TAKLIMAT PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH

SUMBER RUJUKAN Internet http://www.moe.gov.my Akta Prosedur Kewangan 1957 (Disemak 1972) Arahan Perbendaharaan Akta Pendidikan 1996 (Peraturan Akaun Dan Audit 2002) Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (TPPKWS) EDISI 2012 Pekeliling Dan Surat Pekeliling Kementerian Pendidikan/Jabatan Akauntan Negara/ Perbendaharaan Yang Berkuat kuasa

JENIS LAPORAN AUDIT

JENIS-JENIS LAPORAN Tanpa Teguran Emphasis Of Matter PENYATA KEWANGAN Berteguran Bertentangan Tanpa Pendapat PENGURUSAN KEWANGAN Cemerlang Baik Memuaskan Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan

TANPA TEGURAN EMPHASIS OF MATTER JENIS LAPORAN PENYATA KEWANGAN TANPA TEGURAN TANPA TEGURAN EMPHASIS OF MATTER BERTEGURAN BERTENTANGAN TANPA PENDAPAT LAPORAN PENYATA KEWANGAN

JENIS LAPORAN PENYATA KEWANGAN TANPA TEGURAN Penyata Kewangan Sekolah disedia dan dipersembahkan dengan benar dan saksama, mengikut piawaian diluluskan, konsisten dan seragam

TANPA TEGURAN (EMPHASIS OF MATTER) JENIS LAPORAN PENYATA KEWANGAN TANPA TEGURAN (EMPHASIS OF MATTER) Ketidaktentuan berkaitan outcome di masa hadapan berkaitan tindakan mahkamah atau undang-undang yang luar biasa Pemakaian/penggunaan awal standard perakaunan baru (yang dibenarkan) mendahului tarikh kuatkuasanya dan mempunyai kesan menyeluruh ke atas Penyata Kewangan Sekolah

JENIS LAPORAN PENYATA KEWANGAN BERTEGURAN Perkara material dan pervasive (menyeluruh) yang menjejaskan kebenaran dan kesaksamakan Penyata Kewangan Sekolah ditemui

JENIS LAPORAN PENYATA KEWANGAN BERTENTANGAN Penyata Kewangan Sekolah tidak menggambarkan kedudukan yang benar dan saksama atau tidak mematuhi prinsip perakaunan diterima umum

JENIS LAPORAN PENYATA KEWANGAN TANPA PENDAPAT Pendapat tidak dapat diberikan kerana Penyata Kewangan Sekolah tidak diserahkan sehingga akhir tempoh pengauditan tahun semasa Rekod kewangan tidak diserahkan untuk diaudit atau musnah dalam kebakaran/ bencana alam

Penyata Kewangan tidak dikemukakan untuk pengauditan PERKARA MENJEJASKAN PENYATA KEWANGAN Penyata Kewangan tidak dikemukakan untuk pengauditan Penyata Kewangan lewat dikemukakan Penyata Kewangan Tahunan sekolah yang dikemukakan tidak seimbang (Kunci Kira-kira) Baki awal penyata kewangan tidak dapat disahkan Dokumen/rekod kewangan tidak dikemukakan untuk pengauditan

Akaun Belum Terima yang tidak diisytihar PERKARA MENJEJASKAN PENYATA KEWANGAN Akaun Belum Terima yang tidak diisytihar Pungutan tidak dibankkan Pungutan tidak diperakaunkan Kutipan Tanpa Kelulusan

Akaun Belum Bayar yang tidak diisytihar PERKARA MENJEJASKAN PENYATA KEWANGAN Akaun Belum Bayar yang tidak diisytihar Pembayaran tanpa baucar bayaran Pembayaran tanpa bil/invois Bil lewat jelas Pembayaran tanpa Pesanan Sekolah

Perolehan tanpa kelulusan PERKARA MENJEJASKAN PENYATA KEWANGAN Cek dibuka palang Perolehan tanpa kelulusan (Melebihi RM20,000 setahun setiap jenis item / ICT / SUWA) Defisit baki akhir di Buku Tunai/Penyata Bank Defisit baki keseluruhan Kumpulan Wang Terkumpul

LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN JENIS LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN CEMERLANG BAIK MEMUASKAN KURANG MEMUASKAN TIDAK MEMUASKAN

CEMERLANG JENIS LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN Objektif setiap elemen yang dinilai sentiasa dicapai dan memberi impak yang baik. Pematuhan sepenuhnya kepada undang-undang dan peraturan. Pelaksanaan melebihi piawaian yang ditetapkan. Pengagihan tugas diberi dengan teratur, jelas dan seimbang. Kawalan dalaman keseluruhannya berkesan dan boleh dicontohi. Tiada keperluan untuk mengambil tindakan pembetulan. Boleh dijadikan penanda aras bagi sekolah lain.

