Sebut harga dari syarikat dan katalog berkaitan. ● Memorandum – mengandungi tujuan, latarbelakang, analisa teknikal dan kewangan, alasan pembelian terus dan perakuan pengurusan UTM. Sebut harga dari syarikat dan katalog berkaitan. Salinan surat perlantikan syarikat sebagai pembekal tunggal (sekiranya ada). Salinan Sijil Pendaftaran Syarikat/Sijil Kementerian Kewangan dan Sijil Taraf Bumiputera yang mana berkaitan. Rundingan terus dalam negara dan luar negara yang melebihi RM50,000.00 akan dilaksanakan setelah mendapatkan kelulusan Kementerian Kewangan. Pembelian peralatan dari Luar Negara yang melebihi RM50,000 dikehendaki mengisi borang MITI untuk mendapat kelulusan bagi impot pembelian peralatan tersebut. PENGENALAN BAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN Bahagian Pengurusan Perolehan merupakan unit yang bertanggungjawab mengurus perolehan Universiti bagi memastikan perolehan yang dibuat mematuhi prosedur yang sedia ada. Tatacara yang dilaksanakan oleh unit ini adalah tertakluk kepada Arahan Perbendaharaan dan Surat-Surat Pekeliling Perbendaharaan serta Pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. ● Pembelian >RM300.00 <RM1,000.00 hendaklah dibuat melalui pembelian terus kepada syarikat yang sentiasa memberi harga berpatutan. Pembelian yang melebihi RM1,000.00 hendaklah menggunakan Pesanan Tempatan. Pembelian <RM10,000.00 syarikat tidak perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan digalakkan mendapatkan sekurang-kurangnya 2 sebutharga. Pembelian RM10,000.00> <RM100,000.00 syarikat diwajibkan berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan bertaraf Bumiputera. Pembelian RM100,000.00> <RM500,000.00 syarikat diwajibkan berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan keutamaan pada Bumiputera/Pembuat Tempatan. Perolehan <RM200,000.00 diuruskan oleh Pusat Tanggungjawab melalui JKSH Pusat Tanggungjawab. Perolehan >RM200,000.00 hendaklah dikemukakan ke Pejabat Bendahari untuk kelulusan Jawatankuasa Sebutharga Universiti. Pusat Tanggungjawab hendaklah memanggil sekurang-kurangnya 3 syarikat bertaraf Bumiputera bagi nilai RM10,000.00 <RM50,000.00 dan 5 syarikat bertaraf Bumiputera bagi nilai >RM50,000.00. Penilaian dan pemilihan yang dibuat oleh Pusat Tanggungjawab hendaklah menepati spesifikasi serta memberi pulangan terbaik kepada Universiti melalui Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga di Pusat Tanggungjawab. Pusat Tanggungjawab dikehendaki memberikan keterangan dan sebab munasabah bagi setiap pemilihan dan penolakan setiap tawaran yang diterima. RUNDINGAN TERUS DARI DALAM & LUAR NEGERI Permohonan boleh dipertimbangkan dengan mengemukakan permohonan pembelian yang lengkap dengan maklumat berikut : - TATACARA PEMBELIAN : - 1. 2. 3. 4. 5. 6. Panjar Wang Runcit Sebut Harga Pembelian Terus Rundingan Terus Kontrak Pusat Tender TATACARA PEMBELIAN MELALUI SEBUTHARGA PROSEDUR SEBUTHARGA Apabila hendak membuat perolehan barang dan perkhidmatan menggunakan sebutharga, Pusat Tanggungjawab dikehendaki mengemukakan permohonan pembelian dan mematuhi syarat-syarat berikut : - ● Pusat Tanggungjawab hendaklah menyertakan dokumen berkaitan serta dikemukakan bersama tawaran asal. Pusat Tanggungjawab digalakkan membuat pembelian dengan harga tanpa cukai. Pembelian termasuk dalam perancangan Pusat Tanggungjawab (harta modal). Pastikan peruntukan mencukupi dan hendaklah dicatitkan di ruang baki peruntukan pada borang siri permohonan. Pembelian <RM300.00 dibuat melalui Panjar Wang Runcit. KONTRAK PERBENDAHARAAN (KONTRAK PUSAT) Kementerian Kewangan ada melantik untuk membekal peralatan gunasama (yang digunakan oleh semua Jabatan) contohnya perabut, alatulis dan kenderaan. Cara ini dapat memastikan Jabatan Kerajaan mendapat bekalan dalam kuantiti yang banyak dengan mudah, berkualiti dengan harga yang berpatutan. Permohonan pembelian dibuat dengan mengemukakan borang permohonan dengan menyatakan nombor kontrak berkenaan. Maklumat Kontrak Pusat boleh diperolehi melalui laman http://www.treasury.gov.my PEMBELIAN SECARA TENDER JENIS TENDER : a) b) Tender Terbuka Tender tertutup SYARAT TENDER : a) b) Pembelian melebihi RM500,000.00. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah bidang yang berkaitan.

