Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Modul 2 PERENCANAAN PERPUSTAKAAN Sli de No. 1 Ilmu Perpustakaan 9 Maret 2012.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Modul 2 PERENCANAAN PERPUSTAKAAN Sli de No. 1 Ilmu Perpustakaan 9 Maret 2012."— Transcript presentasi:

1 Modul 2 PERENCANAAN PERPUSTAKAAN Sli de No. 1 Ilmu Perpustakaan 9 Maret 2012

2  Planning berasal dari kata plan, artinya rencana, rancangan, maksud dan niat. Planning berarti perencanaan.  Perencanaan adalah proses kegiatan, sedangkan rencana merupakan hasil perencanaan.  Perencanaan adalah kegiatan yang berkaitan dengan usaha merumuskan program yang didalamnya memuat segala sesuatu yang akan dilaksanakan, penentuan tujuan, kebijaksanaan, arah yang akan ditempuh, prosedur dan metode yang akan diikuti dalam usaha pencapaian tujuan.

3  Bentuk atau jenis kegiatan yang akan dilaksanakan;  Prosedur pelaksanaan kegiatan;  Kebijakan yang dijadikan landasan kegiatan;  Arah dan tujuan yang hendak dicapai;  Personal yang melaksanakan rencana;  Waktu pelaksanaan rencana;  Anggaran biaya yang dibutuhkan

4  untuk menentukan pilihan dari berbagai alternatif, kebijaksanaan, prosedur, dan program. Perencanaan juga merupakan keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan pada masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

5  (1) tujuan;  (2) perhitungan atau pertimbangan kebijakan;  (3) pelaksanaan rencana.  Tujuan adalah target yang akan dicapai yang bersifat stationer dari pelaksanaan kegiatan. Tujuan dapat dilihat dari berbagai aspek, yaitu sebagai berikut

6  Dilihat dari bobotnya adalah :  Tujuan kuantitatif;  Tujuan kualitatif  Dilihat dari kepentingannya :  Tujuan pokok;  Tujuan sub dari pokok, yang dilaksanakan karena adanya tujuan pokok;  Tujuan primer;  Tujuan sekunder;  Tujuan komplementer;  Tujuan mutlak;  Tujuan relatif;  Tujuan insidential

7  Dilihat dari waktu pelaksanaan, tujuan terbagi tiga, yaitu :  Tujuan jangka panjang;  Tujuan jangka menengah;  Tujuan jangka pendek

8  Menyusun tujuan, mulai dari tujuan umum hingga tujuan khusus;  Menyusun rencana sesuai tujuan;  Melaksanakan rencana yang telah ditetapkan;  Melaksanakan pengawasan;  Membuat laporan hasil pelaksanaan; dan  Melakukan evaluasi

9  Penentuan tujuan organisasi sebagai tolok ukur perencanaan;  Upaya meletakkan landasan kebijakan & langkah-langkah operasional kerja;  Pengukuran kemampuan bagi efektivitas dan efisiensi kerja;  Kepastian tindakan yang relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan;  Harapan memperoleh kemajuan;  Hasil yang direncanakan;  Pengawasan penilaian terhadap hasil yang dicapai;  Menghilangkan ketidakpastian;  Membentuk hari depan;  Sebagai alat untuk mencegah pemborosan tenaga, waktu dan biaya;  Mudah mengukur prospek ke depan dalam suatu organisasi;  Penentuan pilihan dalam memecahkan masalah;  Standarisasi kegiatan dan prioritas kebutuhan organisasi;  dasar penjabaran program kerja secara sistematis dlm suatu organisasi;  Pembagian tugas dan keahlian yang akurat;  Usaha untuk menyediakan sarana dan prasarana kegiatan yang disesuaikan dengan rencana;  Melahirkan produktivitas kerja yang baik;  Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh kegiatan yang akan dikerjakan

10  Single use planning, yaitu perencanaan untuk satu kali pakai. Jika pelaksanaan telah selesai, perencanaan tersebut tidak dipakai kembali, misalnya perencanaan yang berhubungan dengan kepanitiaan kegiatan tertentu.  Repeats planning, yaitu perencanaan yang dipergunakan untuk keperluan yang berulang-ulang. Rencana ini terus menerus atau berulang dipergunakan sehingga bersifat permanen.  Jenis Planning menurut prosesnya :  Policy planning (merupakan kebijakan), yaitu suatu planning yang berisi kebijakannya saja tanpa dilengkapi oleh teknis pelaksanaannya secara sistematis, seperti perencanaan yang berkaitan dengan garis besar proses pengorganisasian negara (GBHN);  Program planning, yaitu planning yang merupakan penjelasan dan perincian dari policy planning; program planning dibuat oleh badan- badan khusus yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan policy planning, misalnya BAPPENAS.  Operational planning (perencanaan kerja), yaitu planning yang memuat rencana mengenai cara-cara melakukan pekerjaan tertentu agar lebih berhasil dalam pencapaian tujuan dengan daya guna yang lebih tinggi (efektif dan efisien). Dalam operational planning, technical know-how ataupun kecakapan dan keterampilan kerja lebih dititikberatkan.

