MANAJEMEN PERSEDIAAN Bab 7

Pengertian Persediaan adalah bahan/barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang Tujuan manajemen persediaan ialah mengendalikan persediaan agar selalu dapat melayani kebutuhan bahan/barang dengan tepat dan dengan biaya yang rendah. EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Fungsi persediaan Menghilangkan risiko keterlambatan pengiriman bahan/barang yang dibutuhkan perusahaan Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan Menghilangkan risiko kenaikan harga barang Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas (quantity discounts) Menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak kesulitan bila bahan tersebut tidak tersedia di pasaran Memberikan pelayanan kepada langganan dengan tersedianya barang yang diperlukan EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Klasifikasi ABC Menggunakan Prinsip Pareto: the critical few and the trivial many. Untuk memfokuskan pengendalian persediaan kepada item (jenis) persediaan yang bernilai tinggi (critical) daripada yang bernilai rendah (trivial). Klasifikasi ABC membagi persediaan dalam tiga kelas berdasarkan atas nilai persediaan EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Kebutuhan (unit/tahun) Contoh klasifikasi ABC Data item dalam persediaan Item Kebutuhan (unit/tahun) Harga (rupiah/unit) Volume tahunan (rp) 1 2 3 4 H-101 800 600 480.000 H-102 3.000 100 300.000 H-103 2.200 1.320.000 H-104 550 440.000 H-105 1.000 1.500 1.500.000 H-106 2.400 250 600.000 H-107 1.800 2.500 4.500.000 H-108 780 1.170.000 H-109 12.200 9.516.000 H-110 200 200.000 EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Tabel klasifikasi ABC Item Volume tahunan (unit) Harga per unit (rupiah) Volume tahunan (ribu rp) Nilai kumulatip (ribu rp) Nilai kumulatip (persen) Kelas 1 2 3 4 5 6 7 H-109 780 12.200 9.516 47,5 A H-107 1.800 2.500 4.500 14.016 70,0 H-105 1.000 1.500 15.516 77,5 B H-103 600 2.200 1.320 16.836 84,1 H-108 1.170 18.006 89,9 H-106 2.400 250 18.606 92,9 C H-101 800 480 19.086 95,3 H-104 550 440 19.526 97,5 H-102 3.000 100 300 19.826 99,0 H-110 200 20.026 100,0 EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Grafik distribusi persediaan Volume tahunan (ribuan rupiah) Volume tahunan rupiah (%) 20.000 16.000 12.000 8.000 4.000 100 80 60 40 20 10,1% C 19,9% B 70,0% A A B C EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Biaya dalam persediaan Biaya pemesanan (ordering costs, procurement costs) biaya yang dikeluarkan sehubungan dg kegiatan pemesanan bahan/barang, sejak dari penempatan pemesanan sampai tersedianya barang di gudang Biaya penyimpanan (carrying costs, holding costs) biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang Biaya kekurangan persediaan (shortage costs, stock-out costs) biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu diperlukan. EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Contoh perhitungan biaya kekurangan persediaan Kasus Jumlah observasi Proba-bilitas Kerugian (Rp/kasus) Rata-rata biaya (Rp) 1 2 3 4 5 Tertundanya penjualan 50 0,25 Kehilangan penjualan 130 0,65 500 325 Kehilangan pelanggan 20 0,10 20.000 2.000 Jumlah 200 1,00 2.325 EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Model persediaan Model persediaan economic order quantity Model persediaan dengan pemesanan tertunda Model persediaan dengan potongan kuantitas Model persediaan dengan penerimaan bertahap EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Model EOQ Asumsi dasar Barang yang dipesan dan disimpan hanya 1 macam Kebutuhan/permintaan barang diketahui dan konstan Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan diketahui dan konstan Barang yang dipesan diterima dalam satu batch dan pada suatu saat tertentu Harga barang tetap dan tidak tergantung dari jumlah yang dibeli (tidak ada potongan kuantitas) Waktu tenggang (lead time) diketahui dan konstan. EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Grafik persediaan dalam model EOQ tingkat persediaan rata-rata persediaan Waktu Q Q/2 Jumlah persediaan (unit) EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Contoh kasus persediaan PT Feminim merupakan suatu perusahaan yang memproduksi tas wanita. Perusahaan ini memerlukan suatu komponen material sebanyak 12.000 unit selama satu tahun. Biaya pemesanan komponen itu Rp50.000 untuk setiap kali pemesanan, tidak tergantung dari jumlah komponen yang dipesan. Biaya penyimpanan (per unit/tahun) sebesar 10% dari nilai persediaan. Harga komponen Rp3.000 per unit. EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Perhitungan EOQ dengan cara tabel Frekuensi pesanan (kali) Jumlah pesanan (unit) Persediaan rata-rata (unit) Biaya pe-mesanan (rupiah) Biaya pe-nyimpanan (rupiah) Biaya total (rupiah) 1 2 3 4 5 6 12.000 6.000 50.000 1.800.000 1.850.000 3.000 100.000 900.000 1.000.000 4.000 2.000 150.000 600.000 750.000 1.500 200.000 450.000 650.000 2.400 1.200 250.000 360.000 610.000 1.000 300.000 7 1.714 857 350.000 257.100 607.100 8 750 400.000 225.000 625.000 EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Biaya sebagai fungsi frekuensi pesanan 200.000 400.000 600.000 800.000 1.000.000 1.200.000 1.400.000 1.600.000 1.800.000 2.000.000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Frekuensi (kali) Biaya (rupiah) Biaya pemesanan Biaya penyimpanan Total biaya EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Perhitungan EOQ dengan rumus Notasi: D = jumlah kebutuhan barang (unit/tahun) S = biaya pemesanan (rupiah/pesanan) h = biaya penyimpanan (% terhadap nilai barang) C = harga barang (rupiah/unit) H = h x C = biaya penyimpanan (rupiah/unit/tahun) Q = jumlah pemesanan (unit/pesanan) F = frekuensi pemesanan (kali/tahun) T = jarak waktu antar pesanan (tahun. hari) TC = total biaya persediaan (rupiah/tahun) EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

