PELATIHAN TEKNIS PENERAPAN “SIAP” PENGURUSAN SP SETNEG DI LINGKUNGAN UNS Yogyakarta, 8-9 Januari 2017

KONDISI PEMROSESAN SP SETNEG Meningkat sangat signifikan (225,17 %) dari tahun 2016 (147), tahun 2017 (s.d. 31 Desember = 331 dok; 778 org) Total ajuan nasional di Dirjen SDI Dikti = 2763 (UNS=11,98 %)

UPAYA PERCEPATAN Layanan PDLN satu pintu di tingkat Fakultas dan Universitas. Kebijakan dari Ditjen SDI & Dikti dan Biro KTLN Kemsetneg telah menerapkan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SImPel). UNS telah menyelaraskan dengan menerapkan SiAP. Mengangkat (dan melatih) operator SiAP di setiap unit kerja untuk mengkoordinasikan, verifikasi, dan monitoring proses ajuan SP Setneg di masing-masing unit kerja; Sosialisasi dan koordinasi secara simultan dan periodik; Optimalisasi networking dengan personil pengelola SP Setneg di Ditjen SDI & Dikti dan Biro KTLN Kemsetneg;

MANFAAT PENERAPAN SiAP Pengurusan SP Setneg dapat dilakukan satu pintu di tingkat Fakultas dan Universitas sehingga memudahkan dalam proses monitoring dan pengadministrasian ajuan SP Setneg (www.wcu.uns.ac.id) Mempercepat waktu proses dan menjamin kelengkapan berkas ajuan. Tersedianya arsip dokumen PDLN bagi sivitas akademika UNS yang bisa dimanfaatkan setiap waktu Memudahkan pencarian data dan informasi PDLN yang mendukung terhadap sistem perankingan WCU (www.hukumkerjasama.uns.ac.id) Memudahkan tiap-tiap Fakultas/ Unit Kerja dalam proses perencanaan, pengorganisasian, monitoring dan evaluasi anggaran internasionalisasi.

PROSEDUR PENGAJUAN 1. Pemohon PDLN (T. Pendidik/T. Kependidikan/mahasiswa): Input data diri dan data kegiatan di www.wcu.uns.ac.id Upload Letter of Acceptance (LoA) atau undangan cetak dokumen Daftar Riwayat Hidup dan Surat Pernyataan Upload dokumen : DRH yang sudah ditandatangani Surat Pernyataan yang sudah ditandatangani diatas materai 6000 KTP Karpeg/ Karmas Cetak bukti telah input data di SiAP UNS Menyerahkan berkas permohonan disertai seluruh dokumen di atas ke TU Fakultas

1. Pengadministrasian Ajuan di Fakultas/Unit Kerja: TU Fakultas/unit kerja mendisposisi ke pimpinan unit kerja untuk mendapat persetujuan TU Fakultas/unit kerja menerima disposisi pimpinan dan meneruskan ke operator Operator SiAP Fakultas/unit kerja: Menerima disposisi Pimpinan disertai berkas Melakukan verifikasi berkas pengajuan fisik Melakukan verifikasi berkas pengajuan on-line di SiAP Mencetak dan memintakan tanda tangan Pimpinan Fakultas untuk Surat Tugas, Surat Jaminan Pembiayaan dan Surat Pengantar Fakultas Upload dokumen Surat Tugas, Surat Jaminan Pembiayaan dan Surat Pengantar Fakultas yang sudah ditandatangani pImpinan Mengirimkan pengajuan ke TU Universitas dengan tembusan ke Bagian HAK

Melakukan verifikasi berkas pengajuan fisik; 2. Pengadministrasian di Tingkat Universitas: Menerima berkas ajuan fisik dari Fakultas yang telah didisposisi oleh Pimpinan Universitas (Wakil Rektor Bidang Akademik); Melakukan verifikasi berkas pengajuan fisik; Melakukan verifikasi berkas pengajuan on-line; Mencetak Surat Pengantar Permohonan Surat Persetujuan/izin PDLN dan memintakan tanda tangan Pimpinan; Men-download berkas dari SiAP UNS dan mengunggah ke ke SImPel Setneg Mengirimkan seluruh berkas fisik ke Ditjen Dikti dan/ atau Ditjen Belmawa

PERMASALAHAN Pengusulan <1 bulan sebelum keberangkatan. 1) Tidak terpenuhinya persyaratan: Pengusulan <1 bulan sebelum keberangkatan. Belum ada kepastian LoA/Undangan (ketersediaannya, nama yang diundang, nama kegiatan, tanggal kegiatan, nama instansi penyelenggara). Berkas persyaratan yang masih belum lengkap. Kepastian sumber dana PDLN. Kepastian penjaminan penganggaran dana PDLN Belum adanya template surat tugas dan SPPD in English 4) Kurangnya pemahaman terhadap fungsi dan prosedur pengajuan/penerbitan SP Setneg.

Ajuan dari PT ke Kemenristekdikti masih manual dengan berkas fisik (aplikasi belum terintegrasi). Institusi penyelenggara tdk memahami sistem administrasi di negara Indonesia. Pemrosesan perlu beaya yang tidak bisa di- SPJ-kan