MANAJEMEN PERSEDIAAN (INVENTORY MANAGEMENT) Manajemen Produksi

PENDAHULUAN Persediaan (inventory) adalah sejumlah bahan atau barang yang disimpan untuk mendukung kontinuitas kegiatan manajemen operasi. Persediaan terdiri dari bahan baku, bahan penolong, peralatan dan suku cadang, barang setengah jadi, maupun barang jadi. Perencanaan produksi dan pengendalian persediaan (Planning Production and Inventory Controll – PPIC) dalam manajemen operasi suatu perusahaan berperanan penting yang dapat menunjang kontinuitas produksi dan pemasaran produk. PPIC juga berperanan dalam menentukan cost production. Manajemen Produksi

PENDAHULUAN Di satu sisi, persediaan dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan biaya idle investment, tetapi di sisi lain, persediaan yang cukup dapat menghindari timbulnya opportunity cost karena terhentinya produksi atau tidak terpenuhinya pesanan konsumen, meminimumkan biaya transportasi, mendapatkan discount pembelian dalam partai besar. Dilema dalam persediaan: Jika persediaan terlalu besar, maka dana investasi yang menganggur membesar, biaya penyimpanan membesar, dan resiko kerusakan juga membesar. Tetapi jika terlalu sedikit, maka resiko stock-out akan membesar yang dapat menimbulkan terhentinya produksi, tertundanya keuntungan, dan kehilangan customers. Manajemen Produksi

PENDAHULUAN Manajemen persediaan dilaksanakan untuk mengatasi dilema tersebut, sehingga dapat menjamin dua hal penting, yaitu: Tingkat persediaan yang harus dijaga. Waktu pemesanan kembali (re-order) dan jumlahnya untuk menambah persediaan, sehingga persediaan terpenuhi tepat waktu dan tepat jumlah. Manajemen Produksi

FUNGSI PERSEDIAAN Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang, bahan baku, dan bahan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan. Menghilangkan resiko kerusakan dari material yang dikirim, sehingga bisa dengan cepat dikembalikan untuk diganti. Menghilangkan resiko kenaikan harga barang di masa datang (inflasi). Menyediakan bahan baku yang bersifat musiman, sehingga dapat terjamin kesediaannya sepanjang waktu. Mendapatkan potongan harga (discount) untuk pembelian partai besar. Menyediakan barang yang setiap waktu dapat dipesan para customers Manajemen Produksi

JENIS-JENIS PERSEDIAAN Fluctuation stock, yaitu persediaan untuk mengatasi permintaan yang meningkat pada saat-saat tertentu, dan untuk mengatasi kesalahan perkiraan penjualan, waktu produksi, dan pengiriman barang. Anticipation stock, yaitu persediaan untuk memenuhi permintaan tinggi selama peak-season yang tidak bisa dipenuhi dengan kapasitas produksi yang ada, juga untuk mengatasi terhentinya produksi pada saat kelangkaan bahan baku. Lot-size stock, yaitu persediaan dalam jumlah besar melebihi kebutuhan normal untuk mendapatkan potongan harga dan biaya transportasi per unit yang lebih murah. Pipeline stock, yaitu persediaan dalam proses pengiriman dari pabrik ke tempat penjualan, karena perjalanan pengiriman yang membutuhkan waktu beberapa hari atau minggu. Manajemen Produksi

ANALISIS PERSEDIAAN DENGAN KLASIFIKASI ABC Klasifikasi ABC merupakan analisis persediaan berdasarkan nilai investasi dalam satu periode (satu tahun). Klasifikasi ABC ini diperkenalkan pertama kali oleh HF Dickie pada tahun 1950-an yang menggunakan prinsip Pareto, yaitu the critical few and the trivial many yang lebih memfokuskan pada persediaan item barang bernilai tinggi (critical) meskipun jumlahnya sedikit dibanding item persediaan barang bernilai rendah (trivial) meskipun jumlahnya banyak. Ukuran yang digunakan dalam klasifikasi ABC adalah nilai volume tahunan sebagai nilai investasi, yaitu hasil kali harga per unit dengan volume persediaan selama setahun. Manajemen Produksi

ANALISIS PERSEDIAAN DENGAN KLASIFIKASI ABC Misalkan suatu perusahaan dalam proses produksinya membutuhkan 10 item bahan baku dan bahan lainnya. Kebutuhan selama setahun dan harga per unit bahan-bahan tersebut ditunjukkan tabel berikut: Item Material Kebutuhan (unit/tahun) Harga (ribu rupiah/unit) M-1 800 60 M-2 3000 10 M-3 600 220 M-4 55 M-5 1000 150 M-6 2400 25 M-7 1800 250 M-8 780 M-9 1220 M-10 20 Manajemen Produksi

Klasifikasi ABC dalam persediaan untuk perusahaan tersebut adalah seperti tabel berikut: Kesimpulan: Hasil analisis menunjukkan bahwa M-9 dan M-7 termasuk persediaan kelas A yang memerlukan pengendalian secara ketat, karena membutuhkan 70% dari total nilai persediaan. M-5, M-3, dan M-8 termasuk persediaan kelas B yang memerlukan pengendalian secara moderat, karena membutuhkan 19.9% dari total nilai persediaan. M-6, M-1, M-4, M-2, dan M-10 termasuk persediaan kelas C yang memerlukan pengendalian yang longgar, karena hanya membutuhkan 10.1% dari total nilai persediaan. Manajemen Produksi

