PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2009 TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS) Unit Pengurusan Aset dan Stor Bahagian Perolehan dan Penswastaan Kementerian Kesihatan Malaysia

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2009 Memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Stor Kerajaan selaras perkembangan semasa. Dalam Laporan Ketua Audit Negara mengenai pengurusan stor yang lemah, tidak teratur dan tidak cekap telah sebabkan Kerajaan alami kerugian yang besar akibat pembaziran modal yang terikat dalam bentuk stok, keusangan, kesusutan dan kecurian barang-barang yang disimpan.

PENUBUHAN BAHAGIAN/SEKSYEN/UNIT PENGURUSAN ASET KERAJAAN Kem/Jab/PTJ menubuhkan Bahagian/Seksyen/Unit bagi menguruskan Aset Kerajaan yang mempunyai dua (2) fungsi berasingan (a) Pengurusan Aset Alih/Aset Hidup (b) Pengurusan Stor

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (KSU) Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam mesyuarat JKPAK dan JPKA Meluluskan pindahan stok selepas pengiraan stok, pemeriksaan stor dan verifikasi stok di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ yang sama Meluluskan penyimpanan Stok maksimum melebihi 12 bulan bagi barang import Meluluskan hapus kira kekurangan stok

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (KSU) Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya:- 1. Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-13 2. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14 3. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 4. Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16 5. Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 6. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok KEW.PS-22 5

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN PTJ Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan Stor diuruskan mengikut tatacara seperti berikutnya:- (a) Menyediakan Laporan Tahunan Pengurusan Stor (b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun Kedudukan Stok kepada JKPAK dan JPKA (c) Meluluskan pelarasan stok (d) Melantik pegawai-pegawai untuk melaksanakan pemeriksaan stok (e) Melantik pegawai pemeriksa pelupusan Stok Bernilai Rendah

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskan Stor seperti berikut: 1. Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor Kem/Jab/PTJ untuk dibentangkan di mesyuarat JKPAK DAN JPKA setiap (3) bulan sekali 2. Menguruskan pelupusan Stok 3. Mengurus kehilangan dan hapus kira stok 4. Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ 5. Menyelaras penyediaan laporan tahunan daripada Kem/Jab/PTJ untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya:- (i) Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-13 (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14 (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16 (v) Lapopran Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 (vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok KEW.PS-22

PENGUATKUASAAN Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 20 Februari 2009. Pegawai yang gagal mematuhi Pekeliling ini boleh dikenakan tindakan surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Acara Kewangan 1957 Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan Unit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan stor mengikut PP 5/2009

PEMBATALAN Peraturan berkaitan pengurusan stor yang terkandung dalam PP-TPS bertarikh 01 Januari 1982, SPP Bil. 12 Tahun 1995 dan lain-lain arahan jika ada dibatalkan

KANDUNGAN TPS TPS PENDAHULUAN BAB H KEHILANGAN & HAPUS KIRA BAB A PENERIMAAN BAB G PELUPUSAN BAB B MEREKOD STOK TPS BAB F KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BAB C PENYIMPANAN BAB E PEMERIKSAAN BAB D PENGELUARAN

DEFINISI STOR Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok

DEFINISI STOK Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya

KATEGORI STOR STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT

STOR PUSAT Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan/unit. Contoh: Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan dan Stor Material Spesifik PDRM

STOR UTAMA Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan dan agensi. Contoh: Jabatan Kerja Raya, Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Hospital dan Stor Utama Bekalan Pejabat Kementerian/Jabatan

STOR UNIT Stor yang menyimpan dan membekal barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir. Contoh: Stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya

OPERASI KATEGORI STOR STOR PUSAT Pengguna Pengguna Pengguna Pengguna STOR UTAMA STOR UTAMA STOR UTAMA Stor Unit Stor Unit Stor Unit Stor Unit Stor Unit Stor Unit Pengguna Pengguna Pengguna Pengguna Pengguna Pengguna

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan; (a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan (b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

FUNGSI STOR Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut; Menerima, mengesah dan memperaku barang yang dipesan daripada pembekal Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan mengambilkira ruang secara optimum Menjaga, menyelenggara stok Mengeluarkan stok Menyelengara rekod setiap transaksi keluar masuk stok tepat, teratur dan kemaskini

FUNGSI STOR Merancang, mengurus penokokan stok mengikut paras yang ditetapkan. Megendali pembungkusan dan penghantarab stok. Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlakunya stok usang, rosak, luput tempoh, perselisihan dan tidak bergerak. Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan penyelenggaraan kebersihan stor. Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok. (k) Menguruskan tindakan hapus kira stok yang hilang.

