SURAH AL-BAQARAH...?

AGENDA PROYEK PERUBAHAN mata diklat MERANCANG pp Fasilitator : Drs. Abdullah Aziz, M.Pd Widyaiswara Ahli Utama BKPP ACEH 2016 aman_sudarto@yahoo.com

CURRICULUM VITAE * MOTTO “NIAT BAIK AKAL SEHAT BUDI BAHASA” 1. My name is : Drs. Abdullah Aziz, M.Pd 2. My place and birthday : in Pidie 5 Mei 1955 3. My current position : is a Widyaiswara Ahli Utama 4. My office address :at Jalan P. Nyak Makam Lampineung 5. My office phone number : (0651) 7552564, Fax (0651) 7552565 6. My education background : S2 Unsyiah Banda Aceh 7. My home address : at Jln. PKA Lr. Taqwa No. 10 Lambaro Skep Kota Banda Aceh 8. My home phone number : 08126962572 : Email: abdullahaziz.wi@gemail.com 9. My specialization subject : agenda pp * MOTTO “NIAT BAIK AKAL SEHAT BUDI BAHASA”

رَبَّنَآ ءَاتِنَا مِن لَّدُنكَ رَحۡمَةٗ وَهَيِّئۡ لَنَا مِنۡ أَمۡرِنَا رَشَدٗا "Wahai Tuhan kami, berikanlah rahmat kepada kami dari sisi-Mu dan sempurnakanlah bagi kami petunjuk yang lurus dalam urusan kami (ini)“ Al Kahfi-10

DOA DALAM KESULITAN

TAHAPAN PROSES PEMBELAJARAN DIKLATPIM IV Pengarahan Program (1) Dinamika Kelompok (1) 1.Kecerdasan Emosi (6) 2.Pengenalan Potensi Diri (6) 3.Berpikir Kreatif dan Inovatif (6) 4. Koordinasi dan Kolaborasi (3) 5. Membangun Tim Efektif;(6) 6. Benchmarking ke Best Practice (12) 7. Merancang Proyek Perubahan (18) 8.Pembekalan Implementasi3Proyek Perubahan (6) 9. Seminar Presentasi Proyek Perubahan (4) 1.Seminar Laboratorium Kepemimpinan (4) 2.Evaluasi (1) 1.Coaching (12) 2.Counselling (12) Pilar-Pilar Kebangsaan (6) Integritas (6) Standar Etika Publik (6) SANKRI (3) Pembelakalan Isu Aktual Substansi Lembaga (3) Diagnostic Reading (6) Konsep Proyek Perubahan (3) Tahap I Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi Tahap II Taking Ownership (Breaktrough I) Tahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim Tahap IV Laboratorium Kepemimpinan (Breaktrough II) Tahap V Evaluasi 5 Sesi ( 15JP) Pemimpin Perubahan 12 Sesi ( 36 JP) 1.Coaching (6) 2.Counselling (6) 51 Sesi ( 153 JP) 6 Sesi ( 18 JP) 105 Sesi ( 315 JP) 97 hari (925 JP) 31 Sesi ( 97 JP) PERKA LAN-RI NOMOR 20 2015

TITIK DOMINAN KOMPETENSI KEPEMIMPINAN DIKLATPIM KEPEM VISIONER KEPEM STRATEJIK KEPEM OPERASIONAL KEPEM TAKTIKAL E S E L O N I II III IV PNS CPNS

KEBIJAKAN OPERASIONAL Cara mencapai TUJUAN dan SASARAN (Strategi) RENSTRA VISI MISI Faktor-faktor Kunci Keberhasilan TUJUAN SASARAN KEBIJAKAN OPERASIONAL Cara mencapai TUJUAN dan SASARAN (Strategi) PROGRAM KEGIATAN

RELEVANSI STRATEGI VISI M I S I TUJUAN M I S I TUJUAN TUJUAN SASARAN KEBIJAKAN PROGRAM KEGIATAN M I S I TUJUAN SASARAN KEBIJAKAN PROGRAM KEGIATAN TUJUAN SASARAN KEBIJAKAN PROGRAM KEGIATAN VISI SASARAN KEBIJAKAN PROGRAM KEGIATAN KEBIJAKAN PROGRAM KEGIATAN M I S I PROGRAM KEGIATAN KEGIATAN

