ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN OLEH KELOMPOK 2: Annik Dwi Sudarwatik (130412604575) Ariny Ariestanti Wynanda Bata (130412611939) kel2pmpadp.wordpress.com Start

KI : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural, dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KD : Mengemukakan tentang cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian KI/KD Tujuan Pembelajaran Materi Penilaian Exit kel2pmpadp.wordpress.com

TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mengikuti pembelajaran; Siswa mengetahui cara penanganan dokumen administrasi kepegawaian Siswa mengetahui cara pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian

MATERI A. Cara Penanganan dokumen kepegawaian Pengurusan dokumen Dokumen/data fisik file berupa kertas, surat, gambar, patung, dan lain-lain. Dokumen digital data komputer atau hasil scanning dari file/dokumen fisik

2. Penyimpanan dan penataan dokumen kepegawaian Sebelum penyimpanan, dokumen dicatat dalam BUKU PENJAGA ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN, buku tersebut terdiri dari: Buku Induk PNS Daftar Nama Pejabat Struktural Daftar Nama Pejabat Fungsional Daftar Cuti PNS Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat PNS Daftar Kepemilikan Kartu Istri atau Suami Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan Daftar Urut Kepangkatan PNS Daerah Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya Buku Catatan Pelanggaran Disiplin PNS Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas-tugas Lainnya Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun

Prosedur Penyimpanan dokumen Memberi label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP Menyusun dokumen ke dalam lemari sesuai urutan NIP Menyimpan dokumen ke dalam lemari sesuai urutan NIP Membuat laporan

B. Cara Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian Melakukan inventarisasi dan rasionalisasi isi dokumen sesuai dengan jadwal retensi dokumen dan membuat laporan. Jika terjadi mutasi di lingkungan BKD (Badan Kepegawaian Daerah) kab/kota/prov. dokumen pegawai yang bersangkutan dipindahkan sesuai unit kerja yang baru. Mengendalikan jumlah dan isi dokumen secara berkala serta mengendalikan katalog peminjaman dan pengembalian dokumen. Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup, dan membersihkan lemari tempat penyimpanan dokumen.

PENILAIAN 1. Yang tidak termasuk dalam dokumen kepegawaian yang bersifat fisik adalah …. a. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) b. Surat Permohonan Cuti PNS c. Surat Pengantar Barang d. Surat Tugas

2. Dua bagian dalam penanganan dokumen kepegawaian adalah …. a. Pengurusan dan penggolongan dokumen b. Pengurusan dan penyimpanan dokumen c. Penyimpanan dan pemusnahan dokumen d. Pemusnahan dan penemuan kembali dokumen

3. Dalam memelihara dokumen kepegawaian, terdapat beberapa prosedur yang dilakukan, salah satunya adalah …. a. Pembuatan dokumen kepegawaian b. Mengirim dokumen kepegawaian ke berbagai pihak c. Meminta setiap pegawai memelihara dokumennya sendiri di kantor agar lebih aman dan praktis d. Memperpanjang usia dokumen dengan mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan yang cukup, dan membersihkan lemari tempat penyimpanan dokumen.

4. Memperpanjang usia dokumen, mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup. Ini termasuk dalam… a. Cara pemeliharaan dokumen b. Prosedur penyimpanan dokumen c. Penyimpanan dan penataan dokumen kepegawaian d. Cara penanganan dokumen

5. Dibawah ini yang termasuk dalam penyimpanan dan penataan dokumen kepegawaian adalah… a. Pengurusan dokumen b. Memberi label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP c. Melakukan inventarisasi d. Mengendalikan jumlah dan isi dokumen

6. Menyusun dokumen kedalam lemari sesuai urutan NIP 6. Menyusun dokumen kedalam lemari sesuai urutan NIP. Ini termasuk dalam… a. Pengurusan dokumen b. Penyimpanan dokumen c. Cara penanganan dokumen d. Cara pemeliharaan dokumen

7. Dibawah ini yang termasuk dokumen fisik adalah… a. Surat b. Folder c. Audio d. Text

8. Berikut yang tidak termasuk dalam peraturan penanganan pemeliharaan dokumen adalah… a. Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun b. Hindari sesering mungkin memfotocopi dokumen c. Membuat dokumen dalam bentuk digital agar salinannya juga aman d. Diketahui banyak pegawai

9. Berikut yang termasuk hasil data digital adalah. a. Gambar b 9. Berikut yang termasuk hasil data digital adalah... a. Gambar b. Grafik c. Scaning d. Surat

10. Dibawah ini yang merupakan penanganan dokumen (mencatat) adalah. a 10. Dibawah ini yang merupakan penanganan dokumen (mencatat) adalah... a. Memperbanyak dokumen b. Menyampaikan dokumen kepada pihak lain c. Membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting d. Mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan

11. Proses pelaksanaan kerja sama yang didukung oleh sekelompok orang yang bekerja sama. Ini merupakan pengertian dari... a. Administrasi kepegawaian b. Pengadaan pegawai c. Pemeliharaan dokumen d. Penanganan dokumen

12. Berikut ini kelebihan dari sistem data digital adalah. a 12. Berikut ini kelebihan dari sistem data digital adalah... a. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah b. Dapat digunakan sebagai pelayanan c. Dapat menjadi pedoman bagi instansi d. Memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan

13. Dibawah ini yang tidak termasuk dalam kelengkapan dokumen tata naskah kepegawaian perseorangan adalah... a.Lamaran b. Daftar kepemilikan ASKES c. Hasil pengujian kesehatan d. Daftar riwayat hidup

14. Berikut ini yang bukan prosedur pelayanan informasi dokumen adalah 14. Berikut ini yang bukan prosedur pelayanan informasi dokumen adalah... a. Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko b. Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II c. Melakukan inventarisasi d. Jangka waktu peminjaman paling lama 5 hari kerja

15. Dokumen fisik biasanya disebut. a. Arsip b. Surat c 15. Dokumen fisik biasanya disebut... a. Arsip b. Surat c. Tanda pengenal organisasi d. Bukti

16. Surat keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Ini merupakan pengertian dari... a. Tata naskah kepegawaian b. Arsip kepegawaian c. Jadwal retensi arsip kepegawaian d. Dokumen kepegawaian

17. Untuk mendistribusi dokumen atau surat ke unit-unit kerja dilingkungan organisasi, maka peralatan yang tepat digunakan adalah... Stop map folio b. Lembar disposisi c. Buku ekspedisi ekstern d. Buku ekspedisi intern

18. Untuk menggandakan dokumen dengan hasil paling baik dan dalam jumlah yang sangat banyak, mesin kantor yang tepat digunakan adalah... a. Risograph b. Scanner c. Mesin fotocopy d. Mesin stensil

19. Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah... a. Undangan rapat b. Daftar hadir peserta c. Makalah d. Agenda rapat

20. Berikut ini yang tidak termasuk peraturan cara penanganan pemeliharaan dokumen, adalah... a. Biasakan menyimpan dokumen dalam tempat khusus b. Pastikan dokumen aman c. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari d. Dokumen diberi label tertentu

KUNCI JAWABAN 1. 2. 3. 4. A 5. B 6. B 7. A 8. D 9. C 10. C 11. A 12. D 13. B 14. C 15. A 16. D 17. A 18. D 19. C 20. D

BUKAN KUNCI JAWABAN

SEKIAN DAN TERIMA KASIH