PENGENDALIAN KONTRAK ARIF RACHMAN

MANAJEMEN MUTU & MANEJEMEN RESIKO MANAJEMEN / PENGENDALIAN PERJANJIAN KONTRAK WAKTU BIAYA MUTU MANAJEMEN MUTU & MANEJEMEN RESIKO Pengendalian Pekerjaan/Kontrak dilakukan dengan menerapkan Manajemen Mutu dan Manajemen Resiko yang bertujuan untuk memperoleh pekerjaan/kontrak yang TEPAT MUTU, TEPAT WAKTU, dan BIAYA YANG EFISIEN 2

KOMPLEKSITAS PEKERJAAN MANAJEMEN / PENGENDALIAN PERJANJIAN KONTRAK Organisasi : banyak dibutuhkan Tenaga Teknis. Pemeriksaan Pekerjaan : jenis pemeriksaan banyak, jumlah pemeriksaan sedikit. Dibutuhkan Intensitas periodik dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan. Organisasi : banyak dibutuhkan Tenaga Teknis. Pemeriksaan Pekerjaan : jenis dan jumlah pemeriksaan banyak. Dibutuhkan Intensitas tinggi dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan. KOMPLEKSITAS PEKERJAAN Organisasi : sedikit dibutuhkan Tenaga Teknis. Pemeriksaan Pekerjaan : jenis dan jumlah pemeriksaan sedikit. Dibutuhkan Intensitas rendah dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan. Organisasi : sedikit dibutuhkan Tenaga Teknis. Pemeriksaan Pekerjaan : jenis pemeriksaan sedikit, jumlah pemeriksaan banyak. Dibutuhkan Intensitas periodik dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan. BIAYA PEKERJAAN

METODE APLIKASI MANAJEMEN MUTU QUALITY PLANNING Kegiatan yang bertujuan untuk merumuskan mutu yang akan dicapai dengan prosedur pelaksanaan tertentu QUALITY ASSURANCE Kegiatan yang bertujuan untuk menjamin bahwa prosedur pelaksanaan pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan QUALITY CONTROL Kegiatan yang bertujuan untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan kriteria yang direncanakan/spesifikasi

Prinsip Pengendalian Proyek RENCANA PROGRAM X P E N G E N D A L I A N X EVALUASI PELAKSANAAN PELAPORAN PENGAWASAN X Petunjuk Turun Tangan Pengendalian = Pengawasan + Turun Tangan

Pengendalian = Pengawasan + T3 PENGERTIAN PENGENDALIAN Upaya manajemen untuk keberhasilan proyek; Ada 3 unsur kegiatan : melihat; mencatat, mengukur; laporan. * Was : * Evaluasi : Analisa; identifikasi masalah; pengelompokan masalah (5m); pemecahan masalah. * T3 : Tindakan kongkrit/action. Pengendalian = Pengawasan + T3

UKURAN KEBERHASILAN PEKERJAAN Diselesaikan dalam waktu sesuai rencana. Dilaksanakan dengan kualitas sesuai yang ditetapkan. Dilaksanakan dengan kuantitas sesuai yang ditetapkan. Diselesaikan dalam batasan biaya yang direncanakan. Dilaksanakan dengan tertib administrasi sesuai yang ditetapkan.

TUJUAN PENGENDALIAN WAKTU > Pekerjaan selesai tepat waktu. > Meningkatkan efisiensi & efektifitas. > Tidak terjadi kenaikan biaya. > Menghindari sisa Anggaran Pembangunan (SIAP). > Tidak terjadi Perubahan Benefit Cost Ratio.

KEBERHASILAN PENGENDALIAN WAKTU Tekan serendah-rendahnya “ketidakpastian”. Kendalikan waktu secara Disiplin dan Konsisten. Lakukan siklus pengendalian waktu dengan tertib. Buat program kerja harian, laporan harian, was. harian. Evaluasi setiap saat untuk mendapatkan T-3. Adakan rapat (minimum) mingguan secara konsisten dengan agenda evaluasi, pemecahan masalah dan T-3 (jangan menunda-nunda masalah).

ALAT PENGENDALI (Program Kerja) 1 Metode lintasan kritis (CPM). - Arrow Diagram. 2 Diagram balok (Barchart). 3 Curva. S – S. Curve.

