KLASIFIKASI FAIL SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

PANDUAN PENGENDALIAN FAIL RASMI Pengendalian fail adalah suatu kaedah pengurusan yang perlu dilakukan dengan betul oleh setiap penjawat awam. Kaedah pengendalian fail adalah asas kepada pengurusan rekod kerajaan yang cekap serta teras kepada akauntabiliti dan integriti Perkhidmatan Awam. Ketidakseragaman pengendalian fail rasmi di pejabat awam pada masa ini berada pada tahap kurang memuaskan. Keadaan ini boleh menyebabkan maklumat penting yang diperlukan dalam membuat sesuatu keputusan tidak dapat dicapai pada masa yang diperlukan.

TUJUAN PEMBUKAAN FAIL Fail perlu dibuka apabila: Fail yang diperlukan belum ada; Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baharu; Fail asal tidak dapat dikesan; Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan dengan kulit baharu; Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi yang baharu.

JENIS KULIT FAIL

TERBUKA : Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80)

Kulit fail berwarna kuning (Am 435A - Pin. 1/82) SAMPUL KECIL : Kulit fail berwarna kuning (Am 435A - Pin. 1/82) Kulit fail yang digunakan sebagai fail sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan atau apabila lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama.

TERHAD : Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80) dengan cap TERHAD

SULIT: Kulit fail berwarna hijau (Am 436)

RAHSIA : Kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah (Am 437)

RAHSIA BESAR : Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah (Am 438)

KAEDAH PEMBUKAAN FAIL BARU Kenal pasti dan Semak Surat/ Dokumen Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara utama dalam surat; Semak Manual Klasifikasi Fail dan Daftar Fail bagi menentukan tajuk fail dan nombor rujukan fail; dan Buka fail menggunakan jenis kulit fail yang sesuai, catatkan tajuk fail dan nombor rujukan fail selaras dengan (ii) di atas; Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit fail 2.5sm dari penjuru kiri dan atas; Masukkan tali hijau dan kertas minit; Daftarkan nombor dan tajuk fail ke dalam Daftar Fail.

Catat Butiran Pada Kulit Fail Baharu Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail hendaklah dicatatkan pada kulit fail dengan jelas menggunakan dakwat kekal warna hitam atau biru. Kertas-kertas Yang Berhubung Catatkan nombor rujukan fail lain yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail dasar, mesyuarat, jawatankuasa, undang-undang, peraturan dan sebagainya bagi tujuan rujuk silang. Di samping itu sekiranya ada rombakan kepada skima klasifikasi fail catatkan nombor rujukan fail lama di kulit fail baharu dan nombor rujukan fail baharu di kulit fail lama.

Didaftarkan di Bawah Perkara Catatkan indeks perkara utama bagi sesuatu fail yang baharu dibuka di ruang ini selaras dengan sistem klasifikasi fail. Tarikh Kandungan Pertama Catatkan tarikh dokumen kandungan pertama di ruang ini. Tarikh kandungan adalah merujuk kepada tarikh surat atau dokumen dan bukan tarikh penerimaan ataupun tarikh kandungan didaftarkan ke dalam fail ini.   Tarikh Kandungan Akhir Tarikh dokumen kandungan terakhir dicatat di ruang ini apabila fail ditutup. Tarikh kandungan terakhir adalah tarikh surat atau dokumen dan bukan tarikh penerimaan ataupun tarikh kandungan didaftarkan ke dalam fail ini.

Dihantar Kepada dan Tarikh Dihantar Butiran ini adalah perihal pergerakan fail. Catatkan dengan jelas singkatan nama jawatan pegawai yang menggunakan fail ini untuk mengambil tindakan dan tarikh fail itu dihantar kepada beliau Butiran yang sama perlu juga dicatatkan pada Kad Pergerakan Fail

KAD PERGERAKAN FAIL Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri. Pengedaran fail perlu direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail. Kaedah yang boleh digunakan adalah Kad Keluar/Masuk Fail dan Borang Pergerakan Fail. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri. Kad pergerakan fail hendaklah dimasukkan ke dalam fail di antara kertas minit dengan lampiran di sebelah kanan fail menggunakan tali hijau semasa fail tersebut disimpan di registri;

Apabila fail tersebut diminta oleh pegawai untuk tindakannya kad ini hendaklah dikeluarkan dan dicatatkan singkatan ringkas jawatan peminjam dan tarikh fail dipinjam; Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail.

