MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN ARSIP DINAMIS"— Transcript presentasi:

1 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI) Disampaikan pada kegiatan Bimbingan dan Konsultasi Kearsipan Di Pemerintah Kota Bekasi 24 september 2013

2 Sedikit Perkenalan Dra. Krihanta, MSi
Alamat: Jl Teluk Bayur A3B Psr Minggu Jakart Selatan HP SD-SMA Tebing Tinggi Deli S-1 Fisip USU Medan, S-2 FIB Univ. Indonesia, Depok PNS di ANRI 1993-sekarang Pangkat IV-C/ Arsiparis Madya Kursus: Ajun Arsiparis 1993, TOT Kearsipan I 1998,II Records Mgt Course 2003 Malaysia, Pengawasan Kearsipan 2003, Widyaiswara 2004, Records Management Course, di Swedia 2007, Dll

3

4 Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa
VISI Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa 4

5 6 bentuk kejahatan terhadap arsip/dokumen
Pemalsuan Membocorkan informasi Menyimpan, memiliki dan menggunakan yang bukan haknya Merahasiakan arsip/ dokumen yang seharusnya diketahui oleh yang berhak Pemusnahan arsip/ dokumen tanpa prosedur yang benar Penghilangan arsip/ dokumen sebagai barang bukti (Ferry Mursyidan Baldan, 2005 dalam Seminar tentang Kejahatan Dokumen/ arsip)

6 KASUS-KASUS YANG BERKAITAN DENGAN ARSIP/DOKUMEN
MEI 2000, TERBAKARNYA RATUSAN COMPUTER DAN DOKUMEN KEUANGAN DI KANTOR GUBERNUR PAPUA; JULI 2000, DITEMUKAN BOM PADA RUANGAN JAKSA AGUNG BIDANG TINDAK PIDANA KHUSUS, KEJAGUNG YANG MENYIMPAN ARSIP KKN DARI KELUARGA ATAU KELOMPOK ORANG TERTENTU; 2000, KEBAKARAN PADA RUANG PENYIMPANAN ARSIP MILIK DEPUTI VII BIDANG KHUSUS, BPKP JL. HAYAM WURUK (ARSIP TENTANG BLBI); TERBAKARNYA ARSIP-ARSIP PENTING MILIK FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA; TERBAKARNYA DOKUMEN ASSET NEGARA PADA BAKUN (BADAN AKUNTANSI NEGARA) DEP. KEUANGAN; 2001, PEMBAKARAN ARSIP-ARSIP PADA KANTOR DPD PARTAI GOLKAR KAB. BANYUWANGI; TERBAKARNYA COMPUTER DAN ARSIP PENTING DI LP CIPINANG TENTANG NARAPIDANA YANG MENYANGKUT MASA HUKUMAN,REMISI, MASA PEMBEBASAN; KERUSUHAN MASSA DAN PEMBAKARAN GEDUNG PERKANTORAN DAN DOKUMEN PENTING DALAM PILKADA DI TUBAN; BANJIR BESAR DI JAKARTA YANG TELAH MERENDAM KOTA DAN PERKANTORAN DAN MEMUSNAHKAN DOKUMEN PENTING; GEMPA YANG MENYEBABKAN GELOMBANG TSUNAMI DI ACEH DAN MEMUSNAHKAN ARSIP PENTING

7 PENJUALAN ARSIP/DOKUMEN PRIBADI
PERAIH HADIAH PULITZER UNTUK KARYA JURNALISTIK 1974 (BOB WOODWARD DAN CARL BERNSTEIN) WARTAWAN YANG MEMBONGKAR SKANDAL WATERGATE TAHUN MENJUAL DOKUMEN YANG BERISI CATATAN, TRANSKRIP WAWANCARA, FOTO YANG MENYEBABKAN PRESIDEN NIXON MUNDUR KE TEXAS UNIVERSITY SEHARGA $ 5 JUTA US; SUSAN SONTAG PENULIS DAN AKTIFIS LOVER AND THE VOLCANOES MENJUAL DOKUMEN YANG BERISI CATATAN, SURAT MANUSKRIP DAN 20 BUKU SEHARGA $ 1,1 JUTA US KE UCLA; INJIL GUTENBERG 1 DARI 5 YANG ADA DIJUAL $1,5 JUTA; FRANCIS CRICK (2001) PENELITI TENTANG “MATA RANTAI DNA” MENJUAL KERTAS KERJA DAN CATATAN KE WELLCOME TRUST SEHARGA $ 1,3 JUTA;

8 NASKAH ASLI PIDATO ABRAHAM LINCOLN TAHUN 1858 (HOUSE DIVIDED) TENTANG SISTEM PERBUDAKAN DI AS DIJUAL $1,5 JUTA DALAM LELANG (1992); ABRAHAM ZAPRUDER MENJUAL FILM REKAMAN PEMBUNUHAN PRESIDEN J.F. KENNEDY SEHARGA $ 16 JUTA; CUCU WINSTON CHURCHILL MENDAPAT $ 18,4 JUTA DARI PEMERINTAH INGGRIS DARI BERKAS MILIK PERDANA MENTRI TERSEBUT.

