelitian dan perkembangan ilmu pengetahuan.

NILAI GUNA ARSIP NILAI GUNA ADMISNISTRASI. NILAI GUNA KEUANGAN. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi adalah arsip yang isinya merupakan perwujudan kebijaksanaan, pengaturan dan tindakan pejabat berdasarkan wewenang dan tanggung jawab karena jabatannya dalam rangka mencapai tujuan. Didalam nilai guna administrasi sudah tercakup nilai guna manajemen dan organisasi. NILAI GUNA KEUANGAN. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan adalah arsip yang isinya memuat data/informasi tentang keuangan.

Penilaian Arsip di SKPD. Arsip tersebut dapat dimusnahkan karena tidak mempunyai nilai guna. Arsip tersebut dapat disimpan kembali karena masih ada masalah yang belum di selesaikan. Arsip tersebut harus dipindahkan dari CTU / Unit Pengolah kepada ITU / Unit Kearsipan sejalan dengan perub ahan statusnya dan fungsinya dari aktif menjad dan inaktif. Arsip tersebut diserahkan ke BPAD karena mempunyai nilai guna tetapi status atau fungsinya berubah dari inaktif menjadi arsip statis.

Penyusutan Arsip di CTU Kep. Gub Prov.DKI Jakarta Nomor 1379/2004 SEDANG/ MASIH PROSES PENYELESAIAN/ DIPERLUKAN ORGANISASI DISIMPAN KEMBALI PENYIANGAN / SORTING • BERNILAI GUNA • JRA ≤ 2 TH PERMASALAHAN SELESAI PENILAIAN ARSIP PEMUSNA HAN DPA DIMUSNAHKAN TTD PIMPINAN CTU RANGKAP 1 PIMPINAN CTU RANGKAP 2 SEKPENG • TDK BERNILAI GUNA • JRA › 2 TH NILAI GUNA ARSIP WEWENANG PENILAIAN DPA DIIPINDAHKAN TTD PIMPINAN CTU RANGKAP 1 PIMPINAN CTU RANGKAP 2 PIMPINAN ITU RANGKAP 3 SEKPENG PEMINDA HAN • ADMINISTRATIF • HUKUM • ILMIAH • SEJARAH JANGKA WAKTU SIMPAN WEWENANG PENYUSUTAN SEKPENG MENELITI JRA PIMPINAN CTU • BERNILAI GUNA • JRA › 2 TH BA PEMINDAHAN ARSIP TTD PIMPINAN CTU TTD PIMPINAN ITU

TERIMA KASIH