PERATURAN DAN AMALAN REGISTRI i) KAEDAH PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN FAIL Oleh: ARKIB NEGARA MALAYSIA

KANDUNGAN APA DIA FAIL MENGKANDUNGKAN SURAT KENAPA FAIL DIPERLUKAN PEMBUKAAN FAIL REKA BENTUK KULIT FAIL TAJUK FAIL NOMBOR RUJUKAN FAIL KERTAS-KERTAS YANG BERHUBUNG TARIKH KANDUNGAN PERTAMA/ TARIKH KANDUNGAN AKHIR EDARAN FAIL MENGKANDUNGKAN SURAT KERTAS MINIT KAD KELUAR FAIL PENUTUPAN FAIL AKTIF PENUTUPAN FAIL TIDAK AKTIF FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN FAIL DIPERLUKAN OLEH 2 PEGAWAI ATAU LEBIH FAIL ROSAK FAIL HOMOGENEOUS/ FAIL KES

APA DIA FAIL BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR. “A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”. SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN. ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK. TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

KENAPA FAIL DIPERLUKAN ALAT PERHUBUNGAN MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN MENGAMBIL TINDAKAN MENGEKALKAN INGATAN BAHAN RUJUKAN UTAMA BAHAN BUKTI BAHAN PENYELIDIKAN

PEMBUKAAN FAIL SEMAK DAN PASTIKAN TIDAK BERLAKU: FAIL SAMA TAJUK DAN SAMA NOMBOR FAIL SAMA TAJUK DAN LAIN NOMBOR FAIL LAIN TAJUK DAN SAMA NOMBOR SEMAK SURAT BACA ISI SURAT RUJUK PANDUAN

REKABENTUK KULIT FAIL TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80) SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82) TERHAD (TANDA TERHAD) SULIT (Am 436) HIJAU RAHSIA (Am 437) RAHSIA BESAR (Am 438)

TERPERINGKAT TERHAD: BOLEH MENGHALANG KELICINAN PROSES PENTADBIRAN. SULIT: BOLEH MEMUDARATKAN KEPENTINGAN ATAU MERTABAT NEGARA. RAHSIA: BOLEH MEMBAHAYAKAN KESELAMATAN NEGARA. RAHSIA BESAR: BOLEH MENGAKIBATKAN KEROSAKAN BESAR KEPADA NEGARA.

TAJUK DAN NOMBOR FAIL ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK. JELAS, RINGKAS DAN PADAT. TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR, BPR, ANM, PPR , MNI, BMW DLL. ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN (HOMOGRAPHS) CONTOHNYA KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL. BERDASARKAN FUNGSI JABATAN/AGENSI. NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAL SEDIA ADA.

KERTAS-KERTAS YANG BERHUBUNG RUANGAN INI BERMAKSUD: FAIL YANG BERKAITAN. SEKIRANYA FAIL BARU DIBUKA CATATKAN NOMBOR FAIL SEBELUMNYA. SISTEM KLASIFIKASI BARU DIAMALKAN CATATKAN SISTEM KLASIFIKASI SEBELUMNYA. KANDUNGAN DIASINGKAN KE FOLDER LAIN. CROSS REFERENCE

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR TARIKH KANDUNGAN PERTAMA YANG DIMASUKKAN KE DALAM FAIL. TARIKH INI BUKANLAH TARIKH TERIMA SURAT ATAUPUN TARIKH SURAT DIMASUKKAN KE DALAM KULIT FAIL. AKHIR: TARIKH LAMPIRAN/SURAT TERAKHIR PERLU DICATITKAN APABILA FAL BERKENAAN DITUTUP. TARIKH INI BUKANLAH TARIKH TERIMA SURAT, TARIKH SURAT DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ATAUPUN BUKAN TARIKH TUTUP SESEBUAH FAIL.

EDARAN FAIL DIHANTAR KEPADA: RINGKASAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG AKAN MENERIMA FAIL UNTUK TINDAKAN. 2) TARIKH DIHANTAR: TARIKH ADALAH HARI,BULAN DAN TAHUN IAITU PADA BILA SESEBUAH FAIL DIEDARKAN KEPADA SESEORANG PEGAWAI/KAKITANGAN. UNTUK TINDAKAN.

KAD KELUAR FAIL (REGISTRI 1) DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN. DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT. DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN. KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGESAN. BUKTI

KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL SURAT/LAMPIRAN DIMASUKKAN DISEBELAH KANAN. CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’. NOMBOR DIBULATKAN. NOMBOR DAN MAKLUMAT SURAT/LAMPIRAN DICATAT KE DALAM HELAIAN KERTAS MINIT. GUNAKAN ‘STANDARD FORMAT’ BAGI CATATAN DI KERTAS MINIT BAGI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR. PEN DAKWAT MERAH CATAT SURAT MASUK. PEN DAKWAT BIRU/HITAM CATAT SURAT KELUAR.