9 KASUS LAIN DAN SENGKETA PERBATASAN
TERUNGKAPNYA PEMBUNUHAN ISTRI SEKJEN DEP. KEUANGAN BERKAT ARSIP; LEPASNYA P. SIPADAN DAN LIGITAN DALAM KONFLIK DENGAN MALAYSIA KARENA DATA DAN ARSIP; KASUS BATAS WILAYAH ANTARA DKI JAKARTA DENGAN BANTEN YANG MENGKLAIM 22 PULAU DI KEP. SERIBU; KASUS REBUTAN P. SEGAMA DI WILAYAH LAMPUNG TERUNGKAP DENGAN ADANYA ARSIP; KASUS P. BERHALA YANG MASIH SENGKETA ANTARA RIAU DAN JAMBI; KASUS P. SATONDA YANG SENGKETA ANTARA KAB. DOMPU DAN BIMA; KASUS KARANG UNARANG DAN AMBALAT ANTARA INDONESIA DENGAN MALAYSIA;

10 KASUS PULAU NIPA ANTARA INDONESIA DENGAN SINGAPORE;
KASUS P. SEKATUNG (NATUNA) DAN P. KONDOR ANTARA INDONESIA DENGAN VIETNAM; KASUS P. PALMAS (MIANGAS) ANTARA INDONESIA DENGAN FILIPINA; KASUS P. KISAR ANTARA INDONESIA DENGAN TIMOR LOROSAE

11 Kondisi Kearsipan Nasional Saat ini :
Arsip belum menjadi rujukan pemerintah/ masyarakat sebagai sumber informasi Belum memasyarakatnya bidang kearsipan, khususnya di pedesaan; Belum optimalnya fungsi unit kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintahan pusat; Belum optimalnya fungsi lembaga kearsipan pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten/kota; Belum terpenuhinya jumlah ideal pejabat fungsional arsiparis; Masih rendahnya kualitas sumber daya manusia kearsipan, baik di pusat maupun di daerah; Masih banyak lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip; Bidang kearsipan belum memanfaatkan teknologi dan informasi secara optimal; Belum terlaksananya akreditasi dan sertifikasi kearsipan. Masih terdapat arsip yang memiliki nilai kebangsaan tidak berada di lembaga kearsipan

12 KONDISI KEARSIPAN NASIONAL YANG DIINGINKAN:
Arsip sebagai sumber informasi yang selalu diperlukan, baik oleh pemerintah/ masyarakat. Memasyarakatnya bidang kearsipan sampai ke tingkat pedesaan; Berfungsinya unit kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintahan pusat secara optimal; Berfungsinya lembaga kearsipan pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten/kota secara optimal; Terpenuhinya jumlah ideal pejabat fungsional arsiparis; Meningkatnya kualitas sumber daya manusia kearsipan, baik di pusat maupun di daerah; Meningkatnya jumlah lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah yang memiliki Jadwal Retensi Arsip; Meningkatnya pemanfaatan teknologi dan informasi dalam pengelolaan kearsipan; Terlaksananya akreditasi dan sertifikasi kearsipan. Terlayaninya kebutuhan masyarakat tehadap penyelenggaraan pemerintahan sesuai dengan bidangnya dengan cepat, tepat dan murah.

13 PERKEMBANGAN VOLUME ARSIP

14

15

16 KEBIJAKAN PEMERINTAH (Reformasi Birokrasi)
Reformasi birokrasi pemerintahan ditandai dengan adanya : Akuntabilitas publik Transparansi penyelenggaraan pemerintahan Memberikan peran serta masyarakat dalam menentukan arah kebijakan pembangunan nasional menjadi lebih besar Jaminan akses masyarakat terhadap ketersediaan informasi yang diperlukan dalam rangka pelayanan prima. Kualitas pelayanan umum terhadap kebutuhan masyarakat dalam memperoleh layanan yang mudah, murah, dan cepat sesuai yang diperlukan sehingga perwujudan salah satu tugas utama pemerintah dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat dapat dicapai.

17 KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK
UNDANG-UNDANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK (Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008)

18 Tujuan Keterbukaan Informasi Publik
Memberikan arah, landasan, acuan dan jaminan tentang pemenuhan hak publik atas informasi yang bersandarkan pada ketentuan perundang-undangan. Mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, transparan, efektif dan efisien, akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan.

19 Asas Keterbukaan Informasi Publik
Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik Informasi publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap pemohon informasi publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara yang sederhana Informasi publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-undang, kepatuhan, dan kepentingan umum, didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul.

20 INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN
Informasi yang berkaitan dengan badan publik; Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik terkait; Informasi mengenai laporan keuangan; Kewajiban memberikan dan menyampaikan informasi publik dilakukan paling singkat 6 (enam) bulan sekali. ( Pasal 9 UU No 14 Tahun 2008 )

21 INFORMASI YANG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT
Daftar seluruh Informasi Publik yang berada di bawah penguasaannya tidak termasuk informasi yang dikecualikan Hasil keputusan instansi dan pertimbangannya. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya. Rencanan kerja Perjanjian dengan pihak ketiga Informasi dan kebijakan yang disampaikan oleh pejabat Prosedur kerja yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat. Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik. ( Pasal 11 UU No 14 Tahun 2008 )

22 Setiap tahun badan publik wajib mengumumkan layanan informasi yang meliputi:
Jumlah permintaan informasi yang diterima Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan informasi Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi Alasan penolakan permintaan informasi ( Pasal 12 UU No 14 Tahun 2008 )

23 MANAJEMEN KEARSIPAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Proses pengelolaan secara sistematis terhadap daur hidup arsip dari sejak diciptakan, didistribusikan, digunakan, disimpan/ dipelihara dan disusutkan untuk disimpan permanen atau dimusnahkan sehingga organisasi berlangsung efisien & efektif MANAJEMEN ARSIP STATIS Proses pengelolaan arsip statis (bernilaguna permanent) dan tidak digunakan secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan administrasi dengan tujuan penyelamatan, pelestarian, pengaturan dan pendayagunaan arsip untuk kemaslahatan bangsa dan Negara.

