Universiti Malaysia Perlis (UniMAP SAODAH BT HASSAN Bendahari Universiti Malaysia Perlis (UniMAP

KURSUS INDUKSI UMUM BAGI KUMPULAN – KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL SERTA KUMPULAN SOKONGAN 2010

PENGURUSAN PERAKAUNAN

JENIS PERBELANJAAN PERBELANJAAN MENGURUS Akta Prosedur Kewangan 1957 – Vot B Arahan Perbendaharaan – Vot T PERBELANJAAN PEMBANGUNAN – Vot P

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN Perlembagaan Persekutuan Akta Prosedur Kewangan 1957 Arahan Perbendaharaan Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan Surat-surat Pekeliling JANM

DAFTAR PEMBAYARAN – AP 98 A. Daftar hendaklah mengandungi perkara berikut:- i) Nombor Baucar Jabatan ii) Perihal Ringkas iii) Nombor Baucar Perbendaharaan/Kelompok iv) Butir Cek (Nombor/Bank) Wang Tunai v) Tarikh Terima/Amaun vi) Tarikh Endors/Tandatangan Ringkas vii) Tandatangan Penerima & Tarikh Bayaran Selesai B. Daftar diperiksa oleh Ketua Jabatan > 1 kali dalam sebulan dan tandatangan ringkas. Jika terdapat perbezaan, laporkan kepada JANM

BUTIR-BUTIR BAYARAN – AP 99 Baucar disokong butir yang lengkap Nama pegawai tidak boleh penerima kecuali gaji Perakuan pegawai jika tuntutan ganti bayaran Kontrak bekalan/kerja mengikut harga kontrak Perakuan kerja/bekalan disempurnakan Baucar satu penama kecuali ada dalam kontrak Surat kuasa wakil/surat tadbir pusaka Tandatangan setiap lembaran baucar Pengenalan penerima/tandatangan ada saksi

BIL DIBAYAR SEGERA – AP103 Bil dibayar dalam masa 14 HARI B. Daftar bil diselenggarakan untuk menunjukkan: i) Tarikh bil ii) Amaun iii) Perakuan pegawai kerja sempurna iv) Tarikh baucar disediakan v) Tarikh baucar dihantar ke JANM vi) Tarikh cek disediakan Tindakan surcaj dan tatatertib boleh dikenakan jika bil lewat dibayar

PEMBAYARAN DISOKONG DOKUMEN LENGKAP * Dokumen lengkap perlu dikemukakan * Jika tidak boleh dibuat kecuali sistem bayaran pukal BAUCAR ASAL HILANG – AP 108 Jika dokumen asal hilang, maka pegawai mesti mengemukakan salinan dokumen pejabat dan diakui sah oleh pegawai dan memperakui bahawa bayaran tidak dua kali

KAEDAH BAYARAN Tunai Bayaran melalui Cek Bayaran melalui Bank Deraf/Pemindahan Telegraf Bayaran melalui Baucar Jurnal

KAWALAN DALAMAN Penurunan Kuasa Pembahagian Tugas Pemeriksaan Penyelenggaraan Rekod Perakaunan i) Daftar Bil ii) Penyelenggaraan Buku Vot iii) Penyelenggaraan Panjar Pengesahan dan Penyesuaian

JENIS-JENIS BAUCAR BAYARAN Baucar Kerja Kontrak Baucar bil-bil Tanpa Kontrak Baucar Perkhidmatan Pakar Perunding Baucar Rekupmen Panjar Wang Runcit Baucar Permohonan Bankdraf/Pemindahan Taligraf Baucar Tuntutan Perjalanan Rasmi Dalam Negeri Baucar Tuntutan Perjalanan Rasmi Luar Negeri Baucar Tuntutan Berkursus Dalam Negeri Baucar Tuntutan Elaun Pertukaran Baucar Tuntutan Berpindah Rumah

JENIS-JENIS BAUCAR BAYARAN (samb.) Baucar Tuntutan Pendahuluan Diri/Pelbagai Baucar Amanah/Deposit Baucar Gaji Berasingan/Pencen Terbitan Baucar Bayaran Elaun Baju Panas Baucar O.T

Pembayaran Invois Pembekal Peruntukan mestilah disemak dan mencukupi sebelum memulakan apa-apa pembelian atau pembayaran 2. Setiap pembelian / perolehan bekalan atau perkhidmatan, perlu dikeluarkan Pesanan Belian (PO) terlebih dahulu. 3. Menandatangani Pesanan Belian (PO) oleh Dekan / Ketua Jabatan atau wakil yang telah diturunkan kuasa menandatangani dokumen-dokumen kewangan.

Pembayaran Invois Penginapan Pastikan staf menginap pada kadar yang tidak melebihi had kelayakan sewa hotel yang dibenarkan oleh Pekeliling Perbendaharaan.(PP Bil. 3 Tahun 2003)

Pendahuluan Diri (Ke Luar Negara) Sila lampirkan bersama resit-resit asal (sekiranya ada) bersama-sama dengan borang tuntutan elaun perjalanan luar negara tadi. Sekiranya tidak mengemukakan perbelanjaan pendahuluan diri tersebut atau tidak memulangkan wang pendahuluan (sekiranya terdapat lebihan) dalam tempoh yang telah ditetapkan, tindakan pemotongan gaji akan diambil tanpa notis. Borang permohonan pendahuluan diri hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Bendahari 7 hari dari tarikh perjalanan.

