Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah Mengapa slide ini penting? Sebagai bagian dari siklus manajemen keuangan, pencatatan barang milik sekolah/madrasah akan memberikan gambaran apa saja hal minimal yang harus dilakukan sekolah dalam upaya menginventarisasi barang-barang yang berada dalam penguasaan sekolah. Inti uraian: Sesi ini hanya menjelaskan syarat minimal dalam pengelolaan aset, yaitu melalui pencatatan barang yang ada di sekolah. Ini dikaitkan juga dengan kemampuan sekolah dalam hal sumber daya manusia yang terbatas. Diharapkan melalui pencatatan barang yang dilakukan di tingkat sekolah, setidaknya dapat diketahui kondisi terkini dari barang-barang yang ada di sekolah untuk dapat mendukung proses belajar mengajar secara optimal. Sebagai pembuka, fasilitator dapat mengajukan pertanyaan pada para peserta: “Siapa yang telah melakukan pencatatan barang di sekolah?”; “Bagaimana bapak/ibu melakukan pencatatan tersebut?”. 1 1

Tujuan Setelah mengikuti sesi ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan… pentingnya melakukan pencatatan barang milik daerah yang dikelola oleh sekolah/madrasah (selanjutnya disebut barang milik sekolah/madrasah atau BMS); pencatatan penerimaan dan penggunaan barang habis pakai; dan pencatatan dan penempatan barang tidak habis pakai dan memberikan kode barang untuk inventarisasi barang milik sekolah/madrasah. Mengapa slide ini penting? Menjelaskan tujuan yang ingin dicapai setelah sesi ini berakhir dan menjadi tolok ukur akan apa yang bisa peserta dapatkan setelah mengikuti sesi ini. Inti uraian: Tujuan pertama adalah memberikan pemahaman tentang pentingnya pencatatan milik sekolah yang merupakan bagian dari barang milik daerah yang ditempatkan di sekolah Tujuan kedua adalah mengajarkan pada peserta sehingga tahu apa yang harus dilakukan ketika menerima pengiriman barang habis pakai yang dipesan dan bagaimana perlakuannya ketika barang tersebut disimpan kemudian disalurkan ataupun diminta untuk digunakan. Tujuan ketiga adalah mengajarkan pada peserta sehingga mampu melakukan pencatatan barang tidak habis pakai dengan menggunakan kode standar yang digunakan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku serta paham tentang apa yang harus dilakukan ketika menempatkan/menyalurkan barang tersebut untuk digunakan di lingkungan sekolah. 2

Pokok Bahasan Latar Belakang dan Pengertian Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah. Penanggungjawab dan Jenis Barang Milik Sekolah/Madrasah. Pencatatan Penerimaan, Penyimpanan dan Penggunaan Barang Milik Sekolah/ Madrasah. Penulisan Kode Barang. Mengapa slide ini penting? Memberikan gambaran tentang topik-topik yang akan dibahas dalam sesi ini. Dengan demikian, peserta mendapatkan gambaran tentang apa saja yang akan mereka dapat pada sesi ini. Inti uraian: Pokok bahasan 1 memberikan latar belakang dan pengertian tentang apa yang dimaksud dengan barang milik sekolah. Pokok bahasan 2 menjelaskan tentang penanggung jawab dari barang milik sekolah serta apa saja yang termmasuk barang milik sekolah. Ini penting diketahui karena sebagai bagian dari barang daerah, barang milik sekolah harus dipertanggungjawabkan penggunaannya. Pokok bahasan 3: pada bagian ini peserta akan dipandu untuk memahami bagaimana melakukan pencatatan ketika menerima, menyimpan dan menggunakan/menyalurkan barang milik sekolah Pokok bahasan 4: secara khusus akan menjelaskan penulisan kode barang milik sekolah/madrasah sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk barang milik daerah.

Dasar Hukum Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah? PP 6/2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah dan PP 38/2008 tentang Perubahan atas PP 6/2006. Permendagri 17/2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah (Pasal 3, Pasal 6 Ayat 5, dan Lampirannya) Peraturan Menteri Keuangan 29/PMK.06/2010 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara. Mengapa slide ini penting? Praktisi di lapangan umumnya mengedepankan legalitas dari hal-hal yang harus dikerjakan, karenanya penting untuk menjelaskan peraturan perundangan yang mendasari dilakukannya pencatatan barang milik sekolah Inti uraian: PP 6/2006 menyatakan bahwa: “Kuasa pengguna barang adalah kepala satuan kerja atau atau pejabat yang ditunjuk oleh pengguna barang untuk menggunakan barang yang berada dalam penguasaannya dengan sebaik-baiknya”. Di tingkat sekolah, kuasa pengguna barang tersebut adalah kepala sekolah. Pasal 1 (20) menyatakan bahwa “Penatausahaan barang adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan barang milik negara/daerah sesuai ketentuan berlaku. Pasal 6 Ayat 5 Permendagri 17/2007 secara jelas menyatakan: Kepala Unit Pelaksana Teknis Daerah selaku kuasa pengguna barang milik daerah, berwenang dan bertanggung jawab: a. mengajukan rencana kebutuhan barang milik daerah bagi unit kerja yang dipimpinnya kepada Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan; b. melakukan pencatatan dan inventarisasi barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya; c. menggunakan barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya untuk kepentingan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi unit kerja yang dipimpinnya; d. mengamankan dan memelihara barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya; e. melakukan pengawasan dan pengendalian atas penggunaan barang milik daerah yang ada dalam penguasaannya; dan f. menyusun dan menyampaikan Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT) yang berada dalam penguasaannya kepada kepala satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan. Permendagri 17/2007 disertai dengan lampiran yang berisikan kode-kode barang di tingkat daerah. Untuk madrasah: kode barang yang digunakan mengacu pada Permenkeu 29/PMK.06/2010 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara.