EOQ terjadi bila  biaya pemesanan = biaya penyimpanan. D Q ––– x S = ––– x H maka Q 2   D Frekuensi pemesanan: F* = ––– Q* Jumlah hari kerja/tahun Jarak waktu antar pemesanan T* = –––––––––––––––––––– Frekuensi pemesanan 2DS EOQ = Q* =  –––– H EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Model persediaan dengan pemesanan tertunda Waktu Tingkat persediaan (unit) b Q Q - b EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo 2DS H + B Q* =  ––––– .  ––––– H B 2DS B b* =  ––––– .  ––––– H H + B

Model persediaan dengan potongan kuantitas Toko kamera Rancakbana mempunyai tingkat penjualan kamera model EOS sebanyak 6.000 unit per tahun. Untuk setiap pengadaan kamera. toko itu mengeluarkan biaya US$ 300 per pesanan. Biaya penyimpanan kamera per unit/tahun sebesar 20% dari nilai barang. Tabel berikut menunjukkan harga barang per unit sesuai dengan jumlah pembelian. Tabel 7.5. h.253 Jumlah pembelian (unit) Harga barang (US$ /unit) < 300 50 300 - 499 49 500 – 999 48.5 1.000 – 1.999 48  2.000 47.5 EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Kuantitas pembelian (unit) 2DS EOQ = Q* =  –––– h.C D = 6.000 unit/tahun S = $300 per pesanan h = 20% per unit/tahun D Q TC = –– S + –– h.C + DC Q 2 Harga/unit (US$) Kuantitas pembelian (unit) EOQ EOQ fisibel atau tidak Q min yang fisibel1) Biaya total2) (US $) 1 2 3 4 5 6 47.5  2000 616 tidak 2000 295.400 48 1000-1.999 612 1000 294.600 48.5 500–999 609 ya 296.909 EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Model persediaan dengan penerimaan bertahap Waktu Persediaan maksimum Tingkat persediaan Akumulasi produksi Ukuran run tp td Q EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo I maks = Q(1-d/p) Total biaya = D/Q.S + Q/2.( 1 – d/p ) H 2DS Q* =  ––––––––– H(1 - d/p)

p = rata-rata produksi per hari d = rata-rata kebutuhan/penggunaan per hari t = lama production run. dalam hari Total biaya = biaya set-up + biaya penyimpanan   Biaya set-up = (D/Q)S Biaya penyimpanan per tahun = rata-rata persediaan x biaya penyimpanan per unit/th Rata-rata persediaan = persediaan maksimum/2 Persediaan maksimum (I maks) = p.tp - d.tp karena Q = p.tp maka tp = Q/p I maks = p(Q/p) - d(Q/p) = Q(1-d/p) Biaya penyimpanan per tahun = Q(1-d/p)/2 x H Total biaya = D/Q.S + Q/2 (1 – d/p) H EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Persediaan pengaman Jumlah persediaan (unit) Tingkatan persediaan Q + SS EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo SS Waktu

