Pengurusan Tunai dan Hutang Prinsip kawalan dalam pengurusan tunai Sistem buku vot, buku tunai dan panjar wang runcit Pengendalian kehilangan dan hapus kira tunai

PENGURUSAN TUNAI Buku Tunai dan Rekod Subsidiari Penyata penyesuaian bank Panjar wang runcit Terimaan dan Pungutan Buku Vot Pesanan dan Pembelian (PEROLEHAN) Pembayaran Kehilangan dan hapus kira wang awam

Buku VOT Buku Vot ialah sebuah buku bagi merekod semua peruntukan belanja mengurus yang dikawal oleh Akauntan Negara (JAN). Peruntukan Vot ini jika tidak dibelanjakan dalam tahun itu akan dikembalikan kepada Ketua PTJ. Fungsinya hampir sama dengan Buku Tunai Merupakan satu rekod kewangan yang perlu disimpan kehendak Arahan Perbendaharaan 95. Buku vot dapat menunjukkan : a) Peruntukan vot berkenaan; b) Tanggungan; c) Perbelanjaan Bersih; d) Baki peruntukan.

Tujuan penyediaan buku vot Buku Vot penting untuk mengawal peruntukan mengurus, pembangunan, akaun khas dan tabung amanah. Mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-perubahan kepada peruntukan. Mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi peruntukan.

Kegunaan Buku Vot Sebagai rekod urusniaga kewangan Jabatan a) Merancang perbelanjaan; b) Merancang penambahan/pengurangan perbelanjaan; c) Asas penyediaan laporan-laporan. Sebagai alat kawalan kewangan a) Menentukan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan mengikut sesuatu vot; b) Mengawal kemajuan pembayaran; c) Mengawal penyelewengan.

ISTILAH KEWANGAN DAN MAKSUDNYA Peruntukan Had jumlah wang yang boleh dibelanjakan. Kawalan Peruntukan Mengawal dan memastikan perbelanjaan supaya tidak melebihi dari had yang boleh dibelanjakan. Vot Penjenisan kod akaun Contohnya : 21000 – Perbelanjaan Perjalanan & Sara Hidup 22000 – Pengangkutan Barang- barang Kawalan vot Mengawal dan memastikan perbelanjaan yang dibuat dikenakan kepada vot-vot yang betul. Kawalan Perbelanjaan Mengawal dan memastikan setiap perbelanjaan yang dibuat adalah selaras dengan Peraturan Kewangan dan Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan.

CARA MENGISI BUKU VOT DI PERINGKAT PTJ JABATAN/P.PENGAJIAN : JABATAN BENDAHARI VOT : 227 PERUNTUKAN ASAL : RM13,000.00 (RM) VIREMEN/ TAMBAHAN BAKI BAYARAN TANGGUNGAN DIKENAKAN/ DIJELASKAN NO. PO NO. INVOIS BUTIR-BUTIR TARIKH 12/1/07 Keluarkan PO kepada Sinaran Bros - 139590D 2,175.00 - 10,825.00 19/1/07 Keluarkan PO kepada Sy. ABC - 139593D 1,490.70 - 9,334.30 FEB BAKI DARI HADAPAN 3,665.70 - - 9,334.30 9/2/07 Keluarkan PO kpd Micro Ram Ent 139597D 5,608.00 - 3,726.30 13/2/07 Bayar kepada Sinaran Bros 31796 139590D (2,175.00) 2,175.00 3,726.30 16/2/07 Viremen dari Vot 221 20,000.00 23,726.30 21/2/07 Bayaran Borang Q 13/1/07 095242 1,000.00 - 22,726.30 27/2/07 Bayar kpd SyABC 1710 139593D (1,490.70) 1,490.70 22,726.30 FEB BAKI KE HADAPAN 6,608.00 3,665.70 20,000.00 22,726.30

Buku Vot atau Buku Vot Elektronik Arahan Perbendaharaan berkaitan (AP 95 2008) 95 (a) Tiap-tiap pegawai Pengawal atau pegawai yang diamanah mengawal mana-mana bahagian maksud Perbelanjaan atau Kumpulan Wang Amanah, hendaklah menyenggara sebuah buku vot atau buku vot elektronik yang menunjukkan dengan jelas pada bila-bila masa mengenai tiap-tiap Program dan Aktiviti atau Projek di bawah mana-mana maksud Perbelanjaan atau Kumpulan Wang atau peruntukan di bawah kawalannya:

Amaun yang dibenarkan bagi tahun itu, ditolak amaun yang diuntukkan kepada jabatan atau pejabat lain atau yang dipindahkan kepada Program dan Aktiviti atau Projek yang lain dan ditambah kepadanya amaun yang diterima seumpama itu; Semua debit dan kredit kepada Program dan Aktiviti atau Projek atau KW itu mengikut bila ia berlaku, serta dengan jumlah kemas kini mengenai perbelanjaan bersih; Baki peruntukan pada setiap masa; dan Tanggungan mengikut bila ia dilakukan. Cadangan bagi membuat peruntukan, pindah peruntukan dan pindahan hendaklah ditanda selesai setakat mana yang diselesaikan. Jumlah kemas kini tanggungan yang belum selesai hendaklah dicatat dan dilaraskan apabila tanggungan berubah.

(b) Apabila seseorang pegawai memperakui baucar untuk dibayar atau dilaraskan ia hendaklah juga menurunkan tandatangan ringkasnya dalam suatu ruang yang diperuntukkan khas bagi maksud ini pada catatan yang berkenaan dalam buku vot dan memastikan bahawa tanggungan berkaitan jika ada telah ditanda selesai atau dikurangkan. Arahan ini dikecualikan bagi buku vot elektronik. (c) [Dimansuhkan]

(d) Semua tanggungan yang belum selesai pada akhir tahun kewangan sebelumnya hendaklah dibawa ke hadapan dalam buku vot atau buku vot elektronik tahun yang baru. (e) buku vot atau buku vot elektronik hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sebulan sekali oleh penyelianya dengan menurunkan tanda tangan ringkas.