MAIL MERGE Pertemuan 3 Dewi

Dua bagian penting dalam penggunaan fasilitas Mail Merge Main Document, merupakan dokumen inti atau dokumen utama yang berisi teks dan informasi lain yang tidak berubah dari surat yang akan dibuat. Data Source, merupakan sumber data yang akan digabungkan ke Main Document Dewi

Mail Merge Buka file surat yang akan dijadikan Main Document atau siapkan dokumen baru yang masih kosong. Pada tab Mailings, dalam group Start Mail Merge, klik Start Mail Merge. Kotak pemilihan pembentukan Mail Merge akan ditampilkan. Dewi

Pilih dan klik pembentukan mail merge yang diinginkan. Letters  untuk membuat surat yang akan didistribusikan ke beberapa penerima E-mail Messages  untuk membuat surat yang akan didistribusikan ke beberapa alamat e-mail Envelopes  untuk membuat amplop surat yang alamat tujuannya diambil dari file sumber data (data source) Dewi

Labels  untuk membuat label surat yang datanya diambil dari file sumber data. Directory  untuk membuat dokumen tunggal yang berisi katalog atau daftar alamat Dewi

Pilih dan klik Letters, kemudian klik Next: Starting document. Tetapi bila Anda ingin membuat Mail Merge, secara langkah demi langkah dengan bantuan wizard yang disediakan word 2007, pilih dan klik Step by Step Mail Merge Wizard, jendela Task Pane – Mail Merge ditampilkan. Pilih dan klik Letters, kemudian klik Next: Starting document. Dewi

Pada bagian Select starting document yang ada di task pane, klik salah satu tombol pilihan penentuan langkah awal penyiapan dokumen. Pada bagian Select Recipients yang ada task pane, klik salah satu tombol pilihan cara penentuan sumber data (Data source) Pada jendela dokumen yang sedang aktif, bila Main document belum siap atau tersedia, Anda dapat mengetikkan format dasar surat yang ingin Anda kirimkan. Dewi

Setelah menyiapkan atau mengetikkan dokumen inti yang berisi teks dan informasi lain yang tidak berubah, selanjutnya Anda dapat menempatkan field name yang diambil dari file sumber data (data source). Tempatkan field name dengan cara klik More items. Kotak dialog Insert Mail Merge Field akan ditampilkan. Dewi

Pada kotak dialog Insert Merge Field tersebut, pilih dan klik field name yang ingin Anda tempatkan. Kemudian klik tombol perintah insert. Kemudian pilih dan klik Next: Preview your letters yang ada di bawah task pane. Setelah selesai pilih dan klik Next : Complete the merge yang ada dibawah Task Pane Dewi

Pada jendela Task Pane – Mail Merge terakhir ini, Anda dapat mencetak Mail Merge yang selesai Anda buat, dengan mengklik Print. Kotak dialog Merge to Printer akan ditampilkan, tentukan record atau penerima yang ingin dicetak ke printer. Kemudian klik OK. Dewi

Bila Anda ingin menyimpan surat untuk record atau penerima tertentu, sebagai file dokumen yang terpisah atau berdiri sendiri. Klik Edit Individual Letters. Kotak dialog Merge to New Document akan ditampilkan, tentukan record atau penerima yang ingin disimpan sebagai file dokumen yang terpisah. Kemudian klik OK 12. Simpan Main Document Mail Merge yang sudah Anda Definisikan tersebut. Dewi

Dewi