PENULISAN SURAT RASMI Disampaikan Oleh: NOR HAFIDAH ABU HANIT

SURAT RASMI BERKUALITI 25/02/2009 Kampus Pendidikan Teknik

Pusat Perkembangan Kurikulum PENGENALAN Surat rasmi merupakan teks yang berformat kerana mempunyai peraturan dan gaya persembahan yang perlu dipatuhi. Surat rasmi masih digunakan secara meluas pada hari ini walaupun sudah ada kemudahan ICT. Surat rasmi ditulis oleh pihak tertentu, bertujuan menyampaikan maklumat. Merupakan dokumen bercetak yang boleh dibaca berulang kali. 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

Pusat Perkembangan Kurikulum Definisi Surat Rasmi Menurut Shurter, R.L (1954), “ A message that attempt s to influence its recipient to take some action or attitude desired by the sender.” Menurut Asmah Hj. Omar(1997), “ Surat yang ditulis untuk urusan rasmi, iaitu dalam urusan yang berhubung dengan pejabat, misalnya kerajaan, badan berkanun, syarikat perniagaan, institusi pengajian serta urusan persekolahan dsbnya.” 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

Rumusan Definisi Surat Rasmi Surat yang ditulis oleh pihak jabatan-jabatan kerajaan, badan-badan berkanun, institusi-institusi dan juga pihak swasta untuk berhubung antara satu sama lain dalam urusan rasmi.

FORMAT Jabatan saya menggunakan format JPM Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5, 2007 Pelajar sekolah menggunakan format Lembaga Peperiksaan, 1987. KETINGGALAN ! !? MAMPU menyatakan, format JPM 1980 masih digunakan. Ubahsuai boleh dilakukan. Mengapa? Mungkin 1980 itu ya? Oh, kalau begitu, “PO”!

PANDUAN KHAS Surat rasmi hendaklah ditulis dan diurus berpandukan pekeliling dan peraturan yang dikeluarkan oleh pihak yang berwibawa seperti INTAN dan MAMPU. INTAN = Institut Tadbiran Awam Negara UPTM = Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Tenaga Manusia (MAMPU = Manpower and Administrative Modernization Planning Unit).

PANDUAN AMALI BUKU PANDUAN

Jenis Surat Rasmi Surat Permohonan Surat Rayuan Surat Pemakluman Surat Permohonan Surat Rayuan Surat Arahan atau Perintah. Surat Panggilan Mesyuarat/ Taklimat Surat Pengesahan/ Perlantikan Surat Penghargaan Surat Pengiklanan Surat Tawaran Surat Jemputan Surat Aduan Surat Perjanjian. Surat Bantahan Surat Tunjuk Sebab.

PRINSIP PENULISAN SURAT RASMI Ketepatan Kandungan dengan perkara surat. B) Maklumat jelas dan terus kepada maksud. C) Isi kandungan ringkas tetapi padat. D) Terdapat tarikh, tandatangan dsbnya. 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

Ciri-ciri Surat Rasmi Mempunyai format yang khusus dan ciri teknikal yang perlu dipatuhi. Meliputi empat ciri penting: A) Maklumat Pengirim B) Maklumat Penerima. C) Kandungan Surat. D) Penghujung Surat.

FORMAT SURAT RASMI FORMAT Surat Rasmi 13. Salinan. 4. Tarikh 1. Alamat Pengirim 2. Garis Panjang Melintang 3. Nama/Alamat Penenrima 4. Tarikh 5. Panggilan Hormat Penerima 6. Perkara/Tajuk 7. Perenggan Pertama 8. Perenggan Isi 9. Perenggan Penutup 10. Pengakuan Pengirim 11. Tandatangan Pengirim 12. Nama Penuh Pengirim 13. Salinan. 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

Bahasa Surat Rasmi Guna bahasa surat/bahasa formal Kata ganti nama diri. Gelaran Rujukan. Frasa Penanda

Penggunaan Kata Ganti Nama Diri. a) Kata ganti nama diri pertama: Penggunaan Kata Ganti Nama Diri. a) Kata ganti nama diri pertama: . Saya, patik . Kami, kita b) Kata ganti nama diri kedua: Tuan (panggilan umum) Puan (umum untuk perempuan) Encik (panggilan umum) Cik (perempuan berkahwin/belum) Yang mulia, Y.A. Berhormat, Yang Berhormat, Yang amat Arif Yang berbahagia (gelaran)

c) Kata ganti nama diri ketiga Beliau- merujuk sesiapa sahaja. Mereka (ramai) Tuanku, Seri Paduka dll 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

