PERHUBUNGAN MEDIA DAN PENULISAN PERHUBUNGAN AWAM UNIT 9 PERHUBUNGAN MEDIA DAN PENULISAN PERHUBUNGAN AWAM

Perhubungan media dianggap sebagai salah satu aktiviti perhubungan awam yang terpenting. Perhubungan media merupakan salah satu daripada kegiatan komunikasi yang dirujuk sebagai kaedah atau penggunaan media yang diaplikasikan oleh organisasi dalam kegiatan perhubungan awam mereka untuk berkomunikasi dengan publik. Tugas perhubungan media di kalangan perhubungan awam adalah berbagai jenis. Konsep perhubungan media adalah dirujuk sebagai suatu usaha komunikasi yang dilaksanakan menggunakan saluran media dengan melibatkan suatu pengurusan hubungan kerjasama antara agensi atau institusi media yang diwakili oleh petugas-petugasnya. Proses perhubungan media mestilah melibatkan komunikasi dua hala.

Pengurusan Perhubungan Media Melalui perhubungan media segala strategi komunikasi melibatkan penggemblengan kaedah, mesej dan saluran media akan diselaras oleh pengamal PR untuk menghasilkan suatu mekanisme penyebaran maklumat atau berita kepada audiens. Audiens merupakan manusia biasa yang sentiasa hidup dan berkomunikasi. Dianggarkam manusia menghabiskan masa harian sebanyak 75% untuk berkomunikasi. Bagi mereka yang bekerja, komunikasi teragih kepada situasi untuk mendengar 45%, bercakap 30%, membaca 15% dan menulis 10%.

Pengurusan perhubungan media adalah dimatlamatkan untuk memenuhi dua tujuan yang utama, iaitu: Untuk mendorong berlakunya liputan media atau maklumat yang akan dilakukan oleh orang media sama ada media cetak atau elektronik. Untuk membekalkan atau menyediakan berita atau maklumat seperti yang diperlu atau diharapkan oleh pihak media. Pendekatan yang biasa diaplikasikan oleh organisasi bagi pelaksanaan aktiviti perhubungan media adalah melalui: Pengendalian sidang media atau sidang akhbar. Penyediaan siaran media, siaran berita, siaran akhbar atau kenyataan akhbar. Penglibatan dalam sesi temubual media (radio dan televisyen).

Beberapa panduan perhubungan media perlu dipatuhi dan atau diikuti Beberapa panduan perhubungan media perlu dipatuhi dan atau diikuti. Antaranya ialah: Bersikap jujur dan adil. Menyediakan perkhidmatan yang baik. Tidak memaksa atau mengemis untuk mendapatkan liputan. Tidak meminta berita yang telah disebarkan kepada orang media untuk disembunyikan. Tidak membanjiri pihak media dengan siaran berita/akhbar. Menyimpan maklumat mengenai agensi media yang terkini. Senarai media harus sentiasa dekemaskinikan.

Penyediaan Berita untuk Perhubungan Media Berita yang disediakan haruslah sesuai dengan media yang menjadi sasaran. Contohnya, jangan hantar gambar bersama berita kepada stesen radio. Editor radio dan televisyen yang berpengalaman memberi panduan, antaranya: Menghantar hanya satu isyarat sahaja, dan siaran tersebut perlu dihantar kepada orang media yang b/jawab. Menyediakan penulisan siaran berita dalam bentuk pertuturan yang biasa, serta hadkan kandungan kepada apa yang boleh disampaikan dalam masa siaran yang ringkas atau pendek. Menghantar siaran berita tepat pada waktunya. Membuat panggilan telefon kepada bahagian berita bagi tujuan pengesahan penerimaan atau penyiaran. Memahami audiens. Tidak menghantar berita mengenai ekonomi dan sukan kepada stesen radio hiburan, atau berita fesyen kepada editor ekonomi.