11  Long range planning (LRP), yaitu suatu perencanaan jangka panjang yang membutuhkan waktu yang agak lama dalam pelaksanaannya. Perencanaan ini biasanya memerlukan waktu lebih dari 10 tahun.  Intermediate planning (perencanaan jangka menengah), yaitu perencanaan yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu “pemasangan” (gestation period). Perencanaan ini biasanya memerlukan waktu lima tahun.  Short range planning (SRP) atau perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yang dipersiapkan dengan tergesa-gesa dan mendadak karena dianggap penting dan waktu yang tersedia sangat sempit. Biasanya, pelaksanaannya memerlukan waktu kurang dari satu tahun.

12  a.rural planning, yaitu perencanaan pedesaan;  b.city planning, yaitu perencanaan untuk suatu kota;  c.regional planning, yaitu perencanaan tingkat daerah kabupaten ataupun kota;  d.national planning, yaitu suatu perencanaan tingkat nasional (negara) yang mencakup segenap wilayah suatu negara.

13  a.Personnal planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah-masalah kepegawaian. Dalam planning ini, masalah pegawai ditinjau dan dibahas dari berbagai segi secara mendalam dan mendetail.  b.Financial planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah keuangan ataupun permodalan (anggaran belanja) secara menyeluruh atau mendetail dari suatu kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.  c.Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan industry yang direncanakan sedemikian rupa agar terhindar dari hambatan dan rintangan dalam pencapaian tujuan.  d.Education planning, yaitu suatu perencanaan dalam kegiatan pendidikan (misalnya : planning mengenai pendidikan SMEA, SMA, dan lain-lain). 

14  a.General plans (rencana umum), yaitu suatu rencana yang dibuat garis-garis besarnya saja dan menyeluruh dari suatu kegiatan kerja sama.  b.Special planning (rencana khusus), yaitu suatu perencanaan mengenai suatu masalah yang dibuat secara mendetail dan terperinci. Misalnya : production planning, education planning.  c.Overall planning, yaitu suatu perencanaan yang memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dilaksanakan. Dalam hal ini, perencanaan merupakan landasan dari fungsi-fungsi manajemen lainnya. 

15  1. Faktual : Perencanaan yang berdasarkan pertimbangan factual, yaitu didasarkan pada hasil temuan di lapangan. Fakta- fakta yang telah dikumpulkan dan dijadikan data serta diolah secara rasional, apabila perlu dikaji secara ilmiah.  2.Rasional : Perencanaan harus masuk akal, bukan merupakan angan-angan. Rasionalisasi terhadap berbagai fakta dan data dianalisis dengan cara mengklasifikasi permasalahan yang berkembang, menafsirkan data dan fakta, membandingkan antarfakta, menghubungkan antar-pengertian, memutuskan, dan menyimpulkan.  3.Fleksibel :Perencanaan tidak kaku, tetapi mengikuti perkembangan zaman dan perubahan situasi dan kondisi sehingga pelaksanaannya tidak terjebak dalam suatu keadaan yang statis.  4.Berkesinambungan : Perencanaan dibuat secra kontinu, artinya berkelanjutan mengikuti kebutuhan organisasi dan tidak dibatasi oleh absolutism ruang dan waktu.  5.Dialektis : Suatu planning harus dibuat dengan memikirkan peningkatan dan perbaikan-perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang. Perencanaan yang dialektik tidak terpaku pada pendekatan antithesis yang melawan arus perubahan dan perkembangan zaman, tetapi lebih mengutamakan pendekatan sintesis dan kompromistik terhadap keadaan dengan tetap berprinsip pada prinsip-prinsip manajemen yang sudah ditetapkan.