Penentuan klasifikasi ABC bersifat subjektif (tergantung kebijakan perusahaan). Juga perlu diperhatikan keadaan fisik persediaan, misalnya suatu material masuk ke dalam kelas C tetapi karena material tersebut mudah rusak, bau, mudah terbakar, mudah menyusut, dsb, maka untuk material tersebut perlu ada perhatian pengendalian tersendiri. Manajemen Produksi

BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN Biaya pemesanan (ordering cost, procurement cost), yaitu biaya yang dikeluarkan sejak dikeluarkannnya pemesanan hingga material ada di gudang. Biaya pemesanan ini mencakup biaya administrasi dan penempatan order, biaya pemilihan vendor/supplier, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan material. Biaya penyimpanan (carrying cost, holding cost) adalah biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan diadakannya persediaan material di gudang. Biaya penyimpanan meliputi sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pelaksana pergudangan, biaya listrik, biaya modal yang tertanam dalam persediaan (biaya bunga atau biaya oportunitas), biaya asuransi kerusakan, penyusutan selama penyimpanan. Biaya kekurangan persediaan (shortage costs, stock-out cost), yaitu biaya yang timbul karena tidak tersedianya barang pada saat diperlukan sebagai opportunity cost. Biaya ini meliputi biaya terhentinya proses produksi karena tidak adanya bahan baku, biaya administrasi tambahan, biaya tertundanya penerimaan keuntungan, dan biaya kehilangan pelanggan. Manajemen Produksi

MODEL-MODEL PERSEDIAAN (INVENTORY MODELS) Model persediaan digunakan untuk mendapatkan keputusan dalam manajemen persediaan yang menyangkut jumlah material (bahan/barang) yang harus dipesan untuk setiap pengadaan persediaan, dan menyangkut waktu pemesanan harus dilakukan. Jumlah pemesanan yang besar dapat mengurangi frekuensi pemesanan yang berarti mengurangi biaya pemesanan, tetapi meningkatkan biaya penyimpanan. Sebaliknya jumlah pemesanan yang sedikit dapat mengurangi biaya penyimpanan, tetapi meningkatkan frekuensi pemesanan yang berarti meningkatkan biaya pemesanan. Manajemen Produksi

MODEL-MODEL PERSEDIAAN (INVENTORY MODELS) Model-model inventory meliputi: Model persediaan dengan EOQ (Economic Order Quantity); Model persediaan dengan pemesanan tertunda; Model persediaan dengan potongan kuantitas (quantity discount); Model persediaan dengan penerimaan bertahap. Manajemen Produksi

MODEL-MODEL PERSEDIAAN DENGAN EOQ Model EOQ pertama kali diperkenalkan oleh F.W. Harris pada tahun 1914. Model ini diterapkan dengan menggunakan asumsi-asumsi sebagai berikut: Material yang disimpan hanya satu jenis; Kebutuhan atau permintaan material diketahui dan bersifat konstan; Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan diketahui dan bersifat konstan; Material yang dipesan, diterima dalam satu batch; Harga material tetap (tidak tergantung pada jumlah yang dipesan) atau tidak ada potongan harga pembelian partai besar. Waktu tenggang (lead- time) diketahui dan konstan Manajemen Produksi

MODEL-MODEL PERSEDIAAN DENGAN EOQ Grafik persediaan dengan EOQ: Grafik menunjukkan bahwa pada waktu tingkat persediaan mencapai nol, pesanan untuk batch yang baru tepat diterima, sehingga tingkat persediaan naik kembali sebesar Q. Hal ini terjadi karena permintaan bersifat konstan dan persediaan berkurang dalam jumlah yang sama dari waktu ke waktu (linear). Manajemen Produksi

MODEL-MODEL PERSEDIAAN DENGAN EOQ Secara grafik, EOQ menunjukkan jumlah pemesanan yang memberikan total biaya persediaan minimum dan merupakan perpotongan kurva biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang digambarkan sebagai berikut: Kurva biaya pemesanan berbentuk garis yang menunjukkan biaya pemesanan meningkat secara linear jika frekuensi pemesanan meningkat, sedangkan kurva biaya penyimpanan menunjukkan semakin menurun jika jumlah pemesanan mengecil (frekuensi pemesanan meningkat) Manajemen Produksi

MODEL-MODEL PERSEDIAAN DENGAN EOQ Secara matematis, EOQ dihitung dengan rumus berikut: dimana D adalah jumlah kebutuhan/permintaan (unit/tahun); S adalah biaya pemesanan (rupiah/unit); H adalah biaya penyimpanan (H = hC dimana h adalah % biaya penyimpanan dari harga barang dan C adalah harga barang). Biaya pemesanan per tahun = frekuensi pesanan x biaya pemesanan dimana Q adalah jumlah pemesanan (unit/pesanan) Manajemen Produksi