PENGURUSAN ORGANISASI STOR Organisasi Stor menpunyai 4 bahagian utama iaitu: Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA) Bahagian Terimaan (BT) Bahagian Simpanan (BS) (d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran (BBH)

ORGANISASI STOR Bekalan,Kawalan, Akaun Terimaan Simpanan Bungkusan & Hantaran Perbekalan • Kawalan Stok • Akaun Terima Periksa Sah Rekod Kendali Simpan Keluar Bungkus Hantar

PENGURUSAN KAWALAN STOK Pengurusan Kawalan Stok bertujuan memastikan stok dapat disediakan kepada pelanggan pada setiap masa. Penguruasan Kawalan Stok dapat memberi faedah seperti ketiadaan stok, keperluan dapat dipenuhi, penggunaan modal yang ekonomik, menumpukan kepada stok yang tinggi pengeluarannya, mengelakkan stok usang/tidak bergerak/luput/rosak dan jimat ruang simpanan.

PENGURUSAN KAWALAN STOK Pengurusan Kawalan Stok hendaklah melaksanakan perkara-perkara berikut: 1. Katalog 2. Memberi Kumpulan Stok 3. Paras Stok 4. Prestasi Stor

PENGURUSAN KAWALAN STOK KATALOG Bermaksud senarai barang standard dalam Stor Pusat dan Stor Utama yang mengandungi maklumat seperti nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga. Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya.

PENGURUSAN KAWALAN STOK MEMBERI KUMPULAN STOK Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menentukan Kumpulan barang-barang standard seperti berikut; (i) Kumpulan A – mengandungi 30% daripada stok yang disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi (ii) Kumpulan B – mengandungi 70% bakinya

PENGURUSAN KAWALAN STOK PARAS STOK Menentu paras stok hendaklah dikira kadar penggunaan bulanan dengan mengambil purata pengeluaran (12) bulan sebelum membuat pesanan baru. Paras Stok barang yang dibeli dipasaran tempatan atau diperolehi dari Stor Pusat hendaklah diserahkan tidak lebih 1 bulan. Stok boleh disimpan dalam masa berikut: - Kuantiti Stok Maksimum – 3 bulan penggunaan - Angka Menokok Stok – 2 bulan penggunaan - Kuantiti Stok Minimum – 1 bulan penggunaan

PENGURUSAN KAWALAN STOK PARAS STOK Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras stok seperti vaksin, ubat, dan lain-lain. ‘Barang Diimport’ paras stok adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan dengan tidak melebihi 12 bulan kecuali mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

PENGURUSAN KAWALAN STOK PARAS STOK Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisan stok.

PENGURUSAN KAWALAN STOK PRESTASI STOR Kadar Pusingan Stok (KPS) - Dibuat pengiraan setiap suku tahun mengikut nilai. - Stor Pusat & Stor Utama perlu mencapai sekurang- kurangnya (4) KPS. - Stor yang aktif adalah yang mendapat (4) KPS ke atas dalam setahun manakala kurang daripada (4) KPS adalah stor tidak aktif.

PENGURUSAN KAWALAN STOK PRESTASI STOR - Stok Tidak Aktif hendaklah dikaji semula supaya tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok Usang/Tidak Bergerak adalah yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun selepas penerimaannya. - Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek khas tidak perlu diambilkira semasa penyediaan KPS

PENGURUSAN KAWALAN STOK PRESTASI STOR Paras Simpanan - Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras ditetapkan kecuali kecemasan atau darurat. Paras Perkhidmatan - Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai perkhidmatan terbaik.

LAPORAN KEDUDUKAN STOK Laporan Kedudukan Stok hendaklah disediakan di Stor Pusat dan Stor Utama. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) setiap suku tahun. Mengemukakan kepada Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ untuk dilaporkan ke JKPAK dan JPKA. Pegawai Pengawal hendaklah menandatangani KEW.PS-13 yang lengkap dan mengemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

BAB A PENERIMAAN

BAB A - PENERIMAAN “Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

BAB A - PENERIMAAN Objektif Penerimaan: Memastikan setiap barang stor diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL (a) Semua barang-barang hendaklah diterima melalui Stor Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi (c) Pemeriksaan dan pengesahan teknikal hendaklah dilakukan pegawai Kerajaan yang berkelayakan bersama Pegawai Stor bila perlu

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL Langkah-langkah yang perlu diambil semasa menerima barang: - memastikan barang diterima secara fizikal beserta dokumen. - semak butiran dalam dokumen

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL - memastikan barang diterima diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima dan disaksikan oleh pegawai lain sebelum disahkan penerimaan. - mengesahkan kuantiti sebenar diterima di atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat atau dicop “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”.

