PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 7 TAHUN 2015 – PELAKSANAAN DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) BAGI PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH DALAM PERKHIDMATAN AWAM

KANDUNGAN TAKLIMAT 1 2 3 4 5 6 7 8 DEFINISI RASIONAL DASAR PEMISAH ASAS PENETAPAN MARKAH LNPT <60% KRITERIA PEGAWAI PROSEDUR BAGI KUMPULAN PELAKSANA / P&P PROSEDUR BAGI KUMPULAN PENGURUSAN TERTINGGI PERATURAN DASAR PEMISAH FAEDAH PERSARAAN 1 6 5 4 3 2 7 8

RASIONAL PELAKSANAAN DASAR PEMISAH mengekalkan pegawai yang komited dan berprestasi tinggi meningkatkan daya saing dalam menghadapi cabaran persekitaran masa kini dan akan datang mewujudkan Perkhidmatan Awam yang berprestasi tinggi dan berintegriti Besarkan font

DEFINISI Dasar Pemisah: Prestasi Rendah: Dasar untuk menamatkan perkhidmatan dan membersarakan pegawai yang berprestasi rendah daripada perkhidmatan awam Prestasi Rendah: Besarkan…penuhi ruang…colour tukar contrast Nilaian prestasi tahunan kurang daripada 60% KPI di bawah sasaran (below target)

ASAS PENETAPAN MARKAH LNPT <60% Pencapaian prestasi dalam kategori ‘kurang memuaskan’ dan ‘lemah’ Penghasilan kerja yang tidak mencapai standard yang ditetapkan Mempunyai kurang pengetahuan/kemahiran untuk melaksanakan tugas Memiliki kualiti peribadi dan disiplin di bawah tahap yang diharapkan Rumusan: 4P = Prestasi, Penghasilan kerja, Pengetahuan, Peribadi SPP 2/2009 -Pemantapan Pengurusan Sistem  Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam

PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH BAGI TAHUN 2014 STATISTIK PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH BAGI TAHUN 2014 MARKAH PRESTASI (%) PAP PAN BBP BBN PBT JUMLAH ≤ 59.99 2,194 357 189 58 145 2,943 60- 100% 921,523 46,730 41,930 6,251 26,607 1,043,041 Jumlah Keseluruhan 923,717 47,087 42,119 6,309 26,752 *1,045,984 0.28% PAP = Perkhidmatan Awam Persekutuan PAN = Perkhidmatan Awam Negeri BBP = Badan Berkanun Persekutuan BBN = Badan Berkanun Negeri PBT = Pihak Berkuasa Tempatan Tujuan: Berdasarkan trend, jumlah yang kecil tetapi memberi persepsi negative kepada perkhidmatan awam Pegawai yang berprestasi baik tak perlu bimbang dengan exit policy * Data keseluruhan penjawat awam adalah 1.6 juta. Walau bagaimanapun data LNPT yang lengkap dalam HRMIS bagi tahun 2014 adalah 1,045,984. Data ini juga tidak termasuk data LNPT pegawai/anggota ATM dan PDRM

PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH BAGI TAHUN 2015 STATISTIK PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH BAGI TAHUN 2015 MARKAH PRESTASI (%) PAP PAN BBP BBN PBT JUMLAH ≤ 59.99 2,359 169 55 14 77 2,674 60- 100% 960,108 57,998 38,482 6,080 28,756 1,091,409 Jumlah Keseluruhan 962,467 58,167 38,537 6,094 28,833 *1,094,083 0.2% PAP = Perkhidmatan Awam Persekutuan PAN = Perkhidmatan Awam Negeri BBP = Badan Berkanun Persekutuan BBN = Badan Berkanun Negeri PBT = Pihak Berkuasa Tempatan Tujuan: Berdasarkan trend, jumlah yang kecil tetapi memberi persepsi negative kepada perkhidmatan awam Pegawai yang berprestasi baik tak perlu bimbang dengan exit policy * Data keseluruhan penjawat awam adalah 1.6 juta. Walau bagaimanapun data LNPT yang lengkap dalam HRMIS bagi tahun 2015 adalah 1,094,083.

