By. Poni Sukaesih Kurniati, S.IP., M.Si Surat Penagihan By. Poni Sukaesih Kurniati, S.IP., M.Si

Definisi Surat tagihan adalah surat yang dikirim oleh kreditur/penjual kepada debitur/pembeli, dengan maksud agar pihak pembeli melunasi hutangnya sesuai dengan perjanjian.

Kalimat yang dibuat harus simpatik, menarik, penuh hormat dan tegas. Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, dalam surat menyurat bisnis, pihak yang berpiutang/kreditur harus menjaga etika apabila menanyakan piutangnya kepada pihak yang berhutang/debitur.

Pihak yang berpiutang/kreditur sebaiknya tetap menunjukkan respek dan penghargaan yang wajar kepada pihak yang berhutang, misalnya dengan menyebutkan reputasi dan prestasi bagus dari debitur tersebut selama ini. Sebagai langkah awal, penagihan bisa dilakukan dengan cara halus, misalnya dengan mengirimkan surat penawaran yang baru sambil menyinggung tunggakan terdahulu yang sampai sekarang belum dibayarkan oleh pihak yang berutang.

Cara dan syarat-syarat membuat surat penagihan Menggunakan kalimat yang sopan dan hormat Membuat catatan yang teratur terutama tentang: Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi Jumlah pembayaran yang belum dilunasi. Watu dan tanggal kesanggupan pihak yang berhutang melunasi faktur sesuai dengan surat perjanjian jual beli.

Surat tagihan pertama dibuat satu minggu sebelum waktu pelunasan dan sifatnya mengingatan pihak yang berhutang akan kemungkinan lalai atau lupa karena kesibukan yang lain. Surat tagihan kedua dibuat setelah surat tagihan pertama tidak mendapat jawaban. Dalam surat tagihan kedua sebaiknya dilampirkan fotocopy surat tagihan pertama dengan maksud ada kemungkinan surat tagihan pertama tida sampai atau sengaja di abaikan.

Surat tagihan ketiga dibuat setelah surat tagihan keduapun belum mendapat jawaban. Dalam surat ini pihak yang berpiutang melampirkan surat tagihan pertama dan kedua yang sifatnya menegaskan kembali waktu kesanggupan pihak yang berhutang melunasi kekurangan pembayaran tersebut.

Surat tagihan keempat dibuat setelah surat tagihan ketiga tidak juga mendapat jawaban sebagaimana mestinya. Dalam surat tagihan keempat ini dinyatakan dengan nada terpaksa harus menyerahkan persoalan ini ke pengadilan setempat, dengan membuat surat gugat atau tuntutan menagih hutang, atau cara inkaso dengan melampirkan faktur yang belum dilunasi kepada bankir di mana piha yang berhutang mempunyai simpanan.

Cara-cara menanggapi surat tagihan Pertama-tama pihak yang berhutang akan menyampaikan ucapan terima kasih atas surat tagihan yang diterimanya. Bila pihak yang berhutang belum bias melunasi pada waktu yang dijanjikan, ia segera memberitahukan waktu atau tanggal kesanggupan melunasinya disertai dengan alasan-alasan yang kuat.

Pihak yang berhutang meminta kepada pihak yang berpiutang untuk memberi kelonggaran kepada dirinya agar diberi cukup waktu untuk mengusahakan pelunasan.