Penetapan persediaan pengaman dg pendekatan tingkat pelayanan X –  SS Z = ––––– = –––––   SS = Z.  Di mana: X = tingkat persediaan  = rata-rata permintaan  = standar deviasi permintaan selama waktu tenggang SL = tingkat pelayanan (service level) SS = persediaan pengaman EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Titik pemesanan ulang (ROP) Jumlah persediaan (unit) Q + SS Tingkatan persediaan ROP Waktu T L SS ROP = d x L + SS Di mana: ROP = titik pemesanan ulang (reorder point) d = tingkat kebutuhan per unit waktu L = waktu tenggang EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Just in time (JIT) dalam persediaan JIT adalah suatu konsep pengaturan penyediaan bahan baku atau barang agar lebih efisien dan efektif. Persediaan diadakan seminimum yang diperlukan untuk menjaga tetap berlangsungnya kegiatan produksi. Bahan/barang harus tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat pada saat diperlukan. JIT banyak digunakan pada produk manufaktur. namun tidak banyak digunakan pada bisnis retail karena permintaan pembeli yang tidak mudah diprediksi. maupun pada industri dengan pola produksi musiman. EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Penyebab variabilitas, antara lain: Untuk mencapai persediaan JIT, masalah (variabilitas) yang disebabkan oleh faktor-faktor internal maupun eksternal harus dikurangi Penyebab variabilitas, antara lain: Barang dikirim tidak tepat waktu, jumlah atau spesifikasi yang ditentukan Produk dibuat tidak sesuai dengan standar Keinginan pelanggan tidak diketahui dengan jelas Kesalahan dalam pembuatan gambar teknis atau disain produk EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

JIT dalam sistem produksi Mengusahakan secara kontinyu pengurangan rendemen dan ketidakefisienan dari proses produksi melalui penggunaan lot size yang kecil, kualitas yang tinggi, dan koordinasi yang baik dalam tim kerja. Produksi JIT menunjukkan suatu sistem produksi dimana kegiatan operasi (gerakan material, proses pengolahan, dll) terjadi hanya bila diperlukan saja. Sistem JIT sering juga disebut dengan sistem Kanban, yaitu suatu sistem informasi yang secara harmonis mengendalikan sistem produksi dengan metoda JIT dalam tiap proses produksi Sebuah kartu (kanban) digunakan untuk otorisasi, baik untuk mengisyaratkan adanya kebutuhan suatu material atau untuk penggerakan material dari satu pusat kerja ke pusat kerja lain. EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Sistem Kanban Sistem kanban adalah suatu sistem informasi yang secara harmonis mengendalikan sistem produksi dengan metoda JIT dalam tiap proses produksi Sebuah kartu (kanban) digunakan untuk otorisasi, baik untuk mengisyaratkan adanya kebutuhan suatu material atau untuk penggerakan material dari satu pusat kerja ke pusat kerja yang lain. Sistem Kanban menggunakan pendekatan pull system. yaitu persediaan hanya diadakan apabila diperlukan. Pusat kerja yang memerlukan bahan akan memberi informasi kepada pusat kerja sebelumnya untuk menyediakan barang sejumlah yang diperlukan. Kanban merupakan otorisasi. baik untuk mengisyaratkan adanya kebutuhan suatu bahan atau untuk penggerakan material dari satu pusat kerja ke pusat kerja yang lain. Sistem Kanban sudah dimodifikasi untuk berbagai hal. sehingga meskipun disebut kanban. tidak selalu menggunakan kartu. Dalam hal tertentu. suatu tempat yang kosong dapat mengisyaratkan diperlukan lot berikutnya. Dalam hal lain. suatu tanda. seperti bendera atau lampu. digunakan untuk menandai dimulainya suatu batch baru. EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Perbandingan sistem persediaan Sistem Kanban Persediaan dilihat sebagai waste Pemasok merupakan mitra dalam proses produksi Satu pemasok untuk setiap input produksi Sistem Amerika Persediaan dianggap sebagai jaminan Pemasok dipandang sebagai pihak luar Banyak pemasok sering dimanfaatkan untuk memperoleh harga yang rendah. EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Penilaian persediaan Penilaian persediaan bertujuan untuk mengetahui nilai persediaan yang dipakai/dijual atau persediaan yang tersisa dalam suatu periode Terdapat tiga metode penilaian persediaan first in first out (FIFO) last in first out (LIFO) rata-rata tertimbang. EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Data persediaan bahan baku Tanggal Keterangan Jumlah (unit) Harga satuan (rupiah) Total (rupiah) 1 Juni Pers. awal 300 1.000 300.000 10 Juni Pembelian 400 1.100 440.000 15 Juni 200 1.200 240.000 25 Juni 100 120.000 Jumlah 1.100.000 Cara FIFO Harga pokok bahan baku yang terpakai. 300 unit @ Rp 1.000 = Rp 300.000 400 unit @ Rp 1.100 = Rp 440.000 50 unit @ Rp 1.200 = Rp 60.000 –––––––––––––––––––––––––––––– 750 unit = Rp 800.000 Nilai persediaan akhir: 100 unit @ Rp 1.200 = Rp 120.000 150 unit @ Rp 1.200 = Rp 180.000 250 unit = Rp 300.000 EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo Misalkan bahan baku terpakai 750 unit

