X.MANAJEMEN PERSEDIAAN Fungsi Persediaan Manajemen Persediaan Analisis ABC Akurasi Catatan Perhitungan berkala (Cycle Counting) Pengendalian persediaan jasa Inventory Models Permintaan Independen vs Dependen Holding, Ordering, and Setup Costs

Outline (2) Model Persediaan untuk Permintaan Independen Basic Economic Order Quantity (EOQ) Model Minimizing Costs Reorder Points Production Order Quantity Model Quantity Discount Models Probabilistic Models and Safety Stock Other Probabilistic Models Fixed-Period (P) Systems

Persediaan Salah satu aset termahal di perusahaan  50% total modal yang diinvestasikan Manajer operasi harus menyeimbangkan invetsasi persediaan dan pelayanan konsumen Fungsi Persediaan: Menyediakan barang dalam mengantisipasi permintaan konsumen Mengatasi inflasi dan perubahan harga Mengurangi biaya pembelian (economic lot sizing) Fungsi Decoupling : perusahaan dapat memnuhi permintaan tanpa tergantung pada suplier

Jenis Persediaan Bahan baku Barang setengah jadi (Work-in-process) Dibeli tapi tidak diproses Barang setengah jadi (Work-in-process) Bahan baku/komponen sudah berubah tapi belum selesai Maintenance/repair/operating (MRO) Diperlukan untuk menjaga agar permesinan & proses produksi tetap produktif Barang jadi Produk sudah selesai dan menunggu pengiriman

Manajemen Persediaan Bagaimana persediaan dapat diklasifikasikan Seberapa akurat catatan persediaan dapat dipertahankan

Analisis ABC Dibagi ke dalam 3 kelompok berdasarkan volume dollar tahunan Kelas A – volume dollar tahunan tinggi Kelas B – volume dollar tahunan menengah Kelas C – volume dollar tahunan rendah Tujuan : Membuat kebijakan persediaan yang memusatkan sumber daya pada komponen persediaan penting yang sedikit dan bukan pada yang banyak tapi sepele

Persentase Jumlah Persediaan Persentase volume dollar tahunan Contoh : Silicon Chips. Inc, pembuat chip DRAM superfast telah mengorganisasikan 10 barang persediaannya berdasrkan volume dollar tahunan. Tabel berikut menunjukkan kesepuluh barang tersebut (dikenali dari nomor persediaan),permintaan tahunannya,biaya per unit,volume dollar tahunan,dan persentase total yang diwakili oleh setiap barang. Pada tabel ini kesepuluh barang dikelompokkan ke dalam klasifikasi ABC No.Persediaan Persentase Jumlah Persediaan Volume tahunan (unit) x Biaya unit = Volume dollar tahunan Persentase volume dollar tahunan Kelas #10286 20% 1,000 $ 90.00 $ 90,000 38.8% 72% A #11526 500 154.00 77,000 33.2% #12760 1,550 17.00 26,350 11.3% B #10867 30% 350 42.86 15,001 6.4% 23% #10500 12.50 12,500 5.4%

Persentase Jumlah Persediaan Persentase volume dollar tahunan ABC Analysis No.Persediaan Persentase Jumlah Persediaan Volume tahunan (unit) x Biaya unit = Volume dollar tahunan Persentase volume dollar tahunan Kelas #12572 600 $ 14.17 $ 8,502 3.7% C #14075 2,000 .60 1,200 .5% #01036 50% 100 8.50 850 .4% 5% #01307 .42 504 .2% #10572 250 150 .1% 8.550 $232.057 100%

ABC Analysis A Items 80 – 70 – 60 – 50 – 40 – 30 – 20 – 10 – 0 – Persen penggunaan dollar tahunan 80 – 70 – 60 – 50 – 40 – 30 – 20 – 10 – 0 – | | | | | | | | | | 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Persen barang persediaan A Items B Items C Items

ABC Analysis Kriteria lain yang digunakan selain annual dollar volume : Antisipasi perubahan engineering Pengiriman Kualitas Biaya unit yang tinggi

ABC Analysis Kebijakan yang diambil : Anggaran belanja barang A harus jauh lebih tinggi dibandingkan barang C Pengendalian persediaan yang lebih ketat untuk produk A Peramalan produk A lebih akurat dibandingkan dengan produk B dan C

Akurasi Catatan Hal penting dalam produksi/operasi Memfokuskan pada apa yang diperlukan Dapat membuat keputusan yang tepat tentang pemesanan, penjadwalan dan pengiriman Pencatatan pemasukan & pengeluaran harus baik Keamanan ruang persediaan