PENUTUPAN FAIL Penutupan fail perlu dibuat berasaskan kriteria seperti berikut: Kandungan sudah mencapai 100 lampiran atau ketebalan 4cm (1.5 inci), mana yang terdahulu; Fail telah selesai segala tindakan dan tiada rujukan yang perlu diambil atas fail tersebut; Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian; Perubahan fungsi pentadbiran sesuatu pejabat awam disebabkan oleh penstrukturan semula organisasi; Perubahan skima klasifikasi fail; atau Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi (defunct);

Kaedah penutupan fail adalah seperti berikut: Fail dipalang di muka hadapan kulit fail; Membuat catatan dengan menggunakan dakwat kekal berwarna hitam atau biru; Menggunakan dakwat kekal berwarna merah untuk dua garisan palang.

PENYEDIAAN DESKRIPSI KLASIFIKASI Semua fungsi dan aktiviti yang disenaraikan hendaklah disediakan deskripsi yeng lengkap dan mendalam. Ia harus menerangkan skop liputan fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang boleh memudahkan kerja memfail serta pencarian maklumat dengan menggunakan pencarian katakunci (keyword search). Deskripsi bagi peringkat Fungsi akan mengandungi tajuk semua aktiviti yang disenaraikan dalam hierarki klasifikasi. Deskripsi peringkat Aktiviti pula akan menyenaraikan tajuk semua sub-aktiviti yang terdapat dalam klasifikasi.

Pendeskripsian di peringkat Sub-aktiviti pula akan terdiri daripada semua tajuk transaksi (fail). Deskripsi di peringkat Transaksi pula akan terdiri daripada skop kandungan fail tersebut dan ia mesti disediakan secara terperinci dan mendalam. Deskripsi tersebut akan membantu penjawat awam untuk memilih fail yang tepat untuk memasukkan surat. Deskripsi yang terperinci juga dapat mengelakkan kesilapan dalam kerja memfail.

PENGHARMONIAN KLASIFIKASI FAIL Semua draf klasifikasi fail fungsian yang telah dibangunkan perlu diharmonikan di antara Pasukan Kerja Pembangunan Klasifikasi Fail Pejabat Awam dan Pasukan Pembangunan Klasifikasi Fail ANM. Draf klasifikasi fail dalam format pengharmonian hendaklah dikemukakan kepada ANM untuk pengharmonian di peringkat Jawatankuasa Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM. Pejabat awam perlu membuat pindaan pada draf klasifikasi fail sepertimana yang disyorkan oleh Jawatankuasa Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM. Klasifikasi fail yang telah dipinda hendaklah dikemukakan semula untuk persetujuan oleh Jawatankuasa Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM. Selepas penyemakan ANM akan menghantar surat persetujuan.

PENYEDIAAN KOD KLASIFIKASI FAIL PEMBERIAN KOD Setiap fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang disusun dalam hierarki klasifikasi yang telah diluluskan perlu diberi kod. ANM menetapkan Kod Sistem Blok Nombor bagi semua rekod Urusan Am bermula dari 100 sehingga 500 untuk diguna pakai oleh semua pejabat awam. Manakala kod nombor 600 ke atas akan digunakan bagi rekod Urusan Fungsian (core business) sesebuah pejabat awam.

Klasifikasi Fungsi dibahagikan kepada dua (2) iaitu; Urusan Am (housekeeping) [100 – 500] Urusan Fungsian (functional) [600 – 900] Fungsi merujuk kepada tanggungjawab utama/ khusus yang dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam dalam mencapai objektif penubuhannya. Aktiviti pula merujuk kepada kegiatan yang dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam dalam mencapai fungsi khusus penubuhannya. Sub-aktiviti adalah kegiatan-kegiatan khusus yang dilaksanakan di bawah aktiviti. Transaksi merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di bawah sesuatu sub- aktiviti. Ia merupakan peringkat keempat dalam Klasifikasi Fail dan mengandungi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tajuk fail tersebut.