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL Penerimaan barang dari pembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1) Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kurang, lebih dan tidak mematuhi spesifikasi

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL PENGUJIAN KUALITI Kualiti barang diterima hendaklah mematuhi:- Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal Sampel dihantar untuk diuji Barang tidak mematuhi kualiti dikembalikan Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak

PENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR PERATURAN PENERIMAAN PENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR Dilaksana seperti berikut:- Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti di tapak projek dan sebagainya

BARANG YANG DIKEMBALIKAN OLEH STOR PENERIMA PERATURAN PENERIMAAN BARANG YANG DIKEMBALIKAN OLEH STOR PENERIMA Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yang Dikembalikan oleh pemesan dengan mengambil tindakan seperti berikut:- (a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak sebagai barang belum guna (b) Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan sendiri oleh Stor bagi tujuan kawalan keluar-masuk

PENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR/KIMIA PERATURAN PENERIMAAN PENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR/KIMIA Pegawai Penerima memastikan barang-barang mudah terbakar atau kimia hendaklah dihantar terus ke stor bahan mudah terbakar atau kimia untuk disimpan

BAB B MEREKOD STOK

BAB B – MEREKOD STOK JENIS-JENIS REKOD OBJEKTIF MEREKOD STOK REKOD MELALUI SISTEM JENIS-JENIS REKOD MEREKOD STOK BUTIRAN MAKLUMAT TATACARA MEREKOD PENEMPATAN KAD PETAK

Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan Objektif Merekod Stok Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat Mengawal paras stok

MEREKOD STOK JENIS-JENIS REKOD Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan:- Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) - Untuk Stor Pusat dan Stor Utama - Berwarna Putih (b) Kad Petak (KEW.PS-4) - Untuk Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit - Berwarna Hijau Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama

MEREKOD STOK BUTIRAN MAKLUMAT Kad Kawalan Stok (Bahagian A) - Mmaklumat perihal stok - Maklumat pembelian/terimaan setiap suku tahun - Maklumat keluaran setiap suku tahun - Maklumat terimaan/keluaran tahunan (Bahagian B) - Maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa

MEREKOD STOK PENEMPATAN KAD PETAK Semua Kategori Stor hendaklah mempunyai Kad Petak Kad Petak hendaklah ditempatkan di dalam Stor bersama stok Kad Petak bagi stok bahan kimia, mudah terbakar, sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan

MEREKOD STOK TATACARA MEREKOD STOK Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

MEREKOD STOK TATACARA MEREKOD STOK Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) hendaklah disediakan apabila merekod stok Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi:- - angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan - angka betul ditulis dibahagian atas angka asal - pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor

PENGGUNAAN REKOD MELALUI SISTEM MEREKOD STOK PENGGUNAAN REKOD MELALUI SISTEM Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan seperti berikut:- - format yang sama digunapakai - dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa

BAB C PENYIMPANAN

PENYIMPANAN OBJEKTIF PENYIMPANAN Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s (sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal) Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terus menerus supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.

PENYIMPANAN SUSUN ATUR Ruang Stor digunakan sepenuhnya dengan mengutamakan faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran dan kekemasan stor Susun atur stor yang sistematik dan praktik dapat membolehkan aktiviti stor berjalan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa

PENYIMPANAN SUSUN ATUR Susun atur perlu mengambilkira ruang bagi memudahkan pergerakan kakitangan dan juga alat-alat pengendalian barang (MHE) Rak-rak yang sesuai atau boleh ubahsuai digunakan bagi penyimpanan stok mengikut jenis seperti bertingkat, berbaris, berpetak supaya teratur dan kemas Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50m daripada siling

LOKASI DAN LETAKAN STOK PENYIMPANAN LOKASI DAN LETAKAN STOK Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan dengan mematuhi perkara berikut; (a) Carta Lokasi perlu disediakan/dikemaskini (b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

LOKASI DAN LETAKAN STOK PENYIMPANAN LOKASI DAN LETAKAN STOK Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap Stor juga boleh mengamalkan Letakan Stok Sementara dalam keadaan berikut:- (a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan (b) Stok baru diterima, belum disusun (c) Ruang yang terhad sebab kuantiti, ukuran dan berat Letakan stok sementara hendaklah diberi tanda pengenalan, perihal stok bagi tujuan memudahkan penyimpanan dan pengeluaran

PENYIMPANAN PENYIMPANAN STOK 1. Menyusun dengan memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara (Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu) MDKD diberi keutamaan 2. Stok disimpan menggunakan ruang secara optimum 3. Menyusun dengan teratur dan tidak menghalang alat pengendalian barang-barang dan kerja-kerja kakitangan stor