Penghitungan Berkala Produk dicatat secara periodik Seringkali menggunakan analisis ABC untuk menentukan siklusnya Manfaat : Menghilangkan penutupan & penghentian produksi yang diperlukan untuk mengecek persediaan fisik tahunan Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan Melatih personel audit dalam hal akurasi persediaan Mengenali penyebab kesalahan & mengambil tindakan perbaikan Menjaga catatan persediaan yang akurat

Number of Items Counted per Day Contoh : Hal 65. 5,000 items in inventory, 500 A items, 1,750 B items, 2,750 C items Policy is to count A items every month (20 working days), B items every quarter (60 days), and C items every six months (120 days) Item Class Quantity Cycle Counting Policy Number of Items Counted per Day A 500 Each month 500/20 = 25/day B 1,750 Each quarter 1,750/60 = 29/day C 2,750 Every 6 months 2,750/120 = 23/day 77/day

Pengendalian persediaan Jasa Komponen kritis terkait dengan keuntungan Kehilangan berasal dari shrinkage (penyusutan) atau pilferage (pencurian/ penyerobotan) Teknik yang dapat diterapkan Seleksi karyawan, pelatihan dan disiplin Pengendalian ketat pada pengiriman berikutnya Pengendalian semua barang secara efektif

Model Persediaan Jenis Produk : 1. Independent 2. Dependent (satu produk/bahan terkait dengan produk lain)

Biaya Penyimpanan, Pemesanan dan Setup Biaya penyimpanan (Holding/Carrying Cost) Biaya pemesanan (Ordering/Procurement Cost) mencakup biaya telepon , surat/fax, pemeriksaan, pengiriman ke gudang, formulir Set up Cost : Biaya untuk mempersiapkan mesin- mesin atau proses dalam membuat produk spt biaya mesin-mesin menganggur, persiapan tenaga kerja, penjadwalan.

Harga (dan Rentang) sebagai persentase nilai persediaan Biaya penyimpanan Kategori Harga (dan Rentang) sebagai persentase nilai persediaan Biaya tempat (sewa atau penyusutan bangunan, biaya operasi, pajak, asuransi) 6% (3 - 10%) Biaya penanganan bahan (penyusutan atau sewa peralatan,kuasa, biaya operasi) 3% (1 - 3.5%) Biaya tenaga kerja 3% (3 - 5%) Biaya investasi (biaya peminjaman, pajak, dan asuransi atas persediaan) 11% (6 - 24%) Pencurian, sisa dan keusangan 3% (2 - 5%) Keseluruhan biaya penyimpanan 26% Table 12.1

Model Persediaan untuk Permintaan Independen Kapan harus memesan dan berapa banyak harus memesan (when and how much to order)  Total Biaya Persediaan Minimal Basic economic order quantity Production order quantity Quantity discount model

Basic EOQ Model ASUMSI Permintaan diketahui, konstan dan independen Lead time (waktu antara pemesanan & penerimaan pesanan) diketahui dan konstan Penerimaan persediaan sampai dalam satu batch sekaligus Quantity discounts tidak mungkin Biaya variabel ditetapkan dan dipertahankan (setup and holding) Kekurangan persediaan dapat dihindari sepenuhnya jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat (no shortage and no backorder)

Penggunaan Persediaan dari waktu ke waktu Inventory level Waktu Tingkat pemakaian Kuantitas pesanan = Q (tingkat persediaan maksimum) Persediaan rata-rata yang dimiliki Q/2 Persediaan Minimum Figure 12.3

Meminimumkan total biaya Annual cost Order quantity Curve for total cost of holding and setup Setup (or order) cost curve Minimum total cost Optimal order quantity Holding cost curve

Jumlah unit dlm setiap pemesanan The EOQ Model Q = Jumlah barang pada setiap pesanan Q* = Jumlah barang optimum pada setiap pesanan (EOQ) D = Permintaan tahunan untuk barang persediaan S = Biaya set up atau biaya pemesanan untuk setiap kali pemesanan H = Biaya penyimpanan atau penggudangan per unit per tahun Biaya set up tahunan =(Jumlah pesanan yang ditempatkan per tahun) x (Biaya setup atau biaya setiap kali pemesanan) Permintaan tahunan Jumlah unit dlm setiap pemesanan Biaya setup atau biaya pemesanan per pesanan = D Q = x (S)

The EOQ Model Biaya penyimpanan tahunan = (Rata-rata tingkat persediaan) x (Biaya penyimpanan per unit per tahun) Kuantitas pemesanan 2 = (Biaya penyimpanan per unit per tahun ) Q 2 = x (H)