Gelaran Rujukan Bagi Jawatan-jawatan Mengikut Protokol Yang di-Pertuan Agong: Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong: D.Y.M.M.S.P.B. Raja Permaisuri Agong Yang di-Pertuan Besar Negeri Sembilan Darul Khusus: Duli Yang Mulia Tuanku

Gelaran rujukan bagi jawatan-jawatan mengikut protokol (samb) Duli Yang Maha Mulia: Raja Perlis Sultan Selangor Sultan Terengganu Sultan Pahang Raja Perempuan Perlis Tengku Ampuan Selangor Tengku Ampuan Negeri Sembilan Raja Perempuan Kelantan

Gelaran Rujukan Yang Amat Berhormat Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Menteri-menteri Besar Ketua-ketua Menteri Yang Amat Berbahagia Isteri Yang di-Pertua Negeri Yang Amat Arif Ketua Hakim Negara Tuan Yang Terutama Pesuruhjaya Tinggi Duta-duta Besar

Yang Berhormat: Yang Arif: Yang di-Pertua Dewan Negeri Yang di-Pertua Dewan Rakyat Ahli-ahli Jemaah Negeri Wakil-wakil Rakyat Setiausaha Kerajaan Negeri Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negeri Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat Setiausaha Parlimen Penyadang Gelaran Dato’ Negeri Johor Yang Arif: Hakim-hakim Besar Hakim-hakim Mahkamah Agong Hakim-hakim Mahkamah Tinggi

Yang Berbahagia: Yang Berusaha: Setiausaha Jemaah Menteri Ketua Setiausaha Negara Peguam Negara Panglima Angkatan Tentera Ketua Polis Negara Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Ketua-ketua Setiausaha Kementerian Penyandang Gelaran Dato’ (kecuali Negeri Johor) Yang Berusaha: Setiausaha-setiausaha

UNGKAPAN PENANDA WACANA Frasa Penanda Surat Rasmi 25/02/2009 Kampus Pendidikan Teknik

UNGKAPAN KHUSUS 2. Penanda matlamat 3. Penanda penamat 1. Penanda makluman 2. Penanda matlamat 3. Penanda penamat 4. Penanda pendapat 5. Penanda penghargaan Penanda penyertaan Penanda perintah Penanda perwakilan

UNGKAPAN KHUSUS (samb…) 9. Penanda permintaan/permohonan 10. Penanda rujukan 11. Penanda sambungan 12. Penanda sebab - musabab 13. Penanda sikap.

Sukacita dimaklumkan/dinyatakan 1) PENANDA MAKLUMAN Sukacita dimaklumkan/dinyatakan Saya dengan hormatnya memaklumkan Dengan hormatnya dimaklumkan Seperti yang tuan sedia maklum Contoh: Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa… Kami ingin memaklumi tuan bahawa… Seperti yang puan sedia maklum bahawa...

Pusat Perkembangan Kurikulum 2) PENANDA MATLAMAT Untuk tujuan ini … Untuk makluman tuan … Untuk pertimbangan tuan … Untuk pengetahuan tuan … Bagi pihak kami … 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

Pusat Perkembangan Kurikulum 3) PENANDA PENAMAT - Sekian untuk perhatian dan makluman tuan. - Sekian dimaklumkan. - Terima kasih. 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

Pusat Perkembangan Kurikulum 4) PENANDA PENDAPAT - Pada pendapat saya … - Pada fikiran kami … - Pada pandangan saya ... 5) PENANDA PENGHARGAAN - Atas kerjasama tuan, saya dahului dengan ucapan terima kasih. - Kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih. 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

Bersama-sama ini disertakan 6) PENANDA PENYERTAAN Bersama-sama ini disertakan Dengan ini dikemukakan Saya lampirkan bersama-sama ini Sukacita dimaklumkan Contoh: Bersama-sama ini disertakan … Dengan ini dilampirkan...

a) Perintah kurang halus 7) PENANDA PERINTAH a) Perintah kurang halus Saya telah diarah Diharapkan dapat kiranya tuan Tuan diminta menjelaskan Contoh: Saya telah diarahkan… Tuan diingatkan… Puan dikehendaki...

9) PENANDA PERMINTAAN/PERMOHONAN 8) PENANDA PERWAKILAN - Bagi pihak jabatan ini, saya … - Saya, bagi pihak rakan-rakan ... 9) PENANDA PERMINTAAN/PERMOHONAN a) Permintaan langsung Meminta, Diminta, Memohon, Contoh : Tuan diminta melaporkan diri…. Kami memohon kerjasama tuan...

