PENYELARASAN TERHADAP ASPEK KEWANGAN ANTARA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH JOHOR BAHRU DENGAN UNIT AKAUN JABATAN PENDIDIKAN NEGERI JOHOR SETAKAT 31 MEI 2015

ISU PENYELARASAN 1. Mengakaunkan kutipan pemulangan lebihan gaji atau KWSP ke akaun sekolah. BAS JB masih merujuk kepada Perenggan 3.2.3 TPPKWS. Terdapat surat pengecualian dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara Johor bertarikh 24 Julai 2014 sebagai ‘Akaun Tumpang Lalu’. JPN masih mencari kaedah penyelesaian berhubung perkara ini. Maklumbalas Unit Akaun JPNJ; Merujuk kepada minit mesyuarat JPKA JPNJ tahun 2015, penguatkuasaan fungsi PPD adalah termasuk mengakaunkan kutipan yang berkaitan, ini adalah termasuk pemulangan lebihan gaji/KWSP.

ISU PENYELARASAN 2. Pembelian Kertas A4 menggunakan Duit Kantin. – Tiada sebarang catatan dicatit pada Nota Minta, Pesanan Sekolah dan Baucar Bayaran bagi menjelaskan maksud pembelian kertas A4 tersebut sama ada untuk aktiviti / kegunaan / manfaat pelajar. Mulai tahun 2014, pembelian mesti mendapatkan kelulusan JPN terlebih dahulu. Walaupun bilangan rim adalah sedikit (contohnya penggunaan mengikut mata pelajaran iaitu 1 atau 3 rim), masih perlu hantar permohonan surat kelulusan kepada JPN. JPN akan berikan jawapan seperti ini – “Kelulusan tidak diperlukan kerana jumlahnya sedikit”. Sekolah hendaklah memastikan tujuan pembelian kertas tersebut dicatatkan dengan jelas sama ada untuk murid / pejabat / guru. Maklumbalas Unit Akaun, JPNJ; Pertimbangan kelulusan pembelian kertas dengan menggunakan peruntukan sewa kantin adalah merujuk kepada perihal yang sekolah nyatakan pada borang SKP. Sekiranya permohonan umum, pertimbangan kelulusan tetap akan dibuat oleh KPTJ. Sekiranya dinyatakan dengan jelas kertas itu adalah untuk murid/mata pelajaran, JPNJ akan memberikan maklumbalas bahawa kelulusan tidak perlu dipohon.

ISU PENYELARASAN 3. Pembayaran Penggunaan Meter Reading Mesin Fotostat menggunakan Duit Kantin. Tiada sebarang catatan dicatit pada Nota Minta, Pesanan Sekolah dan Baucar Bayaran bagi menjelaskan penggunaan mesin fotostat tersebut sama ada untuk aktiviti / kegunaan / manfaat pelajar. Daftar Penggunaan Mesin Fotostat tidak diselenggarakan oleh sekolah. Pembayaran mesti mendapatkan kelulusan JPN terlebih dahulu. Sekolah hendaklah memastikan tujuan pengunaan Meter Reading Mesin Fotostat tersebut dicatatkan dengan jelas sama ada untuk kegunaan murid / pejabat / guru. Maklumbalas Unit Akaun JPNJ; Pertimbangan kelulusan bayaran meter reading mesin fotostat dengan menggunakan peruntukan sewa kantin adalah merujuk kepada perihal yang sekolah nyatakan pada borang SKP. Sekiranya permohonan umum, pertimbangan kelulusan tetap akan dibuat oleh KPTJ. Sekiranya dinyatakan dengan jelas tujuan meter reading itu adalah untuk murid/mata pelajaran, JPNJ akan memberikan maklumbalas bahawa kelulusan tidak perlu dipohon.

ISU PENYELARASAN 4. Pembelian Meja Mesyuarat menggunakan duit sumbangan daripada individu perseorangan. Situasi: Perjanjian/perakuan dibuat secara lisan antara sekolah dan individu. Pembelian telah dilaksanakan oleh sekolah. Bagaimanapun, individu yang berjanji lisan untuk memberikan sumbangan tidak dapat dikesan. Semua perjanjian/perakuan daripada individu perseorangan atau pihak lain (NGO/Pertubuhan) yang ingin memberikan sumbangan perlulah dibuat secara bertulis sebelum sesuatu pembelian dibuat oleh sekolah. Perlu dinyatakan tujuan duit sumbangan tersebut boleh dibelanjakan sama ada untuk murid / pejabat / guru. Maklumbalas Unit Akaun, JPNJ; Pembelian hanya boleh dibuat apabila peruntukan telah diterima. Sekiranya sumbangan itu dinyatakan khusus untuk tujuan tertentu, maka pembelian itu mestilah untuk tujuan itu sahaja.

ISU PENYELARASAN 5. Tempoh penyediaan AK 52 – Kuasa Tandatangan Cek (Berkaitan isu Baucar Bayaran lewat dijelaskan melebihi 14 hari ) Surat lapor diri Pengurus Sekolah baru akan dikeluarkan selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh lapor diri. Standard Of Procedures (SOP) JPN - Proses memperbaharui AK 52 hanya mengambil masa 21 hari. Alasan sekolah lambat perbaharui AK52 – Pengurus Sekolah baru tidak mahu bertanggungjawab terhadap bil lama - bimbang bank akan tolak cek sebab tandatangan berubah. Pada Nota Serah Tugas Pengurus Sekolah lama – bil belum jelas hendaklah disenaraikan. Pengecualian daripada baucar bayaran dikuiri oleh BAS JB – tempoh untuk 1 (satu) bulan sahaja.

ISU PENYELARASAN 6. Sekolah SKM – tiada duit mencukupi untuk membayar caj bank. Duit LPBT tidak mencukupi untuk membayar caj bank. Sekiranya duit LPBT habis, tiada KWS - mohon kelulusan khas daripada JPN. Sekolah perlu membawa Buku Tunai ke JPN untuk ditentukan ambil dari lajur peruntukan yang mana. Boleh gunakan duit SUWA (Pelbagai – Kantin atau Sumbangan). Tidak perlu hantar surat permohonan kelulusan. Jika hantar JPN akan jawab untuk tahun ini sahaja. Maklumbalas Unit Akaun, JPNJ; Surat Arahan KPTJ Bilangan 2 Tahun 2015 bertarikh 25 Mei 2015 yang memberikan kelulusan khas bagi semua sekolah berkaitan pembayaran caj bank. Untuk bayar caj bank selain dari peruntukan dinyatakan, sekolah perlu memohon kelulusan berasingan.

SEKIAN, TERIMA KASIH