PENYIMPANAN PENYIMPANAN STOK 4. Menyimpan ditempat yang sesuai dengan berdasarkan jenis stok:- (a) Bilik berhawa dingin/peti sejuk untuk stok memerlukan suhu rendah (b) Ruang yang bersiling untuk mengurangkan suhu panas (c) Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi tujuan pengaliran udara

PENYIMPANAN PENYIMPANAN STOK 5. Penyimpanan stok bergantung kepadaa jenis dan ruang dengan mematuhi perkara berikut; (a) Ruang stor dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang (Alat Tulis/Alat Ganti) (b) Setiap seksyen atau kumpulan diberi tanda pengenalan susunan Abjad/Nombor (A-2B2) Sek A, Rak 2, Kotak B2 6. Stok hendaklah disimpan dengan cara berbeza berdasarkan jenis, bahan kandungan dan fizikalnya

BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK PENYIMPANAN BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK Stok berharga dan menarik hendaklah:- Disimpan ditempat selamat di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab atau yang diberi kuasa 2. Mematuhi Arahan Keselamatan yang sedang berkuatkuasa Mematuhi proses pengeluaran yang dilakukan sendiri oleh Pegawai Stor atau Pegawai Yang Diberi Kuasa

BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK PENYIMPANAN BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK Penyimpanan bahan larangan seperti dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik hendaklah mematuhui peraturan penyimpanan yang berkuatkuasa di bawah Peraturan Dadah Berbahaya 1952, Racun 1952 & Peraturan Bahan Psikotropik 1989 Stok berunsur keselamatan seperti senjata, peta-peta hendaklah disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang ditetapkan

STOK YANG MUDAH TERJEJAS AKIBAT HAWA PANAS ATAU LEMBAB PENYIMPANAN STOK YANG MUDAH TERJEJAS AKIBAT HAWA PANAS ATAU LEMBAB Stok hendaklah disimpan:- Tempat/bilik berhawa dingin atau peti sejuk yang suhunya boleh dikawal (ubat-ubatan, bahan kimia/baja/racun) Bilik kering atau nyah-lembapan (simen/kertas/alatan pejabat)

STOK YANG TAHAN CUACA PANAS DAN HUJAN PENYIMPANAN STOK YANG TAHAN CUACA PANAS DAN HUJAN Stor hendaklah mengamalkan:- Tempat yang luas atau tempat lapang yang berpagar. Stok ini bersaiz besar atau kuantiti yang banyak (Batu-bata, kayu, pasir, paip, besi)

STOK BARANG-BARANG BERAT PENYIMPANAN STOK BARANG-BARANG BERAT Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut:- Stok barang berat diutamakan di rak yang paling bawah 2. Susunan/tindanan tidak terlalu tinggi iaitu:- (a) Senang dikendali dan mudah dikeluarkan sistem MDKD (b) Peti/kotak yang berat berada di paling bawah (c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api (d) Mudahkan urusan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi (e) Susunan/lapisan paling selamat antara 2-3 meter, melainkan fork lift digunakan

STOK BARANG-BARANG BERAT PENYIMPANAN STOK BARANG-BARANG BERAT 3. Susunan atau tindanan hendaklah di selang-seli supaya kedudukan lebih kukuh Landasan atau palet digunakan bagi mengelak bersentuh lantai, beri ruang udara serta dapat kurangkan kerosakan kerana penindihan Ruang antara tindanan hendaklah mempunyai lorong/laluan untuk bekerja atau kecemasan Ukuran palet yang sesuai digunakan untuk menindan stok/barang bagi mengelakkan pembaziran ruang 7. Penindanan stok hendaklah tidak tinggi dan tidak merbahaya kepada kakitangan

PENYIMPANAN STOK BERTARIKH LUPUT Penyimpanan stok bertarikh luput seperti berikut:- Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pembekal/pembuat melabelkan ‘Tarikh Luput’ stok Tarikh Luput hendaklah dicatat di kotak, bekas, bungkusan bertujuan memudahkan Pegawai Stor mengenalpasti dan memantau Teg Biru dikepilkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak (Merah Jambu)

PENYIMPANAN STOK BERTARIKH LUPUT Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan Label MDKD (KEW.PS-8) hendaklah dilekatkan dikotak/bekas, jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat yang masuk kemudian tetapi tarikh luputnya lebih awal daripada stok yang masuk dahulu

