ASSALAMUALAIKUM

PEDOMAN ADMINISTRASI OSIS

KATA KUNCI “KATAKAN APA YANG KAMU DENGAR” BIRU PUTIH BIRU KUNING KATA KUNCI “KATAKAN APA YANG KAMU DENGAR”

KATA KUNCI “KATAKAN APA YANG KAMU LIHAT”

A. SURAT MENYURAT CONTOH NOMOR SURAT : 001/0SIS-MAANS/A/XI/2015 Keterangan : 001 : nomor keluar OSIS-MAANS : organisasi yang mengeluarkan A : Kode Indeks Surat XI : bulan dikeluarkan surat 2015 : tahun dikeluarkan surat

Kode Indeks Surat A : surat untuk internal OSIS B : surat untuk eksternal OSIS SK : Surat keputusan SP : Surat Pengesahan Sp : surat Pengangkatan/Pemberhentian SRP : Surat rekomendasi Pengesahan SM : Surat Mandat ST : Surat Tugas SPt : Surat Pengantar SKt : Surat Keterangan

B. KELENGKAPAN ADMINISTRASI BUKU INVENTARIS BUKU NOTULEN BUKU TAMU BUKU DAFTAR HADIR BUKU DAFTAR KEGIATAN BUKU KEUANGAN BUKU AGENDA PENGARSIPAN

1. Buku Daftar Inventaris Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang/asset/inventaris organisasi. Formatnya : no Kode barang Jenis barang Jumlah barang Asal mula barang Tanggal mulai dipakai Tanggal mulai tidak dipakai Ket.

2. Buku Notulen Adalh buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat atau diskusi. Formatnya : Nama pertemuan Hari, tgl pertemuan Waktu (jam mulai dan berakhir) tempat Jumlah undangan dan jumlah peserta Nama dan jabatan yang memimpin Nama dan jabatan notulis Kesimpulan yang diambil Rekomendasi (jika ada)

Organnisasi/institusi tamu 3. Buku Tamu Adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang dating dan berkeperluan terhadap organisasi. Formatnya : No Hari, Tanggal, Jam Nama lengkap tamu Organnisasi/institusi tamu Jabatan/status tamu alamat keperluan No.hp Tanda tangan

RAPAT PLENO OSIS MA ANSORIYAH 4. Buku Daftar Hadir Adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta rapat, diskusi, pelatihan, atau pertemuan lainnya. Formatnya : RAPAT PLENO OSIS MA ANSORIYAH HARI/TANGGAL : ……………………………………………………... AGENDA PERTEMUAN : ………………………………………………………. No Nama lengkap jabatan alamat No. hp ttd

5. Buku Daftar Kegiatan Adalah buku yang mencatat setiap kegiatan organisasi baik internal maupun eksternal. Formatnya : No Nama kegiatan Hari,tanggal Waktu Tempat Penyelenggara ketereangan (mencatat hal-hal penting

6. Buku Keuangan Adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan dan pengeluaran anggaran organisasi. Formatnya : No Tanggal URAIAN KREDIT DEBIT SALDO

7. Buku Agenda Adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat. Buku agenda dibagi 2 yaitu : Buku agenda surat keluar Buku agenda surat masuk

a. Buku agenda surat keluar formatnya : No Nomor surat Tanggal surat Tujuan surat isi./prihal keterangan

b. Buku agenda surat masuk formatnya : No Nomor surat Tanggal surat diterima pengirim isi./prihal Tanggal surat Terusan keterangan

8. Pengarsipan Adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan masuk. Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu system administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan selanjutnya. Kegunannya : Pembuktian Penyusunan sejarah Penyusunan data statistic dokumentasi

Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip surat sesuai dengan kode indeks Surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau diterimanya surat masuk Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat seperti peraturan, siaran dlsb….

PERHATIKAN ! 111 = 32 112 = 43 113 = 54 117 = 98 114 = 65 115 = 76 117 = ?

C. PERLENGKAPAN SEKRETARIAT Perlengkapan Sekretariat OSIS minimal : Bagan Struktur Org Papan Agenda kegiatan Papan Pengumuman Tabel Program Kerja Tahunan

TERIMA KASIH