Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI) Disampaikan pada kegiatan Bimbingan dan Konsultasi Kearsipan Di Pemerintah Kota Bekasi.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI) Disampaikan pada kegiatan Bimbingan dan Konsultasi Kearsipan Di Pemerintah Kota Bekasi."— Transcript presentasi:

1

2 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI) Disampaikan pada kegiatan Bimbingan dan Konsultasi Kearsipan Di Pemerintah Kota Bekasi 24 september 2013

3 Sedikit Perkenalan Dra. Krihanta, MSi Alamat: Jl Teluk Bayur A3B Psr Minggu Jakart Selatan HP SD-SMA Tebing Tinggi Deli S-1 Fisip USU Medan, S-2 FIB Univ. Indonesia, Depok PNS di ANRI 1993-sekarang Pangkat IV-C/ Arsiparis Madya Kursus: Ajun Arsiparis 1993, TOT Kearsipan I 1998,II Records Mgt Course 2003 Malaysia, Pengawasan Kearsipan 2003, Widyaiswara 2004, Records Management Course, di Swedia 2007, Dll

4

5

6 6 bentuk kejahatan terhadap arsip/dokumen Pemalsuan Membocorkan informasi Menyimpan, memiliki dan menggunakan yang bukan haknya Merahasiakan arsip/ dokumen yang seharusnya diketahui oleh yang berhak Pemusnahan arsip/ dokumen tanpa prosedur yang benar Penghilangan arsip/ dokumen sebagai barang bukti (Ferry Mursyidan Baldan, 2005 dalam Seminar tentang Kejahatan Dokumen/ arsip)

7 KASUS-KASUS YANG BERKAITAN DENGAN ARSIP/DOKUMEN MEI 2000, TERBAKARNYA RATUSAN COMPUTER DAN DOKUMEN KEUANGAN DI KANTOR GUBERNUR PAPUA; JULI 2000, DITEMUKAN BOM PADA RUANGAN JAKSA AGUNG BIDANG TINDAK PIDANA KHUSUS, KEJAGUNG YANG MENYIMPAN ARSIP KKN DARI KELUARGA ATAU KELOMPOK ORANG TERTENTU; 2000, KEBAKARAN PADA RUANG PENYIMPANAN ARSIP MILIK DEPUTI VII BIDANG KHUSUS, BPKP JL. HAYAM WURUK (ARSIP TENTANG BLBI); TERBAKARNYA ARSIP-ARSIP PENTING MILIK FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA; TERBAKARNYA DOKUMEN ASSET NEGARA PADA BAKUN (BADAN AKUNTANSI NEGARA) DEP. KEUANGAN; 2001, PEMBAKARAN ARSIP-ARSIP PADA KANTOR DPD PARTAI GOLKAR KAB. BANYUWANGI; TERBAKARNYA COMPUTER DAN ARSIP PENTING DI LP CIPINANG TENTANG NARAPIDANA YANG MENYANGKUT MASA HUKUMAN,REMISI, MASA PEMBEBASAN; KERUSUHAN MASSA DAN PEMBAKARAN GEDUNG PERKANTORAN DAN DOKUMEN PENTING DALAM PILKADA DI TUBAN; BANJIR BESAR DI JAKARTA YANG TELAH MERENDAM KOTA DAN PERKANTORAN DAN MEMUSNAHKAN DOKUMEN PENTING; GEMPA YANG MENYEBABKAN GELOMBANG TSUNAMI DI ACEH DAN MEMUSNAHKAN ARSIP PENTING

8 PENJUALAN ARSIP/DOKUMEN PRIBADI PERAIH HADIAH PULITZER UNTUK KARYA JURNALISTIK 1974 (BOB WOODWARD DAN CARL BERNSTEIN) WARTAWAN YANG MEMBONGKAR SKANDAL WATERGATE TAHUN MENJUAL DOKUMEN YANG BERISI CATATAN, TRANSKRIP WAWANCARA, FOTO YANG MENYEBABKAN PRESIDEN NIXON MUNDUR KE TEXAS UNIVERSITY SEHARGA $ 5 JUTA US; 1.SUSAN SONTAG PENULIS DAN AKTIFIS LOVER AND THE VOLCANOES MENJUAL DOKUMEN YANG BERISI CATATAN, SURAT MANUSKRIP DAN 20 BUKU SEHARGA $ 1,1 JUTA US KE UCLA; 1.INJIL GUTENBERG 1 DARI 5 YANG ADA DIJUAL $1,5 JUTA; 1.FRANCIS CRICK (2001) PENELITI TENTANG “MATA RANTAI DNA” MENJUAL KERTAS KERJA DAN CATATAN KE WELLCOME TRUST SEHARGA $ 1,3 JUTA;

9 NASKAH ASLI PIDATO ABRAHAM LINCOLN TAHUN 1858 (HOUSE DIVIDED) TENTANG SISTEM PERBUDAKAN DI AS DIJUAL $1,5 JUTA DALAM LELANG (1992); ABRAHAM ZAPRUDER MENJUAL FILM REKAMAN PEMBUNUHAN PRESIDEN J.F. KENNEDY SEHARGA $ 16 JUTA; CUCU WINSTON CHURCHILL MENDAPAT $ 18,4 JUTA DARI PEMERINTAH INGGRIS DARI BERKAS MILIK PERDANA MENTRI TERSEBUT.

