8. Teknik Mengukur Manfaat Intangible dalam Investasi Teknologi Informasi Rika Kharlina Ekawati, S.E., M.T.I.

Pendahuluan Salah satu tantangan terbesar dalam menilai kelayakan sebuah investasi pembangunan teknologi informasi adalah menilai atau memperkirakan manfaat apa yang akan diperoleh oleh perusahaan nantinya. Dikatakan sebagai tantangan karena kebanyakan manfaat yang diberikan oleh teknologi informasi bersifat intangible atau sulit dikuantifikasikan ke dalam satuan angka finansial dan tidak secara langsung berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan.

Mengukur Manfaat Intangible David Silk (1990) mengemukakan 6 langkah utama untuk mengukur manfaat intangible, yaitu: Menkonseptualisasikan dampak atau manfaat yang kira-kira akan diperoleh perusahaan dengan diimplementasikannya sistem baru; Melihat perubahan langsung apa yang kira-kira akan terjadi terkait dengan manfaat yang telah didefinisikan pada langkah sebelumnya;

Mengukur Manfaat Intangible Menentukan jenis indikator ukuran apa yang dapat dipergunakan untuk merepresentasikan masing-masing perubahan tadi; Memperkirakan kuantitas perubahan yang terjadi terhadap masing-masing indikator ukuran yang ada jika sistem baru diimplementasikan; Mentransformasikan perubahan kuantitas indikator tersebut ke dalam satuan finansial terkait dengan hal tersebut; Menggunakan total hasil perhitungan di atas sebagai jumlah manfaat yang diberikan sistem teknologi informasi kepada perusahaan.

Langkah 1 Misalnya: Sistem Informasi Penagihan (Automatic Billing System) yang diharapkan dapat memberikan serangkaian manfaat seperti: mengurangi kesalahan, mempercepat pengiriman tagihan, mereduksi periode pembayaran, dan lain sebagainya.

Langkah 2 Perubahan langsung seperti: Mengurangi kesalahan – berarti akan terjadi perubahan dalam hal: keluhan pelanggan berkurang, kepuasan pelanggan meningkat, biaya memperbaiki kesalahan dapat direduksi (biaya komunikasi, kertas, peralatan kantor, dan waktu yang hilang), dan lain sebagainya; Mempercepat pengiriman tagihan – berarti akan terjadi perubahan dalam hal: ketepatan pembayaran, tertib administrasi, penjadwalan pemasukan, dan lain sebagainya;

Langkah 2 Mereduksi durasi pembayaran – berarti akan terjadi perubahan dalam hal: pemasukan diterima lebih cepat, memperkecil opportunity loss karena keterlambatan pembayaran, dan lain sebagainya.

Mempercepat pembayaran Langkah 3 Perubahan Indikator Ukuran Mengurangi keluhan Jumlah keluhan Mengurangi kesalahan Jumlah kesalahan Mempercepat tagihan Waktu pengiriman Mempercepat pembayaran Waktu pembayaran Dan lain sebagainya

Langkah 4 Misalnya: Jumlah keluhan berkurang dari sekitar 10 buah per hari menjadi tidak lebih dari 2 per hari; Jumlah kesalahan berkurang dari sekitar 150 buah per hari menjadi tidak lebih dari 10 per hari; Waktu pengiriman tagihan ke klien atau pelanggan dari rata-rata 2 minggu menjadi sekitar 2 hari; Periode pembayaran dari rata-rata 6 minggu menjadi 1 minggu; dan seterusnya.

Langkah 5 Misalnya: Untuk melayani sebuah keluhan seorang customer service menggunakan telepon selama kurang lebih 30 menit, sehingga dengan berkurangnya jumlah keluhan dari 10 menjadi 2, maka waktu komunikasi yang dihemat adalah kurang lebih 4 jam. Jika 1 jam perusahaan harus membayar sebesar Rp 25.000 untuk telepon interlokal, maka dalam sehari perusahaan dapat menghemat biaya sebesar Rp 100.000.

Langkah 5 Misalnya: Periode pembayaran yang tadinya biasa dilakukan dalam 6 minggu menjadi 1 minggu berarti perusahaan akan memperoleh uang satu bulan lebih cepat. Jika perusahaan memiliki 1.000 orang pelanggan dan nilai transaksi masing-masing pelanggan sebesar Rp 1 juta, maka perusahaan tersebut berhasil mendapatkan uang Rp 1 milyar lebih cepat. Jika bunga bank dalam setahun sebesar 12%, maka sama saja dengan perusahaan berhasil mendapatkan bunga yang selama ini hilang – karena keterlambatan pembayaran – sebesar Rp 10 juta per bulannya.

Langkah 6 Berdasarkan karakteristiknya, kita dapat menggunakan metode pengukuran cost-benefit seperti ROI, IRR, NPV, Value Analysis, dan lain sebagainya.