9) PENANDA PERMINTAAN (Samb…) b) Permintaan tak langsung ingin , mendapatkan, suka c) Permintaan halus … sudilah …. … berbesar hati sekiranya… Sila...

10) PENANDA RUJUKAN Perkara di atas dirujuki. Berhubung dengan…. Sehubungan dengan itu…. Berkenaan dengan…. Mengikut arahan…. Menurut kenyataan…. Contoh: Merujuk kepada perkara yang tersebut di atas…. Merujuk kepada perbincangan telefon antara…. Berhubung dengan perkara di atas…. Sehubungan dengan perkara di atas….

10) PENANDA RUJUKAN (Samb…) b) Perintah Halus i) Harapan Harap, Berharap, Mengharapkan, Harapan, Diharapkan Contoh: Harap maklum bahawa… Diharapkan agar… ii) Nasihat, Menasihat, Dinasihati Contoh: Saya ingin menasihati tuan... Tuan dinasihati …

11) PENANDA SAMBUNGAN/ KESINAMBUNGAN - Sebagai lanjutan kepada surat saya … - Merujuk kepada perbualan telefon antara … - Berikutan daripada percakapan melalui telefon antara ...

12) PENANDA SEBAB-MUSABAB Oleh sebab tuan Atas kerjasama tuan saya/kami ucapkan Kerana keadaan tidak mengizinkan Contoh: Berhubung dengan kesalahan yang tuan lakukan … Atas kelewatan tersebut … Dengan kejayaan yang diperoleh, pihak kami ...

13) PENANDA SIKAP i) Positif: Terima kasih, menghargai / dihargai Sukacita, setuju Contoh: -Pihak kami mengucapkan terima kasih ... -Kami bersetuju membenarkan puan … -Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa tuan … -Kerjasama tuan amat dihargai ... ii) Negatif: Kesal, berhalangan, tidak setuju, dukacita Contoh: -Pihak kami tidak bersetuju ... -Kejadian tersebut amat dikesali ... -Dengan dukacitanya dimaklumkan bahawa ...

FRASA PENANDA (tambahan) i) PENANDA HARAPAN Harap maklum,,,… Harap dapat kiranya tuan… Menjadi harapan kami… Besarlah harapan kami… Sudilah kiranya ii) PENANDA NASIHAT Tuan dinasihatkan menjelaskan… Saya ingin menasihatkan…. Tuan diingatkan …

iii) PENANDA ANTISIPASI/RAMALAN Dahulu Didahului Atas kerjasama tuan itu saya ucapkan terima kasih. iv) PENANDA PENEGAS Tuan telah didapati Tuan dengan hormatnya dimaklumkan

5) PENANDA PENGHARGAAN - Atas kerjasama tuan, saya dahului dengan ucapan terima kasih. - Kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih.

Pusat Perkembangan Kurikulum PENGGUNAAN BAHASA Penggunaan Ayat Pasif lebih diutamakan daripada ayat aktif atau jenis ayat yang lain. Ayat Pasif lebih menimbulkan suasana lebih formal. Contohnya: SR jenis - permohonan jawatan, kebenaran membuat lawatan, memohon biasiswa atau tajaan dll. 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

MENGAPAKAH BANYAK BENTUK PASIF DALAM SURAT RASMI? Jawapannya: Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan tak bersahaja. Pelaku tidak disebut – memudahkan suasana tak peribadian, terutamanya dalam suasana perintah. Contoh: Tuan diminta … (pasif) Saya meminta tuan … (aktif) Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan. Oleh itu, objek dikedepankan..

PENGGUNAAN BAHASA UNSUR KESANTUNAN 25/02/2009 Kampus Pendidikan Teknik

BAHASA YANG BERSANTUN -Beradab, berbudi, bersopan santun Aspek Pilihan Kata Contoh: Tidak berapa bersetuju Agak keberatan Berhalangan Tidak berkelapangan

BAHASA YANG BERSANTUN Ragam Ayat: hormat takzim besar hati dukacitanya berat hati terkilan bertuah gembira sukacita Ragam Ayat: Sesungguhnya kehadiran tuan amatlah kami harapkan. Namun, sekiranya pihak tuan berhalangan, dapatlah kiranya pihak kami dimaklumi dengan ...

