KEBIJAKAN TATA NASKAH DINAS PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN oleh: RETNO SUSIATI, S.H., M.M. Kepala Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Sleman

DASAR HUKUM TATA NASKAH DINAS Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah Peraturan Bupati Sleman Nomor 5 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman

PENGERTIAN Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Penggunaan Kertas kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 70 gr; penggunaan kertas HVS di atas 70 gr atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas dengan kegunaan dalam jangka waktu lama; kertas yang digunakan untuk jenis surat biasa yang ditandatangani oleh Bupati, Wakil Bupati, dan Sekretaris Daerah atas nama Bupati menggunakan kertas A4 ukuran 210 x 297 mm, jenis kertas conqueror 100 gr.

Lanjutan....... ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah kertas Folio/F4 ukuran 215 x 330 mm; ukuran kertas yang digunakan untuk makalah dan laporan adalah kertas A4 ukuran 210 x 297 mm; ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah kertas A5 ukuran 165 x 215 mm; dan warna dan kualitas kertas naskah dinas berwarna putih dengan kualitas standar “baik”.

Pengetikan huruf dengan jenis Arial ukuran 12, dan dapat diperkecil hingga ukuran 11 sesuai dengan kebutuhan layout dan estetika naskah dinas; spasi pengetikan 1 (satu) spasi hingga 2 (dua) spasi sesuai kebutuhan; naskah dinas yang terdiri dari 2 (dua) halaman atau lebih, pada halaman kedua dan seterusnya diberi nomor halaman dengan angka 2, 3 dan seterusnya, diletakkan di bagian tengah bawah.

Batas/Margin pada Halaman Naskah Dinas pada halaman berkop, batas kiri 3 cm, batas kanan 3 cm, batas atas dari garis kop 1 cm, dan batas bawah 3 cm; dan pada halaman tidak berkop batas kiri 3 cm, batas kanan 3 cm, batas atas 3 cm, dan batas bawah 3 cm.

Bentuk Naskah Dinas surat edaran; surat biasa; surat keterangan; surat izin; surat perjanjian; surat perintah tugas; surat perintah perjalanan dinas; surat kuasa; surat undangan; surat panggilan; nota dinas; nota pengajuan konsep naskah dinas; lembar disposisi; telaahan staf; pengumuman; laporan; rekomendasi; surat pengantar; telegram; berita acara; notulen; memo; daftar hadir; piagam; sertifikat; dan STTPP.

Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian, dan Penjabat Penulisan pelaksana tugas yang disingkat Plt. digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena tidak adanya pejabat definitif. Penulisan pelaksana tugas harian yang disingkat Plh. digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara. Penulisan penjabat yang disingkat Pj. digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat sementara Bupati.

lanjutan DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA Jalan Parasamya, Beran, Tridadi, Sleman, Yogyakarta, 55511 Telepon (0274) 868405, Faksimile (0274) 868945 Website: www.slemankab.go.id, E-mail: dikpora@slemankab.go.id PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA UPT PELAYANAN PENDIDIKAN KECAMATAN PAKEM Jalan Kaliurang Km. 17,5, Tegalsari, Pakembinangun, Pakem, Sleman, Yogyakarta, 55582 Telepon (0274) 897394, 9164075

lanjutan SD NEGERI SLEMAN 1 SANGGAR KEGIATAN BELAJAR PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA SANGGAR KEGIATAN BELAJAR Jalan Kalitirto, Berbah, Sleman, Yogyakarta, 55573 Telepon (0274) 496428 PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA SD NEGERI SLEMAN 1 Jalan Kapten Hariyadi Nomor 5, Irapaten, Triharjo, Sleman, Yogyakarta, 55514 Telepon (0274) 868405, Faksimile (0274) 868945 Website: www.slemankab.go.id, E-mail: sdnslemansatu@slemankab.go.id