JADWAL KERJA I CONTOH ARROW DIAGRAM 2 2 7 8 2 6 6 9 15 6 21 1 3 5 7 6 15 21 N = Nomor Simpul (Event). EET = Earliest Event Time. LET = Latest Event = Kegiatan. = Lintasan Kritis. 8 7 6 EET 7 12 N 4 6 LET 8 13 5

NETWORK DIAGRAM (1) 1. Arrow Diagram A EET EET EET N N LET D LET LET PENGENDALIAN WAKTU NETWORK DIAGRAM (1) 1. Arrow Diagram N = Number of Event EET = Earliest Event Time LET = Latest Event Time A = Activity D = Durasi = Arrow A EET EET EET N N LET D LET LET

JADWAL KERJA III CONTOH S-CURVE No. Uraian Pekerjaan Biaya Nilai % NK B u l a n % Penyelesaian 1 2 3 4 5 6 7 Kegiatan 1 Kegiatan 2 Kegiatan 3 Kegiatan 4 Kegiatan 5 700 2800 2500 2100 500 28 25 21 19 10 8 -100 -75 -50 -25 - 0 Jumlah 10000 100 Rencana Kemajuan Tiap Bulan 12 34 18 Rencana Kemajuan Kumulatif 14 26 45 79 97 Kemajuan yang dicapai tiap bulan 11 17 31 23 Kemajuan yang dicapai kumulatif 40 71 94 NK= Nilai Kontrak

PENYEBAB UTAMA KEKURANG BERHASILAN Tidak Tertib dalam Pelaksanaan tugas = pelanggaran ketentuan Tidak disengaja karena lalai. Tidak disengaja karena tidak tau. Disengaja karena suatu vested.

Bagaimana melaksanakan kontrak ? Mengoperasionalkan Sumber Daya dengan sasaran Tepat waktu, Tepat mutu, Tepat biaya, dalam koridor persyaratan Administrasi Penyelenggaraan Proyek.

PROTOTYPE ORGANISASI PROYEK KECIL OWNER PELAKSANA MANDOR TUKANG / OPERATOR

PROTOTYPE ORGANISASI PROYEK SEDANG O W N E R PROJECT MANAGER SITE MANAGER SITE ENGINEER ESTIMATOR ENGINEER DST PELAKSANA MANDOR TUKANG / OPERATOR

PROTOTIPE ORGANISASI PROYEK BESAR CONSTRUCTION MANAGER QUALITY ASSURANCE SITE ENGINEER SITE MANAGER PROCUREMENT PLANNING QUANTITY SURVEYOR A H L I EQUIPMENT ESTIMATOR P.U. STRUKTUR P.U. STRUKTUR P.U. M / E CONTROL GENERAL AFFAIR SURVEYOR S A F E T Y PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA T E K N I S PEMBANTU PELAK. PEMBANTU PELAK. PEMBANTU PELAK. SUB KONTRAKTOR & MANDOR PRODUKSI

TYPICAL ORGANIZATION STRUCTURE OF ROAD & BRIDGE CONSTRUCTION SERVICES CONSUL TANT CONSTRU CTION SUPERVI SION ENGINEER CONSTRUCTION MANAGER OPERATIONAL DIVISION ENGINEERING DIVISION HEAVY EQUIPMENT MANAGER SITE MANAGER ROAD CONSTRUC TION SITE MANAGER BRIDGE & OTHER STRUCTURE COST CONTROL LER COST ESTIMA TION ENGINE ERING MANAGER HIGHWAY/ BRIDGE ENGINEER ENGINEER Quantity/Planning /Quality Ass/ Road Safety CONSTRUCTION ENGINEER OF ROADS CONSTRUCTION ENGINEER OFBRIDGES INSPEC TOR CHIEF FOREMAN CHIEF FOREMAN QUAN TITY ESTI MAT OR TECHNICIAN SURVEYOR/ PLANNING/ LABORA TORY LABORA TORY TECHNI CIAN EQUIPMENT FOREMAN FOREMAN FOREMAN DRAFTSMAN HEAVY EQUIPMENT MECHANIC SKILLED LABURERS

DAFTAR SIMAK UNTUK MEYAKINKAN BAHWA SETIAP TAHAPAN KEGIATAN TELAH BERJALAN SESUAI DENGAN KETENTUAN, PERLU DIADAKAN SUATU DAFTAR SIMAK / CHECK LIST. DENGAN MEMBUAT DAFTAR DAN MENGISINYA DENGAN BENAR, MAKA KETERLANJURAN PROSES BISA DIKETAHUI DENGAN DINI DAN UPAYA KOREKSIDAPAT SEGERA DILAKUKAN. DAFTAR SIMAK YANG PERLU DIPERSIAPKAN QANTARA LAIN : 1. PROSES LELANG DIMULAI DARI KEGIATAN PENGUMUMAN LELANG HINGGA PENUNJUKAN PEMENANG LELANG 2. PEMBEBASAN LAHAN 3. PENANDA TANGANAN KONTRAK 4. SURAT PERINTAH MULAI KERJA 5. RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN (PCM) 6. JAMINAN KEPASTIAN MUTU