PENYIMPANAN STOK BERTARIKH LUPUT Satu senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) hendaklah disediakan sebelum tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput stok Sekiranya tempoh 6 bulan tidak dihabiskan maka perlu mengambil tindakan; - mengemukakan satu senarai ke Stor Pusat/Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor lain yg berminat - mengeluarkan bagi tujuan latihan/pembangunan dan pengembangan dan seumpamanya - memulangkan kepada pembekal ‘mengikut syarat’ - melupuskan dengan mengikut peraturan pelupusan

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR 1. Bekas bahan kimia dan mudah terbakar mesti diberi tanda pengenalan secukupnya Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang dan tidak mudak padam Pelabelan hendaklah dilabelkan dengan menunjukkan jenis kandungan dan langkah keselamatan yang perlu dipatuhi Bahan kimia yang berlainan jenis disimpan secara berasingan

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR 5. Semua bahan kimia dan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur, serbuk, mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di stor yang berasingan lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan bantuan kecemasan Semua jenis asid atau cecair yang boleh terjejas wapnya hendaklah dielak daripada tersentuh disimpan ditempat selamat/dialas/mudah dilihat bertujuan mencegah tindakbalas

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR 7. Minyak petrol, diesel dalam kuantiti banyak disimpan jauh dari stor serta jika perlu di dalam tangki bawah tanah Stok barang keselamatan (peluru, bahan letupan, dan seumpamanya perlu ditempatkan ditempat berasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan berkuatkuasa

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR Membuka, membungkus, mengangkut dan memunggah stok bahan kimia/mudah terbakar hendaklah dilakukan berhati-hati 10. Cecair mudah meruap hendaklah disimpan di dalam bekas bertutup rapat kerana mudah terbakar, tersejat, keras jika terdedah udara (astilin, hidrogen, nitrogen, spirit, petrol dll)

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR Bahan mudah terbakar disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara, jauh dari api atau air kerana mengeluarkan gas memabukkan/ mudah terbakar (kalsium karbid, berilium, kalsium fostat) Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, kuprum sulfat, ammonia klorida dll disimpan ditempat kering, peredaran udara, dingin kerana jika terkena air akan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu digunakan untuk mengalas bekas tersebut

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR 13. Langkah berikut hendaklah dipatuhi; (a) Pakaian keselamatan digunakan (b) Bahan kimia mengeluarkan wap memabukan diuruskan diluar bangunan (c) Pengeluaran bahan dibenarkan dalam bekas asal yang belum dibuka. Sekiranya dibuka secara agihan hendaklah sesingkat mungkin (d) Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pengeluar/pembekal

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR Jika berlaku kebocoran bekas, tin atau tong yang boleh dikesan dari baunya maka pemeriksaan segera dilakukan dan bekas yang rosak/bocor hendaklah dikeluarkan dari stor dan dikembalikan kepada pembekal

GAS MAMPAT DALAM TABUNG PENYIMPANAN GAS MAMPAT DALAM TABUNG Gas yang tersimpan dalam tabung hendaklah dikawal rapi kerana boleh membakar, memabukkan, mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen, nitrogen dll. Tabung besi waja berisi gas disimpan ditempat dingin dan kering serta ditutup (Coir Jacket)

GAS MAMPAT DALAM TABUNG PENYIMPANAN GAS MAMPAT DALAM TABUNG 3. Tabung gas tersebut hendaklah; - dilindungi dari bahang panas - jauh dari minyak, api, bahan mudah terbakar - elakan dari terhempas atau pecah - injap tabung hendaklah ditutup Tabung hendaklah dilekatkan pada dinding dan ditegakkan serta dikunci

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN STOK MUDAH TERBAKAR DAN BAHAN KIMIA Stok mudah terbakar/bahan kimia yang diterima hendaklah dihantar terus kepada stor bahan mudah terbakar untuk disimpan Pengeluaran hendaklah dibuat oleh Pegawai Stor di tempat simpanannya sahaja

PENYIMPANAN PENYELENGGARAAN STOK Stok perlu diselenggara dari masa ke masa bagi mengekalkan keadaan baik dan boleh guna dengan mematuhi perkara berikut; - menyapu minyak untuk elak karat - mengekalkan bungkusan asal - mengawal dari serangan serangga Stok berciri keselamatan hendaklah mematuhi peraturan penyelenggaraan yang berkuatkuasa

BAB D PENGELUARAN

KEBENARAN PENGELUARAN STOK Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan

SISTEM MASUK DAHULU KELUAR DAHULU PENGELUARAN SISTEM MASUK DAHULU KELUAR DAHULU Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem MDKD Dengan memastikan stok yang diterima dahulu dapat Dikeluarkan dahulu. Sistem yang cekap, teratur dapat mengelakkan; - pengeluaran tanpa kebenaran - pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dipesan - stok yang lama disimpan tidak dikeluarkan