Contoh Stempel

Contoh Stempel

Contoh Stempel

lanjutan Penandatanganan oleh Kepala Dinas Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga ARIF HARYONO, S.H. Pembina Tingkat I, IV/b NIP 19600928 198803 1 006

lanjutan Penandatanganan oleh Kepala UPT Kepala UPT Sanggar Kegiatan Belajar Drs. YUNAIDI Penata Tingkat I, III/d NIP 19620528 198602 1 004

lanjutan Penandatanganan oleh Kepala UPT Kepala UPT Pelayanan Pendidikan Kecamatan Gamping Dra. RETNO WULANINGSIH Penata Tingkat I, III/d NIP 19660301 199203 2 009

lanjutan Penandatanganan oleh Kepala Sekolah Kepala SD Negeri Paraksari SUMINAH, S.Pd.SD. Pembina, IV/a NIP 19560902 197701 2 001

Tata cara pembuatan sampul Sampul naskah dinas berbentuk empat persegi panjang. Sampul naskah dinas menggunakan jenis kertas casing berwarna coklat muda. Ukuran sampul naskah dinas, meliputi: No Ukuran Panjang Lebar a. kantong 41 cm 30 cm b. folio/map 35 cm 25 cm c. ½ folio 28 cm 18 cm d. ¼ folio 12 cm

Contoh Sampul Naskah Dinas PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA Jalan Parasamya, Beran, Tridadi, Sleman, Yogyakarta, 55511 Telepon (0274) 868405, Faksimile (0274) 868945 Website: www.slemankab.go.id, E-mail: dikpora@slemankab.go.id Nomor : Kepada Yth. ................................. ........................................ di ……………………..…..

TATA CARA PENULISAN NASKAH DINAS Kepala/Kop naskah dinas Kop naskah dinas jabatan bupati menggunakan lambang negara. Kop naskah dinas pemerintah daerah, OPD, dan UPT menggunakan lambang daerah. Nama OPD/UPT tidak disingkat dan dapat ditulis hingga paling banyak 3 baris, serta ditulis dengan huruf kapital. Alamat OPD/UPT tidak disingkat dan ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata.

Lanjutan........ Alamat ditulis secara berurutan terdiri dari: baris pertama: nama jalan dan nomor/nama padukuhan, nama desa, nama kecamatan, nama kabupaten, nama provinsi dan kode pos; baris kedua: nomor telepon, nomor faksimile; dan baris ketiga: alamat website dan e-mail. OPD/UPT yang mempunyai kotak pos, agar mencantumkan tulisan “kotak pos”. Ukuran huruf pada kop naskah dinas menggunakan gradasi yang disesuaikan dengan keperluan.

Tempat dan waktu penyusunan naskah dinas nama tempat ditulis di depan pencantuman tanggal; tanggal ditulis dengan angka; nama bulan ditulis dengan huruf ; tahun ditulis dengan angka secara lengkap; dan pada baris tidak dibubuhi tanda titik Contoh: Sleman, 15 Oktober 2012

Nomor naskah dinas nomor sedikitnya berisi tentang kode klasifikasi dan nomor urut register; kata yang digunakan adalah nomor, bukan nomer, ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti tanda titik dua; serta pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Contoh: Nomor : 005/170

Sifat naskah dinas sifat naskah dinas ditulis sangat segera, segera atau biasa; kata sifat dan setiap kata pada isiannya, diawali dengan huruf kapital; kata sifat diikuti tanda titik dua; dan pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Contoh: Sifat : Segera

Klasifikasi Berdasarkan Kecepatan Proses (jangka waktu pengiriman dan penyelesaian jawaban) proses naskah dinas ”amat segera”/”kilat”, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima; proses naskah dinas ”segera”, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima; proses naskah dinas ”penting”, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima; dan proses naskah dinas ”biasa”, dengan batas waktu paling lama 5 (lima) hari kerja setelah surat diterima.

