COMPETENCY DEVELOPMENT Materi Kuliah Program Magister Psikologi Unika Atmajaya Agustus 2009 Disusun oleh : D. UTARI HILMAN

COMPETENCY DEVELOPMENT JOB ANALYSIS APPROACH PROCESS BASED APPROACH

Langkah-langkah Penyusunan Kompetensi Initial Process Mengumpulkan data pendukung: company profile, visi/misi, job description, meeting dengan beberapa key person, dll. Job/Function/Role Analysis Pengumpulan data dengan cara/metode: interview BOD focus group discussion ke manager interview job holder/atasan questionaire Drafting Competency Menganalisa data, baik secara kualitatif maupun kuantitatif, kemudian menuliskan draft kompetensi. Validation Konfirmasi ke management/user tentang draft model kompetensi Implementation Memilih dan menetukan metode yang sesuai dengan model kompetensi -> matriks competency vs metode asesmen.

Proses Analisa Data Collecting Data Analysis Competencies Rating Methods: - BEI/Interview Secondary Data - Samples of Respondent BEI direct report & Job Holder Transcripts & Raw Data - Classifies transcripts & raw data based on Competency Scope - Identifies Key Behavior using FACT concept (Feeling, Action, Context, Thinking) Grouping of Similar Key Behavior based on: Theoretical Approach Benchmark Thematic analysis. Data Analysis Drafting Competency Label / Name Key Behavior Competencies Key Behavior Grading for each Competency using Thematic Analysis  Competency Model Generates CPQ (Competency Rating Questionnaire) Competencies Rating Sampling based on Function - CRQ Data Collecting Respondent Rating Analysis Others Finding. Matrix Competency vs Tools Tools Design Recommendation of Leadership Competencies Model Implementation

Langkah Menyusun Kompetensi interview job holder, atasan, kelompok manajemen; focus group diskusi (FGD) ke manajer; transcript inteview. Langkah 2 analisa transcript dan FGD, identifikasi indikator perilaku; menuliskan kembali indikator secara jelas dan detil; mengelompokkan indikator yang sama; membuat kode/coding dari indikator perilaku tertentu yang memungkinkan kompetensi dapat dilihat tingkatannya. Langkah 3 mengkategorikan perilaku yang ditemukan kedalam kategori yang lebih luas (mis: Leadership, Analitycal Thinking); menelaah kembali indikator perilaku untuk melihat perbedaan dan kesamaannya; mendiskusikan kembali indikator perilaku untuk melihat mana tingkatan perilaku yang efektif, kurang efektif atau paling efektif terhadap job target nya.

Langkah Menyusun Kompetensi ambil kesepakatan atas pengkategorian tersebut; membuat masing-masing judul Kompetensi (label/title of competencies), merangkum pengertian kompetensi (summary definition of competencies), menyusun indikator perilaku yang terkandung didalamnya (competency criteria/behaviour indicator) Langkah 5 mereview kembali konsistensi dari rangkuman sebelumnya, Kompetensi yang baik harus konsisten indikator perilakunya, tidak boleh overlap. Langkah 6 rangkum hasil langkah 5, tulis draft kompetensi yang sudah dibuat; persiapkan dengan baik judul serta definisinya secara jelas; sering terjadi adalah perbedaan pengertian dari suatu judul kompetensi serta definisinya.

Langkah Menyusun Kompetensi susun competency rating questionaire (CPQ); lakukan pengambilan sampling; analisa CPQ. Langkah 8 presentasikan hasil draft kompetensi kepada manajemen puncak/manajer senior. Jelaskan serta tanyakan implikasi kompetensi tsb pada pekerjaan yg dilakukan job holder, serta harapannya mengenai visi dan misi organisasi secara menyeluruh; catat masukkan dan lakukan koreksi/review bila perlu.

Validasi Kompetensi Quality behaviorally anchored; observable; reflect organization culture; visionary/forward looking; discrete; number of competencies. 2. Language: menggunakan bahasa yang baik dan benar; mudah dipahami oleh lingkungan pemakai.

3. Job Relevance Validasi Kompetensi apakah kompetensi menunjang kinerja yang efektif; apakah penampilan yang tidak efektif akan mempengaruhi hasil kerja; apakah kompetensi tersebut masih akan efektif pada 3-5 tahun ke depan. Job / task Competency Ranking Frekwensi Presentasi produk pada pelanggan Verbal Communication 4 2 x seminggu Behaviour Menyapa Mengucapkan selamat datang Customer Orientation Melayani pelanggan

: Validasi Kompetensi : 4. Business Relevance Untuk menguji apakah kompetensi masih relevan dengan bisnis,lakukan konfirmasi kepada Manajemen puncak, misal; melalui workshop, presentasi, focus group discussion Seringkali kita lupa dalam mengintegrasikan aspek masa depan ke dalam indikator perilaku.

Kompetensi - Generic v.s. Tailor Made GENERIC MODEL TAILOR MADE Kelebihan hasil riset ilmiah, dilakukan pakar; bisa dibandingkan dengan organisasi lain; cepat,tidak mulai dari awal, relatif murah. Kelemahan kurang mengakomodasi budaya dan situasi / fungsi perusahaan; bahasa yang biasanya tidak mudah diadaptasi ke bahasa setempat. Kelebihan mengakomodasi sikon perusahaan; khas dan spesifik organisasi; mudah diimplementasikan khususnya untuk pengembangan karyawan. Kelemahan butuh waktu yang relatif lama; memerlukan SDM yang punya skill untuk menyusunnya.