MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DAN ORGANISASI

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DAN ORGANISASI"— Transcript presentasi:

1 MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DAN ORGANISASI
Modul 2 PERENCANAAN PERPUSTAKAAN Ilmu Perpustakaan 9 Maret 2012

2 Pengertian Perencanaan (Planning)
Planning berasal dari kata plan, artinya rencana, rancangan, maksud dan niat. Planning berarti perencanaan. Perencanaan adalah proses kegiatan, sedangkan rencana merupakan hasil perencanaan. Perencanaan adalah kegiatan yang berkaitan dengan usaha merumuskan program yang didalamnya memuat segala sesuatu yang akan dilaksanakan, penentuan tujuan, kebijaksanaan, arah yang akan ditempuh, prosedur dan metode yang akan diikuti dalam usaha pencapaian tujuan.

3 Penentuan-penentuanDalam perencanaan
Bentuk atau jenis kegiatan yang akan dilaksanakan; Prosedur pelaksanaan kegiatan; Kebijakan yang dijadikan landasan kegiatan; Arah dan tujuan yang hendak dicapai; Personal yang melaksanakan rencana; Waktu pelaksanaan rencana; Anggaran biaya yang dibutuhkan

4 Perencanaan tugas seorang manajer
untuk menentukan pilihan dari berbagai alternatif, kebijaksanaan, prosedur, dan program. Perencanaan juga merupakan keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan pada masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

5 Perencanaan : tiga hal mendasar
(1) tujuan; (2) perhitungan atau pertimbangan kebijakan; (3) pelaksanaan rencana. Tujuan adalah target yang akan dicapai yang bersifat stationer dari pelaksanaan kegiatan. Tujuan dapat dilihat dari berbagai aspek, yaitu sebagai berikut

6 Tujuan Dilihat dari bobotnya adalah : Tujuan kuantitatif;
Tujuan kualitatif Dilihat dari kepentingannya : Tujuan pokok; Tujuan sub dari pokok, yang dilaksanakan karena adanya tujuan pokok; Tujuan primer; Tujuan sekunder; Tujuan komplementer; Tujuan mutlak; Tujuan relatif; Tujuan insidential

7 Tujuan Dilihat dari waktu pelaksanaan, tujuan terbagi tiga, yaitu :
Tujuan jangka panjang; Tujuan jangka menengah; Tujuan jangka pendek

8 Fase-fase perencanaan dirumuskan sistematis
Menyusun tujuan, mulai dari tujuan umum hingga tujuan khusus; Menyusun rencana sesuai tujuan; Melaksanakan rencana yang telah ditetapkan; Melaksanakan pengawasan; Membuat laporan hasil pelaksanaan; dan Melakukan evaluasi

9 Perencanaan memberikan manfaat bagi organisasi
Penentuan tujuan organisasi sebagai tolok ukur perencanaan; Upaya meletakkan landasan kebijakan & langkah-langkah operasional kerja; Pengukuran kemampuan bagi efektivitas dan efisiensi kerja; Kepastian tindakan yang relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan; Harapan memperoleh kemajuan; Hasil yang direncanakan; Pengawasan penilaian terhadap hasil yang dicapai; Menghilangkan ketidakpastian; Membentuk hari depan; Sebagai alat untuk mencegah pemborosan tenaga, waktu dan biaya; Mudah mengukur prospek ke depan dalam suatu organisasi; Penentuan pilihan dalam memecahkan masalah; Standarisasi kegiatan dan prioritas kebutuhan organisasi; dasar penjabaran program kerja secara sistematis dlm suatu organisasi; Pembagian tugas dan keahlian yang akurat; Usaha untuk menyediakan sarana dan prasarana kegiatan yang disesuaikan dengan rencana; Melahirkan produktivitas kerja yang baik; Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh kegiatan yang akan dikerjakan

10 Jenis-jenis Perencaan penggunaannya :
Single use planning, yaitu perencanaan untuk satu kali pakai. Jika pelaksanaan telah selesai, perencanaan tersebut tidak dipakai kembali, misalnya perencanaan yang berhubungan dengan kepanitiaan kegiatan tertentu. Repeats planning, yaitu perencanaan yang dipergunakan untuk keperluan yang berulang-ulang. Rencana ini terus menerus atau berulang dipergunakan sehingga bersifat permanen. Jenis Planning menurut prosesnya : Policy planning (merupakan kebijakan), yaitu suatu planning yang berisi kebijakannya saja tanpa dilengkapi oleh teknis pelaksanaannya secara sistematis, seperti perencanaan yang berkaitan dengan garis besar proses pengorganisasian negara (GBHN); Program planning, yaitu planning yang merupakan penjelasan dan perincian dari policy planning; program planning dibuat oleh badan-badan khusus yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan policy planning, misalnya BAPPENAS. Operational planning (perencanaan kerja), yaitu planning yang memuat rencana mengenai cara-cara melakukan pekerjaan tertentu agar lebih berhasil dalam pencapaian tujuan dengan daya guna yang lebih tinggi (efektif dan efisien). Dalam operational planning, technical know-how ataupun kecakapan dan keterampilan kerja lebih dititikberatkan.