10 KASUS LAIN DAN SENGKETA PERBATASAN TERUNGKAPNYA PEMBUNUHAN ISTRI SEKJEN DEP. KEUANGAN BERKAT ARSIP; LEPASNYA P. SIPADAN DAN LIGITAN DALAM KONFLIK DENGAN MALAYSIA KARENA DATA DAN ARSIP; KASUS BATAS WILAYAH ANTARA DKI JAKARTA DENGAN BANTEN YANG MENGKLAIM 22 PULAU DI KEP. SERIBU; KASUS REBUTAN P. SEGAMA DI WILAYAH LAMPUNG TERUNGKAP DENGAN ADANYA ARSIP; KASUS P. BERHALA YANG MASIH SENGKETA ANTARA RIAU DAN JAMBI; KASUS P. SATONDA YANG SENGKETA ANTARA KAB. DOMPU DAN BIMA; KASUS KARANG UNARANG DAN AMBALAT ANTARA INDONESIA DENGAN MALAYSIA;

11 KASUS PULAU NIPA ANTARA INDONESIA DENGAN SINGAPORE; KASUS P. SEKATUNG (NATUNA) DAN P. KONDOR ANTARA INDONESIA DENGAN VIETNAM; KASUS P. PALMAS (MIANGAS) ANTARA INDONESIA DENGAN FILIPINA; KASUS P. KISAR ANTARA INDONESIA DENGAN TIMOR LOROSAE

12 Kondisi Kearsipan Nasional Saat ini : Arsip belum menjadi rujukan pemerintah/ masyarakat sebagai sumber informasi Belum memasyarakatnya bidang kearsipan, khususnya di pedesaan; Belum optimalnya fungsi unit kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintahan pusat; Belum optimalnya fungsi lembaga kearsipan pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten/kota; Belum terpenuhinya jumlah ideal pejabat fungsional arsiparis; Masih rendahnya kualitas sumber daya manusia kearsipan, baik di pusat maupun di daerah; Masih banyak lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip; Bidang kearsipan belum memanfaatkan teknologi dan informasi secara optimal; Belum terlaksananya akreditasi dan sertifikasi kearsipan. Masih terdapat arsip yang memiliki nilai kebangsaan tidak berada di lembaga kearsipan

13 KONDISI KEARSIPAN NASIONAL YANG DIINGINKAN: Arsip sebagai sumber informasi yang selalu diperlukan, baik oleh pemerintah/ masyarakat. Memasyarakatnya bidang kearsipan sampai ke tingkat pedesaan; Berfungsinya unit kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintahan pusat secara optimal; Berfungsinya lembaga kearsipan pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten/kota secara optimal; Terpenuhinya jumlah ideal pejabat fungsional arsiparis; Meningkatnya kualitas sumber daya manusia kearsipan, baik di pusat maupun di daerah; Meningkatnya jumlah lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah yang memiliki Jadwal Retensi Arsip; Meningkatnya pemanfaatan teknologi dan informasi dalam pengelolaan kearsipan; Terlaksananya akreditasi dan sertifikasi kearsipan. Terlayaninya kebutuhan masyarakat tehadap penyelenggaraan pemerintahan sesuai dengan bidangnya dengan cepat, tepat dan murah.

14 PERKEMBANGAN VOLUME ARSIP

15

16

17 KEBIJAKAN PEMERINTAH (Reformasi Birokrasi) Reformasi birokrasi pemerintahan ditandai dengan adanya : Akuntabilitas publik Transparansi penyelenggaraan pemerintahan Memberikan peran serta masyarakat dalam menentukan arah kebijakan pembangunan nasional menjadi lebih besar Jaminan akses masyarakat terhadap ketersediaan informasi yang diperlukan dalam rangka pelayanan prima. Kualitas pelayanan umum terhadap kebutuhan masyarakat dalam memperoleh layanan yang mudah, murah, dan cepat sesuai yang diperlukan sehingga perwujudan salah satu tugas utama pemerintah dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat dapat dicapai.

18 UNDANG-UNDANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK UNDANG-UNDANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK (Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008)

19 Tujuan Keterbukaan Informasi Publik Memberikan arah, landasan, acuan dan jaminan tentang pemenuhan hak publik atas informasi yang bersandarkan pada ketentuan perundang-undangan. Mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, transparan, efektif dan efisien, akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan.

20 Asas Keterbukaan Informasi Publik Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik Informasi publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap pemohon informasi publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara yang sederhana Informasi publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-undang, kepatuhan, dan kepentingan umum, didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul.

21 INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN Informasi yang berkaitan dengan badan publik; Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik terkait; Informasi mengenai laporan keuangan; Kewajiban memberikan dan menyampaikan informasi publik dilakukan paling singkat 6 (enam) bulan sekali. ( Pasal 9 UU No 14 Tahun 2008 )

22 INFORMASI YANG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT Daftar seluruh Informasi Publik yang berada di bawah penguasaannya tidak termasuk informasi yang dikecualikan Hasil keputusan instansi dan pertimbangannya. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya. Rencanan kerja Perjanjian dengan pihak ketiga Informasi dan kebijakan yang disampaikan oleh pejabat Prosedur kerja yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat. Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik. ( Pasal 11 UU No 14 Tahun 2008 )

23 Setiap tahun badan publik wajib mengumumkan layanan informasi yang meliputi: Jumlah permintaan informasi yang diterima Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan informasi Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi Alasan penolakan permintaan informasi ( Pasal 12 UU No 14 Tahun 2008 )

24 MANAJEMEN KEARSIPAN  MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Proses pengelolaan secara sistematis terhadap daur hidup arsip dari sejak diciptakan, didistribusikan, digunakan, disimpan/ dipelihara dan disusutkan untuk disimpan permanen atau dimusnahkan sehingga organisasi berlangsung efisien & efektif  MANAJEMEN ARSIP STATIS Proses pengelolaan arsip statis (bernilaguna permanent) dan tidak digunakan secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan administrasi dengan tujuan penyelamatan, pelestarian, pengaturan dan pendayagunaan arsip untuk kemaslahatan bangsa dan Negara.