The EOQ Model Kuantitas pesanan optimal ketika biaya set up tahunan = biaya penyimpanan tahunan D Q S = H 2 2DS = Q2H Q2 = 2DS/H Q* = 2DS/H

Contoh EOQ  Hal .72 Q* = 2DS H Q* = 2(1,000)(10) 0.50 Determine optimal number of needles to order D = 1,000 units S = $10 per order H = $.50 per unit per year Q* = 2DS H Q* = 2(1,000)(10) 0.50 = 40,000 = 200 units

Jumlah pesanan yg diperkirakan Contoh Determine optimal number of needles to order D = 1,000 units Q* = 200 units S = $10 per order H = $.50 per unit per year = N = = Jumlah pesanan yg diperkirakan Demand Order quantity D Q* N = = 5 pesanan per tahun 1,000 200

Waktu antar pemesanan yang diperkirakan Contoh Determine optimal number of needles to order D = 1,000 units Q* = 200 units S = $10 per order N = 5 orders per year H = $.50 per unit per year = T = Waktu antar pemesanan yang diperkirakan Jumlah hari kerja per tahun N T = = 50 hari antar -pemesanan 250 5

Contoh Determine optimal number of needles to order D = 1,000 units Q* = 200 units S = $10 per order N = 5 orders per year H = $.50 per unit per year T = 50 days Total annual cost = Setup cost + Holding cost D Q Q 2 TC = S + H 1,000 200 200 2 TC = ($10) + ($.50) TC = (5)($10) + (100)($.50) = $50 + $50 = $100

Model EOQ Model EOQ  robust (mantap) Biaya total EOQ berubah sedikit

An EOQ Example Management underestimated demand by 50% D = 1,000 units Q* = 200 units S = $10 per order N = 5 orders per year H = $.50 per unit per year T = 50 days D Q Q 2 TC = S + H TC = ($10) + ($.50) = $75 + $50 = $125 1,500 200 2 Total annual cost increases by only 25%

An EOQ Example Actual EOQ for new demand is 244.9 units D = 1,000 units Q* = 244.9 units S = $10 per order N = 5 orders per year H = $.50 per unit per year T = 50 days TC = S + H D Q 2 Only 2% less than the total cost of $125 when the order quantity was 200 TC = ($10) + ($.50) 1,500 244.9 2 TC = $61.24 + $61.24 = $122.48

Titik Pemesanan Ulang (Reorder Points) EOQ  berapa banyak (“how much”) The reorder point (ROP)  kapan pemesanan dilakukan (‘when to order) ROP = Lead time untuk pemesanan baru dalam satuan hari Permintaan per hari = d x L d = D Jumlah hari kerja dalam satu tahun

Kurva Reorder Point Q* Tingkat persediaan (unit) Waktu (hari) Q* Slope = units/hari = d ROP (unit) Lead time = L

Number of working days in a year Contoh : Hal 76 Demand = 8,000 DVDs per year 250 working day year Lead time for orders is 3 working days d = D Number of working days in a year = 8,000/250 = 32 units ROP = d x L = 32 units per day x 3 days = 96 units

Model Kuantitas Pesanan Produksi (Production Order Quantity) Ketika secara terus menerus mengalir atau menumpuk dalam jangka waktu tertentu setelah sebuah pemesanan dilakukan Digunakan ketika unit diproduksi dan dijual secara bersamaan

Production Order Quantity Model Inventory level Waktu Bagian dari siklus persediaan selama produksi & pemakaian berlangsung Bagian dari siklus permintaan dgn tidak ada produksi (hanya terdapat pemakaian) Persediaan maksimum t

POQ Model Q = Jumlah barang pada setiap pesanan H = Biaya penyimpanan per unit per tahun p = Tingkat produksi harian d = Tingkat permintaan atau tingkat pemakaian harian t = Lama waktu produksi dalam satuan hari = (Tingkat persediaan rata-rata) x Biaya penyimpanan persediaan tahunan Biaya penyimpanan per unit per tahun = (Tingkat persediaan maksimum)/2 Tingkat persediaan rata-rata Tingkat persediaan maks. Produksi total selama waktu produksi Penggunaan total selama waktu produksi = – = pt – dt

POQ Model Bagaimanapun, Q = produksi total = pt ; shg t = Q/p = – = – Tingkat persediaan maks. Produksi total selama waku produksi Penggunaan total selama waktu produksi = pt – dt Bagaimanapun, Q = produksi total = pt ; shg t = Q/p Maximum inventory level Q p Q p d p = p – d = Q 1 – Maximum inventory level 2 d p Q 2 Holding cost = (H) = 1 – H