Mengapa penting dilakukan Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah? Sebagai proses inventarisasi kekayaan daerah dimana BMS merupakan salah satu unsurnya. Menjaga kondisi BMS guna memastikan pelayanan pendidikan dapat berjalan secara normal. Sebagai bentuk pengamanan barang daerah yang dikuasakan penggunaannya kepada sekolah. Dasar penyusunan Neraca daerah karena BMS adalah bagian dari barang daerah. Mengapa slide ini penting? Slide ini menjelaskan tentang alasan mengapa penting dilakukan pencatatan barang milik sekolah. Inti uraian: Pencatatan merupakan bagian dari proses inventarisasi kekayaan daerah sehingga Pemerintah daerah dapat mengetahui total kekayaan yang dimilikinya. Hal ini penting dalam penyusunan neraca keuangan daerah, dimana salah satu unsurnya adalah aset daerah, dan barang milik sekolah/madrasah merupakan bagian dari aset daerah. Pencatatan BMS/M juga dapat memberikan informasi mengenai kondisi barang yang ada di lingkungan sekolah, hal ini guna memastikan kelayakan pakainya sehingga proses belajar mengajar tidak terganggu. Pencatatan BMS/M dilakukan juga dalam rangka memastikan bahwa barang-barang yang dikuasakan penggunaannya kepada sekolah memang masih berada dalam kuasa sekolah, dan tidak dipindahtangankan penggunaannya tanpa seijin kepala daerah.

Apa yang dimaksud dengan Barang Milik Sekolah/Madrasah …merupakan barang milik daerah yang dikelola oleh sekolah, terdiri dari: Barang habis pakai – yaitu barang habis dipakai dalam pelaksanaan belajar mengajar di sekolah dengan masa pakai kurang dari satu tahun (contoh: kapur tulis, ATK dll) Barang tidak habis pakai – yaitu barang yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun dan dapat digunakan berulangkali (contoh: meja, kursi, komputer, mesin tik, dll) Mengapa slide ini penting? Memberikan definisi dari barang milik sekolah/madrasah. Inti uraian: Barang habis pakai umumnya tidak diatur secara khusus melalui peraturan tertentu. Namun untuk tujuan akuntabilitas penggunaan dana pencatatan BMS/M habis pakai perlu dilakukan. Dengan demikian dapat diketahui tingkat pemakaian rata-rata barang-barang yang umum dipakai sehari-hari di sekolah untuk tujuan ketersediaan barang tersebut. Tidak perlu dibuat laporan khusus ke tingkat Pemda untuk barang habis pakai. Barang tidak habis pakai umumnya mempunyai masa pakai lebih dari satu tahun. Barang-barang jenis ini dicatat sebagai barang milik daerah yang dikuasakan penggunaannya kepada sekolah, dan merupakan bagian dari aset daerah yang tercatat dalam neraca keuangan daerah. Seseuai peraturan, pengguna barang wajib membuat laporan kepada pengelola barang minimal setiap semester dan tahunan. Untuk bangunan sekolah dan tanah umumnya tidak masuk dalam pencatatan ini karena sudah dicatat di tingkat dinas, kecuali Pemda memiliki aturan lain yang mewajibkan pencatatan dilakukan di tingkat sekolah. Sedangkan untuk bangunan tambahan yang berasal sumbangan ataupun lainnya harus tetap dicatat oleh sekolah.

Sumber Barang Milik Sekolah/Madrasah Pembelian yang dilakukan sekolah/madrasah. Sumbangan dari: Pemerintah Provinsi Kabupaten/Kota Perusahaan Hibah donor Masyarakat Lainnya. Mengapa slide ini penting? Menggambarkan asal-usul dari barang milik sekolah. Inti uraian: BMS/M dapat diperoleh melalui pembelian langsung oleh sekolah. Untuk barang yang tidak habis pakai, barang yang dibeli perlu dilaporkan kepada dinas pendidikan untuk kemudian dicatat sebagai bagian dari barang daerah. Sumber yang lain dapat berasal dari sumbangan pemerintah pusat, pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten/kota, sumbangan masyarakat, hibah dari donor, dan lainnya.

Siapa yang Bertanggungjawab atas Barang Milik Sekolah? Kepala Sekolah sebagai kuasa pengguna barang daerah atau yang kemudian mendelegasikannya kepada kepala tata usaha atau yang ditunjuk oleh kepala sekolah sebagai penanggung jawab pengelola barang milik sekolah. Mengapa slide ini penting? Slide ini menegaskan tentang siapa penanggungjawab utama dalam pengelolaan barang milik sekolah/madarasah. Inti uraiana: Dalam PP 6/2006 dan perubahannya melalui PP 38/2008 dinyatakan bahwa Kepala Daerah merupakan pemegang kekuasaan pengelolaan barang milik daerah, tanggungjawab pengelola barang ada di tangan Sekda, kepala SKPD sebagai penanggungjawab pengguna barang yang kemudian menguasakannya kepada kepala sekolah. Dalam pelaksanaannya kepala sekolah dapat mendelegasikannya kepada kepala tata usaha atau yang ditunjuk.