Pusat Perkembangan Kurikulum STRUKTUR SURAT RASMI Terbahagi kepada 3 bahagian: a. Pengenalan pengirim dan penerima b. Badan (Isi surat ) c. Penutup (Akhir surat) 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

STRUKTUR Ditulis mengikut urutan: Pengenalan > Pengirim > Penerima. ii. Badan / Isi Surat > Perkara > Pengenalan isi > Isi utama/isi sokongan Penutup/Akhir > Harapan > Akhir kata > Slogan > Harapan kesetiaan/pengakuan > Tandatangan/nama/jawatan

TEKNIK PENULISAN SURAT RASMI Jarak Tepi (Indentation ) Jarak perenggan/langkau baris Jarak selepas koma( , ) Jarak selepas noktah( . ) Penekanan (highlight) Penulisan rujukan fail. Penulisan Tarikh Penulisan “SULIT” Penggunaan ‘ untuk perhatian” U/P Penggunaan “ melalui” Simbol lampiran (….) Sambungan muka surat (..2/-) 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

Teknik Menulis (samb…) Rujukan dan tarikh (kanan) Penulisan tarikh (14 November 2008/14 NOVEMBER 2008/ 14hb. November, 2008.) Alamat dan poskod (highlight) Perkara/tajuk surat (highlight) Ada sistem nombor untuk perhatian (u.p. :) Melalui (jika perlu) Salinan (jika perlu)

Kampus Pendidikan Teknik CIRI-CIRI SURAT RASMI 25/02/2009 Kampus Pendidikan Teknik

Ciri-ciri surat rasmi Mengikut peraturan-peraturan tertentu, iaitu dari segi: format, teknik, struktur, dan penggunaan bahasanya.

PROSEDUR PENULISAN SURAT RASMI 25/02/2009 Kampus Pendidikan Teknik

PROSEDUR MENULIS SURAT RASMI YANG SEMPURNA Langkah awal - fahami maksud/ kehendak surat - semak surat terdahulu/ berkaitan. 2. Memikirkan matlamat dan Isi utama. - Apakah tujuan menulis surat? 11/12/2018 Pusat Perkembangan Kurikulum

PRINSIP-PRINSIP PENULISAN SURAT RASMI 25/02/2009 Kampus Pendidikan Teknik

4C + 1P Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi : C : Correct (betul) i. Ejaan ii. Tatabahasa iii. Laras bahasa (penggunaan ganti nama dan gelaran) iv. Data, fakta, dan maklumat v. Wacana vi. Format vii.Teknik

Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi : 4C + 1P 2. C : Clear ( jelas ) i. Tujuan ii. Perkara/tajuk/mesej iii. Prosedur penulisan/protokol iv. Struktur penulisan Pengenalan : - Pengirim (nama jabatan,alamat) - Rujukan fail dan fail - SULIT/BERDAFTAR/DENGAN TANGAN - Penerima (jawatan,alamat dan poskod) - Untuk perhatian (u.p. :) - Melalui - Rujukan kehormat

Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi: 4C + 1P Isi Surat : - Tajuk surat - Keselarasan rujukan kehormat - Pengenalan isi utama - Isi utama/rujukan - Harapan

Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi: 4C + 1P Akhir Surat : - Pengakuan/pengakuan kesetiaan - Tandatangan/nama/jawatan/bagi pihak (b.p.) - Slogan (tetap/sementara) - Salinan kepada (s.k. :) - Initial (huruf ringkas) penderaf dan penaip

Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi : 4C + 1P 2. C : Clear (jelas) v. Ayat mudah vi. Pengolahan (urutan logik) vii. Penggunaan huruf potong dan akronim viii. Penggunaan perenggan ix. Sistem nombor

Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi: 4C + 1P 3. C : Concise (Ringkas dan padat) i. Terus kepada mesej ii. Tidak ada pembaziran perkataan 4. C : Comprehensive (Lengkap) i. Data utama dan data sokongan ii. Spesifikasi yang terperinci iii. Maklumat yang lengkap (data dan fakta) iv. Rasional /justifikasi v. Konstruktif

Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi: 4C + 1P P : Polite (Bersopan santun dan hormat) i. Diplomasi ii. Wacana hormat iii. Wacana rujukan iv. Wacana harapan v. Wacana antisipasi

Kampus Pendidikan Teknik KEJANGGALAN BAHASA 25/02/2009 Kampus Pendidikan Teknik

KEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut. Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan adalah dikesalkan. 3. Sila majukan bersama ini satu salinan surat… 4. Permohonan ini dipanjangkan… 5. Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan untuk mendapatkan kerjasama dalam bidang ini. 6. Kesudian tuan untuk menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan diucapkan terima kasih.