DAFTAR SIMAK 7. MOBILISASI 8. MUTUAL CHECK / REKAYASA LAPANGAN 9. UANG MUKA 10.BUKU HARIAN DAN LAPORAN 11.PEMBAYARAN PRESTASI PEKERJAAN 12.PERUBAHAN PEKERJAAN (TAMBAH, KURANG) 13.PERPANJANGAN WAKTU 14.SUB KONTRAKTOR 15.SHOW CAUSE MEETING (SCM) 16.PEMUTUSAN KONTRAK / THREE PARTIES AGREEMENT (TPA) 17.SERAH TERIMA PERTAMA 18.PROGRAM PEMELIHARAAN SELAMA MASA JAMINAN 19.SERAH TERIMA KEDUA 20.DOKUMENTASI KONTRAK

DAFTAR SIMAK BUKU HARIAN DAN LAPORAN SUDAH / BELUM FORMAT BUKU HARIAN DIBUAT SESUAI DENGAN YANG DISYARARATKAN DALAM KONTRAK DIPERIKSA DAN DISETUJUI DIREKSI TEKNIK, DIKETA HUI OLEH PIMPRO/PEJABAT LAPANGAN DAN DIDISTRI BUSIKAN SESUAI DENGAN KETENTUAN LAPORAN MINGGUAN DIBUAT SESUAI KETENTUAN DAN DIDISTRIBUSIKAN SESUAI KETENTUAN LAPORAN BULANAN DIBUAT SESUAI KETENTUAN

CONTOH PROSEDUR KERJA

PRE CONSTRUCTION MEETING/PCM Siapa saja yang terlibat dalam PCM? Unsur Pengendali : Kepala Satker Pejabat Pembuat Komitmen PPK) Tim Teknis Satker/PPK Unsur Pengawasan/Kuasa Direksi (Konsultan Pengawas) Site Engineer (SE), Quality Engineer (QLE) beserta Lab. Technision, Quality Engineer/ Chief Inspector (QE/CI) beserta Inspector dan Surveyor Unsur Pelaksana (Kontraktor)

CONSTRUCTION PROCEDURE ( 1 ) BASIC PROCEDURE

CONSTRUCTION PROCEDURE ( 2 ) REQUEST FOR WORK PROPOSED SHOP DRAWING WORK METHOD STATEMENT FOR TEST SURVEY MATERIAL MOBILIZATION EQUIPMENT START PREPARATION MEASURING END PLANNING IMPLEMENTING INSPECTION RECORD MEASUREMENT QUALITY RESULT/ APPROVED RESULT ETC. P

REQUEST OF WORK JBIC ODA LOAN IP-529 TANJUNG PRIOK ACCESS ROAD CONSTRUCTION PROJECT, PHASE 1 PACKAGE 1 : SECTION E-1, ROROTAN - CILINCING CONSULTANT CONTRACTOR SMCC-HK Jo. No.Request : Location & Description : No.Shop Drawing : Shop Drawing Sketch Approved by : Recieved by : Submitted by : Date/Time : Date/Time : (……………………….) Check by : Date/Time : (………………………..) (………………………) White = Contractor (original), Blue = Owner ,Yelow = Consultant Item of Work REQUEST OF WORK No. Pay Item Description Unit Volume Equipment Quantity Name Labour Category CONTRACTOR Schedule Work (Date & Time) : EMPLOYER

REQUEST FOR INSPECTION JBIC ODA LOAN IP-529 TANJUNG PRIOK ACCESS ROAD CONSTRUCTION PROJECT, PHASE 1 PACKAGE 1 : SECTION E-1, ROROTAN - CILINCING Schedule Work (Date & Time) : No.Request : No.Shop Drawing : Item of Work : Date of execution : No.Item of Work : Scheme of content working : Location & Description : Volume : NO. DESCRIPTION YES NO EXPLANATION 1 PHOTO / VIDEO EARLY CHIEF FORMAN 2 LEVEL CHECK DATA FORMAN 3 QUALITY CONTROL TEST CHIEF LABOUR 4 SHOP DRAWING LABOUR 5 METHODE OF WORK ENGINEER 6 SAFETY ( K3 ) SURVEYOR 7 ENVIRONMENT ASS.SURVEYOR 8 LABORAT 9 MECHANICAL 10 OPERATOR / DRIVER REMARKS : Chief Inspector : ……………...………..……………..…...……………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………….. Sign: Laborat : ………...………..……………………………………………………………………………….. Employer : …………………………………………………………………………………………………….. Approved by : Recieved by : Submitted by : Date/Time : Date/Time : (……………………….) Check by : Date/Time : (………………………..) (………………………) White = Contractor (original), Blue = Owner ,Yelow = Consultant CONSULTANT CONTRACTOR SMCC-HK Jo. REQUEST FOR INSPECTION LIST OF PREPARATION DOCUMENT OF WORKING EQUIPMENT MATERIAL QUANTITY EMPLOYER CONTRACTOR