24 Pengelolaan Arsip Dinamis/PAD (pasal 40-45 UU No
Pengelolaan Arsip Dinamis/PAD (pasal UU No. 43/2010 ttg Kearsipan) Psl 40 (2) Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi: penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Psl 41 (1) Pencipta arsip menjamin pengelolaan arsip sehingga menghasilkan arsip yg autentik, utuh dan terpercaya sesuai dg ketentuan perundang-undangan. Psl 42(1) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yg berhak.

25 lanjutan Psl 42 (2) Pencipta arsip pd lembaga negara, pemda, PTN, BUMN/BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 kategori yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Psl 43 (1) Pejabat yg bert jawab dl kegiatan kependudukan , kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah pemerintahan yg strategis wajib memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI

26 KOMPOSISI ARSIP 1% - 5% informasinya dapat disimpan dalam jangka simpan yang lama (permanen) 25 % frekuensi kegunaan informasinya masih aktif 35 % frekuensi kegunaan informasinya sudah mulai berkurang/ menurun (in aktif) 40 % informasinya sudah tidak bernilai guna lagi atau dapat dimusnahkan

27 TIPE ARSIP BERDASARKAN VOLUMENYA
% permanen 25 % aktif 30 % inaktif 35 % tak berguna inaktif aktif permanen Tak berguna 6

28 PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF (CURRENT RECORDS) Arsip dinamis yang secara terus menerus dipergunakan sebagai berkas kerja atau penyelenggaraan administrasi Berada di Unit Pengolah/ Central File ARSIP IN AKTIF (DORMANT RECORDS) Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sebagai berkas kerja sudah menurun Berada di Unit Kearsipan/ Pusat Arsip/ Records Centre

29 LATAR BELAKANG MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Menurut Elizabeth Parker (Managing Your Organization Records) - Lebih dari 10 % waktu pegawai habis untuk mencari arsip - 45 % arsip diberkaskan lebih pada satu tempat/ lokasi - 85 % arsip yang diberkaskan tidak dapat ditemukan kembali

30 PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP
Unit Kerja penuh dengan arsip Perbedaan arsip aktif dan inaktif tak jelas Tidak ada petugas yang secara khusus menangani masalah arsip Informasi tidak aman Arsip disimpan sesuai dengan kepentingan petugas masing-masing Retrieval arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan tepat 7

31 Azas pengelolaan arsip Sistem pengelolaan Sarana kearsipan SDM
SOLUSI Azas pengelolaan arsip Sistem pengelolaan Sarana kearsipan SDM

32 bahan pertanggungjawaban
Sebagian arsip dimusnahkan karena sudah tidak bernilai guna PROSES UMUM PENGELOLAAN ARSIP DI INDONESIA Arsip diciptakan untuk pelaksanaan TUPOKSI organisasi ( ARSIP AKTIF ) Arsip disimpan untuk referensi dan memori organisasi ( ARSIP INAKTIF ) disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional ( ARSIP STATIS )

33 PENGERTIAN UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

34 PENGERTIAN: UU NO 7 TAHUN 1971 TTG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
Arsip ialah: a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh LNBP dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan Dokumen Perusahaan ialah: data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, di baca, atau didengar.

35 PENGERTIAN (lanjutan) UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
Arsip Dinamis adalah: arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Statis adalah: arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan

36 PENGERTIAN (lanjutan) UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
Arsip Inaktif adalah: arsip yang frekuensi penggunaan-nya telah menurun. Arsip Aktif adalah: arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

37 PENGERTIAN (lanjutan) UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

38 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

39 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN (LANJUTAN)
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara; g. Menjamin keselamatan aset nasional aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

40 Dasar Hukum/ Standar Konvensi Den Haag 1954, yang melindungi arsip dari konflik bersenjata dan perang. Konvensi Wina 1983 tentang Suksesi Negara, yang mengatur tentang arsip pasca kemerdekaan suatu negara. Undang-undang Nomor 7/1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yg telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Undang-undang Nomor 8/1997 Tentang Dokumen Perusahaan PP 34/1979 tentang Penyusutan Arsip. PP 87/1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan PP 88/1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi Keppres 105/2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis ISO 9000 series, SNI Control of Quality Records. ISO , telah dibahas untuk diadopsi menjadi SNI sejak tahun 2002. Berbagai pedoman kearsipan

41 Strategi Perancangan sistem Implementasi sistem Kontrol dan Pemantauan
KEBIJAKAN KEARSIPAN DAERAH/ INSTANSIONAL KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL Pengembangan SDM Standarisasi Sarana Dukungan Pembiayaan

42 ARSIP DAN GOOD GOVERNANCE
AKUNTABILITAS ILMU RECORDS MANAJEMEN & KEEPING SYSTEM PRINCIPLES GOOD AND CLEAN GOVERNANCE ARSIP YANG RELIABLE DAN AUTENTIK PERATURAN STANDAR