KESALAHAN DAN PEMBETULAN 25/02/2009 Kampus Pendidikan Teknik

KESALAHAN DAN PEMBETULAN *Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut. - Saya mohon perhatian tuan terhadap … *Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan adalah dikesalkan. - Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat dikesali. *Sila majukan bersama ini satu salinan surat … - Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu …

KESALAHAN DAN PEMBETULAN * Permohonan ini dipanjangkan … Permohonan ini dikemukakan … * Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan … Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan … * Kesudian tuan untuk menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan diucapkan terima kasih. Sekian, terima kasih. Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian.

KESALAHAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT * Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa … Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa … * Sukacita dimaklumkan bahawa … Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa … * Perkara di atas adalah dirujuk. Perkara di atas dirujuki. * Berhubung perkara di atas, … Berhubung dengan perkara di atas, …

KESALAHAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT * Bersama ini disertakan … - Bersama-sama dengan ini disertakan … * Sehubungan itu … - Sehubungan dengan itu … * Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan. - Kehadiran tuan/puan dalam mesyuarat ini adalah wajib.

KESALAHAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT * Perkara atas dirujuki Perkara di atas dirujuki * Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En. Saiful bin Haris di Unit KBSR, telefon 03-44556677 ext. 213 Segala pertanyaaan boleh diajukan kepada En. Saiful bin Haris di Unit KBSR, telefon 03-44556677 samb. 213 * Yang Benar, Yang benar,

Melalui: Ketua Jabatan Pengajian Melayu, Maktab Perguruan Keningau, Beg Berkunci No. 11, 89009 Keningau. Sabah. Ada kes tiada tandatangan!

Ada tandatangan dan hari bulan seperti ini memang lebih baik. Melalui: Ketua Jabatan Pengajian Melayu, Maktab Perguruan Keningau, Beg Berkunci No. 11, 89009 Keningau. Sabah. 18/9/2000

Ada tandatangan, hari bulan dan kenyataan “disampaikan” seperti ini memang lebih baik tetapi masih dianggap ringkas. Melalui: Ketua Jabatan Pengajian Melayu, Maktab Perguruan Keningau, Beg Berkunci No. 11, 89009 Keningau. Sabah. Disampaikan. 18/9/2000

Yang ini kelihatan lebih formal dan lengkap. Namun, adakah anda berpuas hati hanya dengan catatan “disampaikan”? Melalui: Ketua Jabatan Pengajian Melayu, Maktab Perguruan Keningau, Beg Berkunci No. 11, 89009 Keningau. Sabah. Disampaikan. 18/9/2000 Mohd. Isa bin Abd. Razak Ketua Jabatan Pengajian Melayu Maktab Perguruan Keningau

Penerima mungkin memerlukan kenyataan “disokong” seperti ini. Melalui: Ketua Jabatan Pengajian Melayu, Maktab Perguruan Keningau, Beg Berkunci No. 11, 89009 Keningau. Sabah. 18/9/2000 Mohd. Isa bin Abd. Razak Ketua Jabatan Pengajian Melayu Maktab Perguruan Keningau

Anda mahu saluran yang dilalui memberikan komitmennya seperti ini? Melalui: Ketua Jabatan Pengajian Melayu, Maktab Perguruan Keningau, Beg Berkunci No. 11, 89009 Keningau. Sabah. Disampaikan. Diharap mendapat kerjasama tuan. 18/9/2000 Mohd. Isa bin Abd. Razak Ketua Jabatan Pengajian Melayu Maktab Perguruan Keningau

 Komen yang bersesuaian dapat memperlihatkan pendirian saluran yang dilalui terhadap kandungan surat itu.  Komen yang bersesuaian boleh memberi kesan kepada penulis dan penerima surat. Contoh Permohonan ini disokong penuh. Diharap organisasi tuan akan terus memberi sumbangan kepada maktab kami. Permohonan ini disokong penuh kerana projek ini bermanfaat untuk maktab dan negara.

BAHASA Mari kita berbahasa sebaiknya Bahasa adalah pengatur Pucuk fikiran yang bertabur Bahasa adalah pelentur Ranting perasaan yang bersiur. Rahman Shaari Antologi Anak Bumi Tercinta Penyampai : En. Awang Ismail, SMKJR

Sekian Terima Kasih http://www2.moe.my/~mpt Laman Web IPTKL Tel: 03-91318058 (am) Slide 7 Kelemahan mana-mana satu faktor atau kesemuanya boleh menyumbang kepada kemerosotan integriti. Justeru, semua faktor tersebut perlu ditangani secara menyeluruh, bersepadu dan bersistematik menerusi suatu pelan integriti peringkat nasional. KAMPUS PENDIDIKAN TEKNIK