Tanggung Jawab Kepala Sekolah sebagai Kuasa Pengguna dalam Pengelolaan BMS Pencatatan administrasi barang inventaris, pemberian kodefikasi, Inventarisasi dengan cara menerbitkan dan memasang daftar inventaris ruangan, Membuat laporan mutasi barang, Membuat laporan pengadaan barang inventaris secara berkala (per triwulan), Mengawasi segala jenis perbaikan/pemeliharaan barang inventaris. Mengapa slide ini penting? Slide ini menjelaskan tugas kepala sekolah sebagai kuasa pengguna barang milik sekolah/madrasah Inti uraian: Ada tiga tugas utama kuasa pengguna barang yaitu: pencatatan, inventarisasi dan melaporkan. Pencatatan adalah mendokumentasikan barang yang ada di lingkungan sekolah termasuk memberikan kode-kode barang yang sesuai dengan peraturan perundangan. Inventarisasi adalah memastikan bahwa barang yang dicatat memang benar ada dan memastikan lokasi/ keberadaan barang yang dicatat tersebut. Melaporkan setiap perubahan jumlah, status, dan kondisi yang ada dalam penguasaan sekolah kepada Dinas Pendidikan sebagai kuasa pengguna barang untuk kemudian dilaporkan kepada kepala daerah secara periodik.

Alur Pencatatan Penerimaan dan Penggunaan/Penempatan Barang Sekolah Penerimaan, penyimpanan dan penempatan/ penggunaan barang milik sekolah merupakan satu rangkaian kegiatan dalam rangka tertib administrasi pengelolaan barang milik sekolah. Penyimpanan/ Penempatan/ Penggunaan Mengapa slide ini penting? Menggambarkan arus barang, mulai dari penerimaan sampai penggunaannya. Inti uraian: Ada tiga tahapan dalam arus barang, yaitu: Penerimaan barang: baik penerimaan barang dari pembelian maupun penerimaan barang dari sumbangan atau hibah. Barang yang diterima ini dicatat dalam kartu penerimaan barang sebagai bukti penerimaan. Pencatatan barang: barang yang diterima kemudian dicatatkan ke dalam kartu-kartu barang sesuai jenis barang. Penempatan/penggunaan: barang kemudian ditempatkan/disalurkan ke lokasi/ruangan yang membutuhkan ataupun kepada orang yang mengajukan permohonan pembelian untuk kemudian dapat digunakan dengan baik. Penerimaan Pencatatan

Penerimaan Barang Dilakukan oleh kepala tata usaha atau penanggung jawab barang yang ditunjuk. Dasar penerimaan barang ialah surat perintah kerja/surat perjanjian kontrak/kontrak pengadaan barang yang ditandatangani oleh kepala sekolah. 3. Barang yang diterima harus disertai dokumen yang menyatakan macam/jenis, jumlah, harga, dan spesifikasi barang. 4. Barang diterima jika sesuai isi dokumen pada poin 3 diatas. 5. Jika ada kekurangan maka barang ditolak atau buat tanda terima sementara yang memuat sebab-sebab penerimaan sementara barang. 6. Pernyataan penerimaan barang sah apabila berita acara penerimaan barang telah ditanda tangani oleh kepala tata usaha. Mengapa slide ini penting: Menggambarkan tahapan dalam proses penerimaan barang. Inti uraian: Ini merupakan alur penerimaan barang di sekolah. Barang yang diterima atas pengajuan pembelian harus dicocokkan dengan surat perintah kerja/ perjanjian/kontrak pengadaan yang ditandatangani kepala sekolah. Jika tidak ditemukan, maka penerimaan barang sebaiknya ditangguhkan atau diberi catatan. Ini tidak berlaku bagi barang sumbangan atau hibah. Cocokkan rincian dalam dokumen barang dengan surat pemesanan/kontrak dalam hal jenis, jumlah, harga dan spefikasi barang. Jika sesuai maka barang bisa diterima, jika tidak maka sebaiknya barang ditolak atau diterima dengan catatan. Penerimaan dianggap sah bila berita acara penerimaan barang atau dalam hal ini melalui Kartu Penerimaan Barang telah ditandatangani oleh kepala tata usaha di sekolah.

Contoh Kartu Penerimaan Barang KARTU PENERIMAAN BARANG Sekolah/Madrasah: No: Jl…………………………………………….. Tanggal: KARTU PENERIMAAN BARANG No Jenis Kuantitas/ Unit Harga Sumber Referensi Dibukukan Di Tanggal   Yang Menerima (TT dan Nama Jelas) Mengapa slide ini penting? Memberikan gambaran dari bentuk kartu penerimaan barang. Inti uraian: Dalam slide diperlihatkan contoh dari kartu penerimaan barang beserta informasi yang dibutuhkan dalam kartu ini. Kolom sumber menunjukkan asal dari barang yang diterima, apakah berasal dari pembelian biasa atau sumbangan/hibah. Kolom referensi merupakan kolom yang disediakan untuk mencatat nomor surat pemesanan/kontrak sebagai dokumen pendukung. Sedangkan kolom “dibukukan” menjelaskan di buku barang mana dicatatnya dan pada tanggal berapa.

Penyimpanan dan Pemakaian Barang Habis Pakai Menggunakan sistem kartu barang guna pemantauan persediaan dan penggunaan barang Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang Kartu barang disimpan dalam kotak atau file khusus, dan diurutkan secara alfabetis sesuai dengan nama barang. Setiap ada perubahan jumlah logistik, baik karena adanya pemasukan barang maupun pengeluaran barang harus secepatnya dicatat Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang pada saat itu. Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat atau map khusus yang berisi bukti-bukti penerimaan logistik secara berurutan sesuai tanggal penerimaan. Mengapa slide ini penting? Menjelaskan tentang proses selanjutnya dari penerimaan barang, terutama barang habis pakai, yaitu penyimpanan dan pemakaiannya. Inti uraian: Disarankan untuk membuat kartu barang untuk setiap jenis barang, sehingga mudah diketahui berapa barang yang tersedia sampai tanggal tertentu. Kartu-kartu barang ini disimpan dalam file khusus secara berurutan sesuai dengan abjad pertama dari nama barang. Setiap perubahan yang terjadi harus segera dicatat dalam kartu barang sehingga persediaan barang terkini dapat segera diketahui. Sedangkan bukti-bukti penerimaan barang maupun surat pemesannya harus disimpan di tempat yang aman.