BAIK JENIS LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN Objektif setiap elemen yang dinilai dicapai. Memenuhi keperluan undang-undang dan peraturan yang ditetapkan. Pelaksanaan memenuhi piawaian yang ditetapkan. Pengagihan tugas diberi dengan teratur dan jelas. Kawalan dalaman mencukupi dan dipatuhi sepenuhnya. Pemantauan dan penyeliaan terhadap aktiviti mencukupi. Tidak perlu tindakan pembetulan, memadai dengan tindakan penambahbaikan.

MEMUASKAN JENIS LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN Sebahagian objektif dan elemen yang dinilai tidak dicapai. Patuh kepada undang-undang dan sebahagian peraturan utama yang ditetapkan. Sebahagian pelaksanaan memenuhi piawaian yang ditetapkan. Pengagihan tugas diberi hanya untuk elemen utama. Kawalan dalaman mencukupi tetapi tidak dilaksanakan secara konsisten. Pemantauan/penyeliaan terhadap aktiviti utama sahaja yang dibuat. Tindakan susulan perlu diambil oleh pegawai yang diberi tanggungjawab.

KURANG MEMUASKAN JENIS LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN Sebahagian besar objektif elemen yang dinilai tidak dicapai. Tidak mematuhi sebahagian besar daripada undang-undang dan peraturan utama yang ditetapkan. Pelaksanaan lazimnya tidak memenuhi piawaian yang ditetapkan. Pengagihan tugas tidak teratur dan tidak jelas. Satu atau lebih daripada kawalan dalaman utama tidak dilaksanakan menyebabkan keadaan tidak terkawal. Pemantauan/penyeliaan hanya sedikit terhadap aktiviti utama menyebabkan kerugian/pembaziran. Tindakan susulan perlu diambil segera/dirujuk kepada pihak pengurusan dengan segera.

TIDAK MEMUASKAN JENIS LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN Semua atau sebahagian besar objektif elemen yang dinilai tidak tercapai. Tidak mematuhi sebahagian besar daripada undang-undang dan peraturan utama yang telah ditetapkan. Pelaksanaan lazimnya tidak memenuhi piawaian yang ditetapkan. Pengagihan tugas tidak teratur dan tidak jelas. Satu atau lebih daripada kawalan dalaman utama tidak dilaksanakan menyebabkan pengurusan kewangan tidak teratur. Pemantauan/penyeliaan hanya sedikit/tiada atau tidak konsisten terhadap aktiviti utama akan mengakibatkan kerugian/pembaziran. Tindakan susulan perlu diambil dengan segera/dirujuk kepada pihak pengurusan dengan segera.

PENCERAHAN JENIS LAPORAN AUDIT

LAPORAN PENYATA KEWANGAN LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN LAPORAN AUDIT BERASINGAN LAPORAN PENYATA KEWANGAN LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN

LAPORAN AUDIT YANG DIKELUARKAN BIL. NAMA SEKOLAH LAPORAN PENYATA KEWANGAN LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN 1. SK XXX Berteguran Baik 2. SK ZZZ Tanpa Teguran Kurang Memuaskan STATUS SEKOLAH MANA LEBIH BAIK??

? ? LAPORAN AUDIT YANG DIKELUARKAN TANPA TEGURAN KURANG MEMUASKAN BERTEGURAN BAIK ?

? ? T I A D A LAPORAN AUDIT YANG DIKELUARKAN TANPA TEGURAN KURANG MEMUASKAN ? T I A D A BERTEGURAN BAIK ?