25 Pengelolaan Arsip Dinamis/PAD (pasal UU No. 43/2010 ttg Kearsipan) Psl 40 (2) Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi: penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Psl 41 (1) Pencipta arsip menjamin pengelolaan arsip sehingga menghasilkan arsip yg autentik, utuh dan terpercaya sesuai dg ketentuan perundang-undangan. Psl 42(1) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yg berhak.

26 lanjutan Psl 42 (2) Pencipta arsip pd lembaga negara, pemda, PTN, BUMN/BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 kategori yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Psl 43 (1) Pejabat yg bert jawab dl kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah pemerintahan yg strategis wajib memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI

27 KOMPOSISI ARSIP 1% - 5% informasinya dapat disimpan dalam jangka simpan yang lama (permanen) 25 % frekuensi kegunaan informasinya masih aktif 35 % frekuensi kegunaan informasinya sudah mulai berkurang/ menurun (in aktif) 40 % informasinya sudah tidak bernilai guna lagi atau dapat dimusnahkan

28 TIPE ARSIP BERDASARKAN VOLUMENYA %permanen 25 %aktif 30 % inaktif 35 %tak berguna permanen inaktif aktif Tak berguna 6

29 PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS ARSIP AKTIF (CURRENT RECORDS) Arsip dinamis yang secara terus menerus dipergunakan sebagai berkas kerja atau penyelenggaraan administrasi Berada di Unit Pengolah/ Central File ARSIP IN AKTIF (DORMANT RECORDS) Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sebagai berkas kerja sudah menurun Berada di Unit Kearsipan/ Pusat Arsip/ Records Centre

30 LATAR BELAKANG MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Menurut Elizabeth Parker (Managing Your Organization Records) - Lebih dari 10 % waktu pegawai habis untuk mencari arsip - 45 % arsip diberkaskan lebih pada satu tempat/ lokasi - 85 % arsip yang diberkaskan tidak dapat ditemukan kembali

31 PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP Unit Kerja penuh dengan arsip Perbedaan arsip aktif dan inaktif tak jelas Tidak ada petugas yang secara khusus menangani masalah arsip Informasi tidak aman Arsip disimpan sesuai dengan kepentingan petugas masing-masing Retrieval arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan tepat 7

32 SOLUSI Azas pengelolaan arsip Sistem pengelolaan Sarana kearsipan SDM

33 Sebagian arsip dimusnahkan karena sudah tidak bernilai guna PROSES UMUM PENGELOLAAN ARSIP DI INDONESIA PROSES UMUM PENGELOLAAN ARSIP DI INDONESIA Arsip diciptakan untuk pelaksanaan TUPOKSI organisasi ( ARSIP AKTIF ) Arsip disimpan untuk referensi dan memori organisasi ( ARSIP INAKTIF ) Sebagian arsip disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional ( ARSIP STATIS )

34 PENGERTIAN UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

35 PENGERTIAN: UU NO 7 TAHUN 1971 TTG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Arsip ialah: a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh LNBP dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan Dokumen Perusahaan ialah: data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, di baca, atau didengar.

36 PENGERTIAN (lanjutan) PENGERTIAN (lanjutan) UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN Arsip Dinamis adalah: arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Statis adalah: arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan

37 PENGERTIAN (lanjutan) PENGERTIAN (lanjutan) UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN Arsip Inaktif adalah: arsip yang frekuensi penggunaan-nya telah menurun. Arsip Aktif adalah: arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

38 PENGERTIAN (lanjutan) UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

39 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN a.Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b.Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c.Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; d.Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

40 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN (LANJUTAN) e.Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; f.Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara; g. Menjamin keselamatan aset nasional aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

41 Dasar Hukum/ Standar Konvensi Den Haag 1954, yang melindungi arsip dari konflik bersenjata dan perang.Konvensi Den Haag 1954, yang melindungi arsip dari konflik bersenjata dan perang. Konvensi Wina 1983 tentang Suksesi Negara, yang mengatur tentang arsip pasca kemerdekaan suatu negara.Konvensi Wina 1983 tentang Suksesi Negara, yang mengatur tentang arsip pasca kemerdekaan suatu negara. Undang-undang Nomor 7/1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yg telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang KearsipanUndang-undang Nomor 7/1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yg telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Undang-undang Nomor 8/1997 Tentang Dokumen PerusahaanUndang-undang Nomor 8/1997 Tentang Dokumen Perusahaan PP 34/1979 tentang Penyusutan Arsip.PP 34/1979 tentang Penyusutan Arsip. PP 87/1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen PerusahaanPP 87/1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan PP 88/1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan LegalisasiPP 88/1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi Keppres 105/2004 tentang Pengelolaan Arsip StatisKeppres 105/2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis ISO 9000 series, SNI Control of Quality Records.ISO 9000 series, SNI Control of Quality Records. ISO , telah dibahas untuk diadopsi menjadi SNI sejak tahun 2002.ISO , telah dibahas untuk diadopsi menjadi SNI sejak tahun Berbagai pedoman kearsipanBerbagai pedoman kearsipan

42 Strategi KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL KEBIJAKAN KEARSIPAN DAERAH/ INSTANSIONAL Kontrol dan Pemantauan Implementasi sistem Perancangan sistem Pengembangan SDM Standarisasi Sarana Dukungan Pembiayaan

43 ILMU PERATURAN STANDAR RECORDS MANAJEMEN & KEEPING SYSTEM PRINCIPLES ARSIP YANG RELIABLE DAN AUTENTIK AKUNTABILITASAKUNTABILITAS GOOD AND CLEAN GOVERNANCE ARSIP DAN GOOD GOVERNANCE