43 ALAT BUKTI YANG SAH KUHP KUHD 1. Keterangan saksi 2. Keterangan ahli
3. Surat  DOK. ARSIP 4. Petunjuk 5. Keterangan terdakwa Bukti tulisan Bukti dengan kesaksian Persangkaan Pengakuan Sumpah

44 KEWAJIBAN KEARSIPAN LNBP/PERUSAHAAN ANRI/LKD Membuat catatan
Menyelamatkan Menilai Mengatur Mengakuisisi Melestarikan Menyimpan Merawat Menyimpan Memelihara Melayankan Menyerahkan

45 ARSIP/ RECORDS (MENURUT ISO 15489)
Informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau orang, sesuai kewajiban hukum atau dalam transaksi dari suatu bisnis atau urusan

46 KRITERIA ARSIP Suatu naskah/dokumen dinyatakan sebagai arsip apabila memiliki isi, konteks, struktur secara jelas dan lengkap ISI KONTEKS STRUKTUR Data, fakta atau pesan yang di- komunikasikan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi Administratif - pelaku - dasar otoritas - fungsi, kegiatan & transaksi Teknologi Sistem pengelolaan Media Format fisik Format intelektual

47 KARAKTERISTIK ARSIP AUTHENTICITY (KEASLIAN)
RELIABILITY (KETERPERCAYAAN) INTEGRITY (KELENGKAPAN) USEABILITY (DAPAT DIGUNAKAN)

48 PERBEDAAN KEARSIPAN, PERPUSTAKAAN DAN MUSIUM
Proses penciptaan Hasil samping proses administrasi Hasil karya kelompok/individu Hasil karya & peninggalan historis 2. Fungsi Sumber informasi tentang organisasi/perorangan Sumber informasi tentang ilmu pengetahuan Sumber informasi tentang masa lampau 3. Obyek Arsip Bahan pustaka Benda kuno 4. Sifat Unik Umum Langka

49 PERBEDAAN ARSIP & BAHAN PUSTAKA
Tercipta karena adanya aktivitas Sumber primer Terekam kedalam semua bentuk media Aslinya tidak dapat tergantikan Penggunanya terbatas Disimpan untuk dijadikan khazanah Pengelolanya disebut Arsiparis BAHAN PUSTAKA Tidak terikat adanya aktivitas Sumber sekunder Hanya dituangkan dalam bentuk buku Aslinya dapat tergantikan Penggunanya sangat luas Disimpan untuk dikumpulkan & dikoleksi Pengelolanya disebut Pustakawan

50 BENTUK DAN CORAK ARSIP 1. Arsip Tekstual
Paper Records/Paper Based Records Conventional Records Human Readable Records Eye Readable Records Hard Copy 2. Arsip Audio-Visual Audio-visual Based Records 2.1. Gambar Statik Still Images 2.2. Citra Bergerak Moving Images 2.3. Rekaman Suara Sound Recording

51 3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan Cartographic & Architectural Records Arsip Bentuk Mikro Microfilm, Microfiche, Computer Output Microfilm Arsip Elektronik Electronic Records/Electronic Based-Records Computer Records Machine Readable Records

52 DOKUMEN ADALAH SEMUA BENTUK MEDIA DAN KARAKTERISTIK INFORMASI YANG TEREKAM BAIK DALAM BENTUK FOTO, FILM, BATU BERTULIS, SIMBOL DAN LAMBANG SERTA BENTUK LAINNYA

53 ARSIP DAPAT BERUPA:     
MEDIA ARSIP ARSIP DAPAT BERUPA:     

54 ARSIP KONVENSIONAL (TEKSTUAL)

55 ARSIP MEDIA BARU (AUDIO-VISUAL)

56 Jenis-jenis Arsip Citra Bergerak
(video)

57 FILM

58 Arsip Gambar Statik

59 Positif foto Negatif foto/klise

60 Jenis-jenis Arsip Rekaman Suara

61 Jenis-jenis Arsip Gambar Statik (mikrofilm dan mikrofis)

62 ARSIP KEARSITEKTURAN

63

64

65 KARTOGRAFI

66

67 SARANA DAN PRASARANA

68 Ruang Penyimpanan Arsip Konvensional

69 RUANG PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU

70 Alih Media Arsip Media Baru Pengolahan Arsip Konvensional

71

72 KEGIATAN ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF ~ Penciptaan (Tata Naskah) & Pengelolaan Formulir & Laporan ~ Pengurusan Surat ~ Pemberkasan & penemuan kembali ~ Klasifikasi arsip ~ Program Arsip Vital ARSIP IN AKTIF ~ Penyusutan Arsip ~ Penilaian Arsip ~ Jadwal Retensi Arsip ~ Pusat Arsip

73 Manajemen Kearsipan

74 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
PENCIPTAAN (Creation), Tahap arsip mulai tercipta karena adanya akivitas kegiatan - Formulir, surat, laporan, manual, elektronik, casette, film,foto, disket dll. PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN (Use & Maintenance) Tahap arsip mulai didistribusikan, digunakan, disimpan dan dipelihara - Pengurusan surat, Penataan berkas dan penemuan kembali PENYUSUTAN (Disposal) Tahap arsip mulai memasuki masa penyusutan - Penilaian, Pemindahan - Pemusnahan, dan penyerahan