11 Jenis perencanaan menurut jangka waktunya
Long range planning (LRP), yaitu suatu perencanaan jangka panjang yang membutuhkan waktu yang agak lama dalam pelaksanaannya. Perencanaan ini biasanya memerlukan waktu lebih dari 10 tahun. Intermediate planning (perencanaan jangka menengah), yaitu perencanaan yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu “pemasangan” (gestation period). Perencanaan ini biasanya memerlukan waktu lima tahun. Short range planning (SRP) atau perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yang dipersiapkan dengan tergesa-gesa dan mendadak karena dianggap penting dan waktu yang tersedia sangat sempit. Biasanya, pelaksanaannya memerlukan waktu kurang dari satu tahun.

12 Jenis Perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya
a. rural planning, yaitu perencanaan pedesaan; b. city planning, yaitu perencanaan untuk suatu kota; c. regional planning, yaitu perencanaan tingkat daerah kabupaten ataupun kota; d. national planning, yaitu suatu perencanaan tingkat nasional (negara) yang mencakup segenap wilayah suatu negara.

13 Jenis perencanaan menurut materinya :
a. Personnal planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah-masalah kepegawaian. Dalam planning ini, masalah pegawai ditinjau dan dibahas dari berbagai segi secara mendalam dan mendetail. b. Financial planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah keuangan ataupun permodalan (anggaran belanja) secara menyeluruh atau mendetail dari suatu kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama. c. Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan industry yang direncanakan sedemikian rupa agar terhindar dari hambatan dan rintangan dalam pencapaian tujuan. d. Education planning, yaitu suatu perencanaan dalam kegiatan pendidikan (misalnya : planning mengenai pendidikan SMEA, SMA, dan lain-lain).

14 Jenis planning menurut segi umum dan khusus :
a. General plans (rencana umum), yaitu suatu rencana yang dibuat garis-garis besarnya saja dan menyeluruh dari suatu kegiatan kerja sama. b. Special planning (rencana khusus), yaitu suatu perencanaan mengenai suatu masalah yang dibuat secara mendetail dan terperinci. Misalnya : production planning, education planning. c. Overall planning, yaitu suatu perencanaan yang memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dilaksanakan. Dalam hal ini, perencanaan merupakan landasan dari fungsi-fungsi manajemen lainnya.

15 Sifat-Sifat Perencanaan
1. Faktual : Perencanaan yang berdasarkan pertimbangan factual, yaitu didasarkan pada hasil temuan di lapangan. Fakta-fakta yang telah dikumpulkan dan dijadikan data serta diolah secara rasional, apabila perlu dikaji secara ilmiah. 2. Rasional : Perencanaan harus masuk akal, bukan merupakan angan-angan. Rasionalisasi terhadap berbagai fakta dan data dianalisis dengan cara mengklasifikasi permasalahan yang berkembang, menafsirkan data dan fakta, membandingkan antarfakta, menghubungkan antar-pengertian, memutuskan, dan menyimpulkan. 3. Fleksibel :Perencanaan tidak kaku, tetapi mengikuti perkembangan zaman dan perubahan situasi dan kondisi sehingga pelaksanaannya tidak terjebak dalam suatu keadaan yang statis.  4. Berkesinambungan : Perencanaan dibuat secra kontinu, artinya berkelanjutan mengikuti kebutuhan organisasi dan tidak dibatasi oleh absolutism ruang dan waktu. 5. Dialektis : Suatu planning harus dibuat dengan memikirkan peningkatan dan perbaikan-perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang. Perencanaan yang dialektik tidak terpaku pada pendekatan antithesis yang melawan arus perubahan dan perkembangan zaman, tetapi lebih mengutamakan pendekatan sintesis dan kompromistik terhadap keadaan dengan tetap berprinsip pada prinsip-prinsip manajemen yang sudah ditetapkan.