44 ALAT BUKTI YANG SAH KUHPKUHD 1. Keterangan saksi 2. Keterangan ahli 3. Surat  DOK. ARSIP 4. Petunjuk 5. Keterangan terdakwa 1. Bukti tulisan 2. Bukti dengan kesaksian 3. Persangkaan 4. Pengakuan 5. Sumpah

45 KEWAJIBAN KEARSIPAN LNBP/PERUSAHAANANRI/LKD Membuat catatan Mengatur Menyimpan Memelihara Menyimpan Merawat Menyerahkan Menyelamatkan Melestarikan Melayankan Menilai Mengakuisisi

46 ARSIP/ RECORDS (MENURUT ISO 15489) Informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau orang, sesuai kewajiban hukum atau dalam transaksi dari suatu bisnis atau urusan

47 KRITERIA ARSIP ISIKONTEKSSTRUKTUR  Data, fakta atau pesan yang di- komunikasikan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi  Administratif - pelaku - dasar otoritas - fungsi, kegiatan & transaksi  Teknologi  Sistem pengelolaan  Media  Format fisik  Format intelektual Suatu naskah/dokumen dinyatakan sebagai arsip apabila memiliki isi, konteks, struktur secara jelas dan lengkap

48 KARAKTERISTIK ARSIP AUTHENTICITY (KEASLIAN) RELIABILITY (KETERPERCAYAAN) INTEGRITY (KELENGKAPAN) USEABILITY (DAPAT DIGUNAKAN)

49 PERBEDAAN KEARSIPAN, PERPUSTAKAAN DAN MUSIUM PERBEDAANKEARSIPANPERPUSTAKAANMUSIUM 1. Proses penciptaan Hasil samping proses administrasi Hasil karya kelompok/individu Hasil karya & peninggalan historis 2. FungsiSumber informasi tentang organisasi/peroranga n Sumber informasi tentang ilmu pengetahuan Sumber informasi tentang masa lampau 3. ObyekArsipBahan pustakaBenda kuno 4. SifatUnikUmumLangka

50 PERBEDAAN ARSIP & BAHAN PUSTAKA ARSIP Tercipta karena adanya aktivitas Sumber primer Terekam kedalam semua bentuk media Aslinya tidak dapat tergantikan Penggunanya terbatas Disimpan untuk dijadikan khazanah Pengelolanya disebut Arsiparis BAHAN PUSTAKA Tidak terikat adanya aktivitas Sumber sekunder Hanya dituangkan dalam bentuk buku Aslinya dapat tergantikan Penggunanya sangat luas Disimpan untuk dikumpulkan & dikoleksi Pengelolanya disebut Pustakawan

51 BENTUK DAN CORAK ARSIP 1. Arsip Tekstual Paper Records/Paper Based Records Conventional Records Human Readable Records Eye Readable Records Hard Copy 2. Arsip Audio-Visual Audio-visual Based Records 2.1. Gambar Statik Still Images 2.2. Citra Bergerak Moving Images 2.3. Rekaman Suara Sound Recording

52 3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan Cartographic & Architectural Records 4. Arsip Bentuk Mikro Microfilm, Microfiche, - Computer Output Microfilm 5. Arsip Elektronik Electronic Records/Electronic Based-Records Computer Records Machine Readable Records

53 DOKUMEN ADALAH SEMUA BENTUK MEDIA DAN KARAKTERISTIK INFORMASI YANG TEREKAM BAIK DALAM BENTUK FOTO, FILM, BATU BERTULIS, SIMBOL DAN LAMBANG SERTA BENTUK LAINNYA

54 MEDIA ARSIP ARSIP DAPAT BERUPA:         

55 ARSIP KONVENSIONAL (TEKSTUAL)

56 ARSIP MEDIA BARU (AUDIO-VISUAL)

57 Jenis-jenis Arsip Citra Bergerak (video) Jenis-jenis Arsip Citra Bergerak (video)

58 FILM

59 Arsip Gambar Statik

60 Negatif foto/klise Positif foto

61 Jenis-jenis Arsip Rekaman Suara

62 Jenis-jenis Arsip Gambar Statik (mikrofilm dan mikrofis)

63 ARSIP KEARSITEKTURAN

64

65

66 KARTOGRAFI

67

68

69 Ruang Penyimpanan Arsip Konvensional

70 RUANG PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU

71 Pengolahan Arsip Konvensional Alih Media Arsip Media Baru

72

73 KEGIATAN ARSIP DINAMIS ARSIP AKTIF ~ Penciptaan (Tata Naskah) & Pengelolaan Formulir & Laporan ~ Pengurusan Surat ~ Pemberkasan & penemuan kembali ~ Klasifikasi arsip ~ Program Arsip Vital ARSIP IN AKTIF ~ Penyusutan Arsip ~ Penilaian Arsip ~ Jadwal Retensi Arsip ~ Pusat Arsip

74 Manajemen Kearsipan

75 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS PENCIPTAAN (Creation), Tahap arsip mulai tercipta karena adanya akivitas kegiatan - Formulir, surat, laporan, manual, elektronik, casette, film,foto, disket dll. PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN (Use & Maintenance) Tahap arsip mulai didistribusikan, digunakan, disimpan dan dipelihara - Pengurusan surat, Penataan berkas dan penemuan kembali PENYUSUTAN (Disposal) Tahap arsip mulai memasuki masa penyusutan - Penilaian, Pemindahan - Pemusnahan, dan penyerahan

76 RECORDS MANAGEMENT KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA EFISIEN DARI TAHAP PENCIPTAAN ARSIP HINGGA TAHAP PEMUSNAHAN

