5 Communication Skills TALKING is not SPEAKING . . . Everybody can TALK, but not everybody can SPEAK

What is Communications? Dengan mempergunakan media tertentu Komunikasi Bisnis What is Communications? Pertukaran pengetahuan atau informasi binis antara dua orang atau lebih Baik searah (telah disampaikan dan dimengerti) maupun dua arah (membutuhkan tanggapan) Dengan mempergunakan media tertentu

Fungsi Komunikasi Bisnis 1. Menginformasikan (to inform) (internal dan external) 1. Menginformasikan (to inform) 2. Membujuk (to persuade) 3. Mempromosikan (to promote goodwill)

Internal : atasan, bawahan dan rekan kerja Komunikasi Bisnis Internal : atasan, bawahan dan rekan kerja Contoh : Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan/prosedur Menginformasikan progres kinerja perusahaa Mendorong pegawai melakukan perbaikan Evaluasi Pegawai (penghargaan / teguran)

Eksternal : konsumen, suplier, pemerintah, dan publik Komunikasi Bisnis Eksternal : konsumen, suplier, pemerintah, dan publik Contoh : Penjelasan Produk / jasa Membujuk konsumen Klarifikasi spesifikasi Promosi image positif perusahaan

Bentuk Komunikasi Bisnis Komunikasi tertulis : Keuntungan : Pengumuman, memo, e-mail, surat, laporan, proposal dll. Keuntungan : Catatan permanen Pesan yang terencana Ekonomis Distrubusi lebih mudah.

Bentuk Komunikasi Bisnis Komunikasi lisan : Feedback langsung Pembicaraan, telepon, wawancara, rapat, konfrensi Keuntungan : Feedback langsung Bisa menangkap nonverbal Mudah

Saluran Komunikasi Bisnis Komunikasi formal : mengikuti garis hirarki atau jabatan Tiga arah komunikasi formal Downward : (dari pengambil keputusan ke karyawan) Contoh : Kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur Upward : (dari pekerja kepada pimpinan) Contoh : laporan kerja, dan usulan perbaikan Horizontal : (sesama karyawan/level yang sama) Contoh : Meeting, e-mail, dan memo

Saluran Komunikasi Bisnis Komunikasi informal (grapevine) : berdasarkan hubungan sosial karyawan sering bersosialisasi saat makan siang, istirahat atau pulang kantor. bila banyak informasi yang beredar melalui informal artinya komunikasi formal tidak efektif Keuntungan : informasinya lebih cepat dan efektif bisa mengekspresikan pendapat tanpa ragu-ragu

There are only two basic elements Komunikasi Bisnis There are only two basic elements to communications: Information SENT Information RECEIVED Pengirim Pesan Penerima ENCODE DECODE Media Transmisi

Komunikasi Bisnis Effective Communication

Effective Comunicarion Key Success Factor, to : EFFECTIVE COMMUNICATION 1. Speaker dan Audience harus “FEEL GOOD” (Subconcious & Concious mind, Recticular Activating System dan Gelombang Energi Otak) 2. Pastikan kedua belahan otak terstimulasi (Left and Right Brain) 3. Memahami Gaya Belajar Audience (Visual, Auditori dan Kinestetik)

Effective Comunicarion CONSCIOUS & SUBCONSCIOUS MIND Membandingkan Menganalis Memutuskan Identifikasi informasi Memori Jangka Pendek RAS Pikiran Sadar (conscious) Pikiran Bawah Sadar (subconscious) Memori Jangka Panjang Belief System Persepsi Emotion Personality Habits Attitude Value

Effective Comunicarion R A S Suasana hati tidak nyaman Under Pressure Depresi Marah, Dsb OFF Rileks Gembira Bahagia, Dsb ON Saat kondisi RAS tertutup, yang bekerja hanya otak sadar. Sehingga segala yang ada dalam Pikiran Bawah Sadar (Norma, agama, dsb) tidak bisa keluar

Effective Comunicarion Gelombang ENERGI OTAK Para ilmuwan telah mengukur keadaan Gelombang Energi Otak yang berbeda Menamakannya Beta, Alpha , Theta dan Delta Gelombang otak diukur oleh Mesin Elektro-ensefalograf (Mesin Elektro-Ensefalograf = pengukur aktivitas otak) Mesin ini mengukur denyut di otak (berapa bunyi “tut” yang muncul di layar dalam satu detik) Setiap bunyi “tut” merupakan satu putaran per detiknya Jumlah putaran per detik menentukan keadaan gelombang otak