Pendahuluan Program / Aktiviti Permohonan wang pendahuluan untuk sesuatu program perlu dikemukakan kepada Jabatan Bendahari sekurang-kurangnya 7 hari sebelum tarikh program tersebut bermula. Surat permohonan wang pendahuluan mestilah ditandatangani oleh Dekan/Ketua Jabatan dan Dekan/Ketua Jabatan perlu menamakan penerima wang tersebut. Keperluan dan tujuan penggunaan wang pendahuluan tersebut perlu dinyatakan secara terperinci.

Penyata perbelanjaan wang Penyata perbelanjaan wang pendahuluan tersebut perlu dikemukakan kepada Jabatan Bendahari bersama-sama resit asal dalam tempoh 2 minggu dari tarikh aktiviti tamat Sekiranya pihak Jabatan Bendahari tidak menerima penyata perbelanjaan beserta resit-resit atau wang lebihan dalam tempoh masa yang telah ditetapkan, Tindakan pemotongan gaji akan diambil tanpa notis. Kegagalan mengemukakan penyata perbelanjaan dan resit-resit atau wang lebihan tersebut juga akan menjejaskan permohonan wang pendahuluan untuk aktiviti / program pada masa akan datang. Semua pemulangan wang lebihan pendahuluan hendaklah di dalam Ringgit Malaysia.

Pembayaran Gaji Kemudahan Potongan Zakat Semak pendapatan dan potongan gaji di slip gaji Slip gaji hendaklah disimpan ditempat yang selamat. Pinjaman-pinjaman boleh dibuat di bank selain daripada Bank Muamalat dengan meminta standing order daripada Bank Muamalat

Pengurusan perbelanjaan yang baik dan berkesan Perbelanjaan yang dilakukan mendapat kelulusan Baucer-baucer yang dikemukakan untuk bayaran hendaklah disokong dengan dokumen-dokumen yang lengkap (AP 7/2006- tempoh bayaran 14 hari) Tiada perbelanjaan melebihi peruntukan (akta surcaj) Semua perbelanjaan yang dilakukan adalah mengikut peraturan yang ditetapkan di bawah Pekeliling Perbendaharaan/Surat Pekeliling Perbendaharaan dan peraturan-peraturan kewangan universiti

PENGURUSAN PERAKAUNAN Mempastikan satu sistem perakaunan dan kewangan yang terkini dan praktikal diimplimentasikan Menentukan buku vot diselenggarakan mengikut Tatacara Wang Penyelenggaraan Buku Vot dengan betul dan kemaskini Menentukan penyata penyesuaian buku vot dengan penyata perbelanjaan terperinci Jabatan Akauntan Negara/Bank dibuat tiap-tiap bulan Menentukan penyata perbelanjaan bulanan/tahunan disahkan

Menentukan akaun Panjar Wang Tunai diuruskan mengikut Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan yang ditetapkan Menentukan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah/ Akaun Deposit diuruskan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan Memastikan segala urusan rekod dan perakaunan dilaksanakan dengan baik serta berlandaskan kepada undang-undang dan peraturan semasa.

PENGURUSAN HASIL Menentukan semua kutipan dibankkan dengan segera Menentukan resit dikeluarkan bagi semua kutipan hasil Menentukan semua kutipan dibankkan dengan segera Menentukan buku-buku resit, lesen dan lain-lain yang belum digunakan disimpan dengan selamat Menentukan kadar-kadar bayaran telah mendapat kelulusan sewajarnya untuk mengutip hasil dengan segera

Mengambil tindakan untuk mengutip hasil dengan segera Mengkaji semula kadar bayaran dari semasa ke semasa supaya munasabah dan berpatutan Mengambil tindakan untuk mengutip hasil dengan segera Menentukan Penyata Akaun Belum Terima disediakan Mengambil tindakan untuk mengutip tunggakan hasil supaya tunggakan hasil sentiasa terkawal Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian buku tunai dengan penyata hasil

PENGURUSAN PERBELANJAAN Merancang dan membuat persediaan bagi pengagihan peruntukan tahun baru Menyemak dan memastikan setiap program / Aktiviti menyelenggara rekod pencapaian output dipersetujui dalam Perjanjian Program bagi perbelanjaan mengurus Mengkaji prestasi perbelanjaan keseluruhan dan mengesan kekurangan/kelebihan peruntukan

Meneliti perancangan untuk menggunakan lebihan bagi menampung kurangan secara agihan semula dan pindah peruntukan Memastikan semua laporan bulanan disediakan

PENGURUSAN PERBELANJAAN- PROSES BAYARAN TERIMAAN BIL/ TUNTUTAN PTJ MEMPROSES TUNTUTAN/BIL DAN SEDIAKAN BAUCER BAYARAN PROSES PENYEDIAAN CEK PROSES TANDATANGAN CEK KELUARKAN CEK DAN HANTAR KEPADA PENERIMA PENYEDIAAN LAPORAN PERBELANJAAN

Pengurusan perbelanjaan yang baik dan berkesan Hendaklah memenuhi perkara-perkara berikut: Perbelanjaan yang dilakukan selaras dengan kelulusan yang diberi Baucer-baucer yang dikemukakan untuk bayaran hendaklah disokong dengan dokumen-dokumen yang lengkap Tiada perbelanjaan melebihi peruntukan Semua perbelanjaan yang dilakukan adalah mengikut peraturan yang ditetapkan di bawah Pekeliling Perbendaharaan dan peraturan-peraturan kewangan yang ditetapkan oleh universiti

TERIMA KASIH