KRITERIA PEGAWAI Prestasi Rendah Tahun Terkini; Markah LNPT <60% Telah disahkan dalam perkhidmatan Markah Instrumen penilaian lain <60% (Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan) Key Performance Indicator (KPI) - Below Target Lantikan tetap Belum disahkan dalam perkhidmatan Sekiranya berprestasi rendah - boleh ditamatkan perkhidmatan dalam tempoh percubaan mengikut Peraturan 50, P.U.(A) 1/2012

PEKELILING DIBUAT MELALUI ENGAGEMENT BERSAMA CUEPACS 25 April 2014 12 Mei 2014 10 Ogos 2015 8 September 2015 4 November 2015 Pemerhatian CUEPACS telah diambil kira dalam dasar dan prosedur yang digubal. Pada 8 September 2015, draf pekeliling telah dibentangkan kepada CUEPACS dan CUEPACS bersetuju dengan draf pekeliling Dasar Pemisah serta pada 4 November 2015, Dasar Pemisah telah dibentangkan kepada ahli kongres CUEPACS sebelum pekeliling dikeluarkan Masukkan gambar dan 5 tarikh enganggement (gambar –emel passkom-ditengah dan 5 tarikh disekeliling) 25/4/2014 – CUEPACS kemuka cadangan balas seperti berikut: (i) keanggotaan CUEPACS dalam PPDP sebagai ahli, bukan pemerhati; (ii) supaya markah LNPT diubah dari 60% ke kurang 50%; dan (iii) prestasi 3 tahun kebelakang digunakan sebagai penentu pegawai berprestasi rendah. 2. 12/5/2014 – engagement dengan NUTP 3. 10/8/2015 – CUEPACS bersetuju dengan perkara dasar berkaitan Dasar Pemisah. Walau bagaimanapun, terdapat pemerhatian berikut: (i) pindaan pada keahlian PPDP (Ketua audit Negara ditukar KSP/wakil, KSU KSM ditukar KSU KSM/wakil & ditambah S/U Suruhanjaya perkhidmatan yang berkaitan/wakil) (ii) memberi peluang kpd pegawai memohon hadir bagi membuat representasi kpd PPDP; (iii) carta aliran ringkasan prosedur dasar pemisah bagi kumpulan pelaksana/kumpulan P&P dimasukkan dalam pekeliling perkhidmatan; dan - Isu pelaksanaan : kesesuaian pelaksanaan Dasar Pemisah mengambil kira suasana politik. 4. 8/9/2015 – Memaklumkan bahawa Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015 – Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) Bagi Pegawai Yang Berprestasi rendah dalam Perkhidmatan Awam (go through line by line)

1 2 3 PROSEDUR BAGI KUMPULAN PELAKSANA / P&P PENGENALPASTIAN PEGAWAI PPSM kenal pasti pegawai berprestasi rendah tahun penilaian terkini 2 setuju markah PPSM jalankan siasatan TEMPOH PEMERHATIAN tidak setuju markah Pegawai kekal Pegawai menjalani tempoh pemerhatian 1 tahun 3 Kesihatan PERAKUAN PENAMATAN Pegawai dinilai oleh PPPK <60% ≥60% Rujuk Hospital KJ hantar surat tunjuk sebab & pegawai kemuka penjelasan - 14 hari (termasuk permohonan hadir representasi) LNPK Pegawai kekal Tidak Penuhi syarat (Bab F) Penuhi syarat (Bab F) Perakuan penamatan kepada PPDP PPDP memberi peluang pegawai membuat representasi (jika pegawai memohon) Lembaga Perubatan PPDP Pegawai kekal Sihat setuju tidak setuju Masukkan hasil perbincangan bersama PUU. Pembentangan fokus pada no 1,2 dan 3 Tidak Sihat JPA kemuka penamatan kepada JPN Bersara Atas Sebab Kesihatan JPN beri ulasan kepada JPA YDPA Pegawai kekal setuju tidak setuju Penamatan Demi Kepentingan Awam 6 peringkat tapisan