Visi : Misi Tujuan Sasaran Kata awal merumuskan Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan Kegiatan Visi : Menjadi ……. Misi Me….kan/ menunjukkan sesuatu yg hrs dilaksanakan Tujuan Me-kan/ i ….menunjukkan apa yg akan dicapai/dihasilkan dalam jangka 1 -5 th Sasaran Ter-nya…./ ber-nya …./ me-nya…. Menunjukkan sesuatu yg akan dicapai / dihasilkan secara nyata dan terukur, (tahunan,semesteran,triwulanan,bulanan) rumusannya lebih spesifik.

Kebijakan : Program Kegiatan Kata awal untuk membantu merumuskan visi,misi,tujuan,sasaran kebijakan,rogram dan kegiatan Kebijakan : Me- …….menunjukkan pedoman pelaksanaan tindakan-tindakan tertentu Program Pe- an/ menunjukkan kumpulan kegiatan nyata , sistematis dan terpadu yg dilaksanakan oleh satu atau beberapa instansi Kegiatan Me-kan/ i ….menunjukkan tindakan nyata dalam jangka waktu tertentu yg dilakukan oleh instansi pemerintah

2. Merancang Proyek Perubahan AGENDA PROYEK PERUBAHAN 1. Konsep Proyek Perubahan (AU) 2. Merancang Proyek Perubahan 3. Seminar/Presentasi RPP 4. Pembekalan Implementasi PP 5. Seminar/Presentasi Laporan PP/LK

KOMPETENSI PEJABAT ESELON IV @ Membangun karakter dan sikap perilaku integritas sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kemampuan untuk menjunjung tinggi etika publik, taat pada nilai-nilai, norma, moralitas dan bertanggungjawab dalam memimpin unit instansinya; Mampu membuat perencanaan pelaksanaan TUGAS & FUNGSI/ kegiatan instansi Mampu mempengaruhi serta memobilisasi bawahan dan stakeholder strategisnya dalam melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan.

MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

Merancang Proyek Perubaahan Coach Mentor Peserta. Siapa Yang Terlibat

Peran & Tugas Coach Mentor Peserta. Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun rancangan proyek perubahan. Memonitor kegiatan peserta selama tahap taking ownership dan tahap laboratorium kepemimpinan. Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan sebatas kewenangan coach. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap taking ownership dan tahap laboratorium kepemimpinan. Peran & Tugas Coach Mentor Peserta.

Peran & Tugas Coach Mentor Peserta. Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta secara profesional, serta berperan sebagai inspirator. Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam merancang proyek perubahan. Membantu peserta dalam memetakan agenda proyek yang akan dilaksanakan. Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas dan memfasilitasi peserta dalam menyelesaikan masalah yang timbul selama pelaksanaan proyek. Peran & Tugas Coach Mentor Peserta.

Peran & Tugas Coach Mentor Peserta. Mempersiapkan (dokumen; instrumen; waktu) yang diperlukan dengan baik sebelum bertemu mentor dan coach. Berprakasa melakukan diskusi secara aktif dengan mentor dan coach serta mengikuti arahan dan masukan mereka. Menggalang kerja sama dan kesepakatan dengan stakeholder terkait baik eksternal maupun internal. Membuat laporan kegiatan taking ownership dan laboratorium kepemimpinan kepada penyelenggara.

KOMPONEN USULAN PROYEK PRUBAHAN ...?

