Performance Management Zarius Rusli Performance Management Jakarta, 2011

Apa itu Performance Management? Proses dari suatu aktivitas yang dirancang agar tujuan dan misi perusahaan tercapai dengan cara yang efisien dan efektif. Proses yang menciptakan suatu lingkungan kerja di mana setiap karyawan dapat memberikan kinerja yang terbaik sesuai kemampuan mereka. Proses yang bersifat terus menerus (continuous) untuk memperbaiki kinerja individu, kelompok, dan organisasi.

Tujuan Performance Management Untuk meyakinkan bahwa semua subsistem (departemen, tim, proses, karyawan, dll) dari suatu organisasi bekerja secara bersama-sama untuk mendapatkan hasil terbaik yang diinginkan organisasi. Setiap hasil yang didapat akan mempengaruhi kinerja keseluruhan dari suatu organisasi. Aktivitas PM dimonitor secara menyeluruh, mulai dari perencanaan sampai pada pengevaluasian target

Cakupan Performance Management Performance Management sekarang ini tidak hanya terfokus pada kinerja individu tapi cakupannya sudah semakin luas sampai ke level organisasi. Pandangan Traditional Pandangan Modern Bersifat personal karena terbatas pada kinerja individu. Diukur dengan memakai teknik evaluasi traditional, yaitu: “performance appraisal” Proses pelaksanaan hanya menjadi tanggung jawab HR Target individu tercapai tapi belum tentu target organisasi tercapai Lebih menyeluruh karena mengukur kinerja kelompok dan organisasi Dibuat berdasarkan misi dan strategi top management dan diimplementasikan ke semua karyawan Menjadi tanggung jawab semua karyawan dalam organisasi Target individu/tim tercapai otomatis target organisasi pun tercapai

Cakupan Performance Management Performance Management tidak hanya terfokus pada kinerja karyawan tetapi lebih dari pada itu, PM seharusnya juga terfokus pada: 1. Organisasi 2. Departemen (administration, salest, dll) 3. Proses (budgetting, product development, financial management, dll) 4. Program (implementasi kebijakan dan prosedur baru, dll) 5. Produk atau service untuk pelanggan internal dan eksternal 6. Projek (otomasi proses billing, penerapan “cycle time reduction program) 7 Tim/kelompok yang melaksanakan projek atau program

Keuntungan Performance Management Performance Management lebih mengutamakan hasil dan bukan proses dari suatu kegiatan Seorang karyawan mungkin kelihatan sibuk, tapi tidak memberikan kontribusi bagi perusahaan Performance Management menyelaraskan antara aktivitas dan proses kegiatan dengan tujuan utama perusahaan Hal ini memudahkan organisasi untuk mengambil langkah-langkah perbaikan seandainya hasil yang kurang memuaskan terdeteksi dari awal

Keuntungan Performance Management Performance Management terfokus pada sistem secara keseluruhan (system-wide) dengan memperhatikan hasil (outcomes) dan metode pencapaian tujuan (driver) Karyawan yang dipecat, contohnya, bagi perusahaan mungkin mengahasilkan profit jangka pendek, padahal produktivitas akan terganggu yang justru akan memberikan kerugian jangka panjang Performance Management menggunakan pengukuran yang lebih berarti (meaningful measurements) Hasil yang diukur bisa dibandingkan (benchmark) dengan organisasi lain, mencerminkan hasil yang dicapai lewat training atau program pengembangan, dan juga menunjukkan hasil yang lebih fair kepada karyawan

Kemungkinan Tindakan Revisit kebijakan dan strategi pasar/penjualan Memaksimalkan pemakaian alat-alat (aset) termasuk Man Power Menyiapkan skema performance management Menciptakan lingkungan kerja dimana setiap aktivitas perusahaan dirancang untuk mencapai visi/misi dan strategy perusahaan secara efektif dan efisien serta mendorong setiap kelompok/individu untuk dapat selalu meningkatkan kinerjanya