Rekod Urusan Am (untuk semua pejabat awam) 100 Pengurusan Pentadbiran 200 Pengurusan Tanah, Bangunan dan Infrastruktur 300 Pengurusan Aset dan Stor 400 Pengurusan Kewangan 500 Pengurusan Sumber Manusia   Rekod Fungsian Sekolah-sekolah Negeri Selangor 600 Tadbir Urus Sekolah 700 Pengurusan Murid 800 Pengurusan Kokurikulum 900 Pengurusan Asrama

SUSUNAN HIERARKI KLASIFIKASI FAIL a. Penyelarasan Penggunaan Tanda Pemisah Tanda yang diguna pakai untuk memisahkan fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi hendaklah diselaraskan seperti berikut:   Tanda sengkang ( – ) hendaklah digunakan untuk memisahkan fungsi dan aktiviti. Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuk memisahkan aktiviti, sub- aktiviti dan transaksi.

Kursus Profesional Dalam Negara Latihan Dalam Perkhidmatan SUSUNAN HIERARKI Peringkat 1 Sumber Manusia Fungsi Peringkat 2 Latihan Aktiviti Kursus Profesional Dalam Negara Peringkat 3 Sub-aktiviti Latihan Dalam Perkhidmatan Peringkat 4 Transaksi (Fail) Hierarki yang dibangunkan mengikut warna iaitu fungsi (merah) diikuti dengan aktiviti (biru), sub aktiviti (hijau) dan transaksi/fail (hitam). Contoh:  500 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (Fungsi) 500-5 Latihan (Aktiviti) 500-5/1 Kursus Profesional Dalam Negara (Sub-aktiviti) 500-5/1/2 Latihan Dalam Perkhidmatan (Transaksi/Fail)

PENYEDIAAN MANUAL KLASIFIKASI FAIL Setelah klasifikasi fail selesai dibangunkan, pejabat awam hendaklah menyediakan i. kaedah penggunaan klasifikasi fail ii. kod klasifikasi iii. kaedah pembukaan, penamaan dan penutupan fail iv. lain-lain perkara mengenai klasifikasi fail dan pengendalian fail yang perlu diketahui oleh kakitangan pejabat awam berkenaan  Manual Klasifikasi Fail ini perlu dikemaskini oleh pejabat awam dari masa ke masa sekiranya terdapat perubahan atau pertambahan fungsi.

CARA-CARA PELAKSANAAN KLASIFIKASI FAIL YANG BARU PERSEDIAAN AWAL 1. Pisahkan fail-fail yang aktif daripada fail-fail yang tidak aktif. 2. Padankan fail-fail yang aktif (yang sedang diguna pakai) dengan klasifikasi baru dan catatkan nombor fail tersebut di sebelah nombor fail yang berkaitan dalam klasifikasi baru. NOTA: Sekiranya tiada tajuk fail dalam klasifikasi baru yang berpadanan, sila catatkan tajuk fail tersebut di bawah sub-aktiviti mana fail tersebut patut dibuka.

PENUTUPAN FAIL AKTIF YANG LAMA DAN PEMBUKAAN FAIL BARU 1. Tutup fail-fail lama yang aktif dan buka kulit fail yang baru berdasarkan padanan nombor yang telah dibuat di (2) di atas. 2. Ikatkan fail baru bersama dengan fail aktif yang telah ditutup. Fail lama ini boleh dipisahkan selepas satu tempoh yang sesuai (3 bulan).

3. Semua fail yang telah dipisahkan perlu disusun, disenarai, dikotak dan disimpan di Registri (unit atau bahagian khusus di sesebuah pejabat yang bertanggungjawab terhadap urusan surat-menyurat, dokumen dan fail-fail) sehingga ia tidak diperlukan lagi untuk rujukan. 4. Fail-fail ini boleh di ambil tindakan pelupusan selepas memenuhi tempoh pengekalan yang dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod (JPR).

REGISTRI SMK(P)Sri Aman

TINDAKAN KE ATAS FAIL YANG TIDAK AKTIF 1. Semua fail yang tidak aktif perlu ditutup, disusun, disenarai dan dimasukkan dalam kotak. 2. Fail-fail ini boleh diambil tindakan pelupusan selepas memenuhi tempoh pengekalan.