Gelombang ENERGI OTAK Effective Comunicarion Beta Alpha Theta Delta NORMAL Relaksasi/meditasi/hypnosis TIDUR Beta 24 – 14 cps Alpha 14 – 7 cps Theta 7- 3.5 cps Delta 3.5 – 0.5 cps Sub-Concious Area Reticular Activating System Semakin Terbuka Concious Area Non Sugestif Sugestif & Sangat Sugestif Non Sugestif 5 – 9 Focus 1 Focus 0 Focus

Effective Comunicarion WHOLE BRAIN Pastikan kedua belahan otak terstimulasi Kata-kata = Otak Kiri Intonasi = Otak Kanan Jika yang terstimulasi hanya salah satu otak saja, maka otak yang lain akan menganggur. Akibat ada otak yang menganggur pikiran akan kemana-mana (tidak fokus, ngantuk, tidak mengerti, dsb)

Effective Comunicarion GAYA BELAJAR Memahami bagaimana cara seseorang belajar : 1. VISUAL : Melihat Cara belajar terbaiknya dengan melihat sesuatu yang ditunjukan kepadanya (belajar dengan mengamati dan menggambarkan) 2. AUDITORI : Mendengar Mudah menyerap informasi melalui pendengarannya (belajar dengan berbicara dan mendengarkan) 3. KINESTETIK : Melakukan Belajar terbaik menggunakan indra peraba (belajar dengan aktivitas fisik atau praktek langsung)

Effective Comunicarion VISUAL LEARNERS Suka membaca buku dan memberinya warna (stabilo) Cenderung berbicara cepat Kata-kata khas : “menurut Pandangan saya.....” Suka bingung dengan petunjuk arah keterangan verbal Lebih suka dan dapat membaca peta jalan dengan baik Dapat mengikuti instruksi tertulis dengan baik Suka menggambar atau corat coret Dapat menafsirkan “body language” seseorang Alat Bantu Visual yang mendukung : Gambar, Grafik, Lembar Kerja, simbol danWarna-warna yang menarik

Effective Comunicarion AUDITORY LEARNERS Suka membaca dengan keras-keras Berbicara dengan Tempo sedang Kata-kata khas yang sering diucapkan : “aku dengar......” Lebih suka minta orang lain untuk mengatakan dimana lokasinya atau menjelaskan bagaimana caranya Menikmati background musik bila bekerja Sering bicara sendiri, menyukai diskusi Mudah mengingat cerita atau percakapan yang lalu Menggunakan ritme bila menghafal Alat Bantu yang mendukung : musik, lagu, dll

Effective Comunicarion KINESTHETIC LEARNERS Banyak mencatat saat belajar atau mempelajari sesuatu Cenderung berbicara dengan tempo lambat, dan sering menggerakan tangannya Kata-kata khas yang sering diucapkan: “saya rasa .......” Lebih suka mencari alamat sendiri daripada bertanya Lebih banyak bekerja dengan tangan daripada bicara Selalu aktif bergerak, tidak dapat duduk diam untuk waktu yang lama Kebiasaan : menyentuh bila melihat benda, mengoleksi benda, bongkar-pasang sesuatu, Alat Bantu yang mendukung : games (permainan) role plays, kegiatan simulasi dan kuis

Effective Comunicarion GAYA BELAJAR Dominasi Cara Belajar : 50 – 60 % proses, terjadi melalui cara yang paling dominan (Level-1) 30 – 40 % cara belajar dari yang nomor dua dominan (Level-2) 10 – 20 % cara belajar yang kurang dominan (Level-3) Kombinasi Gaya Belajar : L-1 L-2 L-3 L-1 L-2 L-3 L-1 L-2 L-3 V–A–K A-V-K K-V-A V-K-A A-K-V K-A-V Kondisi Level-3 seringkali mengganggu cara belajar seseorang

Effective Comunicarion CARA BELAJAR V-K-A : MEMBACA dalam keadaan TENANG V–A–K : MEMBACA , DIAM sambil mendengarkan MUSIK K-V-A : MENCATAT/MENULIS ulang dalam keadaan TENANG K-A-V : MENCATAT/MENULIS ulang sambil BERNYANYI atau mendengarkan musik A-K-V : MEMBACA dengan KERAS sambil berdiri atau mondar-mandir di ruangan A-V-K : MEMBACA dengan KERAS sambil duduk diam