PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI ( PTI ) pertemuan 4 Oleh : L1153 Halim Agung,S.Kom

Membuat amplop Jika Anda mengirim surat resmi kepada orang lain atau ke perusahaan lain sebagai mitra bisnis,maka tentu Anda harus mengirim surat tersebut menggunakan amplop. Agar terlihat rapi dan profesional, maka alamat tujuan pengiriman pada amplop tersebut harus diprint. Adapun caranya adalah sbb: 1. Siapkan terlebih dahulu Amplop dan printer yang sudah terkoneksi dengan komputer Anda 2. Aktifkan ribbon Mailings 3. Klik tombol Envelopes, seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini:

Jika Anda tidak ingin memberikan alamat pengirim checklist pada Omit Jika Anda tidak ingin memberikan alamat pengirim checklist pada Omit. Misalnya Amplop Anda sudah ada kop dan logonya. Membuat amplop 4. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Envelopes and Labels. 5. Lalu pada bagian Delivery Address: masukkan alamat tujuan penerima dan pada bagian Return address masukkan alamat pengirim, seperti gambar berikut ini: Selanjutnya tekan tombol Options..., untuk melakukan pengaturan lebih lanjut

Membuat label Alamat penerima surat juga dapat menggunakan Label yang akan ditempelkan pada amplop. Misalnya undangan pernikahan yang sudah dicetak, lalu pada undangan tersebut disediakan tempat penerima undangan yang ditempelkan menggunakan label. Adapun caranya sbb: 1. Buat dokumen baru 2. Lalu klik tombol Labels pada ribbon Mailings

Membuat label 3. Maka akan tampil kotak dialog Envelopes and Labels sebagai berikut : 4. Pada bagian Address masukkan alamat penerima. 5. Bagian Print terdapat dua macam pilihan yaitu: Full page of the same label digunakan untuk membuat banyak label dalam satu halaman. Single label digunakan untuk membuat satu label untuk satu halaman.

Membuat mail merge Mail Merge adalah sarana yang disediakan untuk melakukan pembuatan surat masal, dalam arti bahwa isi suratnya sama namun ditujukan kepada orang atau instansi yang berbeda-beda. Misalnya surat undangan rapat, pemberitahuan dan penawaran, yang biasanya miliki format yang dan isi atau pesan yang sama kepada perorangan atau instansi tertentu. Caranya adalah : 1. Buka dokumen baru. 2. Siapkan sebuah surat, misalnya surat undangan rapat dosen yang selalu diselenggarakan oleh sebuah perguruan tinggi

Membuat mail merge 3. Selanjutnya aktifkan ribbon Mailings 4. Lalu tekan tombol Start Mail Merge sehingga muncul sub menu seperti ditunjukkan gambar disamping. Lalu klik Step by Step Mail Merge Wizard ....

Membuat mail merge 5. Lalu akan muncul kotak dialog pada bagian kanan (task pane) dokumen. Pada bagian Select document type pilih Letters Selanjutnya pada bagian Step 1 of 6, klik Next: Starting document.

Membuat mail merge Maka akan dilanjukan ke langkah berikutnya. Klik Use the current document. 7. Lalu pada bagian Step 2 of 6, klik Next: Select recipients .

Membuat mail merge 8. Selanjutnya pilih Type a new list 9. Lalu pada bagian Step 3 of 6, klik Next: Write your letter.

Membuat mail merge Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Address List, seperti gambar disamping Lalu klik tombol Customize Columns...

Memasukkan field ke dalam dokumen Tempatkan kursor Mouse di sini Setelah selesai Anda membuat Data Sourcenya, sekarang saatnya Anda memasukkan field-field tersebut ke dalam dokumen Anda. Adapun langkah-langkahnya adalah sbb: 1. Buka dokumen surat Anda, lalu tempatkan kursor mouse Anda di tempat yang akan di tempati field-field yang di merge. 2. Lalu tekan tombol Insert Merge Field, pada ribbon Mailings.

Memasukkan field ke dalam dokumen 3. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Insert Merge Field seperti berikut ini: Pilih Field Status, lalu tekan tombol Insert. Demikian seterusnya sampai semua field yang dibutuhkan di masukkan ke dalam dokumen surat Anda.

Membuat Grafik Seringkali data harus ditampilkan atau di sajikan dalam bentuk grafik, supaya orang lain dapat membaca data lebih cepat dan mudah. Oleh sebab itu, sebelum Anda membuat grafik, perlu Anda menganalisa data-data yang akan ditampilkan supaya sesuai dengan jenis grafiknya. Adapun cara membuat grafik adalah sbb: Klik ribbon Insert, lalu klik tombol Chart pada Group Illustrations Contoh grafik: