PowerPointPresentation by : E.Sutisna MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Entis Sutisna, SE, MM PowerPointPresentation by : E.Sutisna

Kuliah 10, Komunikasi dan Penyuluhan Arti dan Fungsi komunikasi Proses Komunikasi Hambatan terhadap Komunikasi Efektif Bentuk Komunikasi Keterampilan Komunikasi Penyuluhan (Counseling) Tujuan dan Metoda Penyuluhan What is the project about? Define the goal of this project Is it similar to projects in the past or is it a new effort? Define the scope of this project Is it an independent project or is it related to other projects? * Note that this slide is not necessary for weekly status meetings

Mengapa Komunikasi Penting? Tidak ada kelompok yg bisa hidup tanpa komunikasi. Melalui komunikasi, informasi dan gagasan/ide dpt dipertukarkan antara satu orang dgn orang lainnya. Ide secemerlang apapun tidak akan berguna sblm dikirimkan dan dipahami oleh orang lain. Banyak masalah muncul dlm organisasi sebagai akibat langsung dari kegagalan berkomunikasi. Kesalahan dlm komunikasi dpt menimbulkan kebingungan dan dpt menyebabkan gagalnya rencana yg telah disusun. Pemahaman atas proses komunikasi sangat penting krn melalui proses inilah para Manajer membimbing, mengoordinasikan, memberi penyuluhan, mengevaluasi, dan melakukan supervisi.

Proporsi waktu yg digunakan oleh Manajer puncak utk berbagai kegiatan Rapat terjadwal Pekerjaan di belakang meja Rapat tdk terjadwal Bertelepon Perjalanan 50% 26% 13% 8% 3% * If any of these issues caused a schedule delay or need to be discussed further, include details in next slide. Hampir semua aktivitas tersebut membutuhkan kemampuan komunikasi yg efektif

Arti Komunikasi Komunikasi adalah : The transfer and understanding of meaning (pemindahan dan pemahaman atas makna) Pertukaran pesan antar manusia dgn tujuan mendapatkan pemahaman yg sama Proses yg digunakan utk mendapatkan makna atau pemahaman melalui pemindahan pesan-pesan simbolik. Komunikasi menekankan pada pemindahan makna  Jika tdk ada informasi atau gagasan yg disampaikan, maka tdk ada komunikasi Komunikasi bisa berbentuk ; Komunikasi antar pribadi, yi komunikasi di antara dua orang atau lebih. Komunikasi organisasi, yi semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi dlm sebuah organisasi. Kedua jenis komunikasi tsb di atas penting bagi para Manajer dlm organisasi atau perusahaan Duplicate this slide as necessary if there is more than one issue. This and related slides can be moved to the appendix or hidden if necessary.

Fungsi Komunikasi Fungsi Informasi Fungsi perintah dan instruksi Memberikan informasi, petunjuk, dan pedoman bekerja Fungsi perintah dan instruksi Dari atasan kpd bawahan shg mereka dpt bekerja dgn baik Fungsi pengaruh dan persuasi atau motivasi Menjelaskan kpd karyawan apa yg harus dilakukan, bgmn prestasi kerja mereka, dan apa yg bisa dilakukan utk meningkatkan kinerja Fungsi integrasi Dapat menciptakan kerjasama yg harmonis antara atasan-bawahan Fungsi pengungkapan emosi Menyediakan saluran bagi pegungkapan emosi dan pemenuhan kebutuhan sosial karyawan Duplicate this slide as necessary if there is more than one issue. This and related slides can be moved to the appendix or hidden if necessary.

Proses Terjadinya Komunikasi Pesan/Informasi Pesan/Informasi Enkoding Dekoding Pengirim Mediator Penerima Gangguan Gangguan Gangguan Presentation by E.Sutisna

Hambatan terhadap Komunikasi Efektif Hambatan individual Terjadi krn adanya perbedaan individu ; pengamatan, pola pikir, usia, emosi, kemampuan, status, atau hambatan psikologis Hambatan mekanis Terjadi krn mslh struktur organisasi (tdk teratur, pembagian tugas tdk jelas) dan materi komunikasi yg tdk jelas (kalimat kurang baik, terlalu panjang, pemakaian istilah yg tdk tepat, dsb). Hambatan fisik Terjadi krn pemakaian media/alat komunikasi yg tdk tepat/rusak, jarak yg terlalu jauh, dan kondisi lingkungan (bising/gaduh) Hambatan semantik Terjadi krn adanya multi tafsir atau interpretasi yg berbeda thdp satu kata yg memiliki arti yg berbeda-beda. Duplicate this slide as necessary if there is more than one issue. This and related slides can be moved to the appendix or hidden if necessary.

Bentuk Komunikasi Berdasarkan Arah Komunikasi Berdasarkan Formalitas Komunikaski Vertikal (ke bawah dan ke atas) Komunikasi Lateral (ke samping, antar individu atau pejabat yg selevel) Berdasarkan Formalitas Komunikasi Formal (terjadi krn adanya struktur organisasi, pemberian wewenang dan tanggun jawab) Komunikasi Informal (komunikasi ke semua arah, sbg akibat adanya kecenderungan manusia utk beriteraksi dgn lingkungannya) Berdasarkan Cara Penyampaian Komunikasi Verbal (diekspresikan dlm bentuk kata-kata, dgn lisan maupun tulisan) Komunikasi Nonverbal (diekspresikan dlm bentuk bahasa isyarat atau simbol)  bahasa tubuh

Tingkat pemahaman pada saat informasi disampaikan Pemahaman Manajemen Puncak (100%) Pemahaman Wakil Direktur (66%) Pemahaman Manajer Umum (56%) Pemahaman Manajer Pabrik (40%) Pemahaman Penyelia (30%) Pemahaman Pekerja di Pabrik (20%)

Keterampilan Komunikasi Ada dua keterampilan komunikasi yg sangat penting bagi efektivitas fungsi manejemen, yi : keterampilan mendengar dan keterampilan umpan balik. Keterampilan mendengar Keterampilan mendengar sangat penting krn Manajer sering harus menyandarkan diri pada masukan informasi  active listening dan passive listening Mnrt Robbins : active listening is listening with intensity, emphaty, acceptance, and wiliingness to take responsibility for completeness (70-30). Passive listening …..you are much like tape recorder.

Beberapa tehnik yg dapat digunakan utk mengembangkan kemampuan mendengarkan secara efektif : Lakukan kontak mata Tunjukkan anggukan tanda persetujuan dan ekspresi wajah yg sesuai. Hindari tindakan atau gerakan-gerakan yg mengganggu Ajukan pertanyaan-pertanyaan Paraphrase (mengulang yg diucapkan pembicara) Hindari menginterupsi pembicara Jangan terlalu banyak bicara Lakukan transisi yg mulus antara peran sbg pembicara dan pendengar

Keterampilan Komunikasi Keterampilan Pemberian Umpan Balik Umpan balik langsung Umpan balik yg diterima saat itu juga  tatap muka Umpan balik tertunda Umpan balik yg tidak diterima secara langsung  menggunakan media cetak, elektronik, dsb. Umpan Balik berdasarkan sifatnya Umpan Balik Positif  tanda bhw penerima setuju/mendukung Umpan Balik Negatif  tanda bhw penerima tdk setuju/tdk mendukung Umpan Balik Nol  tanda bhw pesan tdk dpt dimengerti oleh penerima Umpan Balik Netral  tanda bhw pesan dpt dipahami tetapi respon dari penerima tdk relevan dgn pesan pengirim.

Membangun Umpan Balik Efektif Pusatkan perhatian pada perilaku spesifik Usahakan umpan balik tetap bersifat “impersonal” Usahakan umpan balik berorientasi pada tujuan Berikan umpan balik pada saat yg tepat Pastikan bhw umpan balik dipahami Arahkan umpan balik negatif pada perilaku yg bisa dikontrol

Penyuluhan (Counseling) Adalah sebuah bentuk komunikasi yg digunakan utk menjaga agar karyawan memiliki perilaku konstruktif. Werther dan Davis (1996) mendefinisikan Penyuluhan sbg “diskusi ttg sebuah masalah dgn seorang karyawan, yg ditujukan utk membantu pekerja dlm menghadapi atau menyelesaikan masalah” Stress dan masalah-masalah pribadi cenderung mempengaruhi kinerja dan kehidupan pribadi seorang pekerja. Oki, upaya Penyuluhan utk membantu karyawan kembali berfungsi secara efektif merupakan kepentingan semua (manajemen, karyawan, dan masyarakat).

PENYULUHAN Indikator yg menunjukkan perlunya penyuluhan ; Sering terjadi kesalahan Naiknya tingkat kecelakaan kerja Karyawan mengalami gejala cepat letih Karyawan sering merenung Karyawan menunjukkan perubahan emosi yg cepat Karyawan terlalu banyak bicara atau mengeluh

Tujuan Penyuluhan Memperbaiki mutu karyawan Memperbaiki gairah atau semangat kerja Mengurangi atau menekan pertukaran (turn over) tenaga kerja Memperbaiki reaksi karyawan dlm menerima perubahan Mencari dan mengidentifikasi penyebab terjadinya kesenjangan antara standar kinerja dan kinerja sesungguhnya.

Metode Penyuluhan Directive counseling Nondirective counseling Proses mendengarkan masalah-masalah emosional karyawan, mendiskusikan, dan memutuskan bersama-sama karyawan tsb ttg apa yg harus dilakukan, kmdn memotivasinya. Nondirective counseling Proses mendengarkan dan mendorong karyawan utk menjelaskan masalah-masalah, memahaminya, dan menentukan sendiri solusi yg tepat. Perticipative counceling Berupaya utk menciptakan keseimbangan antara directive counseling dan nondirecting counseling.

Fungsi Penyuluhan Fungsi penyuluhan adalah aktivitas-aktivitas yg dilakukan oleh para penyuluh (counselor), yg terdiri dari ; Memberi nasihat perhatikan waktu pemberian nasihat, sifat nasihat, materi nasihat, dan langkah-langkah terkait. Menentramkan Dilakukan apbl karyawan gelisah, menderita stress, mengalami shock. Tujuan  meningkatkan kepercayaan diri karyawan Berkomunikasi Menghilangkan ketegangan emosional Menjernihkan pikiran Akibat faktor keletihan bekerja, kesibukan terlalu tinggi  santai saja atau rekreasi Melakukan reorientasi Melihat dan memahami kembali tugas-tugas sebenarnya yg harus dikerjakan oleh karyawan.