Contoh Kartu Barang Habis Pakai Nama Sekolah: Alamat: Nama Barang: No Tgl. Referensi Uraian Kuantitas/Unit Masuk Keluar Sisa   Mengapa slide ini penting? Slide ini menggambarkan kartu barang yang umumnya digunakan dan memuat informasi minimal yang sebaiknya dicantumkan. Inti uraian: Kolom referensi diisi dengan pembelian atau pemakaian. Jika merupakan pembelian, maka sebaiknya dicantumkan nomor yang berasal dari kartu penerimaan barang ataupun nomor kwitansi di kolom uraian dan cantumkan jumlahnya di kolom masuk. Sedangkan untuk pemakaian, maka di kolom uraian dijelaskan siapa yang menggunakan dan untuk keperluan apa, dibubuhi paraf di bagian belakang.

Penyimpanan Barang Tidak Habis Pakai Pelaksanaan penyimpanan barang tersebut meliputi: Menyimpan, mengatur, dan merawat. Mencatat secara tertib dan teratur penerimaan barang, pengeluaran barang, dan keadaan persediaan barang ke dalam buku barang menurut jenisnya: a. kartu inventaris tanah b. kartu inventaris mesin dan peralatan c. Kartu inventaris gedung dan bangunan d. Kartu Inventaris aset tetap lainnya. 3. Membuat laporan berkala. Mengapa slide ini penting? Slide ini menjelaskan hal-hal penting terkait dengan penyimpanan barang tidak habis pakai yang sedikit berbeda dengan barang habis pakai. Inti uraian: Perbedaan utama dengan barang habis pakai adalah dalam hal perawatan. Karena umumnya barang tidak habis pakai memilik masa manfaat lebih dari satu tahun, maka perlu dianggarkan dan dilakukan perawatannya sehingga barang tersebut tetap dapat digunakan secara optimal. Penempatan barang habis pakai juga perlu diketahui dengan jelas karena umumnya barang ini bernilai mahal. Ada 4 kartu yang umum digunakan di tingkat sekolah untuk melakukan pencatatan dan inventarisasi barang di sekolah, yaitu: kartu inventaris tanah, inventaris mesin dan peralatan, inventaris gedung dan bangunan, serta inventaris aset tetap lainnya. Keempat kartu inilah yang umumnya digunakan di tingkat sekolah, dimana bentuk dan isinya sudah sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Dari keempat kartu ini, secara rutin (minimal enam bulan dan satu tahun) dibuatlah laporannya.

Contoh 1 - Kartu Inventaris Tanah Mengapa slide ini penting? Menunjukkan pada peserta format dari kartu inventaris tanah. Inti uraian: Kolom 1: Nomor urut pencatatan Kolom 2: Jenis barang/nama barang. Pada kolom 2 dituliskan dengan jelas jenis tanah yang merupakan barang inventaris. Contoh : tanah sekolah, tanah asrama guru, dll Kolom 3: Nomor kode barang sesuai Kolom 4: Luas tanah – luas tanah dalam satuan yang sama, misalnya m2 Kolom 5: Tahun pengadaan tanah –tahun pada waktu tanah tersebut diperoleh Kolom 6: Letak/alamat. Pada kolom 6 tuliskan letak alamat lengkap lokasi dari tanah tersebut. Contoh : Jalan Kayu Jati II Rawamangun atau nama Kelurahan, kecamatan/Nama Kota dan sebagainya. Kolom 7: Isi dengan jenis hak pemanfaatan tanah: Hak Pakai atau Hak Pengelolaan. Yang dimaksud dengan hak pakai adalah apabila tanah tersebut dipergunakan langsung menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi pemerintahan. Sedangkan hak pengelolaan adalah apabila tanah tersebut dipergunakan untuk menunjang tugas pokok dan fungsi. Kolom 8: Tanggal Sertifikat. Pada kolom 8 tuliskan tanggal dikeluarkannya sertifikat dari tanah tersebut. Kolom 9: Nomor Sertifikat. Pada kolom 9 tuliskan nomor sertifikat dari tanah tersebut. Kolom 10: Penggunaan. Pada kolom 10 tuliskan penggunaan atau peruntukan tanah tersebut. Kolom 11: Asal Usul. Pada kolom 11 tuliskan asal usul perolehan dari barang tersebut. Misalnya : a) dibeli, b) hibah, c) dan sebagainya. Kolom 12: Harga. Pada kolom 12 dituliskan nilai pembelian dari tanah tersebut atau perkiraan nilai tanah tersebut apabila berasal dari sumbangan/hibah, pembukaan hutan dan sebagainya. Kolom 13: Keterangan. Pada kolom 13 tuliskan keterangan yang dianggap perlu dan yang berhubungan dengan tanah tersebut.