MENULIS MINIT SEMUA PERENGGAN DALAM SESUATU MINIT, MELAINKAN PERENGGAN PERTAMA HENDAKLAH DIBERI NOMBOR. MINIT DENGAN TULISAN TANGAN HENDAKLAH DITULIS DENGAN JELAS. MINIT YANG PANJANG LEBIH DARI SATU HELAIAN HENDAKLAH DITAIP KE DALAM KERTAS BERASINGAN SEBAGAI ‘MINIT BEBAS’ DAN HENDAKLAH DIMASUKKAN SEBAGAI SATU KANDUNGAN ATAU LAMPIRAN KE DALAM FAIL. PEGAWAI PERLU MENULIS RINGKAS JAWATAN DAN TANDATANGAN PENUH.

PENUTUPAN FAIL FAIL AKTIF: TEBAL 1 INCI 100 LAMPIRAN (mana yang lebih dahulu) FAIL TIDAK AKTIF: TIDAK DIGUNAKAN LEBIH 5 TAHUN

FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN APABILA SURAT YANG DITERIMA MEMERLUKAN TINDAKAN DAN PERLU DIMASUKKAN KE DALAM FAIL DAN FAIL ASAL TIDAK DAPAT DIKESAN/ HILANG, SAMPUL KECIL HENDAKLAH DIGUNAKAN SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA. APABILA FAIL UTAMA DIJUMPAI MAKA SAMPUL KECIL BERISI KANDUNGANNYA HENDAKLAH DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ITU. BUKA KULIT FAIL BARU BAGI FAIL YANG HILANGDALAM JANGKAMASA PANJANG(3 BULAN). FAIL LAMA DITUTUP BILA DIJUMPAI SEMULA.

FAIL DIPERLUKAN OLEH 2 PEGAWAI ATAU LEBIH SAMPUL KECIL JUGA BOLEH DIGUNAKAN APABILA SESUATU SURAT PERLU DIAMBIL TNDAKAN OLEH LEBIH DARIPADA 1 ORANG PEGAWAI PADA MASA YANG SAMA SURAT KEDUA PERLU DIBUAT SALINAN PHOTOSTAT DAN SURAT ASAL DIMASUKKAN KE DALAM FAIL UTAMA DAN YANG SALINAN DIMASUKKAN KE DALAM SAMPUL KECIL. APABILA SELSAI SAMPUL KECIL BERISI KANDUNGAN HENDAKLAH DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ASAL DAN DIMINITKAN SEBAGAIMANA SATU LAMPIRAN BARU.

KULIT FAIL ROSAK KULIT FAIL ROSAK BOLEH DIGANTI. KULIT FAIL ASAL DIGUNTING DAN DIKEPILKAN BERSAMA DALAM KULIT FAIL BARU. SEKIRANYA KULIT FAIL LAMA TIADA SEBARANG CATITAN PENTING IANYA BOLEH DIMUSNAHKAN DENGAN CARA YANG SELAMAT.

FAIL HOMOGENEOUS (SEJENIS) SEKUMPULAN FAIL YANG MEMPUNYAI MAKLUMAT SERUPA MENGENAI SESUATU PERKARA ATAU BIDANG AKTIVITI TERTENTU YANG DIHASILKAN OLEH SESEBUAH AGENSI CONTOHNYA: BANTUAN KEBAJIKAN MASYARAKAT PEMASANGAN JENTERA JAB. KILANG DAN JENTERA PAMPASAN PEKERJA DI JAB. BURUH BIASISWA DI JABATAN PERKH. AWAM/MARA SUBSIDI PERTANIANDI JABATAN PERTANIAN FAIL KES

ISU-ISU BERBANGKIT SURAT UNTUK PERHATIAN PEGAWAI (U/P: ). SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA. SURAT TERSALAH FAIL. SURAT BESERTA LAMPIRAN. SURAT SALINAN KEPADA (S.K.). LAPORAN/MINIT DARIPADA BAHAGIAN LAIN.