75 RECORDS MANAGEMENT KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA EFISIEN DARI TAHAP PENCIPTAAN ARSIP HINGGA TAHAP PEMUSNAHAN

76 DAUR HIDUP ARSIP PENGURUSAN SURAT PENATAAN BERKAS PENYUSUTAN PENEMUAN KEMBALI PENGELOLAAN ARSIP SEJAK DICIPTAKAN, DIGUNAKAN SAMPAI DENGAN PENYUSUTAN ARSIP

77 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
PENCIPTAAN - Fisik: formulir, surat, laporan, film, rekaman, dll. - Informasi kegiatan pokok dan penunjang PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN - Pengurusan surat - Penataan berkas dan penemuan kembali - Pola klasifikasi, indexing dan pemeliharaan PENYUSUTAN - Penilaian - Pemindahan - Pemusnahan, dan penyerahan

78 TUJUAN RECORDS MANAGEMENT
• Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja. Adanya efisiensi dalam penciptaan, penggunaan, dan penemuan kembali; • Pemanfaatan arsip yang penting secara efisien; • Meminimalisir pengeluaran biaya; Terciptanya penyusutan arsip secara tepat • Memelihara arsip yang bernilai sejarah untuk kepentingan organisasi

79 HASIL PENELITIAN PADA AKHIR TAHUN 1980-AN, DI AMERIKA PADA SEKTOR DUNIA USAHA:
Tiap hari tercipta 370 juta lembar baru dan asli 1,9 juta halaman hard copy 1,9 milyar lembar copy Rata-rata pegawai menghabiskan 50 menit/hari untuk mencari arsip Rata-rata setiap kantor menyimpan 5 copy dokumen yang sama pada tempat yang berbeda, atau 26 dokumen yang sama pada lokasi yang lain

80 Elizabet Parker Lebih dari 10 % waktu pegawai habis untuk mencari arsip/informasi 45 % dokumen diberkaskan pada lebih dari satu tempat 85 % dokumen yang diberkaskan tidak pernah ditemukan (Managing your organization’s records)

81 FUNGSI ARSIP Mendukung proses pengambilan keputusan
Menunjang proses perencanaan Mendukung pengawasan Sebagai alat pembuktian Memori perusahaan Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. Fungsi/kegunaan ARSIP sebagai Sumber Informasi

82 ALUR PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Standar Meta Data dan Tesaurus Surat Masuk Pengkategorian Registrasi Mail Tracking Surat Keluar Distribusi Unit Kerja Unit Kerja Pusat Berkas JADWAL RETENSI ARSIP Pusat Berkas Arsip Aktif Musnah pindah Filing Sistem dan Skema Klasifikasi Arsip Inaktif Pusat Arsip MA File Tracking ANRI Arsip statis

83 (Life cycle of records)
SEGI SISTEM: PENCIPTAAN/ PENERIMAAN (surat, formulir, Laporan, gambar, film, Video, elektronik dll.) PENYUSUTAN (pemindahan arsip inaktif, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis) DISTRIBUSI/ PENGURUSAN (Internal & eksternal) DAUR HIDUP ARSIP (Life cycle of records) PENGELOLAAN/ PEMELIHARAAN (penyimpanan, penemuan kembali, Transfer/penyerahan) PENGGUNAAN (pembuatan keputusan, Dokumentasi, referensi, Kepentingan hukum dll).

84 DAUR HIDUP ARSIP DARI SEGI PROSES: (Life cycle of records)
PENENTU KEBIJAKSANAAN (Keputusan dan tata tertib) RAPAT DINAS makalah/laporan Notulen Rancangan konsep DATA / INFORMASI dukungan kep. dinas pengembangan ilmu layanan umum DAUR HIDUP ARSIP (Life cycle of records) KORESPONDENSI Surat-menyurat Telegram/teleks/faks formulir PENGGUNA ARSIP praktisi > dinas/profesi peneliti > ilmuwan umum > awam DARI SEGI PROSES: PEMBERKASAN dosir / rubrik / serie verbaal / prosesual PEMELIHARAAN DAN PENGGUNAAN ARSIP pengamanan & layanan arsip konservasi PENILAIAN ARSIP ditindaklanjuti/tidak disimpan/musnah/ transfer

85 MANAJEMEN SURAT A. Menciptakan Surat 1. Berpedoman pada Tata Naskah Dinas 2. Menggunakan kertas/ 3. Prosedur Menciptakan 4. Prosedur Mengirimkan B. Menerima Surat Masuk 1. Prosedur (sampai menjadi berkas kerja) 2. Peralatan

86 PENGURUSAN SURAT SURAT meliputi berbagai produk komunikasi kedinasan, seperti surat masuk, surat keluar, nota dinas, naskah-naskah lainnya seperti pedoman, juklak, protap dll. Prosedur pengurusan surat masuk: a. Penerimaan b. Pencatatan c. Penyampaian/pendistribusian Prosedur pengurusan surat keluar a. Penyusunan konsep b. Penandatanganan c. Penomoran d. Pencatatan e. Pengiriman Sarana/ alat a. Buku Agenda (manual) dan secara elektronik (mail tracking) b. Lembar Pengantar c. Lembar Disposisi d. Pola Klasifikasi e. Tickler file