Contoh 2 - Kartu Inventaris Mesin/Peralatan Mengapa slide ini penting? Menunjukkan pada peserta format dari kartu inventaris peralatan/mesin Kolom 1: Nomor Urut - Pada kolom 1 tuliskan nomor urut dari setiap jenis barang. Kolom 2: Nomor Kode Barang. Pada kolom 2 tuliskan nomor kode barang yang bersangkutan. Dalam hal kartu inventaris mesin/peralatan ini dipergunakan untuk mencatat lebih dari satu barang yang sejenis, diberi nomor register mulai dari 0001 s/d nomor register terakhir dari barang dimaksud. Kolom 3: Nama Barang/Jenis Barang. Pada kolom 3 tuliskan jenis barang atau nama secara jelas seperti: kendaraan, alat besar, mesin tik, filling cabinet dan sebagainya. Untuk barang-barang yang mempunyai nomor pabrik, cara pencatatannya harus satu persatu. Jadi satu baris untuk satu barang saja, sedangkan barang-barang yang tidak mempunyai nomor pabrik seperti: kursi, meja dan sebagainya dapat digabungkan dalam satu baris dengan syarat bahwa barang tersebut mempunyai karakteristik yang sama (ukuran, bahan baku, tahun pembelian dan sebagainya). Kolom 4: Merk/Tipe. Pada kolom 4 tuliskan merk dan tipe barang yang dimaksud. Apabila tidak ada tipenya kolom ini diberi tanda strip (-). Contoh : - Mobil: merk Toyota Kijang dengan tipe LGX - Komputer: Merek IBM dengan tipe Pentium 4, dan sebagainya. Kolom 5: Ukuran/CC. Pada kolom 5 tuliskan ukuran atau cc dari barang yang bersangkutan, kalau tidak ada ukurannya diberi tanda strip (-). Contoh : - Mobil : 2000 cc - Komputer : dengan spesifikasi besaran layar, kapasitas, dsb Kolom 6: Bahan. Pada kolom 6 tuliskan dari bahan apa barang yang bersangkutan dibuat. Apabila bahan yang digunakan lebih dari 1 (satu) macam, maka tuliskan bahan atau bahan yang paling banyak digunakan. Contoh: besi (untuk filling cabinet). Besi, plastik (untuk kursi). Kolom 7: Tahun Pembelian. Pada kolom 7 tuliskan tahun pembelian dari barang yang bersangkutan, Apabila tidak diketahui tahun pembeliannya supaya tuliskan tahun penerimaan/unit pemakaiannya. Kolom 8: Nomor Pabrik. Pada kolom 8 tuliskan nomor pabrik barang yang bersangkutan. Apabila tidak diketahui nomor pabrik maka kolom ini diberi tanda strip (-). Kolom 9: Nomor Rangka. Pada kolom 9 tuliskan nomor rangka/chasis dari alat angkutan yang bersangkutan kalau tidak ada nomor chasis berikan tanda strip (-). Contoh : K.357608 dan sebagainya. Kolom 10: Nomor Mesin. Pada kolom 10 tuliskan nomor mesin dari alat angkutan yang bersangkutan, nomor ini dapat dilihat pada alat angkutan yang bersangkutan pada faktur/kwitansi pembeliannya, kalau tidak ada nomor mesin berikan tanda strip (-). Kolom 11: Nomor Polisi. Pada kolom 11 tuliskan nomor polisi alat angkutan yang bersangkutan. Contoh : B 8165 LE dan seterusnya. Untuk jenis Alat Angkutan tertentu yang tidak mempunyai Nomor Polisi, maka kolom ini diberi tanda strip (-). Kolom 12: B P K B. Pada kolom 12 tuliskan nomor BPKB. Kolom 13: Asal-usul. Pada kolom 13 tuliskan asal usul dari barang yang bersangkutan. Contoh : Pembelian, hadiah dan sebagainya. Kolom 14: Harga. Pada kolom 14 tuliskan harga barang yang bersangkutan berdasarkan faktur/kwitansi pembelian apabila barang yang bersangkutan berasal dari pembelian. Apabila barang yang bersangkutan berasal dari sumbangan/hadiah supaya diperkirakan dengan harga yang wajar. Pencatatannya dalam ribuan rupiah. Contoh : Suatu barang harganya : Rp 253.200,- maka pada kolom ini dituliskan 253; Rp 253.750,- maka pada kolom ini dituliskan 254. Kolom 15: Keterangan. Pada kolom 15 tuliskan keterangan yang dianggap perlu yang ada hubungannya dengan barang yang bersangkutan. Contoh : dipinjamkan, dan sebagainya.

Penting Untuk Diperhatikan Kartu Inventaris Mesin/Peralatan ini digunakan juga untuk mencatat: Alat-alat angkutan: alat angkutan darat bermotor, alat angkutan darat tak bermotor, dll. Alat-alat bengkel dan alat ukur: alat bengkel bermotor, alat bengkel tak bermotor, dll. Alat-alat kantor dan rumah tangga: alat kantor, alat rumah tangga, dll. Alat-alat laboratorium: unit alat laboratorium, alat peraga/praktek sekolah, dll. Mengapa slide ini penting? Menunjukkan pada peserta tentang apa saja yang umumnya termasuk dalam mesin dan peralatan di tingkat sekolah. Inti uraian: Ada banyak barang bisa dikategorikan sebagai peralatan dan mesin untuk tingkat sekolah. Dalam slide berikut digolongkan barang apa saja yang termasuk peralatan dan mesin di tingkat sekolah sehingga harus dicatat dalam kartu inventaris mesin dan peralatan. (Bacakan!)