16  Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan organisasi;  Dibuat oleh orang-orang yang memahami tujuan organisasi;  Menggunakan teknik-teknik perencanaan yang baik;  Mencantumkan unsur-unsur perencanaan secara sistematis;  Mempertimbangkan sumber daya manusia dan sumber dana yang tersedia;  Memprediksikan segala hal yang tidak memungkinkan dan menetapkan berbagai alternatif yang dapat diambil sebagai pilihan terakhir;  Dibuat dengan sederhana dan mudah dipahami serta mudah dilaksanakan;  Rencana harus luwes dalam menghadapi keadaan;  Terdapat tempat pengambilan risiko;  Pragmatis dan penuh pertimbangan;  Jelas ukuran dan standar optimalisasi hasil pelaksanaannya 

17  What, apa yang akan direncanakan ?  When, kapan rencana tersebut akan dilaksanakan ?  Where, dimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan ?  How, bagaimana cara melaksanakan rencana yang dimaksudkan ?  Who, siapa yang akan melaksanakan rencana bersangkutan ?  Why, untuk apa rencana tersebut dilaksanakan, mengapa dilaksanakan ?

18  Perencana (planner) kurang ahli  Kurang wewenang dalam penyusunan perencanaan  Tenaga pelaksana dari perencanaan tersebut kurang cakap  Keuangan tidak mencukupi untuk menerapkan perencanaan  Tidak ada dukungan (intern maupun ekstern)  Terjadinya perubahan-perubahan situasi secara drastic.

19  1. menyediakanarahandankerangkakerjaperpustakaanygakanmema ndupengambilankeputusandanpemecahanmasalah  2.  Meningkatkanlayananperpustakaanmelalui control pelaksanaankegiatandanpenggunaananggaran  3. untukmemastikanpengembanganygrasionaldanefektifbaikbagisu mber-sumberinformasiygmenjadikoleksiperpustakaan  4.  Memungkinkanmenggantisipasikebutuhansumber- sumberinformasidengancaramembuatperencaankeadaansaatinid anproyeksikeadaan di masadatang.  5. memberikanpengalamandankeahlianbagipustakawandalammem buatperencanaan 

20  1. MENENTUKAN KEBUTUHAN  2. MENETUKAN TUJUAN  3. MENETUKAN SASARAN  4. MENENTUKAN METODE/CARA  5. PENGUJIAN CARA YANG DIPILIH  6. SIMULASI  7. PILIHAN CARA MENCAPAI TUJUAN  8. IMPLEMENTASI  9. CONTROL DAN MONITORING

21  1. Waktu  2. Pengumpulan dan Analisis Data  3. TingkatanPerencanaan  4. Fleksibilitas

22  1. tujuan (Purpose) menunjukkanalasanmengapasuatuorganisas idibentukatausuatukegiatandilaksanakan  2. sasaran (Objectives) menunjukkantitikakhirdarisuatu program manajemenbaikumumataukhusus  3. Target (Target or Goal) menunjukkanpadanilaikuantitatifataukualita tifygmenjaditujuansuatu program kerja

23  1. melihatkemasadepanyaitukesempatan yang bisadicapaidenganmelihatpadakekuatandankelemahan  2. merumuskansasaranuntukperpustakaandan unit-unit dibawahnya  3. menentukanpremisyaitumeramalkanlingkunganpada sat rencanadilaksanakan  4. menentukanarahtindakan-tindakan alternative denganmenginventarisasitindakan-tindakan yang dapatdiambiluntukmencapaitujuanorganisasi.  4. mengevaluasitindakan alternative denganmelihatuntungrugidenganmelihatberbagai factor  5. Memilihsalahsatualternatlifygdapatditerimaberdasarkaneva luasi.  6. merumuskanpenjabaranrencana- rencanadarirencanapokok

24  Menetapkan sasaran atau perangkat tujuan  Langkah ini berkaitan dengan kebutuhan organisasi dan tujuan yang hendak dicapai. Dalam penentuan tujuan, disusun pula prioritas utama dan sumber daya yang dimiliki sehingga memudahkan pelaksanaan rencana.  Menentukan keadaan, situasi dan kondisi sekarang  Situasi sekarang perlu diperhatikan sebelum perencanaan dibuat, kemudian ukur menurut kemampuan organisasi dari seluruh komponen yang ada secara sistemik.  Mengidentifikasi faktor pendukung dan penghambat  Memperkuat semua faktor yang mendukung terlaksananya perencanaan dan meminimalisasikan semua faktor yang akan menghambat. Demikian pula, dengan antisipasi terhadap gangguan yang datang secara tidak terduga.  Mengembangkan rencana dan menjabarkannya  Pengembangan rencana dan penjabarannya harus dipahami oleh seluruh pelaksana kegiatan sehingga memudahkan tercapainya sasaran dan tujuan. Caranya adalah dengan mengembangkan berbagai alternatif yang dapat dijadikan solusi permasalahan yang berkembang ketika rencana sedang dilaksanakan.