SISTEMATIKA DOKUMEN PP Indentitas Proyek Latarbelakang Proyek Tujuan Proyek Manfaat Proyek Ruang Lingkup Output Kunci Pentahapan Tatakelola proyek Anggaran Indentifikasi Stakeholder 11. Persetujuan Project Sponsor (RPP} 12. Pembentukan tim efektif 13. Identifikasi Potensi Kendala/ Masalah 14. Kriteria&Faktor Kunci Keberhasilan 15. Daftar rencana pelaksanaan pp 16/15. Persetujuan Project Sponsor

Judul (Kata kerja optimisme + Area Perubahan (Kegiatan) + Fokus Perubahan/Inovasi + Sasaran Perubahan + Lokus jabatan). Deskripsi PP/abstraksi,orientasi Kualitas /kuantitas, dan tujuannya. Sponsor (atasan yang ditunjuk oleh pimpinan instansi). Project leader (penanggung jawab PP). Sumber daya tim (SDA,SDM, Sumber dukung dan legitimasi bagi tim). 1 Indentitas Proyek

CURAH PENDAPAT Masingmasing mendapat 1 lbr krtas Tuliskan secara lanscape, berisi satu pernyataan yg spesifik dari SUATU PERMASALAHAN ORGANISASI > Identifikasi (papan tulis),utk dikelompokkan sesuai dg unsur AREA PERUBAHAN Instansional.

KRITERIA DAN ASPEK/AREA PERUBAHAN METODE SEDERHANA IDENTIFIKASI CURAH PENDAPAT NOMINAL GROUP DISKUSI KELOMPOK DLL MENGACU PADA KRITERIA DAN ASPEK/AREA PERUBAHAN

Nama proyek perubahan = judul kertas kerja proyek perubahan Ingat Area Perubahan ? Ingat apa yang menjadi Fokus Perubahan ? Fokus Perubahan adalah hasil Diagnostic Reading, yaitu Solusi Alternatif yang dipilih untuk memecahkan masalah organisasi yang dipilih untuk diselesaikan. JUDUL  “AREA PERUBAHAN + FOKUS PERUBAHAN + SASARAN PERUBAHAN”

AREA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL BIDANG ORGANISASI : Perombakan Struktur Organisasi, Rightsizing,Downsizing, Budaya Kerja. BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA: Carrier Path, Remunerasi, Rewards and Punishment, Placement dll. BIDANG TATAKERJA & TATA LAKSANA: Tata Persuratan, Pengadaaan Barang dan Jasa, monitoring, kearsipan, pelaporan, penganggaran dll. BIDANG PROGRAM: Peningkatan Efisiensi dan efektifitas Program dan Kegiatan.

AREA TUGAS PEJABAT ESELON IV Pembagian unit organisasi eselon IV bisa berdasarkan sub bidang, sub wilayah atau sub proses. Bidang tugas organisasinya bisa fungsi lini dan bisa fungsi staffing. AreaTugas eselon IV fungsi lini adalah penetapan dan pelaksanakan kegiatan baik untuk program pembangunan sektor maupun pelayanan. (Pelaksanaan kegiatan bagian tahapan proses pelayanan publik). Tugas eselon IV fungsi staffing adalah menajemen penggunaan sumberdaya pendukung kegiatan.

contoh AREA PERUBAHAN = OPTIMALISASI FUNGSI PUSAT INFORMASI SEKTOR ESDM (KEGIATAN) FOKUS PERUBAHAN = MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN LEMBAGA PENDIDIKAN MENENGAH (HASIL DIANOSTIC READING) JUDUL /NAMA PROYEK PERUBAHAN : “ OPTIMALISASI FUNGSI PUSAT INFORMASI SEKTOR ESDM MELALUI UPAYA MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN LEMBAGA PENDIDIKAN MENENGAH GUNA TERWUJUDNYA KESADARAN MASYARAKAT DALAM PENGELOLAAN SEKTOR ESDM YANG BERWAWASAN LINGKUNGAN” JADI JUDUL : AREA PERUBAHAN (KEGIATAN) + FOKUS PERUBAHAN + SASARAN PERUBAHAN (PROGRAM)

ALUR PIKIR PERUMUSAN JUDUL Fungsi/Uraian Tugas: “Mengelola pemeliharaan dan perawatan naskah kearsipan dan bahan pustaka secara berkala untuk kelancaran pelaksanaan tugas.” No AREA PERUBAHAN (Kegiatan) FOKUS/ Inovasi (hasil DR) SASARAN PERUBAHAN LOKUS JABATAN 1 Pengelolaan perawatan naskah kearsipan pustaka Menyusun SOP... Terwujudnya perpustakaan profesional SubBid...Bidang... Badan... Aceh

contoh JUDUL: OPTIMALISASI PENGELOLAAN PERAWATAN NASKAH KEARSIPAN PUSTAKA MELALUI PENYUSUNAN SOP GUNA TERWUJUDNYA PERPUSTAKAAN PROFESIONAL PADA SUBBID...BIDANG... BADAN... ACEH