FASA 1 : PENGENALPASTIAN PPSM jalankan siasatan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) kenal pasti pegawai berprestasi rendah tahun penilaian terkini tidak setuju markah Pegawai kekal setuju Pegawai jalani tempoh pemerhatian (1 tahun) PPSM 1. Siasatan Arahkan urus setia / lantik mana-mana pegawai bukan anggota PPSM yang terlibat dalam penilaian prestasi pegawai. Contoh tindakan: (a) dapatkan penjelasan pegawai; (b) teliti trend LNPT 3 tahun sebelum LNPT terkini. PPSM boleh ubah suai & selaras markah. 2. Tempoh Pemerhatian: Fasa pemulihan – saringan, pengkategorian, pemulihan dan pembangunan oleh Pegawai Psikologi.

FASA 2 : TEMPOH PEMERHATIAN PSYNNOVA memfokuskan kepada pembangunan individu & modifikasi tingkah laku: (i) peningkatan kognitif & rasionaliti; (ii) kestabilan emosi; (iii) penjajaran tingkah laku; dan pembangunan kemahiran sosial. Tempoh: Tidak melebihi 2 minggu Saringan oleh Pegawai Psikologi Sikap/Komitmen Pembangunan Kendiri Kewangan Masalah kesihatan Program PSYNNOVA Agensi Kaunseling dan Pengurusan Kredit Rujuk hospital Tidak Penuhi syarat Bab F Pemantauan Pegawai Psikologi / PPPK Pemantauan: Pelaksanaan tugas dipantau oleh Panel Penilaian Prestasi Khas (PPPK) PPPK : Ketua Jabatan melantik 2 pegawai penyelia yang sesuai selain daripada penilai asal; atau lantik pegawai dari unit lain sekiranya tiada calon yang sesuai. Penuhi syarat Bab F Lembaga Perubatan Penilaian Khas oleh PPPK Sihat Pengesahan oleh PPSM Fokus Program PSYNNOVA: (i) kestabilan emosi; (ii) penyesuaian dan penjajaran tingkah laku; dan pembangunan kemahiran social Bab F Cuti sakit 45 hari atau lebih dalam masa 3 tahun berturut-turut Menghidap TB, kusta atau barah Tidak Sihat LNPK ≥ 60% Pegawai kekal LNPK <60% Bersara Atas Sebab Kesihatan PPSM memaklumkan Ketua Jabatan keluarkan surat tunjuk sebab

FASA 3 : PERAKUAN PENAMATAN KJ hantar surat tunjuk sebab & pegawai kemuka penjelasan - 14 hari (termasuk permohonan hadir representasi) Keahlian PPDP: Pemerhati : S/U Suruhanjaya Perkhidmatan/Wakil Wakil CUEPACS Wakil MBJ (Kementerian/Jabatan) * Korum – Pengerusi + 3 ahli lain Ulasan Ketua Perkhidmatan Pengerusi : KPPA Ahli : Urus setia : TKPPA(P) KSP/Wakil KSU KSM/Wakil Pengarah BP PUU, JPA BAHAGIAN PERKHIDMATAN Perakuan penamatan kepada Panel Penilai Dasar Pemisah (PPDP) PPDP memberi peluang pegawai membuat representasi (jika pegawai memohon) Tidak setuju Pegawai kekal PPDP Setuju JPA kemuka penamatan kepada Jabatan Peguam Negara (JPN) JPN beri ulasan kepada JPA Ringkaskan ayat dalam flow JPA peraku kepada Kerajaan Tidak setuju Pegawai kekal Setuju Penamatan Demi Kepentingan Awam