77 PENGURUSAN SURAT PENATAAN BERKAS PENYUSUTAN PENEMUAN KEMBALI DAUR HIDUP ARSIP PENGELOLAAN ARSIP SEJAK DICIPTAKAN, DIGUNAKAN SAMPAI DENGAN PENYUSUTAN ARSIP

78 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS  PENCIPTAAN - Fisik: formulir, surat, laporan, film, rekaman, dll. - Informasi kegiatan pokok dan penunjang  PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN - Pengurusan surat - Penataan berkas dan penemuan kembali - Pola klasifikasi, indexing dan pemeliharaan  PENYUSUTAN - Penilaian - Pemindahan - Pemusnahan, dan penyerahan

79 TUJUAN RECORDS MANAGEMENT Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja. Adanya efisiensi dalam penciptaan, penggunaan, dan penemuan kembali; Pemanfaatan arsip yang penting secara efisien; Meminimalisir pengeluaran biaya; Terciptanya penyusutan arsip secara tepat Memelihara arsip yang bernilai sejarah untuk kepentingan organisasi

80 HASIL PENELITIAN PADA AKHIR TAHUN 1980-AN, DI AMERIKA PADA SEKTOR DUNIA USAHA:  Tiap hari tercipta 370 juta lembar baru dan asli  1,9 juta halaman hard copy  1,9 milyar lembar copy  Rata-rata pegawai menghabiskan 50 menit/hari untuk mencari arsip  Rata-rata setiap kantor menyimpan 5 copy dokumen yang sama pada tempat yang berbeda, atau 26 dokumen yang sama pada lokasi yang lain

81 Elizabet Parker  Lebih dari 10 % waktu pegawai habis untuk mencari arsip/informasi  45 % dokumen diberkaskan pada lebih dari satu tempat  85 % dokumen yang diberkaskan tidak pernah ditemukan (Managing your organization’s records)

82 FUNGSI ARSIP Fungsi/kegunaan ARSIP sebagai Sumber Informasi 1.Mendukung proses pengambilan keputusan 2.Menunjang proses perencanaan 3.Mendukung pengawasan 4.Sebagai alat pembuktian 5.Memori perusahaan 6.Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.

83 ALUR PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Standar Meta Data dan Tesaurus Arsip Inaktif PengkategorianRegistrasi Distribusi Mail Tracking Arsip Aktif Unit Kerja Surat Keluar Pusat Arsip MA Filing Sistem dan Skema Klasifikasi File Tracking JADWAL RETENSI ARSIP pindah Musnah Surat Masuk Arsip statis ANRI Pusat Berkas

84 DAUR HIDUP ARSIP (Life cycle of records) PENCIPTAAN/ PENERIMAAN (surat, formulir, Laporan, gambar, film, Video, elektronik dll.) PENCIPTAAN/ PENERIMAAN (surat, formulir, Laporan, gambar, film, Video, elektronik dll.) DISTRIBUSI/ PENGURUSAN (Internal & eksternal) DISTRIBUSI/ PENGURUSAN (Internal & eksternal) PENGELOLAAN/ PEMELIHARAAN (penyimpanan, penemuan kembali, Transfer/penyerahan) PENGELOLAAN/ PEMELIHARAAN (penyimpanan, penemuan kembali, Transfer/penyerahan) PENGGUNAAN (pembuatan keputusan, Dokumentasi, referensi, Kepentingan hukum dll). PENGGUNAAN (pembuatan keputusan, Dokumentasi, referensi, Kepentingan hukum dll). PENYUSUTAN (pemindahan arsip inaktif, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis) PENYUSUTAN (pemindahan arsip inaktif, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis) SEGI SISTEM:

85 DAUR HIDUP ARSIP (Life cycle of records) PENENTU KEBIJAKSANAAN (Keputusan dan tata tertib) PENENTU KEBIJAKSANAAN (Keputusan dan tata tertib) RAPAT DINAS - makalah/laporan - Notulen - Rancangan - konsep RAPAT DINAS - makalah/laporan - Notulen - Rancangan - konsep PENGGUNA ARSIP - praktisi > dinas/profesi - peneliti > ilmuwan - umum > awam PENGGUNA ARSIP - praktisi > dinas/profesi - peneliti > ilmuwan - umum > awam PEMBERKASAN - dosir / rubrik / serie - verbaal / prosesual PEMBERKASAN - dosir / rubrik / serie - verbaal / prosesual DATA / INFORMASI - dukungan kep. dinas - pengembangan ilmu - layanan umum DATA / INFORMASI - dukungan kep. dinas - pengembangan ilmu - layanan umum DARI SEGI PROSES: KORESPONDENSI - Surat-menyurat - Telegram/teleks/faks - formulir KORESPONDENSI - Surat-menyurat - Telegram/teleks/faks - formulir PENILAIAN ARSIP - ditindaklanjuti/tidak - disimpan/musnah/ transfer PENILAIAN ARSIP - ditindaklanjuti/tidak - disimpan/musnah/ transfer PEMELIHARAAN DAN PENGGUNAAN ARSIP - pengamanan & layanan arsip - konservasi PEMELIHARAAN DAN PENGGUNAAN ARSIP - pengamanan & layanan arsip - konservasi

86 MANAJEMEN SURAT A. Menciptakan Surat 1. Berpedoman pada Tata Naskah Dinas 2. Menggunakan kertas/ 3. Prosedur Menciptakan 4. Prosedur Mengirimkan B. Menerima Surat Masuk 1. Prosedur (sampai menjadi berkas kerja) 2. Peralatan