Bagi mengurus sesi sidang akhbar, seseorang pengamal PR perlulah mematuhi beberapa prinsip atau panduan. Antara prinsip dan panduan yang perlu dilakukan antaranya ialah: Memilih dan membuat undangan kepada wartawan media Menghubungi media melalui telefon sehari (24jam) sebelum majlis sidang akhbar diadakan Membuat catatan kehadiran di kalangan wartawn dan juga mereka yang diundang Jurucakap organisasi atau prgawai utama organisasi yang menjadi tuan rumah perlu memahami dan mengetahui maklumat mereka yang hadir serta subjek utama sidang akhbar Membuat pilihan dan memastikan mereka yang bakal diundang secara teliti agar sidang media/akhbar tidak dijadikan tempat untuk mendapatkan atau menonjolkan publisiti di kalangan undangan Merancang sidang media/akhbar secara terperinci agar penjadualan aturcara dapat dilakukan dengan tertib bersesuaian dengan majlis Memastikan bahan untuk sidang akhbar turut dihantar (selepas sesi) kepada wartawan yang berminat tetapi tidak dapat hadir sebagai tanda hormat dan strategi penyebaran maklumat.

Panduan penting bagi penyediaan draf siaran akhbar ialah: Menyediakan draf yang ringkas Pada bahagian atas, kiri dan kanan pastikan terdapat ruang kosong yang bersesuaian bagi editor akhbar untuk menulis sebarang arahan yang berkaitan dengan penerbitan Mengelak daripada menyediakan siaran akhbar menggunakan ruang satu langkau(single spacing) antara baris ke baris. Gunakan sekurang-kurangnya satu setengah langkau atau sebaik-baiknya dua langkau. Menulis siaran akhbar pada sebelah halamn kertas sahaja. Menulis tarikh di bahagian atas bagi memudahkan editor mengetahui sama ada berita berkenaan masih bersifat semasa atau sebaliknya. Menulis maklumat “untuk siaran serta merta” di sebelah atas kanan, kecuali penyiaran berkenaan ditentukan tarikh dan masa penyiarannya. Menulis tajuk yang ringkas, berfakta dan boleh menarik perhatian. Mengelak daripada menulis berdasarkan pendekatan pengenalan, isi dan penutup.Penulisan berita tidak mengandungi bahagian penutup, Siaran berita ditulis dengan maklumat penting dan berakhir dengan maklumat sokongan.

Kebaikan dan Keburukan Liputan Televisyen Tarikan secara tampak, bunyi dan pergerakan Membolehkan demonstrasi fizikal mengenai produk Kepercayaan terhadap mesej yang dapat disampaikan dengan cepat kerana tidak bertangguh Mesej mengandungi impak yang banyak/tinggi Jumlah audiens yang ramai Identifikasi produk yang lebih baik Saluran yang popular Mesej terbatas kerana masa yang terhad Tidak ada ruang atau peluang kepada audiens untuk merujuk mesej (kecuali dirakam) Sukar untuk menyelaras waktu tontonan dengan masa luang Penggunaan sumber yang banyak Liputan yang terbuang Kos penerbitan yang tinggi Pengaruh atau masalah tenikal (pemancaran atau transmisi)

Kebaikan dan Keburukan Liputan Akhbar Dapat menentukan pilihan edaran mesej mengikut geografi Mudah untuk menukar/menjadual/memperb aiki maklumat dan mesej Boleh dibaca oleh majoriti peringkat audiens Mempunyai faktor pengkali sebaran mesej yang tinggi Kos yang lebih murah Perantara atau saluran yang dianggap baik untuk organisasi pembuatan/pengedaran barangan. Kos yang tinggi jika edaran dibuat secara meluas Hanya mesej yang singkat Pengedaran yang membazir Terdapat perbezaan format dan pendekatan penyiaran antara akhbar Wujud perbezaan persepsi terhadap akhbar Terdapat masalh teknikal yang di luar kawalan – reproduction warna yang tidak menarik/seimbang

Ciri-ciri Publisiti Berita yang Baik 1. Kandungan: Analisis atau penilaian mengenai kandungan siaran berita perlulah dapat menjawab soalan-soalan berikut: Adakah maklumat atau berita tersebut akan menarik minat audiens? Adakah maklumat yang terkandung dalamsiaran tersebut menjawab kesemua persoalan yang mungkin dikemukakan oleh publik? Adakah kepentingan atau signifikan berita itu dijelaskan berdasarkan persepsi audiens? Adakah siaran tersebut mempunyai nilai berita yang mencukupi dan mampu bersaing dengan siaran lain? Adakah berita ini berguna kepada organisasi? Adakah ia dapat mencapai objektif organisasi Adakah publisiti yang akan diperolehi menggambarkan karektor dan jenis institusi yang diwakili? Adakah fakta, nama dan tarikh yang betul?