CONTOH PENANGANAN UTILITAS

PENYERAHAN PROYEK SELESAI

IKHTISAR PENANGANAN PROYEK Pendahuluan 2/3 IKHTISAR PENANGANAN PROYEK Periode Pra Kontrak Periode Kontrak Proses Pengadaan Periode Persiapan Pelaksanaan Periode Konstruksi Periode Pemeli-haraan Pengend. Pelaks. Serah Terima Sementara Pekerjaan (PHO) Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO) Design dan Dokumen Lelang Tanda Tangan Kontrak Pengumuman Lelang Serah Terima Lapangan

TUJUAN PENYERAHAN PROYEK SELESAI Review menyeluruh dan Penilaian Akhir (Adm, Teknis/mutu, Visual). Penyerahan Tanggung Jawab.

PANITIA PENILAI HASIL PEKERJAAN SELESAI/PANITIA PENERIMA PEKERJAAN Susunan Panitia : Ketua (merangkap anggota). Sekretaris (merangkap anggota). Anggota. Unsur-unsur Anggota Panitia : Unsur atasan langsung Unsur proyek Unsur direksi teknis Jumlah keseluruhan panitia sebaiknya ganjil.

KEGIATAN PERSIAPAN PHO Pembentukan Panitia “PHO” Penunjukan Tim Teknis ya Pekerjaan Selesai Meneliti laporan dan Rencana Pemeriksaan Pemeriksaan Awal Oleh PengawasTeknis tidak Permohonan Serah Terima Sementara (PHO) Dari Kontraktor Pemeriksaan Pekerjaan / Lapangan

PELAKSANAAN PHO Cacat Tdk Sempurna Waktu Tenggang (Grace Period) Pemeriksaan Pekerjaan/ Kemajuan Pekerjaan Memuaskan Peringatan Ambil Alih Sanksi tidak Perbaikan dan Penyempurnaan ya Penyelesaian Berita Acara PHO Masa Pemeliharaan

PEMERIKSAAN PEKERJAAN Panitia (+unsur proyek + unsur kontraktor + unsur konsultan supervisi) dibagi menjadi 3 tim sbb : Pemeriksaan Kantor (Office Examination). * Adm. * Keu. * Teknik. Pengujian Mutu (Quality Control). Dimensi (Panjang, Lebar, Tebal). Mutu (Pengambilan Contoh + Pengujian). Pengamatan Lapangan (Site/Visual Observation). Defacts. Deficiencies.

OFFICE EXAMINATION (Pemeriksaan Kantor / ADM) Evaluasi ketaatan, kelengkapan, kebenaran Adm. selama pelaksanaan proyek. Adm. Organisasi & Personil. Adm. Keuangan. Adm. Teknis. Laporan Proyek. Adm. Kekayaan milik negara.

QUALITY CONTROL (Pengujian Mutu) Daftar Pengujian mutu yang dilaksanakan (jenis pekerjaan & dokumen pelaksanaan pengujian). Pengambilan contoh dilapangan secara random. Pengukuran dimensi (Tebal, Panjang, Lebar). Pengujian Mutu.

CONTOH: PENGAWASAN DENGAN PENGAMBILAN SAMPEL UN TUK KONSTRUKSI JALAN d = Tanah Dasar c = Pondasi Bawah b = Pondasi Atas a = Lapis Penutup 1. Ekstraksi 2. Dimensi P T L

VISUAL OBSERVATION (Pengamatan Lapangan) Pengamatan dilakukan dari titik awal s/d titik akhir Proyek. Diamati secara cermat adanya cacat/ kerusakan (devacts) dan adanya kekurangan/ketidak sempurnaan (deficiencies). Yang harus diamati seluruh jenis pekerjaan yang ada dalam kontrak. Dicatat, dibahas cara penanganan, waktu pelaksanaan dan menetapkan penanggung jawab pembiayaannya.

MASA PEMELIHARAAN Rencana Kerja Pemeliharaan Cara pelaksanaan pemeliharaan. Penyediaan peralatan, bahan, tenaga kerja & jadwal pelaksanaan. Rencana kegiatan : Har drainase, timbunan /galian/longsoran; perkerasan & batu. Pengendalian Pelak. Pemel. Terus menerus selama masa pemel. Cacat ditanggulangi sedini mungkin. Kondisi perkim waktu PHO tetap terpelihara selama masa pemeliharaan.

Permohonan FHO dari Kontraktor PELAKSANAAN FHO Pemeliharaan Selesai Permohonan FHO dari Kontraktor Pemeriksaan Pek. Pemel Memuaskan Tdk Cacat. Kurang. -Tegoran. -Sanksi/ ambil alih. ya Berita Acara FHO Perbaikan. Penyempurnaan