PENGELUARAN PEMESANAN STOK Semua pesanan kepada Stor Pusat/Stor Utama menggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) dalam 5 salinan Pemesan hendaklah mendaftarkan no. pesanan dengan merujuk jumlah pesanan dibuat mengikut tahun dan mengisi alamat Stor Pusat/Stor Utama di KEW.PS-10 Satu jenis stok boleh dipesan dengan menggunakan satu borang KEW.PS-10

PENGELUARAN PEMESANAN STOK (1) salinan disimpan Stor Pemesan, 4 salinan dikemukakan kepada Bahagian BBKA samada di Stor Pusat atau Stor Utama BBKA hendaklah mengambil tindakan berikut; (a) mendaftarkan KEW.PS-10 dan memberi no pengeluaran merujuk permohonan ikut tahun (b) meluluskan kuantiti pengeluaran (c) merekod pengeluaran (Kad Kawalan Stok ‘B’)

PENGELUARAN PEMESANAN STOK 4 salinan KEW.PS-10 hendaklah dikemukakan oleh BBKA kepada Bhg Simpanan untuk kelulusan pengeluaran stok serta Bhg Simpanan merekod pengeluaran yang diluluskan dalam Kad Petak Bahagian Simpanan mengemukakan setiap (1) salinan KEW.PS-10 seperti berikut ke:- (a) Bhg Bungkusan/Penghantaran (b) Stor Pemesan bersama stok (c) BBKA untuk tindakan pelarasan kewangan (d) Bhg Simpanan untuk tujuan rekod

PERMOHONAN STOK (STOR UNIT) PENGELUARAN PERMOHONAN STOK (STOR UNIT) Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah mengguna Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) KEW.PS-11 disediakan pemohon dalam (2) salinan (1) salinan kepada Stor Unit dan (1) disimpan oleh pemohon

PERMOHONAN STOK (STOR UNIT) PENGELUARAN PERMOHONAN STOK (STOR UNIT) Stor Unit hendaklah mengambil tindakan ke atas KEW.PS-11 seperti berikut; (a) mendaftar KEW.PS-11 dengan memberi no. permohonan (b) menentukan kuantiti pengeluaran (c) mendapatkan kelulusan pengeluaran (d) mencatat pengeluaran pada Kad Petak

PENGELUARAN PENGELUARAN STOK Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan dengan kebenaran Pegawai Stor dan Pegawai Melulus yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan Pegawai Stor hendaklah menandatangani KEW.PS-10 dan KEW.PS-11 Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan

BARANG-BARANG GUNAHABIS PENGELUARAN BARANG-BARANG GUNAHABIS Barang Gunahabis adalah barang yang ‘kerap guna’ atau mudah rosak atau mudah haus atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau aturan manual penggunaan yang dikeluarkan terus kepada pengguna untuk bekalan pejabat/ makmal/ asrama/ institusi latihan/ domestik/ bengkel/ sukan/ dapur/ pembedahan/ pertanian/ penyelidikan/ pameran/ keselamatan dan seumpamanya

BARANG-BARANG GUNAHABIS PENGELUARAN BARANG-BARANG GUNAHABIS Contoh: Alat pengira/ pendrive/ gunting/ stapler/ alatan bengkel/ jarum/ tabung uji/ parang/ pisau/ alatan pembedahan/ alatan pemutar/ bahan pameran/ tali/ wayar/ cadar/ kostum/ tuala/ gelas/ sudu/ garpu/ bakul sampah/ dan seumpamanya (Penggunaan stok/barang gunahabis diguna berulang kali atau sekali guna bagi tujuan gunasama, walaubagaimanapun ianya perlu dikawal)

KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG GUNAHABIS PENGELUARAN KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG GUNAHABIS 1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuan guna sama hendaklah disimpan semula setelah selesai penggunaannya 2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabis hendaklah disediakan sendiri oleh Kem/Jab/PTJ sebagai rekod penggunaan (Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan maka hendaklah dijual secara sisa atau barang terpakai)

JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI PENGELUARAN JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI Sisa Stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan pembelajaran, kajian, penyelidikan, latihan, penyelenggaraan, program pembangunan dan pemeran hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan - lebihan kayu, besi, tanah, pasir dll

JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI PENGELUARAN JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI Jualan sisa barang terpakai dilaksanakan seperti berikut:- (a) Jika kuantiti kecil yang beratnya kurang daripada 1000kg boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang lusuh (perlu permit); atau (b) Jika barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi 1000kg hendaklah mengikut TPA yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa 3. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Kerajaan