16 suatu planning harus memiliki ciri
Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan organisasi; Dibuat oleh orang-orang yang memahami tujuan organisasi; Menggunakan teknik-teknik perencanaan yang baik; Mencantumkan unsur-unsur perencanaan secara sistematis; Mempertimbangkan sumber daya manusia dan sumber dana yang tersedia; Memprediksikan segala hal yang tidak memungkinkan dan menetapkan berbagai alternatif yang dapat diambil sebagai pilihan terakhir; Dibuat dengan sederhana dan mudah dipahami serta mudah dilaksanakan; Rencana harus luwes dalam menghadapi keadaan; Terdapat tempat pengambilan risiko; Pragmatis dan penuh pertimbangan; Jelas ukuran dan standar optimalisasi hasil pelaksanaannya

17 Cara-cara Membuat Perencanaan
What, apa yang akan direncanakan ? When, kapan rencana tersebut akan dilaksanakan ? Where, dimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan ? How, bagaimana cara melaksanakan rencana yang dimaksudkan ? Who, siapa yang akan melaksanakan rencana bersangkutan ? Why, untuk apa rencana tersebut dilaksanakan, mengapa dilaksanakan ?

18 Kegagalan dalam melaksanakan perencanaan
Perencana (planner) kurang ahli Kurang wewenang dalam penyusunan perencanaan Tenaga pelaksana dari perencanaan tersebut kurang cakap Keuangan tidak mencukupi untuk menerapkan perencanaan Tidak ada dukungan (intern maupun ekstern) Terjadinya perubahan-perubahan situasi secara drastic.

19 TUJUAN PERENCANAN 1. menyediakanarahandankerangkakerjaperpustakaanygakanmemandupengambilankeputusandanpemecahanmasalah 2. Meningkatkanlayananperpustakaanmelalui control pelaksanaankegiatandanpenggunaananggaran 3. untukmemastikanpengembanganygrasionaldanefektifbaikbagisumber-sumberinformasiygmenjadikoleksiperpustakaan 4. Memungkinkanmenggantisipasikebutuhansumber-sumberinformasidengancaramembuatperencaankeadaansaatinidanproyeksikeadaan di masadatang. 5. memberikanpengalamandankeahlianbagipustakawandalammembuatperencanaan

20 SIKLUS PERENCANAAN 1. MENENTUKAN KEBUTUHAN 2. MENETUKAN TUJUAN
3. MENETUKAN SASARAN 4. MENENTUKAN METODE/CARA 5. PENGUJIAN CARA YANG DIPILIH 6. SIMULASI 7. PILIHAN CARA MENCAPAI TUJUAN 8. IMPLEMENTASI 9. CONTROL DAN MONITORING

21 FAKTOR-FAKTOR DALAM PERENCANAAN
1. Waktu 2. Pengumpulan dan Analisis Data 3. TingkatanPerencanaan 4. Fleksibilitas

22 TUJUAN SASARAN DAN TARGET
1. tujuan (Purpose) menunjukkanalasanmengapasuatuorganisasidibentukatausuatukegiatandilaksanakan 2. sasaran (Objectives) menunjukkantitikakhirdarisuatu program manajemenbaikumumataukhusus 3. Target (Target or Goal) menunjukkanpadanilaikuantitatifataukualitatifygmenjaditujuansuatu program kerja

23 LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN PERPUSTAKAAN
1. melihatkemasadepanyaitukesempatan yang bisadicapaidenganmelihatpadakekuatandankelemahan 2. merumuskansasaranuntukperpustakaandan unit-unit dibawahnya 3. menentukanpremisyaitumeramalkanlingkunganpada sat rencanadilaksanakan 4. menentukanarahtindakan-tindakan alternative denganmenginventarisasitindakan-tindakan yang dapatdiambiluntukmencapaitujuanorganisasi. 4. mengevaluasitindakan alternative denganmelihatuntungrugidenganmelihatberbagai factor 5. Memilihsalahsatualternatlifygdapatditerimaberdasarkanevaluasi. 6. merumuskanpenjabaranrencana-rencanadarirencanapokok

24 Langkah-langkah dalam membuat perencanaan
Menetapkan sasaran atau perangkat tujuan Langkah ini berkaitan dengan kebutuhan organisasi dan tujuan yang hendak dicapai. Dalam penentuan tujuan, disusun pula prioritas utama dan sumber daya yang dimiliki sehingga memudahkan pelaksanaan rencana. Menentukan keadaan, situasi dan kondisi sekarang Situasi sekarang perlu diperhatikan sebelum perencanaan dibuat, kemudian ukur menurut kemampuan organisasi dari seluruh komponen yang ada secara sistemik. Mengidentifikasi faktor pendukung dan penghambat Memperkuat semua faktor yang mendukung terlaksananya perencanaan dan meminimalisasikan semua faktor yang akan menghambat. Demikian pula, dengan antisipasi terhadap gangguan yang datang secara tidak terduga. Mengembangkan rencana dan menjabarkannya Pengembangan rencana dan penjabarannya harus dipahami oleh seluruh pelaksana kegiatan sehingga memudahkan tercapainya sasaran dan tujuan. Caranya adalah dengan mengembangkan berbagai alternatif yang dapat dijadikan solusi permasalahan yang berkembang ketika rencana sedang dilaksanakan.