87 Pengurusan Surat menjadi Arsip
Cap penerimaan di belakang surat MASUK Pengarahan: Kualitas informasi, pengolah dan keterkaitan dengan arsip lain. DIBUKA (Kecuali surat rahasia dan pribadi) KELUAR KIRIM DISTRIBUSI ke UNIT KERJA PROSES CATAT Surat Keluar simpan Pusat berkas

88 BAGAN PROSES PENGURUSAN SURAT PENTING MENGGUNAKAN KARTU
PENERIMA PENGARAH PENCATAT ARSIP TU PENGOLAH PIMPINAN PENGOLAH PELAKSANA PENGOLAH Penentuan surat penting dan tidak LD 1 KK KK 2 LD 2 KK 3 KK 1,2,3 LD 1,2 LD 1 KK 1 KK 2 KK 2 KK 3 Simpan Selesai Simpan

89 PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DILAKSANAKAN OLEH TATA USAHA UNIT PENGOLAH

90 Tujuan Pengelolaan Arsip Aktif
a. Menjamin arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat untuk kepentingan operasional sehari-hari; b. menjamin arsip tersimpan dengan aman dan terpelihara c. menjamin pelaksanakan penyusutan berjalan dengan lancar. 2. Peralatan File kabinet/ lemari file, folder, sekat/ guide, rak/ almari arsip, POLA KLASIFIKASI dan lain-lain

91 Pemberkasan Arsip PENGERTIAN :
Pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan menggunakan huruf, nomor atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang disimpan. Penyimpanan arsip ke dlm folder, boks/kotak file dan lainnya, sesuai aturan yang telah direncanakan; termasuk proses penentuan, pemberian kode, penyusunan, penempatan arsip dg cara yang sistematis shg arsip mudah ditemukan kembali dg cepat dan tepat.

92 TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP
Menyatukan informasi arsip; Memudahkan temu balik arsip : - cepat - tepat - lengkap - aman 3. Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip.

93 Jenis-jenis sistem pemberkasan
Alfabetis Numerik Alfanumerik Kronologis Subjek Geografis

94 Sistem Pemberkasan Jenis
- Sistem Alfabetis, yaitu penataan arsip berdasarkan aturan alfabet. Tepat untuk file yang didasarkan pada nama orang dan nama organisasi/ perusahaan. - Sistem Numerik, yaitu penataan arsip berdasarkan nomor.Tepat untuk file yang didasarkan pada nomor pegawai, nomor siswa, nomor cek, dan l ain-lain. - Sistem Geografis/ wilayah, yaitu penataan arsip berdasarkan tempat/ wilayah. Tepat untuk file yang didasarkan pada nama wilayah/ lokasi/ daerah. - Sistem Subjek, yaitu penataan arsip berdasarkan susunan subjek. Tempat untuk file yang didasarkan pada jenis transaksi/ kegiatan/ fungsi/ urusan. lanjut ….

95 Sistem Pemberkasan Arsip disimpan menggunakan sistem pemberkasan subjek (filing system by subject). Walaupun demikian, prinsip-prinsip dalam sistem pemberkasan jenis lainnya, seperti: alfabetis, numerik dan geografis tetap digunakan. Misalnya: Semua arsip kepegawaian diberi kode subjek KP yang mewakili kelompok Kepegawaian, namun dalam penataan setiap jenis arsip, misalnya Personal File menggunakan sistem numerik yaitu berdasarkan NIP.

96 Pemberkasan indeks Surat/ naskah dinas CUTI berkas Map berkas Lanjut …
Lemari berkas Surat/ naskah dinas CUTI berkas Map berkas File kabinet Lanjut …

97 KP. KEPEGAWAIAN Sub-Sub Masalah Sub Masalah Pokok Masalah TEST LAMARAN
KP.02 PENGADAAN KP SARJANA Pokok Masalah KP SLA KP.O1 FORMASI KP. KEPEGAWAIAN

98 PENYIMPANAN ARSIP PENYIMPANAN ARSIP AKTIF
Dilaksanakan di tiap unit pengolah Penyimpanan dilaksanakan sesuai materi arsip (alfabetis, numerik, subjek, geografis) Didasarkan pada pola klasifikasi (subjek) Prosedur: a. Pemeriksaan b. Penentuan indeks c. Pemberian kode d. Tunjuk silang e. Penyortiran f. Penempatan arsip 5. Peralatan PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF Dilaksanakana di Unit Kearsipan Departemen dan Unit Kearsipan Unit Utama. Prinsip original order dan provenance 3. Prosedur: a. Penerimaan b. Pemeriksaan kesesuaian arsip dengan daftarnya. c. Jika terjadi kesalahan melakukan perbaikan penataan fisik dan daftar d. Penandatanganan BA pemindahan arsip e. Penataan arsip dalam boks/ re-boxing. f. Pelabelan g. Penataan boks dalam rak h. Penyusunan daftar dengan memperhatikan daftar arsip yang dipindahkan.