TERIMA KASIH

PERATURAN DAN AMALAN REGISTRI ii) PERGERAKAN (KAWALAN PERGERAKAN FAIL) DAN PENYIMPANAN FAIL Oleh: ARKIB NEGARA MALAYSIA

KANDUNGAN TUJUAN PERGERAKAN FAIL PERGERAKAN FAIL TERBUKA PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP/KIV) TUJUAN PENYIMPANAN FAIL PENYIMPANAN SESUDAH TINDAKAN SELSAI PENYIMPANAN SEBELUM TINDAKAN SELESAI TEMPOH PENGGUNAAN FAIL DAN PANGGIL BALIK PENGEDARAN TIDAK MELALUI REGISTRI PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN MEMELIHARA DAN MENJAGA KESELAMATAN FAIL

TUJUAN PERGERAKAN FAIL UNTUK MENGAMBIL TINDAKAN ARAHAN DAN KEPUTUSAN URUSAN MESYUARAT RUJUKAN DAN KAJIAN

PERGERAKAN FAIL TERBUKA SURAT DIKANDUNGKAN MINIT TINDAKAN CATATAN DI KULIT FAIL REKOD MAKLUMAT PERGERAKAN FAIL EDARAN MESTI MELALUI REGISTRI PENGGUNAAN NOTA PERGERAKAN FAIL TIDAK BOLEH DISIMPAN DI BILIK/MEJA PEGAWAI

PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT PENDAFTARAN SULIT SISTEM SAMPUL DUA LAPIS EDARAN KELUAR PEJABAT BAB V PERKARA 61-66 ARAHAN KESELAMATAN PEKELILING PKPKK(R)200/55 Klt. 7(21), JPM BTH 21/8/1999

SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP/KIV) FAIL DIKELUARKAN MENGIKUT TARIKH YANG TELAH DITENTUKAN. MENCATAT PADA KULIT FAIL NAMA PEGAWAI YANG DITUJUKAN SERTA TARIKH MENGHANTAR FAIL. MEREKOD KE DALAM DOKET MAKLUMAT YANG SAMA.

TUJUAN PENYIMPANAN FAIL APABILA TINDAKAN SELESAI: UNTUK SEMAKAN MEMBUAT CATATAN PADA KULIT FAIL DIREKOD KE DALAM DOKET DISIMPAN KE DALAM KABINET 4 LACI FAIL DIMASUKKAN KE DALAM POKET FAIL SENARAI PADA KABINET APABILA TINDAKAN TIDAK SELESAI: CATAT TARIKH SDP DI KULIT FAIL DAN DOKET SIMPAN DALAM KABINET BERASINGAN SIMPAN DALAM POKET BERDASARKAN 31 HARI DIPERIKSA TIAP-TIAP HARI HANTAR KEPADA PEGAWAI UNTUK TINDAKAN SELANJUTNYA

TEMPOH PENGGUNAAN DAN PANGGIL BALIK TINDAKAN SECEPAT MUNGKIN MAKSIMA 14 HARI JIKA LEBIH 14 HARI GUNAKAN KAEDAH SDP/KIV 14 HARI FAIL PERLU DIPANGGIL BALIK UNTUK SIMPANAN GUNAKAN BORANG TRANSAKSI JIKA PERLU PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH JUGA DIREKODKAN “TEMPOH 14 HARI ADALAH ADALAH JANGKAWAKTU YANG DITERIMA SECARA UNIVERSAL SEBAGAI TEMPOH YANG MUNASARAWAK BAGI OTAK MANUSIA SIUMAN MENGINGATI SESUATU PERKARA ATAU HAL YANG LAZIM DALAM KEHIDUPANNYA”

PENGGUNAAN TIDAK MELALUI REGISTRI PERGERAKAN MESTI MELALUI REGISTRI PERGERAKAN FAIL KEPADA PEGAWAI LAIN DIREKOD MEMAKLUMKAN REGISTRI MENGGUNAKAN BORANG TRANSAKSI

FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN GUNA FAIL SEMENTARA/SAMPUL KECIL MAKSIMA 3 BULAN SAJA BOLEH TUNGGU SEMAK/TANYA PEMEGANG TERAKHIR SEMAK KAD/CATATAN/DOKET PERGERAKAN JAMES BOND/SPY/SELONGKAR BAB IX PERKARA 75, 76 ARAHAN KESELAMATAN BAGI FAIL TERPERINGKAT. “FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN IALAH FENOMENA SEMENTARA. JIKA USAHA SECUKUPNYA DIAMBIL UNTUK MENGESANNYA, FAIL BERKENAAN AKAN DIJUMPAI DALAM TEMPOH KURANG DARI 14 HARI……”

FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN: NIAT TIDAK BAIK BERKEPENTINGAN SALAHLAKU DI ANTARA SEBAB FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN: NIAT TIDAK BAIK BERKEPENTINGAN SALAHLAKU UNSUR JENAYAH 2) FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN: KELEMAHAN MANUSIA KURANG PATUH PROSEDUR TIADA ARAHAN/PERATURAN STANDARD KURANG KAWALAN LUPA