Pendekatan Melalui Performance Management PM memberikan organisasi kemampuan untuk secara efektif mengkomunikasikan strategi dan memastikan proses bisnis yang selaras untuk mendukung pelaksanaan startegi. Vision, Mission dan Value hendaknya terefleksi di dalam Strategy Pendorong, pengukuran, dan target hendaknya dibuat untuk setiap individu di dalam perusahaan untuk memastikan bahwa kegiatan sehari-hari ditampilkan sesuai dengan prioritas strategi Pengukuran hendaknya diformulasikan dalam suatu rencana yang bisa dijalankan Memonitor dan mengevaluasi kegiatan sehari-hari dalam keselarasan dengan tujuan yang telah ditargetkan Sistem reward dan coaching merupakan salah satu kunci kekuatan yang mendorong tanggung jawab dan kewenangan di dalam organisasi. Perilaku yang selaras dengan pencapaian target direward dan yang tidak diselaraskan kembali. How do we set the direction? Set Drivers, Measures and Targets Reward and Coach Formulate Execute Plans Monitor Evaluate Strategy Are we encouraging the right behaviour? What do we want to achieve? How much progress are we making? What is getting in our way?

Pendekatan Melalui Performance Management Diturunkan dari strategi yang ditetapkan hingga kegiatan sehari-hari individu. Vision, Mission & Strategy COACHING & COMMUNICATING PERFORMING & FEEDBACK CEO & BoD Corporate Executives Strategic Planning & Direction Business Units Performance Measurement/Appraisal/ KPI Enhancing the Business Output Division Managing Business Process Teams & Individuals Daily Operation/Activities “What gets measured, gets done”

Pendekatan Melalui Performance Management Sistem manajemen Suatu proses untuk menerapkan misi, visi, nilai-nail, dan strategi perusahaan Menyelaraskan operasional dengan strategi Memastikan konsistensi Memampukan penerapan arah perubahan yang cepat Proses yang berkesinambungan Fokus pada prioritas dan hasil Memadukan pengukuran, analisa, dan tindakan Menerapkan perbaikan berkelanjutan Mendefinisikan dan meningkatkan kewenangan “What gets measured, gets done”

Pendekatan Melalui Performance Management Corporate Divisions Departments Sections Individuals Focus on Strategic Objectives Focus of KPI: Lag Output EVALUATION DEVELOPMENT Focus on Critical Processes Focus of KPI: Lead Input Operational EVALUATION REPORTING

Performance Appraisal Perusahaan Divisi Cakupan Performance Management Departemen Individu A B C D 20 % 70 % 5 % 5 %

PEOPLE-REVIEW PROGRAM (Never-ending People Differentiation) 360-degree evaluations Vitality curve

WHAT IS 360-DEGREE EVALUATION ? Leadership Assessment through peers, subordinates, suppliers & customers

Kinerja sangat memuaskan Vitality Curve 70% 70% 20 % 5 % 5 % 20% 10% Kinerja sangat memuaskan Kinerja Memuaskan Kinerja biasa Kinerja kurang baik

Vitality Curve 70% 10% LEADER SPECIALIST LOSER 20% A B C

Vitality Curve Identifikasi 20% teratas, 70% menengah, dan 10% di bawah “A” memperoleh kenaikan 2 hingga 3 kali dari B plus stock options yang besar “B” memperoleh kenaikan yang solid mengingat kontribusi positif mereka setiap tahun. Memperoleh options 60%-70% “C” tidak memperoleh kenaikan

Globalisasi…………. Konsekuensi yang harus dihadapi Produksi versus kapasiti mesin Mempengaruhi total projected revenue Pasar/segmentasi baru? Cost efficiency dalam proses operasi produksi

Market mengalami perubahan-perubahan yang radikal ….. Dampak Globalisasi Market mengalami perubahan-perubahan yang radikal …..

Fenomena Pasar Global Globalisasi - Coke & McDonald Merger & Acquisition - GE Pengenalan produk-produk baru yang sangat cepat (inovasi dan waktu pemasaran) - 3M Forced product cannibalization - Intel Menurunnya harga – Worldwide Oversupply

……..dan semua perubahan tersebut merupakan fenomena yang permanen

Apa yang mendorong terjadinya perubahan tersebut?

Cost War Innovation

To Win the battle of innovation & cost efficiencies … We need to Understand How The Competitive Market Works