99 PEMELIHARAAN 2. Pengaturan sirkulasi udara
1. Pengaturan suhu dan kelembaban 2. Pengaturan sirkulasi udara 3. Menjaga kebersihan, mencegah bocoran, rembesan, kerusakan dinding, lantai, atap dll. 4. Melakukan pemeriksaan secara rutin untuk mengetahui kerusakan arsip, peralatan dan ruang simpan arsip. 5. Menjaga isi map/ boks/ rak tidak terlalu padat 6. Fumigasi dll

100 LAYANAN PENGGUNAAN ARSIP
Kewenangan penggunaan arsip Prosedur layanan 1. Permintaan 2. Pencarian 3. Pencatatan 4. Pengambilan 5. Pengendalian 6. Penyimpanan kembali 7. Penanganan arsip hilang

101 PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF OLEH PETUGAS DI UNIT KEARSIPAN

102 Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif
a. Menjamin arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat untuk kepentingan referensi/ rujukan; b. menjamin arsip tersimpan dengan aman dan terpelihara c. menjamin pelaksanakan penyusutan berjalan dengan lancar. 2. Peralatan Rak/ almari arsip, boks arsip , daftar arsip, dan lain-lain

103 Penerimaan arsip inaktif
Persiapan a. Oleh UK II atau UK I b. Oleh Unit Pengolah Pemeriksaan Kesesuaian daftar dengan fisik arsip 3. Penerimaan Berita Acara dan Daftar

104 Pengolahan Arsip Prinsip Penataan
Persiapan pengolahan (peralatan, personel, pembersihan arsip) Pengolahan: a. Identifikasi b. Pemilahan (arsip dan non arsip, lembaga pencipta, unit kerja, jenis arsip) c. Pendeskripsian d. Pembuatan Skema e. Pengelompokan informasi/ kartu f. Penomoran definitif g.Penataan fisik h. Pembuatan Daftar

105 Peralatan penyimpanan arsip inaktif
MAHKAMAH AGUNG INDEKS

106 AKSES DAN PENGAMANAN (UU KIP 14/2008)
Pembatasan akses dilaksanakan terhadap: 1. Informasi personal dan privacy 2. Rahasia dagang dan intellectual property rights 3. Keamanan properti (fisik, finansial) 4. Keamanan negara 5. Kepentingan hukum dan profesi.

107 LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP
Arsip hanya digunakan untuk kepentingan dinas. Arsip hanya digunakan oleh pegawai yang berwenang. Pengaturan kewenangan didasarkan pada: a. Level jabatan b. Keterkaitan tugas dan fungsi dengan arsip yang digunakan.

108 Peminjaman dan Penggunaan Arsip Inaktif
Kewenangan Penggunaan Prosedur a. Permintaan b. Pencarian c. Penggunaan Tanda Keluar d. Pencatatan e. Pengambilan/ pengantaran f. Pengendalian g. Penyimpanan Kembali

109 LAYANAN ARSIP OUT PENCATATAN OUT INDIKATOR PERMINTAAN
(lisan, telepon, tertulis) OUT PENCARIAN Langsung ke arsip Melalui daftar PENGENDALIAN Masa peminjaman Lokasi, pengguna PENCATATAN PENEMPATAN KEMBALI Out indikator diambil Arsip ditempatkan PENGANTARAN/ PENGAMBILAN

110 PENYUSUTAN ARSIP Pasal 47 UU No. 43 Tahun 2009
Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasar JRA dgn memperhatikan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Pasal 48 Lembaga negara, Pemda, PTN, serta BUMN dan/ atau BUMD wajib memiliki JRA. JRA ditetapkan oleh pimpinan LN, Pemda, PTN, serta BUMN dan/atau BUMD.

111 Penyusutan Arsip Meliputi :
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

112 Pasal 51 Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang : Tidak memiliki nilai guna; Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

113 DOKUMEN YANG DIPERTIMBANGKAN SEBAGAI NON ARSIP
BAHAN-BAHAN PERPUSTAKAAN, PUBLIKASI SEPERTI COPY DARI BUKU, TERBITAN RUTIN YANG DIGUNAKAN HANYA SEBAGAI BAHAN REFERENSI; BROSUR, KATALOG, PAMFLET TENTANG KEGIATAN ORGANISASI, PRODUK, DAN JENIS PELAYANAN YANG DIBERIKAN; INFORMASI YANG DITERIMA DARI DAFTAR PELAYANAN INTERNET DAN BERITA LAINNYA; KERTAS KERJA PERORANGAN PEGAWAI YANG TIDAK TERKAIT DENGAN KEGIATAN ORGANISASI; LAPORAN TAHUNAN, BULETIN, NEWSLETTER, BROSUR, POSTER PUBLIKASI YANG BERLEBIHAN; BLANGKO KOSOSNG TENTANG PERMINTAAN PEMBELIAN, PERMINTAAN PENGGANTIAN BIAYA PERJALANAN, DAN BLANGKO KOSONG LAINNYA.

