DOKUMEN PERNIAGAAN DAN SISTEM FAIL DUK 4012

DOKUMEN PERNIAGAAN Merupakan sumber rekod maklumat perniagaan bagi sesuatu urus niaga sama ada yang dijalankan secara tunai atau kredit. Dokumen yang dikeluarkan bagi setiap urus niaga perniagaan adalah bukti yang jelas dan sah di sisi undang-undang bahawa sesuatu urus niaga itu benar-benar telah berlaku. Semua dokumen perniagaan ini perlu difailkan dengan sistematik.

FUNGSI DOKUMEN PERNIAGAAN Kaedah atau cara peniaga mengingat segala butiran, tarikh, jumlah, dan jenis urus niaga yang telah berlaku. Sebagai bukti yang sah di sisi undang-undang dan boleh digunakan sebagai bukti apabila berlaku sesuatu kerumitan atau keraguan terhadap sesuatu jenis urus niaga. Sebagai sumber yang memudahkan peniaga menyediakan rekod, perakaunan. Membolehkan sesuatu urus niaga itu ditangguhkan pengrekodannya dan mengelakkan berlakunya kesilapan merekod urus niaga dan memudahkan pengasingan kepada jenis urus niaga sama ada urusniaga tunai, kredit, pemulangan, pembatalan, dan lain-lain.

DOKUMEN KEWANGAN Invois Baucar Resit Nota kredit / debit Bil utiliti Penyata bank

INVOIS Invois ialah dokumen yang memberitahu pembeli tentang jumlah bayaran yang perlu dijelaskan kepada pembekal. Di samping itu, invois juga mengandungi maklumat berkaitan dengan: Nombor rujukan barangan. Jumlah yang perlu dibayar. Kadar diskaun niaga. No. Invois. Tarikh Invois. Ringkasan ‘K & K di K’ (kesilapan dan ketinggalan dikecualikan). No. Pesanan. Syarat serahan. Syarat diskaun. Invois biasanya disediakan dalam tiga salinan yang berlainan warna iaitu putih, kuning dan merah. Salinan asal disimpan oleh pembeli dan dua salinan lagi disimpan oleh penjual (pembekal) sebagai rujukan dan catatan rekod perakaunan.

BAUCAR Maklumat yang perlu ada dalam baucar ialah amaun, nama dan alamat pembekal serta tarikh matang pembayaran. Ianya penting sebagai kawalan bagi mempastikan setiap pembayaran adalah seperti belian dibuat.

RESIT Resit adalah dokumen yang menunjukkan bahawa sesuatu urusniaga itu telah tamat atau pembayaran telah diterima. Resit hanya dikeluarkan apabila penerimaan tunai atau cek diperolehi. Resit terbahagi kepada resit rasmi dan resit sementara.

NOTA KREDIT / DEBIT Nota kredit digunakan bagi mencatat pemulangan barang-barang yang dibekalkan oleh pembekal. Nota kredit juga digunakan bagi merekodkan pembetulan kesilapan pada invois akibat pembeli dikenakan harga yang lebih tinggi daripada nilai sebenar. Manakala NotaDebit akan dikeluarkan pulangan belian dibuat. Antara maklumat yang terkandung dalam nota debit termasuk nama pembekal serta akaun yang didebitkan, barang yang dikembalikan termasuk kuantiti dan kosnya.

BIL UTILITI Belanja-belanja utiliti seperti air, elektrik, sewa dan telefon juga perlu direkodkan di dalam buku perakauan. Semua bil perlu difailkan untuk tujuan perekodan.

PENYATA BULANAN Penyata bulanan yang dihantar oleh pihak bank kepada pelanggannya. Dalam penyata bank, setiap transkasi kewangan akan direkodkan berserta tarikh setiap transaksi dibuat. Penyata bank amat berguna kepada peniaga terutama bagi pemegang akaun semasa.

DOKUMEN BUKAN KEWANGAN Sebutharga Arahan belian Nota serahan

SEBUTHARGA Dokumen yang memberi senarai harga barang-barang yang dipesan oleh pembeli.

ARAHAN BELIAN Merupakan pesanan dari pembeli untuk membeli barangan dari pembekal. Antara maklumat yang terdapat dalan nota pesanan belian ialah, nama barangan yang hendak dibeli, kod barangan, kuantiti dan harga seunit serta maklumat pihak yang membuat pesanan.

NOTA SERAHAN Merupakan dokumen pengesahan penerimaan barangan yang dikirimkan oleh pembekal seperti yang dikehendaki dengan betul dan selamat. Pembeli perlu menandatangani nota serahan sebagai akuan penerimaan barangan yang telah dikirimkan.