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PERATURAN Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran memastikan urusan pembungkusan/penghantaran dijalankan dengan teratur, cermat dan cekap supaya barang diterima pemesan dalam keadaan sempurna Barang yang diterima untuk pembungkusan dan penghantaran hendaklah disemak, diperiksa dan dipastikan sama seperti dicatat pada KEW.PS-10

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TATACARA PEMBUNGKUSAN Barang hendaklah dibungkus dengan cermat, kemas dan betul bagi mengelakkan kerosakan dan kecurian semasa penghantaran Barang mudah pecah dibungkus dengan teliti dan simbol/perkataan mudah pecah/fragile dengan dakwat merah ditanda diluar bungkusan

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TATACARA PEMBUNGKUSAN Kotak atau peti hendaklah diikat rapi menggunakan mesin pengikat atau cara lain yang bersesuaian Barang-barang kecil dan tercerai hendaklah menggunakan bekas standard dan diberi pelekat/ tanda bagi memudahkan pengendalian Barang keselamatan (peluru, bahan letupan, senjata peralatan persenjatan dll) perlu mengikut peraturan keselamatan ATM/PDRM yang berkuatkuasa

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TATACARA PEMBUNGKUSAN Berat dan ukuran sebenar bungkusan hendaklah dicatat diluar kotak bagi tujuan memudahkan pengendalian Berat kasar dicatat diluar bungkusan. Bungkusan yang berat 1,000kg ke atas hendaklah dicatat Muatan Berat serta dicatat berat sebenar pada bungkusan

BAB E PEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN PENDAHULUAN Pemeriksaan hendaklah dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengenalpasti kelemahan yang menyebabkan stok rosak/ usang/ luput tempoh/ berlebihan/ berkurangan dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil

PEMERIKSAAN PENDAHULUAN Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu:- (A) Pengiraan Stok (B) Pemeriksaan Stok (C) Verifikasi Stor

PEMERIKSAAN (A) PENGIRAAN STOK Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan di semua stor iaitu Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun. Pegawai Stor adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan Pengiraan Stok.

PEMERIKSAAN (A) PENGIRAAN STOK Ketua Jabatan hendaklah memastikan Pengiraan Stok mematuhi perkara berikut:- (a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa tepat dengan rekod (b) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan ditandatangi serta ditarikh oleh Pegawai Stor

PEMERIKSAAN (B) PEMERIKSAAN STOK Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai- pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa

PEMERIKSAAN (B) PEMERIKSAAN STOK Pemeriksaan Stok yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut; (a) pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok 100% mulai 01 Oktober tahun semasa (b) tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa

PEMERIKSAAN (B) PEMERIKSAAN STOK Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi Kad Kawalan Stok dan ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa setelah pemeriksaan dilakukan Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)

PEMERIKSAAN (B) PEMERIKSAAN STOK KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pemverifikasi Stor Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok

PEMERIKSAAN (C) VERIFIKASI STOR Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas Pemeriksaan Stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama Verifikasi Stor dilaksanakan sekali (1) setahun sebelum berakhir pada 31 Disember setiap tahun

PEMERIKSAAN (C) VERIFIKASI STOR Tujuan Verifikasi Stor adalah seperti berikut:- (a) Mengesahkan ketepatan rekod dan stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok (b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan

PEMERIKSAAN (C) VERIFIKASI STOR Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh guna/ rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempoh diambil tindakan pelupusan Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotong ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira

PEMERIKSAAN (C) VERIFIKASI STOR Melengkapkan semua maklumat dan mengesahkan Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14 Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/pemeriksaan/verifikasi, keselamatan/ kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)

PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR PEMERIKSAAN PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR KSU/TKSU adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Verifikasi Stor 2. Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi (2) tahun

KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR PEMERIKSAAN KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR Pemverifikasi stor hendaklah terdiri daripada; (a) sekurang-kurang 2 orang ahli (b) pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi (c) pegawai berpengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan stor (d) pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional serta Kumpulan Sokongan 1atau setaraf

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR PEMERIKSAAN TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR Pemverifikasi stor hendaklah membuat lawatan ke Stor Pusat/Stor Utama berasaskan kepada jadual/program yang disediakan Pemverifikasi stor hendaklah menyemak semua Stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 dan melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR PEMERIKSAAN TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekod baki fizikal stok serta mengesahkan ketepatan rekod dengan Kad Kawalan Stok Menentukan tiada berlaku transaksi semasa verifikasi dilaksanakan Menyediakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 dan kemukakan kepada Ketua Jabatan

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN PEMERIKSAAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, hapus kira dan pelarasan stok di KEW.PS-14 seperti berikut:- (a) syor pindahan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan (b) syor pelupusan/hapus kira dengan merujuk Bab G dan Bab H (c) syor pelarasan stok (kurang/lebih) sebab silap pengiraan diluluskan