TATACARA PEROLEHAN PEKELILING PEJABAT BENDAHARI BIL. 1 TAHUN 2009 PROSES & TATACARA TENDER : TENDER TERBUKA 1. Perancangan Tender Fakulti/Jabatan menyediakan spesifikasi alat dan anggaran pejabat bagi memastikan peruntukan mencukupi. 2. Kelulusan Spesifikasi Kelulusan Jawatankuasa Penentuan Teknikal Universiti perlu diperolehi untuk perolehan semua peralatan. (Urusetia Pej. Bendahari). 3. Penyediaan Jadual Harga dan Jadual Teknikal oleh Jabatan/Fakulti. (10 salinan setiap satu). 4. Penyediaan dokumen tender oleh Pejabat Bendahari (SPP Bil. 16/1982 & 24/1982). 5. Mengiklan tender – (A.P 172.1 (b) & SPP Bil. 35/1968). - Tarikh tutup tender adalah 21 hari dari tarikh tender diiklankan. 6. Membuka Tender Terdiri dari wakil Pendaftar dan Bendahari. 7. Penilaian Tender Selepas tender dibuka, dokumen/jadual teknikal sahaja akan dihantar untuk penilaian J/Kuasa Penilaian Fakulti dan hendaklah dikembalikan oleh Fakulti bersama perakuan yang telah ditandatangani oleh J/Kuasa Penilaian Fakulti/Jabatan. Jawatankuasa Penilaian Kewangan Petender akan membuat penilaian daripada segi kecukupan dokumen, harga yang ditawarkan, kemampuan kewangan dan pengalaman petender. 8. Penyediaan Taklimat tender dibuat oleh Pejabat Bendahari. 9. Mesyuarat Lembaga Perolehan Universiti. - Wakil Fakulti/Jabatan dimestikan hadir. 10. Meluluskan tender. 11. Mengeluarkan Surat Setujuterima Tender atau Pesanan Tempatan serta menandatangani kontrak. TENDER TERTUTUP 1. Fakulti menyediakan spesifikasi am & teknikal. 2. Kelulusan Jawatankuasa Penentuan Teknikal Universiti. 3. Memohon kelulusan Perbendaharaan. Disertakan maklumat berikut : a) Spesifikasi alat b) Maklumat Syarikat/Profil c) Justifikasi permohonan 4. Penyediaan dokumen tender selepas kelulusan diterima. 5. Penjualan dokumen tender. 6. Tatacara selanjutnya sama seperti Tender Terbuka. TATACARA PEROLEHAN PEKELILING PEJABAT BENDAHARI BIL. 1 TAHUN 2009 Untuk mendapat maklumat dan keterangan yang lebih lengkap sila hubungi Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari Universiti Teknologi Malaysia 81310 UTM Skudai JOHOR Tel : 07-5530223/5530319 Fax : 07-5579887 Email : bend@utmjb.utm.my Laman kami : www.ebendahari.utm.my Tarikh : 1 JULAI 2009