Contoh 3 - Kartu Inventaris Gedung Kartu Inventaris ini digunakan untuk mencatat setiap inventaris bangunan gedung. Mengapa slide ini penting? Menunjukkan template baku yang digunakan dalam mencatat inventaris bangunan/gedung. Inti uraian: Kolom 1: Diisi nomor urut Kolom 2: Jenis Barang/nama Barang. Pada kolom 2 tuliskan jenis gedung. Pengisian tentang gedung diartikan sebagai bangunan yang berdiri sendiri atau dapat pula merupakan suatu kesatuan bangunan yang tidak dapat dipisahkan. Misalnya: kantor guru, ruang kelas, dll. Kolom 3: Diisi nomor kode barang Kolom 4: Kondisi Bangunan. Pada kolom 4 tuliskan kondisi dari pada bangunan gedung pada saat pelaksanaan inventrisasi. Kondisi fisik bisa dalam keadaan baik, rusak ringan, rusak sedang dan rusak berat. Kolom 5: Konstruksi Bangunan. Pada kolom 5 tuliskan “bertingkat” apabila bangunan tersebut bertingkat. Sebaliknya jika tidak bertingkat tuliskan “tidak”. Kolom 6: Pada Kolom 6 tuliskan: ”beton” apabila bangunan tersebut seluruhnya berkonstruksi beton. Sebaliknya apabila tidak berkonstruksi beton isikan “tidak” Kolom 7: Luas Lantai ( M² ). Pada kolom 7 tuliskan luas dari bangunan yang tercantum dalam kolom 1 dengan bilangan bulat. Perhitungan luas lantai tersebut termasuk luas teras dan untuk gedung bertingkat dihitung dari luas lantai satu dan dijumlah dengan luas lantai bertingkat berikutnya. Kolom 8: Letak/Lokasi. Pada kolom 8 tuliskan letak/alamat lengkap lokasi dari bangunan tsb. Misalnya : Jl. Merdeka Selatan 8-9, Jl. Pemuda No. 9, dsb Kolom 9 -10: Dokumen Gedung. Yang dimaksud dengan dokumen gedung dapat berupa surat-surat pemilikan. Seperti : Sertifikat atas tanah bangunan gedung, surat ijin bangunan dan sebagainya. Pada kolom 9 diisikan tanggal dikeluarkannya dokumen tersebut di atas, sedangkan pada kolom 10 diisikan nomor dokumen. Pada kolom 11 tuliskan luas dari tanah bangunan dengan ukuran m², dengan bilangan bulat. Kalau memang ada batas maka bisa digunakan sebagai dasar perhitungan luas tanah bangunan. Pada kolom 12 isikan status tanah dari tanah bangunan tersebut dapat berupa: a. Tanah milik Pemda b. Tanah Negara (Tanah yang dikuasai langsung oleh Negara). c. Tanah Hak Ulayat (Tanah masyarakat Hukum Adat) d. Tanah Hak (Tanah kepunyaan perorangan atau Badan Hukum), Hak Guna Bangunan, Hak Pakai atau Hak Pengelolaan Kolom 13 isikan Nomor Kode Tanah. Kolom 14: Asal Usul. Pada kolom 14 tuliskan asal perolehan dari barang tersebut, misalnya : a. dibeli b. hibah c. dan lain-lain Dalam hal bangunan/barang yang dibiayai dari beberapa sumber anggaran, dicatat sebagai milik komponen pemilikan pokok, misalnya bangunan Pemda dibantu dari anggaran Pusat maka statusnya tetap dicatat sebagai milik Pemda. Kolom 15: Harga. Pada kolom 15 tuliskan harga yang sebenarnya untuk bangunan gedung/monumen tersebut. Apabila nilai gedung/monumen tersebut tidak dapat diketahui berdasarkan dokumen yang ada, maka perkirakan nilai gedung berdasarkan harga yang berlaku dilingkungan tersebut pada waktu pencatatan. Kolom 16: Keterangan. Tuliskan keterangan yang dianggap perlu yang ada hubungannya dengan bangunan tersebut. Setelah selesai diisi seluruhnya maka pada sebelah kanan bawah dibubuhkan tanggal pencatatan dan ditandatangani pengurus barang dan diketahui oleh Kepala SKPD.

Contoh 4 - Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya Mengapa slide ini penting? Untuk menunjukkan pada peserta pelatihan format dari kartu inventaris aset. Inti uraian: Kolom 1: Nomor Urut. Pada kolom 1 tuliskan Nomor Urut dari setiap jenis barang, dimulai dari nomor urut 1,2,3 dan seterusnya. Kolom 2: Jenis Barang/Nama Barang. Pada kolom 2 tuliskan jenis barang atau nama secara jelas seperti: Buku dan perpustakaan, barang bercorak kebudayaan, hewan/ternak dan tumbuh-tumbuhan dan sebagainya. Kolom 3: Nomor Kode Barang. Pada kolom 3 tuliskan nomor kode barang yang bersangkutan Kolom 4,5 untuk Buku dan perpustakaan Pada kolom 4 tuliskan judul/pencipta buku. Kolom 5 diisi mengenai bahan pembuatan buku (kertas, CD, dll) Kolom 6,7,8 untuk Barang bercorak kesenian/kebudayaan. Pada Kolom 6 diisi mengenai asal daerah Kolom 7 diisi nama pencipta Kolom 8 diisi spesifikasi bahan. Kolom 9,10 untuk Hewan/Ternak dan Tumbuhan. Pada kolom 9 diisi mengenai jenis hewan/ternak atau tumbuhan Kolom 10 diisi ukuran (kg, cm, m, dan sebagainya). Kolom 11: Jumlah. Pada kolom 11 diisi jumlah barang. Kolom 12: Tahun cetak/pembelian. Pada kolom 12 diisi tahun cetak dan pembelian. Apabila tidak diketahui diberi tanda strip (-). Kolom 13: Asal-usul. Pada kolom 13 tuliskan asal usul dari barang yang bersangkutan. Contoh: pembelian, hadiah dan sebagainya. Kolom 14: Harga. Pada kolom 15 tuliskan harga barang yang bersangkutan berdasarkan faktur/kuitansi pembelian apabila barang yang bersangkutan berasal dari pembelian. Apabila barang yang bersangkutan berasal dari sumbangan/hadiah supaya diperkirakan dengan harga yang wajar. Pencatatannya dalam ribuan rupiah. Kolom : 15 Keterangan. Pada kolom 15 tuliskan keterangan yang dianggap perlu yang ada hubungannya dengan barang yang bersangkutan. Contoh : Dipinjamkan dan sebagainya.