25  1. ManfaatRencanaketenagaan  a. memperbaikipenggunaansumberdayamanusia  b. memadukankegiatanpersonaliadengantujuanorganis asi  c. Melalkukanpengadaantenagabarusecaraekonomis  d. mengembangkaninformasidasarmanajemenpersonal ia  e. mengorganisasikan program-program manajemenpersonalia  Kebutuhanpengadaansumberdayamanusiadapatdise babkanoleh :  Lingkunganeksternal  Pengaruhorganisassi  Pengaruhpersediaankaryawan

26  a. menetapkankebutuhantenagaKerja  Perhitunganberdasarkanrumuskebutuhantenagaberdasarkan :  Ranganathan dengan rumus :  W+WH N X Y  T = X (n+1) X  2WH 150+t  T = Jumlah SDM ygdibutuhkan  W = Jumlah jam kerjanyatatiapminggu  WH = jumlah jam keraja minimal tiapminggu 37 1/2 jam  N =JumlahpenggunaMahasiswadanDosen  T = peobahotomasipadatitiklayanandengannilaikonstan t1 = 10, t2 = 20; t = 30  n = jumlahtitiklayanantiap unit  X = penambahankoleksitiaptahun  Y = besarnyakoleksi

27  Semuapekerjaanpustakawandidaftar (SK Menpan 132/menpan/2002)  Bebanpekerjaanselamasetahun  Dikalikan dengan satuan waktu untuk mengerjakan pekerjaan  Diperolehjumlah jam untukmengerjakanpekerjaanselama 1 tahun  Dibagidenganjam kerjaselamasetahun (1250 jam)  Jumlah kebutuhan tenaga untuk perpustakaan

28  Pengertian (Departemen P dan K 1994) :  Gedung (Building) :suatu bagunan yg digunakan sebagai tempat tinggal atau kerja  Ruang (space) :tempat atau bagian tertentu dalam suatu gedung  Ruangan (room) :suaturuangataukumpulanruangan yang dibatasiolehdinding/penyekat

29  Kebutuhan rauangan adalah berdasarkan hasil kajian layanan, pengguna, SDM yang terdiridari2 jenisRuang (Adminstrasidankegiatanperpustakaan)   PerpustakaanSekolah (Lasa, 2002)  Perpustakaanperguruantinggi :  JumlahPengguna  Jenisdanvariasi program  Jenjang program  Lokasigedung  Penataanruang  Mengikutiarsitekturgedungygberdekatan  Penerangandansumbertenaga  Fentilasidanpenyejukan  Keamanan  Pengembangankedepan 

30  25 % untuk pengguna perpustakaan  50 % untukkoleksi  25 % untukruangkerjapetugas 

31  1. Tata sekat  Digunakandalam system layananperpsutakaantertutupdimanapenggunatidka diperkenankanmasukkedalamruangkoleksidanpeng embaliankoleksikepadapetugas.  2.Tata Parak  Penempatankoleksisecaraterpisahdenganruangbaca pengguna.Akan tetapipenggundapatmengambilsendirikoleksidanme mbacadiruangbacatersebut.   3. Tata baur  Penataanruangperpustakaanbercampurantarakoleks idenganmejabaca

32   Perabot :barang-barang yang berfungsisebagaiwadahpenunjangkegiatanperpustakaan (meja, kursi, rakbuku)  PerlengkapanPerpustakaan :barang- barangygdigunakanunukkegiatanperpustakaan (computer, kartukatalog)   Pertimbanganmenentukanperabotdanperlengkapanperpustakaan ;  Jumlahdanjeniskoleksilimatahunkedepan  Jangkauanlayanantermasuk SDM untukpengembangan 5-10 tahunkedepan  Kebijakanpenggunaanruanganolehlembaga   PerabotPerpustakaan :  Almaripenitipantas  Rakpameran  PintuKonttrol  MejaSirkulasi  AlamariKatalog  Mejalayananrujukan  Rakmajalahdansuratkabar  RakBuku  Meja computer  MejadanKursibaca  MejadanKursiKerjaPetugas

33  Mesinketik  Komputer  Printer  Alat Baca Mikro  Alatpemutarkasetdan Video  Alatpemutar VCD DAN DVD  Proyektor film dan slide  Mesinfotokopi  PesawattelpondanFaximilli  Mesinpotongkertas  Alat press  Alatperekat  Mesinpencetak  Mesinjahit 

34  RuangKoleksi  Ruangpelayanan  RuangPelayanan  RuangTeknis  RuangAdministrasi  RuangPenjilidan  Gudang


Download ppt "Modul 2 PERENCANAAN PERPUSTAKAAN Sli de No. 1 Ilmu Perpustakaan 9 Maret 2012."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google