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN PEMERIKSAAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN Menyemak, mengesah, mengesyor penambahbaikan dan mengemuka KEW.PS-14 & KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan KSU Mengambil tindakan ke atas syor KSU di KEW.PS-15 Melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa

PEMERIKSAAN PELARASAN STOK Pegawai stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok berlebihan/berkurangan disebabkan silap pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17 Ketua Jabatan hendaklah meluluskan Pelarasan Stok di KEW.PS-17

PEMERIKSAAN PELARASAN STOK Pegawai stor hendaklah merekod teransaksi pelarasan stok di ruang Terima bagi stok lebih atau di ruang Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangani.

TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET PEMERIKSAAN TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemak KEW.PS-14 & KEW.PS-15 Menyediakan KEW.PS-16 untuk perakuan dan tandatangan KSU Mengemukakan KEW.PS-15 & KEW.PS-16 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR PEMERIKSAAN MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stor tindakan berikut hendaklah diambil:- (a) menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh ambil alih (b) membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak 100% bagi memastikan baki stok adalah sama

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR PEMERIKSAAN MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR (c) Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan ditandatangani pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua Jabatan (d) Pegawai stor yang mengambil alih tugas hendaklah melakukan pelarasan stok, jika terdapat stok lebih atau kurang

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN BAB F KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN PERATURAN Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatan dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai dan berkesan dalam mengawal stor/stok terpelihara Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir, bahang matahari dan ancaman makhluk perosak

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN PERATURAN Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN PERATURAN Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang rosak, usang dan sebagainya Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari semasa ke semasa

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KESELAMATAN STOR Bangunan stor seberapa boleh ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KESELAMATAN STOR Sistem keselamatan yang sesuai bergantung kepada keperluan dan kesesuaian Stor Pusat/Utama/Unit dengan mematuhi:- (a) sekeliling stor hendaklah berpagar (b) kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan (c) pemasangan lampu limpah (d) pemasangan alat amaran (e) tanda keselamatan ditempat yang tertentu (f) penggunaan pas keluar-masuk (g) peraturan penggunaan kunci mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KEBAKARAN Stor perlu dilengkapi dengan sistem kawalan kebakaran seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler dll Alat pemadam api ‘fire extinguisher, hose reel’ diletakan di tempat yang strategik Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar-masuk ‘KELUAR’

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KEBAKARAN Mempamerkan tanda amaran seperti ‘Dilarang Merokok’ , ‘Mudah Terbakar’ dan sebagainya Ketua Jabatan mendapatkan nasihat Jabatan Bomba & Penyelamat Mengatur latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai-pegawai Stor

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stor terjamin Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala

BAB G PELUPUSAN

PELUPUSAN PENDAHULUAN Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput, tidak boleh guna, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok / pemeriksaan stok /verifikasi stor.

PELUPUSAN PENDAHULUAN Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa

PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH Pelupusan stok bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada RM10,000 bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan

PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai untuk memeriksa stok yang hendak dilupuskan Pegawai pemeriksa adalah dari Kumpulan Pengurusan & Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidak terlibat dalam menguruskan stok berkenaan

PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH Stok yang hendak dilupuskan hendaklah menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19 Pegawai pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta memberi syor kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Kuasa Melulus Pegawai Stor hendaklah mengemaskini pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

KUASA MELULUS PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

Semua pelupusan stok tidak memerlukan PERAKUAN PELUPUSAN Semua pelupusan stok tidak memerlukan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab/PTJ PELUPUSAN URUSETIA PELUPUSAN Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab/PTJ adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Pelupusan Stok

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK Pegawai Pengawal (KSU) hendaklah kemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BAB H KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA PENDAHULUAN Hapus kira bagi kehilangan stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah

Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai kesluruhan perolehan asalnya tidak lebih daripada RM250 yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapat dielakkan

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH Kekurangan stok tersebut BUKAN disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA KUASA MELULUS HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok KEW.PS-21 dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14 KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan hapus kira

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK Pegawai Stor hendaklah mengemaskini pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah kecuali sesuatu kehilangan melibatkan jenayah

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalah KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

Pegawai Pengawal (KSU) hendaklah melaporkan KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK Pegawai Pengawal (KSU) hendaklah melaporkan semua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok KEW.PS-22 dan dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya

SEKIAN, TERIMA KASIH UNIT PENGURUSAN ASET & STOR BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENSWASTAAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA ARAS 4 & 7, BLOK E7 62590 PUTRAJAYA.