MENJAGA DAN MEMELIHARA KESELAMATAN FAIL MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN KANDUNGAN SELAMAT DARI KECICIRAN TIDAK KOYAK. JIKA KOYAK DITAMPAL JAUHI ANCAMAN SERANGGA HUBUNGI ARKIB NEGARA DAPAT NASIHAT MEMELIHARA KESELAMATAN KANDUNGAN FAIL SISTEM ACCES PATUHI ARAHAN KESELAMATAN TEMPAT MENYIMPAN FAIL KABINET BERKUNCI ANAK KUNCI DISIMPAN DI TEMPAT YANG SELAMAT PEGAWAI BERTUGAS PENCEGAHAN API JAUHI ANCAMAN LOKASI YANG SESUAI

TERIMA KASIH

KEPERLUAN DAN KESELAMATAN REKOD & RUANG PENYIMPANAN REKOD

RUANG / TEMPAT PENYIMPANAN REKOD KEPERLUAN UTAMA RUANG / TEMPAT PENYIMPANAN REKOD REKOD KONVENSIONAL REKOD ELEKTRONIK

RUANG / TEMPAT ARKIB PUSAT REKOD BILIK REKOD BILIK KOMPUTER BILIK STOR BILIK REGISTRI LAIN-LAIN TEMPAT

KESELAMATAN LOKASI / KEDUDUKAN TEMPAT KETINGGIAN JARAK AKSES

BAHAN BINAAN TIDAK MUDAH TERBAKAR TIDAK MUDAH BAKAR PINTU RINTANGAN API KEKUATAN LANTAI BANGUNAN KAYU ??

API SISTEM KAWALAN KEBAKARAN PENYEMBUR API PEMADAM API PENGESAN ASAP LOCENG AMARAN LATIHAN Telefon ON-LINE KE BOMBA

AIR KOMPUTER MUDAH ROSAK BUMBUNG PAIP AIR BILIK AIR TINDAKAN ????? REKOD KONVENSIONAL BASAH REKOD ELEKTRONIK BASAH TINDAKAN ?????

KELEMBAPAN REKOD ELEKTRONIK MUDAH ROSAK ( KESAN : KULAT / FUNGI ) ALAT DEHUMIDIFIER SILIKA GEL ( KESAN : KULAT / FUNGI )

SUHU PENDINGIN UDARA KIPAS ( KESAN : KEKUNUINGAN REKOD KONVENSIONAL . REKOD ELEKTRONIK ????? )

KEPERLUAN SUHU REKOD KONVENSIONAL REKOD ELEKTRONIK ( < 18 - 20 º C)

VIRUS ANTI – VIRUS * Kehilangan maklumat

LAIN-LAIN PENDAWAIAN ELEKTRIK LAMPU & CAHAYA ALAM SEKELILING HABUK HAMPAGAS PENAPIS UDARA

PEROSAK REKOD MANUSIA SERANGGA HAIWAN

MANUSIA VIRUS MENCURI MAKLUMAT PINDAH/PINDAAN MAKLUMAT MEMBAKAR SABOTAJ PENGENDALIAN MENJUAL DLL

KEHILANGAN MAKLUMAT MAKLUMAT DALAM MEDIA ELEKTRONIK – PERANG VIETNAM DI KEM.PERTAHANAN DI US TIDAK DAPAT DIBACA PENNSYLVANIA STATE UNVERSITY – 3000 FAIL DI KOMPUTER TIDAK BOLEH DIBACA – PERUBAHAN SOFTWARE

TINDAKAN KESELAMATAN : MANUSIA KAWASAN LARANGAN ANTI-VIRUS FIRE WALL P-WORD LARANGAN MAKAN/ MINUM/ MEROKOK LATIHAN / KURSUS

TINDAKAN KESELAMATAN : SERANGGA/HAIWAN ANAI-ANAI GEGAT LIPAS TIKUS UBAT GEGAT RACUN SERANGGA PEWASAPAN LARANGAN

KEPERLUAN BILIK TENAGA MANUSIA TERLATIH PERALATAN MENYIMPAN REKOD KAWALAN PERGERAKAN KESELAMATAN

PERALATAN REKOD KONVENSIONAL REKOD ELEKTRONIK RAK / KABINET KOTAK TROLI MESIN RINCIH DLL

TANGGUNGJAWAB SETIAP INDIVIDU JABATAN KERAJAAN ARKIB NEGARA MALAYSIA PEJABAT KESELAMATAN KERAJAAN MAMPU

SEKIAN TERIMA KASIH ADA SOALAN ?