POQ Model Setup cost = (D/Q)S Holding cost = 1/2 HQ[1 - (d/p)] (D/Q)S = 1/2 HQ[1 - (d/p)] Q2 = 2DS H[1 - (d/p)] Q* = 2DS H[1 - (d/p)]

Contoh Hal.79 D = 1,000 units p = 8 units per day S = $10 d = 4 units per day H = $0.50 per unit per year Q* = 2DS H[1 - (d/p)] 2(1,000)(10) 0.50[1 - (4/8)] Q* = = 80,000 = 282.8 or 283 hubcaps

Production Order Quantity Model Jika data tahunan digunakan : Q* = 2DS annual demand rate annual production rate H 1 –

Quantity Discount Models Mengurangi harga ketika pembelian produk banyak Sebuah harga yang dikurangi untuk barang yang dibeli dalam jumlah (kuantitas) besar Total cost = Setup cost + Holding cost + Product cost TC = S + + PD D Q QH 2

Quantity Discount Models Discount Number Discount Quantity Discount (%) Discount Price (P) 1 0 to 999 no discount $5.00 2 1,000 to 1,999 4 $4.80 3 2,000 and over 5 $4.75 Table 12.2

Quantity Discount Models Tahapan : Untuk setiap discount, hitung Q* Jika Q* untuk discount tidak memenuhui persyaratan, pilih kemungkinan ukuran pesanan terendah  mendapatkan discount Hitung total biaya untuk Q* atau Q* yang disesuaikan Pilih Q* yang memiliki total biaya terendah

Quantity Discount Models Total cost $ Kuantitas pesanan 1,000 2,000 Total cost curve for discount 2 Total cost curve for discount 1 Total cost curve for discount 3 Q* untuk diskon 2 berada di bawah rentang yang memungkinkan pada titik a dan harus disesuaikan naik ke 1.000 unit pada titik b a b Batas diskon harga ke-1 Batas diskon harga ke-2

Contoh Quantity Discount 2DS IP Hitung Q* untuk setiap discount Q1* = = 700 cars order 2(5,000)(49) (.2)(5.00) Q2* = = 714 cars order 2(5,000)(49) (.2)(4.80) Q3* = = 718 cars order 2(5,000)(49) (.2)(4.75)

Quantity Discount Example 2DS IP Hitung Q* untuk setiap discount Q1* = = 700 cars order 2(5,000)(49) (.2)(5.00) Q2* = = 714 cars order 2(5,000)(49) (.2)(4.80) Q3* = = 718 cars order 2(5,000)(49) (.2)(4.75)

Quantity Discount Example Nomor Diskon Harga unit Jumlah Pesanan Biaya produk tahunan BIaya Pemesanan Tahunan Biaya Simpan Tahunan Total 1 $5.00 700 $25,000 $350 $25,700 2 $4.80 1,000 $24,000 $245 $480 $24,725 3 $4.75 2,000 $23.750 $122.50 $950 $24,822.50 Table 12.3 Memilih kuantitas pesanan dengan biaya total persediaan yang terendah Membeli 1,000 unit pada harga $4.80/ unit

Model Probabilitas ROP = d x L + ss Digunakan ketika permintaan tidak konstan atau diketahui pasti Menggunakan safety stock untuk mencapai service level yang dinginkan & menghindari kosongnya persediaan ROP = d x L + ss Biaya kosongnya persediaan tahunan = jumlah unit yang kurang x biaya kosongnya persediaan/unit x x jumlah pesanan per tahun

Contoh : Hal .85 Number of Units Probability 30 .2 40 ROP  50 .3 60 DR optical telah menentukan titik pemesanan ulang untuk frame kacamata = 50 unit (dxL). Biaya penggudangan per bingkai per tahun adalah $5 dan biaya kosongnya persediaan adalah $40/bingkai. Toko tersebut memiliki kemungkinan sebagai berikut untuk persediaan permintaan sepanjang periode pemesanan ulang. Jumlah pesanan optimum per tahun adalah 6. Number of Units Probability 30 .2 40 ROP  50 .3 60 70 .1 1.0

ROP = 50 units Stockout cost = $40 per frame Orders per year = 6 Carrying cost = $5 per frame per year