Metode FIFO Harga pokok bahan baku yang terpakai dapat dihitung sbb: 300 unit @ Rp1.000 = Rp300.000 400 unit @ Rp1.100 = Rp440.000 50 unit @ Rp1.200 = Rp 60.000 –––––––––––––––––––––––––––––– 750 unit = Rp800.000 Nilai persediaan akhir: 100 unit @ Rp1.200 = Rp120.000 150 unit @ Rp1.200 = Rp180.000 250 unit = Rp300.000 EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Metode LIFO Harga pokok bahan baku yang dipakai dihitung sbb: 100 unit @ Rp1.200 = Rp120.000 200 unit @ Rp1.200 = Rp240.000 400 unit @ Rp1.100 = Rp440.000 50 unit @ Rp1.000 = Rp 50.000 ––––––––––––––––––––––––––––––––– 750 unit = Rp850.000 Dengan demikian. nilai persediaan akhirnya: = nilai total persediaan - nilai persediaan terpakai = Rp1.100.000 - Rp850.000 = Rp250.000 EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Metode rata-rata tertimbang Nilai persediaan pada metode ini didasarkan atas harga rata-rata barang yang dibeli dalam suatu periode tertentu. Nilai rata-rata persediaan Rp1.100.000 = ––––––––––– = Rp1.100 per unit 1.000 unit Nilai persediaan yang terpakai = 750 x Rp1.100 = Rp825.000 EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Cara FIFO akan menunjukkan: nilai barang terpakai yang rendah Apabila harga pembelian barang persediaan memiliki kecenderungan meningkat Cara FIFO akan menunjukkan: nilai barang terpakai yang rendah keuntungan yang lebih besar nilai persediaan akhir yang tinggi Sebaliknya, cara LIFO menunjukkan: nilai barang terpakai yang tinggi keuntungan yang rendah nilai persediaan akhir yang rendah. EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo

Soal latihan No. 22 (h.271) Sebuah pabrik memesan bahan baku sebanyak 6.000 unit setahun. Biaya pemesanan $20 per pesanan. Biaya penyimpanan per tahun sebesar 6% dari harga bahan baku. Harga bahan baku $16 per unit. Asumsikan 1 tahun = 300 hari. Tentukan jumlah pesanan yang ekonomis Berapa kali pemesanan dilakukan dalam 1 tahun Jika rata-rata permintaan selama waktu tenggang terdistribusi secara normal dg standar deviasi 5 unit, dan jika diinginkan kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan sebesar 2,5%. berapa unitkah besarnya persediaan pengaman? Apabila waktu tenggang diketahui 7 hari, pada tingkat persediaan berapa unit pemesanan ulang harus dilakukan? D = 6000 unit/tahun S = 20 $/pesanan h = 6% per unit/tahun C = 16 $/unit EOQ =  2DS/hC = 500 unit/pesanan F = D/Q = 12 kali/tahun SL = 97.5% maka Z = 1,96  SS = Z. = 9,8 = 10 (dibulatkan) d = D/300 = 20  ROP = d.L + SS = 150 unit EH - Manajem Operasi, Edisi Ketiga. Grasindo NP