87 PENGURUSAN SURAT 1.SURAT meliputi berbagai produk komunikasi kedinasan, seperti surat masuk, surat keluar, nota dinas, naskah-naskah lainnya seperti pedoman, juklak, protap dll. 2.Prosedur pengurusan surat masuk: a. Penerimaan b. Pencatatan c. Penyampaian/pendistribusian 3.Prosedur pengurusan surat keluar a. Penyusunan konsep b. Penandatanganan c. Penomoran d. Pencatatan e. Pengiriman 4.Sarana/ alat a. Buku Agenda (manual) dan secara elektronik (mail tracking) b. Lembar Pengantar c. Lembar Disposisi d. Pola Klasifikasi e. Tickler file

88 Pengurusan Surat menjadi Arsip MASUK DIBUKA (Kecuali surat rahasia dan pribadi) Cap penerimaan di belakang surat Pengarahan: Kualitas informasi, pengolah dan keterkaitan dengan arsip lain. CATAT DISTRIBUSI ke UNIT KERJA Surat Keluar KELUAR KIRIM Pusat berkas simpan PROSES

89 BAGAN PROSES PENGURUSAN SURAT PENTING MENGGUNAKAN KARTU PENERIMAPENGARAHPENCATATARSIPTU PENGOLAH PIMPINAN PENGOLAH PELAKSANA PENGOLAH Penentuan surat penting dan tidak KK KK 1 KK 2 KK 1,2,3 KK 2 KK 3 KK 2 LD 1,2 Simpa n KK 3 LD 1 LD 2 LD 1 Sele sai Simpa n

90 PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DILAKSANAKAN OLEH TATA USAHA UNIT PENGOLAH

91 1.Tujuan Pengelolaan Arsip Aktif a. Menjamin arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat untuk kepentingan operasional sehari-hari; b. menjamin arsip tersimpan dengan aman dan terpelihara c. menjamin pelaksanakan penyusutan berjalan dengan lancar. 2. Peralatan File kabinet/ lemari file, folder, sekat/ guide, rak/ almari arsip, POLA KLASIFIKASI dan lain- lain

92 Pemberkasan Arsip PENGERTIAN : Pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan menggunakan huruf, nomor atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang disimpan. Penyimpanan arsip ke dlm folder, boks/kotak file dan lainnya, sesuai aturan yang telah direncanakan; termasuk proses penentuan, pemberian kode, penyusunan, penempatan arsip dg cara yang sistematis shg arsip mudah ditemukan kembali dg cepat dan tepat.

93 TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP 1.Menyatukan informasi arsip; 2.Memudahkan temu balik arsip : - cepat - tepat - lengkap - aman 3. Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip.

94 Jenis-jenis sistem pemberkasan Alfabetis Numerik Alfanumerik Kronologis Subjek Geografis

95 Sistem Pemberkasan  Jenis - Sistem Alfabetis, yaitu penataan arsip berdasarkan aturan alfabet. Tepat untuk file yang didasarkan pada nama orang dan nama organisasi/ perusahaan. -Sistem Numerik, yaitu penataan arsip berdasarkan nomor.Tepat untuk file yang didasarkan pada nomor pegawai, nomor siswa, nomor cek, dan l ain-lain. -Sistem Geografis/ wilayah, yaitu penataan arsip berdasarkan tempat/ wilayah. Tepat untuk file yang didasarkan pada nama wilayah/ lokasi/ daerah. - Sistem Subjek, yaitu penataan arsip berdasarkan susunan subjek. Tempat untuk file yang didasarkan pada jenis transaksi/ kegiatan/ fungsi/ urusan. lanjut ….

96 Sistem Pemberkasan  Arsip disimpan menggunakan sistem pemberkasan subjek (filing system by subject).  Walaupun demikian, prinsip-prinsip dalam sistem pemberkasan jenis lainnya, seperti: alfabetis, numerik dan geografis tetap digunakan.  Misalnya: Semua arsip kepegawaian diberi kode subjek KP yang mewakili kelompok Kepegawaian, namun dalam penataan setiap jenis arsip, misalnya Personal File menggunakan sistem numerik yaitu berdasarkan NIP.

97 Pemberkasan CUTI Surat/ naskah dinas berk as Map berkas inde ks Lemari berkas File kabinet Lanjut …

98 KP. KEPEGAWAIAN KP.O1 FORMASI KP SLA KP SARJANA KP.02 PENGADAAN LAMARAN TEST Pokok Masalah Sub Masalah Sub-Sub Masalah

99 PENYIMPANAN ARSIP PENYIMPANAN ARSIP AKTIF 1.Dilaksanakan di tiap unit pengolah 2.Penyimpanan dilaksanakan sesuai materi arsip (alfabetis, numerik, subjek, geografis) 3.Didasarkan pada pola klasifikasi (subjek) 4.Prosedur: a. Pemeriksaan b. Penentuan indeks c. Pemberian kode d. Tunjuk silang e. Penyortiran f. Penempatan arsip 5. Peralatan PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF 1.Dilaksanakana di Unit Kearsipan Departemen dan Unit Kearsipan Unit Utama. 2.Prinsip original order dan provenance 3.Prosedur: a. Penerimaan b. Pemeriksaan kesesuaian arsip dengan daftarnya. c. Jika terjadi kesalahan melakukan perbaikan penataan fisik dan daftar d. Penandatanganan BA pemindahan arsip e. Penataan arsip dalam boks/ re-boxing. f. Pelabelan g. Penataan boks dalam rak h. Penyusunan daftar dengan memperhatikan daftar arsip yang dipindahkan.