114 NILAI GUNA ARSIP 1. Nilaiguna primer a. Administratif, adalah value arsip untuk mendukung pelaksanaan administrasi. b. Keuangan, adalah value arsip untuk mempertanggung- jawabkan transaksi maupun polecy keuangan. c. Legal, adalah value arsip untuk melindungi hak dan kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan. d. Ilmiah dan teknologi, adalah value arsip tentang hasil penelitian murni dan terapan. 2. Nilaiguna sekunder a. Evidential, adalah value arsip tentang bukti atau fakta keberadaan organisasi. b. Informasional, adalah value arsip tentang orang, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi organisasi

115 ARSIP INAKTIF STANDAR ICA, ARSIP YANG DIRUJUK 5 ATAU 6 KALI DALAM SATU TAHUN; MINA JOHNSON, ARSIP YANG DIGUNAKAN MAKSIMAL 15 KALI DALAM SETAHUN

116 Teknik pemindahan arsip inaktif
Jadwal Retensi PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK PELAKSANAAN DAFTAR ARSIP BERITA ACARA

117 Teknik Pemusnahan arsip
Jadwal Retensi Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Berita acara 2. Daftar arsip 3. Dilaksanakan secara total 4. Disaksikan min. 2 pejabat bidang hukum Persetujuan PIMPINAN Pengesahan Pelaksanaan

118 JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN PERMANEN
Arsip tentang kebijakan organisasi baik tingkat pusat atau daerah; Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi (struktur, tugas fungsi, job des, pendirian organisasi) Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja (Pesawat CN-235, sosro bahu, cakar ayam; Arsip tentang bangunan monumental; Arsip tentang batas wilayah Arsip tentang hak patent, formula, resep dan copy right Arsip tentang tokoh atau perorangan yang melekat dari suatu peristiwa (Suharto, Harmoko, Marsinah, tempat gempa Liwa, Org.Golkar, LPU, Fenomena kejahatan, peristiwa Malari, dll.

119 Teknik Penyerahan arsip
Jadwal Retensi Pemeriksaan Pendaftaran Penataan fisik Pemberitahuan PIMPINAN Penilaian ANRI ANRI Pelaksanaan Daftar arsip Berita acara

120 Teknik Penyusutan Arsip Tidak Berdasarkan JRA
1. Penelitian (arsip, sistem, organisasi) 2. Penyusunan Target 3. Sortir/ pemilahan 4. Rekonstruksi (azas provenance dan original order) 5. Pendaftaran/ deskripsi arsip 6. Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip 7. Penomoran dan penataan fisik 8. Penyusunan daftar sementara 9. Penilaian dan seleksi 10.Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah 11.Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)

121 Pasal 56 Arsip vital LN, pemda, PTN, BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital. Program arsip vital dilaksanakan melalui kegiatan : a. identifikasi; b. pelindungan dan pengamanan; dan c. penyelamatan dan pemulihan. Ars

122 Pengertian arsip vital
Pasal 1 UU Nomor 43 Tahun 2009 Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

123 Perka ANRI Nomor : 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Pelindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana Kriteria Arsip Vital : Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tdk dpt digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya; Sangat dibutuhkan utk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena berisi informasi yg digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana; Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi; Berkaitan dgn kebijakan strategis instansi.

124 Berkas perkara pengadilan.
Contoh arsip vital : Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan pimpinan instansi pemerintah) selama masih berlaku. MOU dan perjanjian kerjasama yg strategis baik dalam maupun luar negeri selama masih berlaku. Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, dll) Arsip hak paten dan copy right. Berkas perkara pengadilan. Personal fole. Batas wilayah negara, antar provinsi atau antar kab/kota. Dokumen pengelolaan keuangan negara.

125 Metode perlindungan arsip vital
1. Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran), dgn menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan hasil diplikasi tsb di tempat lain. - memilih bentuk duplikasi yg diperlukan (copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman magnetic, electronic records, dsb) - dilakukan dgn cara alih media dlm bentuk microform atau dlm bentuk CD ROM, kemudian dibuat back-up, dokumen asli digunakan utk kegiatan sehari-hari dan CD-ROM disimpan pd tempat penyimpanan yang dirancang khusus. 2. Vaulting (dengan peralatan khusus), seperti almari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah, dsb. - pemilihan peralatan tergantung jenis, media dan ukuran arsip. - karakteristik peralatan tidak mudah terbakar, kedap air dan bebas medan magnet utk arsip berbasis magnetik/elektronik

126 Pengamanan fisik arsip :
Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dpt digunakan utk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dll. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pd tingkat ketiggian yg bebas banjir dan badai. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yg tidak rawan gempa, angin topan dan badai. Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan pemadam kebakaran dll.

127 Pengamanan informasi arsip
Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip utk menjamin bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yg berhak. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam. Menyusun protap secara rinci dan detail. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yg punya hak akses. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yg berhak dan penggunaan hak terkontrol dengan baik.

128 Penyimpanan arsip vital
Lokasi penyimpanan arsip vital dapat dilakukan secara on site ataupun off site. Penyimpanan on site, penyimpanan arsip vital yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan pencipta arsip. Utk organisasi kecil dgn jlh arsip terbatas, tempat penyimpanan vital cukup pada lemari besi yang tahan api (filing cabinet khusus). Sedang utk organisasi besar dgn jlh arsip vital yg cukup banyak disarankan menyimpan lemari besi tersebut di ruang bawah tanag atau ruang yang dilengkapi dgn konstruksi bangunan yang khusus, seperti tahan api, kebakaran dan sejenisnya. Penyimpanan off site, penyimpanan arsip vital yg ditempatkan di luar lingkungan gedung perkantoran pencipta arsip. Perlu mempertimbangkan beberapa hal : a. jaminan terhadap fasilitas keamanan. b. efisiensi biaya yg dikeluarkan. c. jaminan tanggung jawab pengelola, baik perawatan dan pengawasannya.

129 AYOO… KERJA KERAS MENATA ARSIP
BIKIN …. RAPI DAN MUDAH DICARI

130 TERIMA KASIH waktu lalu Kini