25 RENCANA KEBUTUHAN SDM 1. ManfaatRencanaketenagaan
a. memperbaikipenggunaansumberdayamanusia b. memadukankegiatanpersonaliadengantujuanorganisasi c. Melalkukanpengadaantenagabarusecaraekonomis d. mengembangkaninformasidasarmanajemenpersonalia e. mengorganisasikan program-program manajemenpersonalia Kebutuhanpengadaansumberdayamanusiadapatdisebabkanoleh : Lingkunganeksternal Pengaruhorganisassi Pengaruhpersediaankaryawan

26 AktivitasPerencanaan Ketenagaan
a. menetapkankebutuhantenagaKerja Perhitunganberdasarkanrumuskebutuhantenagaberdasarkan : Ranganathan dengan rumus : W+WH N X Y T = X (n+1) X 2WH t T = Jumlah SDM ygdibutuhkan W = Jumlah jam kerjanyatatiapminggu WH = jumlah jam keraja minimal tiapminggu 37 1/2 jam N =JumlahpenggunaMahasiswadanDosen T = peobahotomasipadatitiklayanandengannilaikonstan t1 = 10 , t2 = 20; t = 30 n = jumlahtitiklayanantiap unit X = penambahankoleksitiaptahun Y = besarnyakoleksi

27 Beban Kerja Pustakawan
Semuapekerjaanpustakawandidaftar (SK Menpan 132/menpan/2002) Bebanpekerjaanselamasetahun Dikalikan dengan satuan waktu untuk mengerjakan pekerjaan Diperolehjumlah jam untukmengerjakanpekerjaanselama 1 tahun Dibagidenganjam kerjaselamasetahun (1250 jam) Jumlah kebutuhan tenaga untuk perpustakaan

28 PERENCANAAN GEDUNG DAN TAT RUANG PERPUSTAKAAN
Pengertian (Departemen P dan K 1994) : Gedung (Building) :suatu bagunan yg digunakan sebagai tempat tinggal atau kerja Ruang (space) :tempat atau bagian tertentu dalam suatu gedung  Ruangan (room) :suaturuangataukumpulanruangan yang dibatasiolehdinding/penyekat

29 Kebutuhan ruangan Kebutuhan rauangan adalah berdasarkan hasil kajian layanan, pengguna, SDM yang terdiridari2 jenisRuang (Adminstrasidankegiatanperpustakaan) PerpustakaanSekolah (Lasa, 2002) Perpustakaanperguruantinggi : JumlahPengguna Jenisdanvariasi program Jenjang program Lokasigedung Penataanruang Mengikutiarsitekturgedungygberdekatan Penerangandansumbertenaga Fentilasidanpenyejukan Keamanan Pengembangankedepan

30 PenggunaanRuang : 25 % untuk pengguna perpustakaan 50 % untukkoleksi
25 % untukruangkerjapetugas

31 TATA RUANG 1. Tata sekat Digunakandalam system layananperpsutakaantertutupdimanapenggunatidkadiperkenankanmasukkedalamruangkoleksidanpengembaliankoleksikepadapetugas. 2.Tata Parak Penempatankoleksisecaraterpisahdenganruangbacapengguna.Akan tetapipenggundapatmengambilsendirikoleksidanmembacadiruangbacatersebut. 3. Tata baur Penataanruangperpustakaanbercampurantarakoleksidenganmejabaca

32 PEERABOT DAN PERALATAN PERPUSTAKAAN
Perabot :barang-barang yang berfungsisebagaiwadahpenunjangkegiatanperpustakaan (meja, kursi, rakbuku) PerlengkapanPerpustakaan :barang-barangygdigunakanunukkegiatanperpustakaan (computer, kartukatalog) Pertimbanganmenentukanperabotdanperlengkapanperpustakaan ; Jumlahdanjeniskoleksilimatahunkedepan Jangkauanlayanantermasuk SDM untukpengembangan 5-10 tahunkedepan Kebijakanpenggunaanruanganolehlembaga PerabotPerpustakaan : Almaripenitipantas Rakpameran PintuKonttrol MejaSirkulasi AlamariKatalog Mejalayananrujukan Rakmajalahdansuratkabar RakBuku Meja computer MejadanKursibaca MejadanKursiKerjaPetugas

33 PeralatanPerpustakaan :
Mesinketik Komputer Printer Alat Baca Mikro Alatpemutarkasetdan Video Alatpemutar VCD DAN DVD Proyektor film dan slide Mesinfotokopi PesawattelpondanFaximilli Mesinpotongkertas Alat press Alatperekat Mesinpencetak Mesinjahit

34 PEMBENTUKAN RUANGAN RuangKoleksi Ruangpelayanan RuangPelayanan
RuangTeknis RuangAdministrasi RuangPenjilidan Gudang