Pengelolaan Sistem Informasi Rita Afyenni, S.Kom, M.Kom

7. Total Quality Manajemen Konsep Dasar TQM Empat prinsip utama dalam TQM Penyebab Kegagalan TQM Persyaratan Pelaksanakan TQM

7.a. Konsep Dasar TQM Total Quality Manajemen = TQM: Suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungannya. Evolusi gerakan total quality dimulai pada tahun 1920-an oleh bapak manajemen ilmiah: Frederick Taylor. Dasar teoritis TQM adalah: statistika. Inti TQM: Pengendalian Proses Statistikal (Statistical Process Control = SPC) yang didasarkan pada sampling dan analisis.

7.a. Konsep Dasar TQM (continue...) TQM sebagian besar dihasilkan oleh para pionir yang umumnya adalah insinyur teknik industri dan ahli fisika yang bekerja di sektor industri dan pemerintah. TQM semula berasal dari Amerika Serikat, kemudian lebih banyak dikembangkan di Jepang dan kemudian berkembang ke Amerika Utara dan Eropa. TQM mengintegrasikan: Keterampilan teknikal dan analisis dari Amerika, Keahlian implementasi dan pengorganisasian Jepang, Tradisi keahlian dan integritas dari Eropa dan Asia.

7.a. Konsep Dasar TQM (continue...) Proses penyebaran TQM: populist, yaitu: Perusahaan-perusahaan kecil Manajer madya memainkan peranan yang menonjol.

7.b. Empat prinsip utama dalam TQM Kepuasan pelanggan Respek terhadap semua orang Manajemen berdasarkan fakta Perbaikan berkesinambungan

7.b.i. Kepuasan pelanggan Memuaskan kebutuhan pelanggan dalam segala aspek: Harga Keamanan Ketepatan waktu Pelanggan meliputi: Pelanggan internal Pelanggan eksternal

7.b.ii. Respek terhadap semua orang Setiap orang di organisasi diperlakukan dengan baik dan diberi kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambil keputusan.

7.b.iii. Manajemen berdasarkan fakta Keputusan selalu didasarkan pada data, bukan sekedar pada perasaan (feeling). Ada dua konsep pokok: Prioritisasi (prioritization), Perbaikan tidak dapat dilakukan pada semua aspek secara bersamaan, mengingat keterbatasan sumber daya karen itu harus ada harus ada prioritas. Variasi (variation), Variabilitas kinerja manusia, sehingga manajemen dapat memprediksi hasil dari setiap keputusan dan tindakan yang dilakukan.

7.b.iv. Perbaikan berkesinambungan Konsep yang belaku adalah : PDCA, Plan Do Check Act Proses dilakukan secara sistematis untuk melaksanakan perbaikan yang berkesinambungan.

7.c. Penyebab Kegagalan TQM Delegasi dan kepemimpinan yang tidak baik dari manajemen senior. Team mania Deployment (proses penyebaran), Menggunakan pendekatan yang terbatas dan dogmatis Harapan yang terlalu berlebihan dan tidak realistis. Empowerment yang bersifat prematur.

7.c.i. Delegasi dan kepemimpinan yang tidak baik dari manajemen senior. Perbaikan kualitas sebaiknya dimulai dari manajemen, bukan didelegasikan kepada pihak lain seperti: pakar yang digaji karena memungkinkan terjadinya kegagalan.

7.c.ii. Team mania Budaya kerjasama tim harus terbentuk, bila tidak maka akan terjadi kegagalan.

7.c.iii. Deployment (proses penyebaran) Pengembangan inisiatif kualitas harus melibatkan semua komponen di organisasi, bila tidak maka akan terjadi kegagalan.

7.c.iv. Menggunakan pendekatan yang terbatas dan dogmatis Tidak ada para pakar yang menyarankan untuk menggunakan pendekatan tertentu saja, tapi sebaiknya menyesuaikan program-program kualitas dengan kebutuhan masing-masing.

7.c.v. Harapan yang terlalu berlebihan dan tidak realistis Bila hanya mengirim karyawan untuk pelatihan selama beberapa hari, bukan berarti telah membentuk keterampilan mereka, masih dibutuhkan waktu untuk mendidik, mengilhami dan membuat para karyawan sadar akan pentingnya kualitas. Selain itu juga diperlukan waktu cukup lama untuk mengimplementasikan perubahan-perubahan proses baru.

7.c.vi. Empowerment yang bersifat prematur Banyak organisasi mengira bahwa bila karyawan telah dilatih dan diberi wewenang baru dalam mengambil tindakan, maka para karyawan tsb akan menjadi self-directed dan memberikan hasil positif, kenyataannya dalam praktek terlihat bahwa mereka tidak tahu apa yang harus dikerjakan setelah suatu pekerjaan diselesaikan. Oleh karena itu, karyawan membutuhkan sasaran dan tujuan yang jelas sehingga tidak salah dalam melakukan sesuatu.

7.d. Persyaratan Pelaksanakan TQM Komitmen dari Manajemen Puncak Komitmen atas Sumber Daya yang Dibutuhkan Pelatihan karyawan. Organization-Wide Steering Committe Untuk menentukan cara implementasi TQM dan memantau pelaksanaannya. Perencanaan dan Publikasi Infrastruktur yang Mendukung Penyebarluasan dan Perbaikan Berkesinambungan Prosedur organisasi