Penting Untuk Diperhatikan: Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya digunakan untuk mencatat: Buku dan perpustakaan Buku seperti Buku Umum, Filsafat, Agama, IPS, Ilmu Bahasa, Matematika dan IPA, Ilmu Pengetahuan Praktis, Arsitektur, Kesenian, Olahraga, Geografi, Biografi, Sejarah, dll. Barang bercorak kesenian/kebudayaan Barang bercorak kesenian/kebudayan seperti: pahatan, lukisan, alat-alat kesenian, alat olahraga, tanda penghargaan, dll. Hewan/ternak dan tumbuhan Hewan seperti binatang ternak, binatang unggas, binatang melata, ikan, dll sejenisnya. Tumbuhan-tumbuhan seperti pohon jati, pohon mahoni, pohon kenari, pohon asem dan lain-lain sejenisnya termasuk pohon ayoman/pelindung. Mengapa slide ini penting? Untuk menjelaskan pada peserta tentang apa saja yang termasuk dalam kategori aset tetap lainnya sehingga perlu dicatat dalam kartu ini. Inti uraian: Ada tiga jenis barang yang termasuk dalam kategori aset tetap lainnya dan perlu dicatat dalam kartu inventaris ini, yaitu: Buku dan perpustakaan, mencakup semua buku yang merupakan milik sekolah, baik yang digunakan sebagai materi utama pengajaran maupun sebagai materi pendukun dan ditaruh di perpustakaan sekolah. Barang bercorak kesenian/budaya, mencakup semua benda berbau seni/budaya yang dimiliki sekolah Hewan/ternak dan tumbuhan yang dipelihara oleh sekolah, baik untuk tujuan mendapatkan penghasilan sekolah, sebagai bagian dari percobaan, atau hanya dipelihara saja yang berada di lingkungan sekolah atau di tempat lain yang dimiliki sekolah atau tempat penitipan yang bekerjasama dengan sekolah. Bacakan isi dari masing masing jenis barang.

Pemakaian/Penempatan Pemakaian dilakukan melalui kegiatan penempatan atau pengiriman barang dari gudang/tata usaha ke unit kerja sekolah (kelas, kantor guru, ruang kesenian, perpustakaan, dll). Fungsi penempatan adalah menyelenggarakan pengurusan pembagian/pelayanan barang secara tepat, cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan Barang-barang yang telah ditempatkan/dikirim harus dicatat di dalam Kartu Inventaris Ruang. Mengapa selide ini penting? Menjelaskan mengenai rangkaian terkahir dari pengelolaan barang di sekolah, setelah pembelian/peroleh dan penyimpanan. Inti uraian: Berbeda dengan barang habis pakai yang setelah diminta untuk digunakan tidak perlu dipantau keberadaannya, untuk barang tidak habis pakai pemakain atau penempatan barang harus dicatat dengan baik dan jelas. Ini berkaitan erat dengan masalah pengamanan dan pemeiharaan yang dinyatakan dalam PP 6/2006 Pasal 8 Ayat 2 butir e bahwa: “Pengguna barang wajib mengamankan dan memelihara barang milik daerah yang berada dalam penguasaanya”. Penempatan yang jelas juga membantu kelancaran penyelenggaraan proses belajar, terutama untuk barang-barang yang jumlahnya terbatas dan harus dipakai secara bergantian, sehingga dapat di atur pembagian waktu penggunaan dan pemeliharaannya. Untuk memudahkan proses tersebut, maka digunakanlah kartu inventaris ruang yang ditempatkan di setiap ruangan dan berisikan barang apa saja yang ada di ruangan tersebut dan bagaimana kondisinya.

Mengapa slide ini penting: Untuk menunjukkan pada peserta tentang format dari kartu inventaris ruang. Inti uraian: Kolom 1: Diisi sesuai dengan nomor urut pencatatan barang. Kolom 2: Diisi dengan jenis, nama barang. Contoh: meja tulis, AC, mesin tik, komputer, dan sebagainya. Kolom 3: Diisi dengan merk atau model barang. Contoh : Olivetti manual IBM. Kolom 4: Diisi Nomor Seri pabrik yang biasanya sudah tercantum pada barang yang bersangkutan. Contoh: Mesin Tik No. 7471475. Kalau bukan buatan pabrik dikosongkan/distrip (-). Kolom 5: Diisi Tahun pembuatan/pembelian Kolom 6: Diisi nomor kode barang (kode lokasi dan kode barang). Kolom 7: Diisi banyak barang yang mempunyai karakteristik yang sama jenis, merk/model, ukuran, bahan dan tahun pembuatan. Kolom 8, 9, dan 10: Diisi sesuai dengan keadaan barang pada waktu pencatatan. Kolom 11: Diisi keterangan barang yang dianggap perlu, misalnya diajukan untuk dihapuskan, dipinjam oleh….., dll. Setelah diisi seluruhnya maka pada sudut kanan bawah dibutuhkan tanggal pencatatan dan ditandatangani oleh penanggung jawab ruangan dan diketahui kepala tata usaha. Kartu Inventaris Ruang ini ditempatkan di setiap ruang dan digunakan untuk mencatat inventaris yang berada di masing-masing ruangan.