100 PEMELIHARAAN 1. Pengaturan suhu dan kelembaban 2. Pengaturan sirkulasi udara 3. Menjaga kebersihan, mencegah bocoran, rembesan, kerusakan dinding, lantai, atap dll. 4. Melakukan pemeriksaan secara rutin untuk mengetahui kerusakan arsip, peralatan dan ruang simpan arsip. 5. Menjaga isi map/ boks/ rak tidak terlalu padat 6. Fumigasi dll

101 LAYANAN PENGGUNAAN ARSIP Kewenangan penggunaan arsip Kewenangan penggunaan arsip Prosedur layanan Prosedur layanan 1. Permintaan 2. Pencarian 3. Pencatatan 4. Pengambilan 5. Pengendalian 6. Penyimpanan kembali 7. Penanganan arsip hilang

102 PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF OLEHPETUGAS DI UNIT KEARSIPAN

103 1.Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif a. Menjamin arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat untuk kepentingan referensi/ rujukan; b. menjamin arsip tersimpan dengan aman dan terpelihara c. menjamin pelaksanakan penyusutan berjalan dengan lancar. 2. Peralatan Rak/ almari arsip, boks arsip, daftar arsip, dan lain-lain

104 Penerimaan arsip inaktif 1.Persiapan a. Oleh UK II atau UK I b. Oleh Unit Pengolah 2.Pemeriksaan Kesesuaian daftar dengan fisik arsip 3.Penerimaan Berita Acara dan Daftar

105 Pengolahan Arsip 1.Prinsip Penataan 2.Persiapan pengolahan (peralatan, personel, pembersihan arsip) 3.Pengolahan: a. Identifikasi b. Pemilahan (arsip dan non arsip, lembaga pencipta, unit kerja, jenis arsip) c. Pendeskripsian d. Pembuatan Skema e. Pengelompokan informasi/ kartu f. Penomoran definitif g.Penataan fisik h. Pembuatan Daftar

106 Peralatan penyimpanan arsip inaktif INDEKS MAHKAMAH AGUNG

107 AKSES DAN PENGAMANAN (UU KIP 14/2008) Pembatasan akses dilaksanakan terhadap: 1. Informasi personal dan privacy 2. Rahasia dagang dan intellectual property rights 3. Keamanan properti (fisik, finansial) 4. Keamanan negara 5. Kepentingan hukum dan profesi.

108 LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP 1.Arsip hanya digunakan untuk kepentingan dinas. 2.Arsip hanya digunakan oleh pegawai yang berwenang. 3.Pengaturan kewenangan didasarkan pada: a. Level jabatan b. Keterkaitan tugas dan fungsi dengan arsip yang digunakan.

109 Peminjaman dan Penggunaan Arsip Inaktif 1.Kewenangan Penggunaan 2.Prosedur a. Permintaan b. Pencarian c. Penggunaan Tanda Keluar d. Pencatatan e. Pengambilan/ pengantaran f. Pengendalian g. Penyimpanan Kembali

110 LAYANAN ARSIP PERMINTAAN (lisan, telepon, tertulis) PENCARIAN 1.Langsung ke arsip 2.Melalui daftar OUT INDIKATOR PENCATATAN PENGENDALIAN 1.Masa peminjaman 2.Lokasi, pengguna PENGANTARAN/ PENGAMBILAN PENEMPATAN KEMBALI 1.Out indikator diambil 2.Arsip ditempatkan OUTOUT

111 PENYUSUTAN ARSIP Pasal 47 UU No. 43 Tahun 2009 Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasar JRA dgn memperhatikan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasar JRA dgn memperhatikan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Pasal 48 (1)Lembaga negara, Pemda, PTN, serta BUMN dan/ atau BUMD wajib memiliki JRA. (2)JRA ditetapkan oleh pimpinan LN, Pemda, PTN, serta BUMN dan/atau BUMD.

112 Penyusutan Arsip Meliputi : a.Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b.Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; dan c.Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

113 Pasal 51 Pemusnahanarsip dilakukan terhadap arsip yang : a.Tidak memiliki nilai guna; b.Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c.Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d.Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

114 DOKUMEN YANG DIPERTIMBANGKAN SEBAGAI NON ARSIP BAHAN-BAHAN PERPUSTAKAAN, PUBLIKASI SEPERTI COPY DARI BUKU, TERBITAN RUTIN YANG DIGUNAKAN HANYA SEBAGAI BAHAN REFERENSI; BROSUR, KATALOG, PAMFLET TENTANG KEGIATAN ORGANISASI, PRODUK, DAN JENIS PELAYANAN YANG DIBERIKAN; INFORMASI YANG DITERIMA DARI DAFTAR PELAYANAN INTERNET DAN BERITA LAINNYA; KERTAS KERJA PERORANGAN PEGAWAI YANG TIDAK TERKAIT DENGAN KEGIATAN ORGANISASI; LAPORAN TAHUNAN, BULETIN, NEWSLETTER, BROSUR, POSTER PUBLIKASI YANG BERLEBIHAN; BLANGKO KOSOSNG TENTANG PERMINTAAN PEMBELIAN, PERMINTAAN PENGGANTIAN BIAYA PERJALANAN, DAN BLANGKO KOSONG LAINNYA.