Biaya penyimpanan tambahan Safety Stock Example ROP = 50 units Stockout cost = $40 per frame Orders per year = 6 Carrying cost = $5 per frame per year Biaya penyimpanan tahunan =biaya penyimpanan per unit + ROP Contoh : 20 Biaya kosongnya persediaan sesuai dengan ROP yang ditentukan. Kekurangan 10 bingkai akan terjadi jika permintaan sebanyak 60, dan kekurangan 20 bingkai terjadi jika permintaan 70 Safety Stock Biaya penyimpanan tambahan Biaya kosongnya persediaan=jumlah unit yang kurang x biaya kosongnya persediaan/unit x x jumlah pesanan per tahun Biaya Total 20 (20)($5) = $100 $0 $100 10 (10)($5) = $50 (10)(.1)($40)(6) = $240 $290 (10)(.2)($40)(6) + (20)(.1)($40)(6) = $960 $960

A safety stock of 20 frames gives the lowest total cost ROP = 50 + 20 = 70 frames

Probabilistic Demand Inventory level Time Figure 12.8 Safety stock 16.5 units ROP  Place order Inventory level Time Minimum demand during lead time Maximum demand during lead time Mean demand during lead time ROP = 350 + safety stock of 16.5 = 366.5 Receive order Lead time Normal distribution probability of demand during lead time Expected demand during lead time (350 kits) Figure 12.8

Probabilistic Demand Probability of no stockout 95% of the time Mean demand 350 Risk of a stockout (5% of area of normal curve) ROP = ? kits Quantity Safety stock Number of standard deviations z

Probabilistic Demand Use prescribed service levels to set safety stock when the cost of stockouts cannot be determined ROP = demand during lead time + Zsdlt where Z = number of standard deviations sdlt = standard deviation of demand during lead time

Probabilistic Example Average demand = m = 350 kits Standard deviation of demand during lead time = sdlt = 10 kits 5% stockout policy (service level = 95%) Berapa nilai yang sesuai untuk Z? Berapa banyak persediaan pengaman yang perlu dipertahankan RS? Titik pemesanan ulang mana yang harus digunakan? Using Appendix I, for an area under the curve of 95%, the Z = 1.65 Safety stock = Zsdlt = 1.65(10) = 16.5 kits Reorder point = expected demand during lead time + safety stock = 350 kits + 16.5 kits of safety stock = 366.5 or 367 kits

Other Probabilistic Models When data on demand during lead time is not available, there are other models available When demand is variable and lead time is constant When lead time is variable and demand is constant When both demand and lead time are variable

Other Probabilistic Models Demand is variable and lead time is constant ROP = (average daily demand x lead time in days) + Zsdlt where sd = standard deviation of demand per day sdlt = sd lead time

Probabilistic Example Average daily demand (normally distributed) = 15 Standard deviation = 5 Lead time is constant at 2 days 90% service level desired Z for 90% = 1.28 From Appendix I ROP = (15 units x 2 days) + Zsdlt = 30 + 1.28(5)( 2) = 30 + 8.96 = 38.96 ≈ 39 Safety stock is about 9 units

Other Probabilistic Models Lead time is variable and demand is constant ROP = (daily demand x average lead time in days) = Z x (daily demand) x slt where slt = standard deviation of lead time in days

Probabilistic Example Z for 98% = 2.055 From Appendix I Daily demand (constant) = 10 Average lead time = 6 days Standard deviation of lead time = slt = 5 98% service level desired ROP = (10 units x 6 days) + 2.055(10 units)(3) = 60 + 61.55 = 121.65 Reorder point is about 122 units

Other Probabilistic Models Both demand and lead time are variable ROP = (average daily demand x average lead time) + Zsdlt where sd = standard deviation of demand per day slt = standard deviation of lead time in days sdlt = (average lead time x sd2) + (average daily demand) 2slt2

Probabilistic Example Average daily demand (normally distributed) = 150 Standard deviation = sd = 16 Average lead time 5 days (normally distributed) Standard deviation = slt = 2 days 95% service level desired Z for 95% = 1.65 From Appendix I ROP = (150 packs x 5 days) + 1.65sdlt = (150 x 5) + 1.65 (5 days x 162) + (1502 x 12) = 750 + 1.65(154) = 1,004 packs

Fixed-Period (P) Systems Persediaan dipesan pada akhir periode yang ditentukan Persediaan dihitung hanya pada akhir periode Pesanan persediaan sampai tingkat target yang ditentukan Biaya yang relevan : biaya pesan & simpan Lead times diketahui dan konstan Barang independen

Fixed-Period (P) Systems Target maximum (T) On-hand inventory Time Q1 Q2 Q3 Q4 P P Figure 12.9

Fixed-Period Systems Kelebihan : Persediaan dihitung secara periodik  tidak perlu menghitung Prosedur secara administratif mudah Tepat untuk situasi yang rutin Kekurangan Terjadinya kekosongan (stockout) persediaan safety stock lebih tinggi