PROSEDUR BAGI KUMPULAN PELAKSANA / P&P 6 peringkat tapisan memastikan keputusan yang adil dan telus Siasatan Panel Pembangunan Sumber Manusia Tempoh Pemerhatian (1 Tahun) Penilaian Khas oleh Panel Penilaian Prestasi Khas Surat Tunjuk Sebab Representasi kepada Panel Penilai Dasar Pemisah Semakan Jabatan Peguam Negara 1 2 3 4 5 6

KES BERULANG Sekiranya prestasi menurun dalam tempoh 3 tahun perkhidmatan selanjutnya selepas tempoh pemerhatian, pegawai boleh ditamatkan tanpa tempoh pemerhatian Tempoh pemerhatian 2016: >60% Prestasi 2017 meningkat: ≥ 60% Melalui semula Tempoh Pemerhatian Melalui Proses Penamatan Tanpa Tempoh Pemerhatian @ Prestasi 2018 menurun : <60% Prestasi 2018 meningkat tetapi 2019 menurun: <60% Prestasi 2018 & 2019 meningkat tetapi 2020 menurun: <60% Contoh Prestasi 2015: <60% Sekiranya lebih daripada

1 2 PROSEDUR BAGI KUMPULAN PENGURUSAN TERTINGGI KEAHLIAN PPPP PENGENALPASTIAN PPPP : Panel Pemantauan dan Penilaian Prestasi KJ rujuk pegawai berprestasi rendah/ below target kepada JPA KEAHLIAN PPPP 2 PERAKUAN PENAMATAN Pengerusi : KSN Ahli : KPPA Ketua Audit Negara Ketua Setiausaha Perbendaharaan Urus setia : Bahagian Perkhidmatan JPA peraku penamatan kepada PPPP PPPP teliti cadangan perakuan penamatan tidak setuju PPPP Pegawai kekal setuju JPA kemuka penamatan kepada JPN JPN beri ulasan kepada JPA JPA kemuka penamatan kepada Kerajaan tidak setuju Pegawai kekal setuju Penamatan Demi Kepentingan Awam 2 peringkat tapisan

Rasional Proses Bagi Pengurusan Tertinggi Pemimpin organisasi/ Ketua Jabatan Menentukan hala tuju organisasi / role model Faktor Tanggungjawab Tugas Tahap Profesionalisme – Kepimpinan Perancangan & Pelaksanaan Dasar-dasar Kerajaan Tiada tempoh pemerhatian 1 tahun Tiada surat tunjuk sebab/ representasi

2 peringkat tapisan memastikan keputusan yang adil dan telus TAPISAN BAGI KUMPULAN PENGURUSAN TERTINGGI 2 peringkat tapisan memastikan keputusan yang adil dan telus 1 2 Pertimbangan dan Penelitian oleh Panel Pemantauan dan Penilaian Prestasi (PPPP) Semakan Jabatan Peguam Negara

PERATURAN DASAR PEMISAH Peraturan 49 P.U.(A) 395/1993 Penamatan Perkhidmatan Demi Kepentingan Awam (PDKA) Dibersarakan - Akta Pencen 1980 [Akta 227] Pegawai bertaraf berpencen Seksyen 10(5)(d) Akta 227 Subseksyen 6A(6) Akta 227

PERATURAN DASAR PEMISAH Pegawai boleh ditamatkan di bawah peraturan 49 P.U.(A) 395/1993 atas sebab-sebab lain Tidak menghalang Pihak Berkuasa Tatatertib ambil tindakan tatatertib / surcaj atas sebab lain

**Caruman KWSP dan dividen *Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat FAEDAH PERSARAAN Bertaraf Berpencen Skim KWSP *Pencen bulanan **Caruman KWSP dan dividen *Ganjaran Tiada *Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat *Kemudahan perubatan *Kad Pesara *Pegawai dibayar faedah persaraan mulai tarikh kuatkuasa penamatan **Tertakluk kepada Akta KWSP