PENEMUAN LAZIM PENGAUDITAN AKAUN SEKOLAH

PENYATA KEWANGAN

Bagi ketiga-tiga Kumpulan Wang atau salah satu Selepas 31 Mac PENEMUAN AUDIT Penyata Tidak Dikemukakan Bagi ketiga-tiga Kumpulan Wang atau salah satu Penyata Lewat Dikemukakan Selepas 31 Mac Penyata Tidak Seimbang Kunci Kira-kira

Buku Tunai Tidak Dikemukakan Dokumen Sokongan Tidak Dikemukakan PENEMUAN AUDIT Buku Tunai Tidak Dikemukakan Patskom/eSPKWS Dokumen Sokongan Tidak Dikemukakan Penyata Bank Penyata Penyesuaian Bank Resit Baucar Bayaran Buku Cek

Akaun Belum Terima (ABT) Akaun Belum Bayar (ABB) PENEMUAN AUDIT Akaun Belum Terima (ABT) Kutipan Sewa Kantin Kedai Buku Yuran Makan Asrama Bayaran Tambahan Akaun Belum Bayar (ABB) Bayaran/liabiliti tidak diisytihar

PENEMUAN AUDIT Pungutan Tidak Dibankkan Pungutan Tidak Diperakaunkan Kutipan Tanpa Kelulusan

Perbelanjaan Tanpa Pesanan Sekolah Perolehan Tanpa Kelulusan PENEMUAN AUDIT Perbelanjaan Tanpa Pesanan Sekolah Cek Buka Palang Perolehan Tanpa Kelulusan

PENEMUAN AUDIT Kumpulan Wang Terkumpul Berbaki Defisit Baki Akhir Buku Tunai Berbaki Defisit Baki Akhir Di Penyata Bank Berbaki Defisit Kumpulan Wang Terkumpul Berbaki Defisit

pengurusan KEWANGAN

KAWALAN PENGURUSAN

PENURUNAN KUASA Tidak diberi surat kuasa secara bertulis Rekod/fail penurunan kuasa tidak disimpan sempurna Nota Serah Tugas tidak disediakan PENURUNAN KUASA Tidak diselenggara berasingan Tidak kemas kini dan lengkap Tidak diimbangkan setiap hujung bulan Tidak ditandatangan oleh penyedia dan pengesah BUKU TUNAI Tidak tepat REKOD SUBSIDIARI

PENYATA PENYESUAIAN BANK Tidak diselenggara setiap kumpulan wang Tidak disediakan dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima Penyata Bank Tidak lengkap dan tepat Tidak ditandatangan oleh penyedia dan pengesah PENYATA PENYESUAIAN BANK Tidak dicop tarikh terima Tidak difailkan mengikut kumpulan wang PENYATA BANK Tidak lengkap dan tidak kemas kini JADUAL KEDATANGAN & DAFTAR PENGHUNI ASRAMA

Peruntukan terlebih tuntut tidak dikembalikan kepada KPM mengikut tarikh yang ditetapkan TUNTUTAN PELARASAN Agihan Geran Per Kapita tidak mengikut pekeliling PENGAGIHAN PERUNTUKAN Tiada kelulusan memindah peruntukan PINDAH PERUNTUKAN

KAWALAN TERIMAAN

PENGGUNAAN BUKU RESIT PEREKODAN BUKU RESIT Buku Resit tidak diperoleh daripada PNB Buku Resit tidak didaftarkan bersiri - eSPKWS Tidak digunakan berasingan mengikut kumpulan wang Helaian resit murid yang tidak digunakan tidak dibatalkan PEREKODAN BUKU RESIT Tidak direkod dalam Daftar Stok Buku Resit Tidak disimpan di tempat berkunci Tidak disemak, diperakui betul ketepatan nombor siri

Pungutan bayaran persekolahan tidak mendapat kelulusan KELULUSAN MENERIMA WANG Pungutan bayaran persekolahan tidak mendapat kelulusan Tidak mengikut kadar ditetapkan KESELAMATAN SEMASA KUTIPAN Notis meminta resit tidak dipamerkan

PERAKUAN PENERIMAAN WANG TERIMAAN MELALUI POS Tidak direkodkan dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos Resit tidak dikeluarkan pada hari sama PERAKUAN PENERIMAAN WANG Terimaan tidak dikeluarkan resit Pungutan guru kelas/penyelia asrama tidak direkodkan dalam Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat Resit batal tidak direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama

KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK KUTIPAN MELALUI BANK Kutipan melalui bank tidak mendapat kelulusan Slip bayar masuk bank tidak direkod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank Daftar Slip Bayar Masuk Bank tidak diselenggara dengan lengkap dan kemas kini KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK Pungutan tidak dibankkan dengan segera Slip bayar masuk bank diakui terima oleh bank tidak disemak Pengurus Sekolah Salinan fotostat mesin deposit tunai tidak disemak Pengurus Sekolah Pungutan tidak sempat dibankkan tidak disimpan tempat selamat

KAWALAN PERAKUAN TERIMAAN Resit tidak dikeluarkan segera Resit tidak dikendalikan 2 orang pegawai Resit dibatalkan berserta salinannya tidak dikemukakan kepada Audit Resit tidak dibatalkan oleh pegawai menandatangan resit Pindaan atas resit AKAUN BELUM TERIMA (ABT) Pendapatan tidak diterima tidak direkod dalam Daftar ABT Daftar ABT tidak diselenggara lengkap, kemas kini ABT belum diterima selepas 6 tahun tidak dilaporkan kepada KPM melalui KPTJ

KAWALAN PERBELANJAAN

KAWALAN DALAMAN PEMBAYARAN Buku Cek tidak direkod dalam Daftar Stok Buku Cek atau dalam eSPKWS Buku Cek tidak diperiksa dan disahkan Buku Cek tidak disimpan di tempat selamat Cek dikeluarkan tidak berpalang Cek tamat tempoh/rosak/dibatalkan tidak direkod dalam Daftar Cek Batal BORANG PESANAN SEKOLAH Buku Pesanan Sekolah diterima atau dikeluarkan tidak direkod dalam Daftar Stok Pesanan Sekolah

PENGURUSAN PEROLEHAN Permohonan pembelian tidak guna Nota Minta Tiada menggunakan Pesanan Sekolah (perolehan secara kontrak/perjanjian tidak perlu guna Pesanan Sekolah kecuali Kontrak Bekalan Bermasak dan RMT) Pesanan Sekolah tidak diisi lengkap Barang diterima tidak diperakui, didaftarkan atau dikeluarkan untuk kegunaan terus Perolehan melebihi RM20,000 setahun (setiap jenis item) tidak mendapat kelulusan KPTJ Perolehan harta modal guna duit SUWA tidak mendapat kelulusan KPTJ

PENGURUSAN PEROLEHAN Perolehan harta modal melebihi kadar ditetapkan tidak mendapat kelulusan KPTJ Perolehan ICT tidak mendapat kelululusan JPICT Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM20,000 – RM50,000 setahun tidak dibuat sebut harga Perolehan kerja-kerja kecil/pembaikan melebihi RM20,000 setahun tidak dibuat sebut harga

HAD KUASA Baucar bayaran tidak diperakukan oleh Pengurus Sekolah/pegawai diberi kuasa : Baucar nilai kurang RM10,000 diperakukan 2 orang pegawai Baucar bernilai RM10,000 ke atas diperakukan 3 orang pegawai DAFTAR BIL Bil/invois tiada dicop tarikh terima Bil tidak direkod dalam Daftar Bil Daftar Bil tidak disemak sekali sebulan, ditandatangan ringkas dan tarikh Bil/invois dijelaskan melebihi tempoh 14 hari

KAWALAN DALAMAN BAYARAN Pembayaran tanpa baucar bayaran Baucar tidak diisi lengkap Baucar tidak disertakan dokumen sokongan lengkap Baucar dan dokumen sokongan tidak dicop TELAH BAYAR PANJAR WANG RUNCIT Dana pusingan PWR tidak mengikut had diluluskan Penambahan dana PWR tiada kelulusan Buku Tunai PWR tidak diselenggara lengkap, kemas kini Perbelanjaan melalui PWR tiada kelulusan Pembayaran PWR tidak disokong baucar kecil dan dokumen sokongan asal Buku Tunai PWR tidak diimbang dan ditutup akhir tahun Rekupmen tidak dibuat sebelum 31 Dis tahun semasa

AKAUN BELUM BAYAR (ABB) Perbelanjaan tahun kewangan yang belum dibayar tidak diambil kira sebagai ABB ABB tidak direkodkan dalam Daftar ABB Daftar ABB tidak diselenggara lengkap, kemas kini Bil tidak diisytihar sebagai ABB, telah dibayar dalam tahun semasa tanpa mendapat kelulusan KPTJ Pelarasan ABB bagi tempoh ABB melebihi 3 tahun tidak mendapat kelulusan Bahagian Akaun KPM