Lampiran naskah dinas kata lampiran ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua; kata lampiran dan setiap kata pada isiannya diawali dengan huruf kapital; jumlah lampiran ditulis dengan angka dan huruf; jika tidak disertai lampiran, kata lampiran tidak ditulis; dan pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Contoh: Lampiran : 5 (Lima) Lembar

Hal naskah dinas kata hal diikuti tanda titik dua; hal naskah dinas ditulis singkat dan jelas dengan panjang kalimat tidak melebihi separo lembar kertas, apabila melebihi ditulis dibawahnya; kata hal dan setiap kata pada isiannya, diawali dengan huruf kapital; dan pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Contoh: Hal : Pengelolaan Bantuan Erupsi Merapi

lanjutan Nomor, sifat, lampiran, dan hal naskah dinas ditulis pada baris yang berurutan secara vertikal dan diikuti dengan tanda titik dua. Contoh: Nomor : 005/170 Sifat : Segera Lampiran : 3 (Tiga) Lembar Hal : Undangan Rapat

Alamat Alamat yang dituju adalah alamat yang ditulis pada naskah dinas dan sampul naskah dinas. Penulisan alamat pada naskah dinas hanya mencantumkan nama atau jabatan dan organisasinya tidak disertai keterangan lokasi. Sedangkan penulisan alamat sampul naskah dinas, selain mencantumkan nama atau jabatan dan organisasinya juga mencantumkan alamat pos secara lengkap.

Penulisan alamat kata yang terhormat disingkat dan ditulis Yth., dapat diikuti penulisan sebutan Bapak, Ibu, atau Saudara. alamat naskah dinas yang menunjuk orang, mencantumkan nama dan unit kerjanya; untuk perhatian atau disingkat u.p. digunakan apabila naskah dinas menunjuk 2 (dua) alamat yang dimaksudkan untuk mempercepat penyelesaian dan ditulis di depan alamat kedua. Alamat pertama adalah atasan dari alamat kedua, sedangkan alamat kedua adalah sebagai pengolah naskah dinas. u.p. digunakan sebagai pengganti c.q.; melalui atau lewat digunakan apabila naskah dinas menunjuk 2 (dua) alamat yang dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada atasan alamat pertama, dan ditulis di depan alamat kedua. Alamat pertama adalah pihak yang dituju sedangkan alamat kedua adalah atasannya; gelar dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti dan mengikuti nama orang; kata jalan tidak disingkat; dan pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

Contoh Kepada Yth. Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga u.p. Kepala Bidang Pembinaan Kurikulum dan Kesiswaan Kabupaten Sleman di Sleman Yth. Kepala Bidang Pemuda dan Olahraga melalui Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kabupaten Sleman

Contoh Kepala SD Negeri Sleman 1 Drs. PANGGIH HADIMURWANTO Pembina, IV/a NIP 19521201 197402 1 003

Tembusan tembusan disampaikan kepada instansi yang mempunyai keterkaitan dengan materi naskah dinas. urutan penulisan tembusan dimulai dari pejabat yang mempunyai eselon lebih tinggi, apabila eselonnya sama didahulukan yang mempunyai keterkaitan lebih erat dengan materi; tembusan naskah dinas ditulis pada bagian kiri bawah; huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital; kata tembusan diikuti tanda titik dua, jika tujuan lebih dari satu tujuan tembusan ditulis nama jabatan atau nama orang yang diikuti nama instansinya; ungkapan-ungkapan yang tidak berfungsi tidak perlu dicantumkan, misal: kata arsip atau pertinggal; dan kata tembusan tidak diikuti kata-kata ”dikirim kepada Yth.”

Contoh Tembusan: Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kabupaten Sleman Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sleman Kepala Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Sleman

Contoh Tembusan: Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kabupaten Sleman

DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA lanjutan PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA Jalan Parasamya, Beran, Tridadi, Sleman, Yogyakarta, 55511 Telepon (0274) 868405, Faksimile (0274) 868945 Website: www.slemankab.go.id, E-mail: dikpora@slemankab.go.id

TERIMAKASIH