CONTOH PENGIRAAN Pencen Tarikh Lantikan M48 1997 LNPT 2015 <60% Tempoh Pemerhatian 2016 Kekal <60% PDKA 2017 Tempoh Perkhidmatan 20 tahun (240 bulan) Gaji akhir RM 8,351.87 Pencen = 1/600 x jumlah genapnya bulan perkhidmatan yang dimasukira x gaji yang akhir diterima = 1/600 x 240 bulan x RM 8,351.87 = RM 3,340.74 Ganjaran = 7.5% x jumlah genapnya bulan perkhidmatan yang dimasukira x gaji yang akhir diterima = 7.5% x 240 bulan x RM 8,351.87 = RM 150,333.66 Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat = 1/30 x jumlah cuti rehat yang dikumpulkan x (gaji akhir + imbuhan tetap) = 1/30 x 150 x (RM 8,351.87 + RM 1,250) = RM 48,009.35

CONTOH PENGIRAAN Pencen Tarikh Lantikan J 44 2002 LNPT 2015 <60% Tempoh Pemerhatian 2016 Kekal <60% PDKA 2017 Tempoh Perkhidmatan 14 tahun (168 bulan) Gaji akhir RM 6,920 Pencen = 1/600 x jumlah genapnya bulan perkhidmatan yang dimasukira x gaji yang akhir diterima = 1/600 x 168 bulan x RM 6,920 = RM 1,937.60 Ganjaran = 7.5% x jumlah genapnya bulan perkhidmatan yang dimasukira x gaji yang akhir diterima = 7.5% x 168 bulan x RM 6,920 = RM 87,192 Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat = 1/30 x jumlah cuti rehat yang dikumpulkan x (gaji akhir + imbuhan tetap) = 1/30 x 80 x (RM 6,920 + RM 550) = RM 19,920

CONTOH PENGIRAAN Pencen Tarikh Lantikan J29 2009 LNPT 2015 <60% Tempoh Pemerhatian 2016 Kekal <60% PDKA 2017 Tempoh Perkhidmatan 8 tahun (96 bulan) Gaji akhir RM 2,911 Pencen = 1/600 x jumlah genapnya bulan perkhidmatan yang dimasukira x gaji yang akhir diterima = 1/600 x 96 bulan x RM 2,911 = RM 465.76 Ganjaran = 7.5% x jumlah genapnya bulan perkhidmatan yang dimasukira x gaji yang akhir diterima = 7.5% x 96 bulan x RM 2,911 = RM 20,959.20 Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat = 1/30 x jumlah cuti rehat yang dikumpulkan x (gaji akhir + imbuhan tetap) = 1/30 x 52 x (RM 2,911 + RM 415) = RM 5,765.07

PEMAKAIAN DISESUAIKAN RUJUKAN UNDANG-UNDANG KEPADA AKTA 227* ATAU AKTA 239** MENGIKUT MANA YANG BERKENAAN PERKHIDMATAN AWAM NEGERI PIHAK BERKUASA BERKANUN (PERSEKUTUAN DAN NEGERI) PIHAK BERKUASA TEMPATAN TERTAKLUK KEPADA PENERIMAANNYA OLEH PIHAK BERKUASA MASING-MASING *Akta 227 = Akta Pencen 1980 **Akta 239 = Akta Pencen Pihak-Pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980

KUATKUASA PELAKSANAAN Prestasi 2015 Kumpulan Pelaksana & P&P Kumpulan Pengurusan Tertinggi LNPT <60% LNPT <60% @ KPI Below Target Tempoh Pemerhatian 2016 PDKA 2016 PDKA 2017

SEKIAN, TERIMA KASIH exitpolicy@jpa.gov.my Hotline : 03-8885 5337