Kapan Kartu Inventaris Diperbaharui? Semua kartu inventaris harus diperbaharui (update) secara rutin minimal setiap enam bulan sekali atau setiap ada barang baru yang masuk ke sekolah. Mengapa slide ini penting? Untuk mengingatkan dan menginformasikan pada peserta tentang pentingnya melakukan up-date terhadap kartu inventaris ruang. Inti uraian: Kartu inventaris ruang mutlak harus diperbaharui untuk dapat mengetahui penambahan, pengurangan maupun pergerakan barang-barang yang berada di lingkungan sekolah. Sekali lagi ini berkaitan erat dengan masalah pemeliharaan dan keamanannya. Dengan memperbaharui kartu minimal enam bulan sekali, maka disaat bersamaan penanggung jawab melakukan pemerikasaan atas kondisi barang dan memastikan keberadaannya.

Penulisan Kode Barang Tidak Habis Pakai x x x x Kode golongan Kode bidang Kode kelompok Kode sub kelompok Kode Sub sub Kelompok Mengapa slide ini penting? Untuk menunjukkan pada peserta tentang cara menuliskan kode barang yang sesuai dengan peraturan perundangan berlaku. Inti uraian: Barang milik sekolah yang merupakan bagian dari barang milik daerah dalam pencatatannya diberi nomor pengenal yang mengacu pada Permendagri 17/2007 dan lampirannya. Sedangkan untuk madrasah negeri, karena merupakan dari barang milik negara, acuan penulisan kode yang digunakan adalah Permenkeu 29/PMK.06/2010. Pada dasarnya keduanya sama-sama terdiri dari 14 digit, dengan kode golongan, bidang, kelompok, sub-kelompok dan sub sub-kelompok yang dapat dilihat dalam peraturan terkait. Nomor register 25

Contoh Penulisan Kode Barang Sekolah membeli 2 unit Pesonal Computer. Penulisan kode barang untuk PC tersebut adalah: PC 1: 02.06.03.02.01.003 PC 2: 02.06.03.02.01.004 Kode barang mengandung arti: 02: Kode golongan peralatan dan mesin 06: Kode bidang alat kantor 03: Kode kelompok komputer 01: Kode sub-kelompok personal komputer 01: Kode sub sub-kelompok PC unit 0003 dan 0004: Kode Register Kode golongan dapat dilihat dalam referensi bahan bacaan. Mengapa slide ini penting? Memberikan gambaran pada peserta tentang cara menuliskan kode untuk satu barang yang ada di sekolah. Inti uraian: Slide memberikan contoh langkah-langkah yang dilakukan dalam memberikan kodefikasi barang di sekolah, dalam hal ini digunakan PC sebagai contoh. Ini merupakan barang di sekolah negeri sehingga acuan kodefikasinya menggunakan Lampiran 41 Permendagri 17/2007. Untuk contoh sebagian kode golongan dapat dilihat dalam lembar bacaan sedangkan rincian kode secara lengkap dapat dilihat dalam CD referensi. Kode register merupakan kode unik yang tidak diatur secara khusus dalam peraturan perundangan, melainkan kode unik yang ditetapkan oleh masing-masing sekolah.

Nomor Register Nomor urut pencatatan dari setiap barang, pencatatan terhadap barang yang sejenis, tahun pengadaan sama, besaran harganya sama seperti meja dan kursi jumlahnya 150, maka pencatatannya dapat dilakukan dalam suatu format pencatatan dalam lajur register, ditulis: 0001 s/d 0150. Nomor register juga bisa diambil dari nomor rangka/ nomor produksi yang melekat pada barang yang dibeli. Misalnya: untuk komputer, bisa dilihat nomor unik yang tercantum di unit komputer tersebut dan dijadikan nomor register (cukup diambil 3-4 angka terakhir). Nomor register ini dicetak dan ditempel pada barang tidak habis pakai yang relevan. Mengapa slide ini penting? Sebagai pengingat peserta bahwa dalam menuliskan kode barang, ada kode yang harus ditetapkan oleh sekolah sendiri, artinya tidak mengacu pada peraturan perundangan. Inti uraian: Nomor register merupakan nomor unik yang ditetapkan oleh sekolah secara mandiri. Namun demikian, sekolah perlu memperhatikan nomor yang telah digunakan sebagai nomor register untuk satu jenis barang, karena nomor tersebut tidak bisa digunakan lagi untuk jenis barang yang sama guna menghindari adanya nomor ganda. Nomor ini kemudian dituliskan di kertas sticker dan di tempel pada barang yang bersangkutan untuk memudahkan pengenalannya. Umumnya ditempelkan di bagian yang tidak mudah rusak seperti bagian belakang ataupun barang yang dimaksud (sebisa mungkin). 27

Tanya Jawab dan Penutup Mengapa slide ini penting? Memberikan kesempatan pada peserta untuk menanyakan hal-hal yang jelas terkait dengan presentasi yang baru saja diberikan. Inti Uraian: Setelah penjelasan tentang Barang Milik Sekolah, mungkin masih ada hal-hal yang ingin ditanyakan peserta atau yang memerlukan penjelasan lebih lanjut. Setelah menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam sesi ini, sebagai penutup pelatih memberikan kesimpulan akhir dari sesi ini dan melihat kembali apakah tujuan sesi yang dikemukan di awal dapat tercapai pada akhir sesi.