Alasan utama perlunya proyek dilakukan, kesenjangan antara kondisi ideal organisasi yg diharapkan dan kondisi sekarang, Dasar hukumnya, Identifikasi lokasi permasalahan (diacnostic reading), akar permasalahan- nya. 2 Latarbelakang Proyek

3 Tujuan Proyek Perubahan yang ingin dicapai dalam jangka pendek, menengah atau panjang

4 Manfaat Proyek Cakupan Manfaat bagi pemangku kepentingan Pengguna, bagi organisasi secara keseluruhan, kaitannya dengan peningkatan kinerja, efektifitas dan efisiensi pelayanan dalam rangka reformasi birokrasi. 4 Manfaat Proyek

Berisikan kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan kegiatan tersebut harus sejalan dengan tujuan proyeknya. 5 Ruang Lingkup

6 Output Kunci Nama output kunci yang dihasilkan dari PP jangka pendek, menengah dan panjang.

yaitu urutan capaian yang sangat penting pada periode tertentu (minggu, bulan, tahun) yang harus diperhatikan untuk menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. 7 Pentahapan

Gambaran struktur tim yang terlibat dalam penyelenggaraan PP termasuk penjelasan masing-masing peran dari para anggota tim (tugas mentor, coach peserta, pokja). 8 Tatakelola proyek

9 Anggaran Perkiraan jumlah/ nilai dan rincian anggaran setiap kegiatan yang dibutuhkan termasuk penjelasan peruntukan hasil yang diharapkan. (bila memerlukan anggaran)

10 Identifikasi Stakeholder Identifikasi setiap individu/instansi yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif Pendukung atau negatiif RESISTENSI menjadi sumber penghambat. Stakeholder bisa berasal dari internal organisasi & eksternal. Cantumkan nama lengkap dan jabatannya.

11 Persetujuan (RPP) Project sponsor (Mentor)

12 Pembentukan tim efektif Jelaskan tugas dan wewenang masing- masing anggota tim kerja (Si A Bi Di Ba) Jelaskan masa berlaku Tim kerja, etika dan mekanisme tim kerja (LEGALITAS) (Struktur tim Sponsor/Mentor, Coach, projec leade, Pokja…pokja...Pokja).

Identifikasi potensi kendala/ Masalah Diprediksikan berpotensi kendala/kesenjangan baik bersifat adaptif ATAU kendala bersifat teknis, Resistensi, konflik antara stakeholders, dan strategi antisipanya, yang menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target & tujuan proyek perubahan . Cantum nama lengkap dan jabatannya 13 Identifikasi potensi kendala/ Masalah

Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) 14 Kriteria & Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) deskripsi tentang ukuran keberhasilan pelaksanaan PP. Ukuran harus terukur secara nyata misalnya prosentase (%) capaian, norma, uang, tepat waktu, sasaran, dll. deskripsi tentang FKK yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan (FKK = faktor pendukung & faktor penghambat)

Penjelasan tentang sistem dan format pelaporan yang dipakai oleh tim. 15 Daft Rencana Pelaksanaan Kegiatan PP Rencana pelaksanaan PP (tahapan), siapa melakukan apa, target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatannya, Penjelasan tentang rencana monitoring dan evaluasi kegiatan. Penjelasan tentang sistem dan format pelaporan yang dipakai oleh tim. (Rincian boleh dibuat dalam lampiran)

16/15 Persetujuan Project Sponsor

1. Kesepakatan Area (Form 1, 2, 3, 4), 2. Kendali Coach & Mentor 7 Jenis formulir pp 1. Kesepakatan Area (Form 1, 2, 3, 4), 2. Kendali Coach & Mentor Laporan PP (Form 5, 6), 3. Dokumen Pelaksanaan PP (Form 7).