KAWALAN ASET

1 Pegawai Aset tidak dilantik secara bertulis 2 Pegawai Stor tidak dilantik secara bertulis 3 Pegawai Penerima tidak dilantik bagi menerima dan mengesahkan aset yang diterima 4 Pegawai Penerima/Pengesah tidak dilantik bagi menerima dan mengesahkan barang stor yang diterima 5 Aset yang diperolehi tidak didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan

6 Harta Modal, Aset Alih Bernilai rendah dan Stok tidak dikelaskan dengan betul mengikut kumpulan 7 Harta Modal tidak direkod dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) 8 Harta Modal tidak direkod dalam Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) 9 Aset Alih Bernilai Rendah tidak direkod dalam Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3) 10 Aset Alih Bernilai Rendah tidak direkod dalam Senarai Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-5)

11 12 13 Stok tidak direkod dalam Kad Petak (KEW.PS-4) Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) tidak disediakan 13 Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11) tidak disediakan

AMALAN-AMALAN YANG SALAH X

AMALAN-AMALAN YANG SALAH Buku tunai ditulis dengan menggunakan pensil Amaun salah dipadam dengan cecair pemadam/ditampal Menangguhkan catatan urusniaga (tidak dikemas kini) Menangguhkan penutupan Buku Tunai sehingga Penyata Bank diterima Pengurus Sekolah tidak menyemak Buku Tunai ketika menandatangan cek

AMALAN-AMALAN YANG SALAH Pengurus Sekolah tidak menyemak slip kemasukan wang ke bank ketika menandatangan ringkas Buku Tunai Baki awal tahun pada 1 Januari tidak disemak dengan baki pada 31 Disember tahun kewangan sebelumnya Pengurus Sekolah tidak menyemak Buku Tunai setiap awal bulan Menurunkan tandatangan tanpa membuat semakan

AMALAN-AMALAN YANG SALAH Buku Tunai tidak disimpan di tempat yang selamat Butiran dalam Buku Tunai (eSPKWS) tidak dilengkapkan Buku Tunai (eSPKWS) tidak disemak oleh Pengurus Sekolah pada setiap akhir bulan Kata laluan Pengurus Sekolah diberikan kepada Pembantu Tadbir Sekolah Penyata Penyesuaian Bank disediakan selepas 7 hari terima Penyata Bank Penyata Penyesuaian Bank tidak disemak dan ditandatangan Pindah peruntukan tanpa kelulusan Belian tanpa borang pesanan kecuali PWR Membeli dari satu pembekal sahaja

AMALAN-AMALAN YANG SALAH Pembelian secara spontan Beli barang dahulu, Borang Pesanan/Nota Minta kemudian Tiada rekod dalam Daftar Bil Daftar Bil tidak disahkan sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan (eSPKWS) Buku Tunai PWR tidak diimbang dan ditutup pada akhir tahun (eSPKWS) Pembelian dibuat oleh semua pegawai Membawa Buku Cek dan ‘shopping’ Tidak menyemak barangan yang diterima dengan teliti Guna barangan sebelum direkod dalam stok

PEMBERITAHUAN MAKLUMAN TERKINI

SURAT PANGGILAN AUDIT Surat panggilan Audit – Format baru Berkuat kuasa pengauditan – April 2016

MAKLUMAT PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN SEKOLAH SETAKAT 14 MAC 2016 BIL. DAERAH BIL. PENYATA TELAH TERIMA BELUM TERIMA 1. JOHOR BAHRU 147 107 40 2. PASIR GUDANG 106 20 86 3. KLUANG 117 53 64 4. KOTA TINGGI 97 65 32 5. MERSING 47 30 17 6. PONTIAN 99 63 36 7. KULAI 69 44 25 JUMLAH 682 382

MAKLUMAT PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN SEKOLAH SETAKAT 14 MAC 2016 BIL. DAERAH BIL. PENYATA TELAH TERIMA BELUM TERIMA 1. BATU PAHAT 175 169 6 2. MUAR 128 124 4 3. SEGAMAT 110 - 4. TANGKAK 83 JUMLAH 496 486 10

SEKIAN TERIMA KASIH