SENARAI KLASIFIKASI FAIL SEKOLAH NEGERI SELANGOR

SILA RUJUK KLASIFIKASI FAIL - FORMAT DESKRIPSI -

100 PENTADBIRAN 100-1 Perundangan 100-2 Perhubungan Awam 100-3 Program Kerjasama Dalam Negeri 100-4 Laporan dan Perangkaan 100-5 Pengurusan Mesyuarat 100-6 Kemudahan (Fasiliti) 100-7 Pertubuhan, Persatuan dan Kelab 100-8 Penerbitan Jabatan 100-9 Teknologi Maklumat dan Komunikasi 100-10 Pengurusan Rekod 100-11 Pembaharuan Pentadbiran 100-12 Piawaian Internationa Organisation for Standardisation (ISO) 100-13 Pengurusan Pejabat 100-14 Majlis/ Sambutan/ Perayaan 100-15 Jemputan 100-16 Harta Intelek 100-17 Lembaga Penasihat/ Pengelola 100-18 Daftar Warisan Kebangsaan 100-19 Pilihanraya 100-20 Penarafan Kendiri Sekolah

200 PENGURUSAN TANAH, BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR 200-1 Perancangan Perolehan Tanah/ Bangunan 200-2 Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna Tanah 200-3 Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan 200-4 Sewaan 200-5 Keselamatan Bangunan/ Tanah 200-6 Penyelenggaraan

300 PENGURUSAN ASET & STOR 300-1 Penerimaan dan Pendaftaran/ Perekodan 300-2 Pengunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan 300-3 Penyenggaraan 300-4 Pelupusan 300-5 Kehilangan dan Hapuskira 300-6 Tadbir Urus Aset

400 PENGURUSAN KEWANGAN 400-1 Akaun 400-2 Bank 400-3 Bayaran 400-4 Bajet 400-5 Waran Peruntukan 400-6 Bon 400-7 Cek 400-8 Kumpulan Wang Disatukan 400-9 Penurunan Kuasa 400-10 Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja 400-11 Pinjaman Kakitangan Awam 400-12 Audit Kewangan

500 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 500-1 Perjawatan 500-2 Perkhidmatan 500-3 Cuti 500-4 Kompetensi 500-5 Latihan 500-6 Perhubungan Pekerja 500-7 Kesihatan dan Perubatan 500-8 Pembangunan Sumber Manusia 500-9 Personal (Peribadi)

600 TADBIR URUS SEKOLAH 600-1 Penggubalan Dasar dan Peraturan Sekolah 600-2 Pengurusan Takwim Sekolah 600-3 Pengurusan Sekolah 600-4 Penggubalan Kurikulum Sekolah 600-5 Pemantauan Kurikulum 600-6 Pengurusan Peperiksaan 600-7 Peningkatan Akademik 600-8 Perluasan Perhubungan Luar Sekolah 600-9 Penganugerahan Pencapaian dan Kecemerlangan 600-10 Pusat Sumber/ Perpustakaan Sekolah

700 PENGURUSAN MURID 700-1 Penggubalan Dasar dan Peraturan Sekolah 700-2 Tadbir Urus Murid 700-3 Pendaftaran Baru Murid 700-4 Penempatan Murid 700-5 Pertukaran Sekolah 700-6 Pelanjutan Pengajian 700-7 Pemberian Bantuan Pelajaran 700-8 Penjagaan Kesihatan Murid 700-9 Peningkatan Kesedaran Keselamatan Murid 700-10 Pengawasan Disiplin (TERPERINGKAT) 700-11 Pelaksanaan Bimbingan dan Kaunseling Murid 700-12 Pemantauan Hal Ehwal Murid

800 PENGURUSAN KOKURIKULUM 800-1 Penggubalan Dasar dan Peraturan 800-2 Tadbir Urus Kokurikulum 800-3 Pemantuan Kokurikulum 900 PENGURUSAN ASRAMA 900-1 Dasar dan Peraturan Asrama 900-2 Tadbir Urus Asrama