115 NILAI GUNA ARSIP 1. Nilaiguna primer a. Administratif, adalah value arsip untuk mendukung pelaksanaan administrasi. b. Keuangan, adalah value arsip untuk mempertanggung- jawabkan transaksi maupun polecy keuangan. c. Legal, adalah value arsip untuk melindungi hak dan kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan. d. Ilmiah dan teknologi, adalah value arsip tentang hasil penelitian murni dan terapan. 2. Nilaiguna sekunder a. Evidential, adalah value arsip tentang bukti atau fakta keberadaanorganisasi. b. Informasional, adalah value arsip tentang orang, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi organisasi

116 STANDAR ICA, ARSIP YANG DIRUJUK 5 ATAU 6 KALI DALAM SATU TAHUN; MINA JOHNSON, ARSIP YANG DIGUNAKAN MAKSIMAL 15 KALI DALAM SETAHUN ARSIP INAKTIF

117 Teknik pemindahan arsip inaktif PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK PELAKSANAAN BERITA ACARADAFTAR ARSIP Jadwal Retensi

118 Teknik Pemusnahan arsip Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik Persetujuan Pengesahan Pelaksanaan 1. Berita acara 2. Daftar arsip 3. Dilaksanakan secara total 4. Disaksikan min. 2 pejabat bidang hukum Jadwal Retensi PIMPINAN

119 JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN PERMANEN 1.Arsip tentang kebijakan organisasi baik tingkat pusat atau daerah; 2.Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi (struktur, tugas fungsi, job des, pendirian organisasi) 3.Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja (Pesawat CN-235, sosro bahu, cakar ayam; 4.Arsip tentang bangunan monumental; 5.Arsip tentang batas wilayah 6.Arsip tentang hak patent, formula, resep dan copy right 7.Arsip tentang tokoh atau perorangan yang melekat dari suatu peristiwa (Suharto, Harmoko, Marsinah, tempat gempa Liwa, Org.Golkar, LPU, Fenomena kejahatan, peristiwa Malari, dll.

120 Teknik Penyerahan arsip Pemeriksaan Pendaftaran Penataan fisik Pemberitahuan Penilaian ANRI Pelaksanaan Berita acaraDaftar arsip PIMPINAN ANRI Jadwal Retensi

121 Teknik Penyusutan Arsip Tidak Berdasarkan JRA 1. Penelitian (arsip, sistem, organisasi) 2. Penyusunan Target 3. Sortir/ pemilahan 4. Rekonstruksi (azas provenance dan original order) 5. Pendaftaran/ deskripsi arsip 6. Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip 7. Penomoran dan penataan fisik 8. Penyusunan daftar sementara 9. Penilaian dan seleksi 10.Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah 11.Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)

122 Pasal 56 Arsip vital (1)LN, pemda, PTN, BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital. (2)Program arsip vital dilaksanakan melalui kegiatan : a. identifikasi; b. pelindungan dan pengamanan; dan c. penyelamatan dan pemulihan. (1)Ars

123 Pengertian arsip vital Pasal 1 UU Nomor 43 Tahun 2009 Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

124 Perka ANRI Nomor : 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Pelindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana Kriteria Arsip Vital : 1.Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tdk dpt digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya; 2.Sangat dibutuhkan utk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena berisi informasi yg digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana; 3.Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi; 4.Berkaitan dgn kebijakan strategis instansi.

125 Contoh arsip vital : Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah 1.Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan pimpinan instansi pemerintah) selama masih berlaku. 2.MOU dan perjanjian kerjasama yg strategis baik dalam maupun luar negeri selama masih berlaku. 3.Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, dll) 4.Arsip hak paten dan copy right. 5.Berkas perkara pengadilan. 6.Personal fole. 7.Batas wilayah negara, antar provinsi atau antar kab/kota. 8.Dokumen pengelolaan keuangan negara.

126 Metode perlindungan arsip vital 1. Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran), dgn menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan hasil diplikasi tsb di tempat lain. - memilih bentuk duplikasi yg diperlukan (copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman magnetic, electronic records, dsb) - dilakukan dgn cara alih media dlm bentuk microform atau dlm bentuk CD ROM, kemudian dibuat back-up, dokumen asli digunakan utk kegiatan sehari-hari dan CD-ROM disimpan pd tempat penyimpanan yang dirancang khusus. 2. Vaulting (dengan peralatan khusus), seperti almari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah, dsb. - pemilihan peralatan tergantung jenis, media dan ukuran arsip. - karakteristik peralatan tidak mudah terbakar, kedap air dan bebas medan magnet utk arsip berbasis magnetik/elektronik

127 Pengamanan fisik arsip : 1.Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dpt digunakan utk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dll. 2.Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pd tingkat ketiggian yg bebas banjir dan badai. 3.Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yg tidak rawan gempa, angin topan dan badai. 4.Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan pemadam kebakaran dll.

128 Pengamanan informasi arsip 1.Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip utk menjamin bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yg berhak. 2.Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam. 3.Menyusun protap secara rinci dan detail. 4.Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yg punya hak akses. 5.Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yg berhak dan penggunaan hak terkontrol dengan baik.

129 Penyimpanan arsip vital Lokasi penyimpanan arsip vital dapat dilakukan secara on site ataupun off site. 1.Penyimpanan on site, penyimpanan arsip vital yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan pencipta arsip. Utk organisasi kecil dgn jlh arsip terbatas, tempat penyimpanan vital cukup pada lemari besi yang tahan api (filing cabinet khusus). Sedang utk organisasi besar dgn jlh arsip vital yg cukup banyak disarankan menyimpan lemari besi tersebut di ruang bawah tanag atau ruang yang dilengkapi dgn konstruksi bangunan yang khusus, seperti tahan api, kebakaran dan sejenisnya. 2.Penyimpanan off site, penyimpanan arsip vital yg ditempatkan di luar lingkungan gedung perkantoran pencipta arsip. Perlu mempertimbangkan beberapa hal : a. jaminan terhadap fasilitas keamanan. b. efisiensi biaya yg dikeluarkan. c. jaminan tanggung jawab pengelola, baik perawatan dan pengawasannya.

130 AYOO… KERJA KERAS MENATA ARSIP BIKIN …. RAPI DAN MUDAH DICARI

131 Kini waktu lalu TERIMA KASIH


Download ppt "MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI) Disampaikan pada kegiatan Bimbingan dan Konsultasi Kearsipan Di Pemerintah Kota Bekasi."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google