BUKU VOT

ISTILAH KEWANGAN DAN MAKSUDNYA Peruntukan Had jumlah wang yang boleh dibelanjakan. Kawalan Peruntukan Mengawal dan memastikan perbelanjaan supaya tidak melebihi dari had yang boleh dibelanjakan. Vot Penjenisan kod akaun Contohnya : 21000 – Perbelanjaan Perjalanan & Sara Hidup 22000 – Pengangkutan Barang- barang Kawalan vot Mengawal dan memastikan perbelanjaan yang dibuat dikenakan kepada vot-vot yang betul. Kawalan Perbelanjaan Mengawal dan memastikan setiap perbelanjaan yang dibuat adalah selaras dengan Peraturan Kewangan Universiti dan Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan.

PERATURAN KAWALAN BUKU VOT Merupakan satu rekod kewangan yang perlu disimpan oleh USM mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan 95. Mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-perubahan kepada peruntukan. Mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi peruntukan. Buku vot dapat menunjukkan : a) Peruntukan vot berkenaan; b) Tanggungan; c) Perbelanjaan Bersih; d) Baki peruntukan.

Kegunaan Buku Vot Sebagai rekod urusniaga kewangan Jabatan a) Merancang perbelanjaan; b) Merancang penambahan/pengurangan perbelanjaan; c) Asas penyediaan laporan-laporan. Sebagai alat kawalan kewangan a) Menentukan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan mengikut sesuatu vot; b) Mengawal kemajuan pembayaran; c) Mengawal penyelewengan.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KERANI KANAN/PENOLONG PENDAFTAR DI PERINGKAT PTJ Bagi memastikan buku vot diselenggara dengan sempurna, sistematik dan dikemaskini oleh kakitangan kewangan, maka Kerani Kanan/Penolong Pendaftar hendaklah menentukan bahawa : Kerani yang menyelenggara buku vot mempunyai pengetahuan yang mencukupi; b) Pemeriksaan buku vot dijalankan setiap bulan dan disesuaikan dengan Penyata Perbelanjaan yang dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari; c) Catatan yang diragui, disemak perinciannya dengan rekod dalam buku vot di Jabatan Bendahari; d) Tindakan sewajarnya diambil sekiranya perbelanjaan melebihi peruntukan sedia ada.

CARA MENGISI BUKU VOT DI PERINGKAT PTJ JABATAN/P.PENGAJIAN : JABATAN BENDAHARI VOT : 227 PERUNTUKAN ASAL : RM13,000.00 (RM) VIREMEN/ TAMBAHAN BAKI BAYARAN TANGGUNGAN DIKENAKAN/ DIJELASKAN NO. PO NO. INVOIS BUTIR-BUTIR TARIKH 12/1/07 Keluarkan PO kepada Sinaran Bros - 139590D 2,175.00 - 10,825.00 19/1/07 Keluarkan PO kepada Sy. ABC - 139593D 1,490.70 - 9,334.30 FEB BAKI DARI HADAPAN 3,665.70 - - 9,334.30 9/2/07 Keluarkan PO kpd Micro Ram Ent 139597D 5,608.00 - 3,726.30 13/2/07 Bayar kepada Sinaran Bros 31796 139590D (2,175.00) 2,175.00 3,726.30 16/2/07 Viremen dari Vot 221 20,000.00 23,726.30 21/2/07 Bayaran Borang Q 13/1/07 095242 1,000.00 - 22,726.30 27/2/07 Bayar kpd SyABC 1710 139593D (1,490.70) 1,490.70 22,726.30 FEB BAKI KE HADAPAN 6,608.00 3,665.70 20,000.00 22,726.30

TUJUAN PELAKSANAAN AP 59 Meningkatkan lagi kawalan dalaman Universiti dalam pengurusan kewangan; Meningkatkan akauntabiliti pegawai-pegawai yang diberi tanggungjawab ke atas peruntukan-peruntukan yang telah diluluskan; Memastikan Peraturan Kewangan Universiti dan prosidur perolehan Universiti dipatuhi dengan sepenuhnya; Memastikan pembekal yang telah membekalkan barangan atau perkhidmatan dengan memuaskan dapat dibayar dengan secepat mungkin dan tidak ditahan kerana masalah dalaman Universiti. * Nota : Sehingga kini, terdapat 3 kes telah diambil tindakan dan 1 kes masih dalam siasatan Jawatankuasa Penyiasatan Kes- Kes Bayaran di bawah AP59.

SEKIAN TERIMA KASIH