Ciri-ciri Publisiti Berita yang Baik 2. Gaya dan Struktur: Persoalan yang perlu dijawab untuk memastikan gaya dan struktur siaran berita dapat dirancang dengan baikmerangkumi persoalan yang berikut: Adakah pendulu berita itu mampu menarik perhatian dan minat pembaca atau penonton? Adakah fakta dan penjelasan berita itu selaras dengan pendulu berita? Adakah siaran itu jelas, padat dan ringkas? Adakah siaran itu ditulis dengan cara dan gaya berita sehingga ia tidak boleh dikatakan sebagai percubaan untuk mendapat iklan percuma? Adakah semua maklumat dipersembahkan secara dramatik tanpa berlebih-lebih?

Penulisan Perhubungan Awam Dilaksanakan bagi mewujudkan sifat positif di antara organisasi dan publik. Penulisan PR digunakan untuk memberitahu orang ramai secara jujur tentang sesebuah organisasi. Penulisan PR dibahagikan kepada dua aspek tertentu iaitu maklumat yang boleh dikawal dan maklumat yang tidak boleh dikawal. Maklumat yang boleh dikawal merupakan segala maklumat yang dikeluarkan oleh organisasi dan dapat dikawal dari segi proses penyiaran dan penerbitannya. Maklumat yang tidak boleh dikawal pula merupakan maklumat yang tidak dapat dikawal penyiarannya oleh organisasi.

Terdapat beberapa bentuk dan kriteria penulisan PR. Antaranya: Penulisan mengenai maklumat terbaru, khususnya apabila terdapatnya produk atau perkhidmatan terbaru yang diperkenalkan oleh organisasi. Maklumat mengenai perubahan latar belakang organisasi. Maklumat tambahan mengenai produk atau perkhidmatan yang telah sedia ada dalam pasaran. Pengiklanan institusi. Penulisan PR turut dihubungkan dengan penulisan rencana artau artikel untuk disiarkan. Penerbitan tambahan. Penulisan untuk tujuan penerbitan tambahan tersebut dilakukan berdasarkan sesuatu special event yang dijalankan oleh organisasi. Laporan tahunan dianggap sebagai bentuk penulisan PR yang paling signifikan. Laporan kewangan. Penerbitan laporan kewangan dianggap penting kerana melalui laporan tersebut, prestasi organisasi dinilai dari segi untung rugi operasinya. Teks ucapan. Penulisan PR sesebuah organisasi melibatkan peulisan teks ucapan, khususnya teks ucapan ketua eksekutif (CEO) sesebuah organisasi berkenaan.

Strategi Pengurusan Penulisan Perhubungan Awam Setiap penulisan PR perlulah melibatkan: Proses perancangan yang melibatkan aspek-aspek berikut Pernyataan masalah atau isu Penganalisisan tajuk Penganalisisan audiens sasaran Penentuan objektif penulisan Penentuan saluran penulisan Proses penulisan yang melibatkan perancangan Struktur mesej Penentuan pendekatan gaya Pengurusan unsur teks dan visual Penggabungan elemen perubahan kognitif dan tingkahlaku audiens, kesan daripada Penyebaran maklumat Proses mentafsir dan menganalisis maklumat

Terdapat berbagai kaedah untuk menganalisis proses pengurusan penulisan. Antara kaedah yang terlibat adalah seperti berikut: Mengenalpasti dan mengkaji tajuk. Menganalisis situasi Tindakbalas merangka objektif dan kaedah tafsiran Membuat pemilihan saluran media. Pemilihan perlu dilakukan dengan melihat kesesuaian saluran yang dipilih dengan; i. Minat audiens ii. Keperluan audiens iii. Kepuasan audiens iv. Sokongan audiens v. Tindakbalas audiens

Penulisan Perhubungan Awam dan Aras Keterbacaan Audiens Penulisan yang dianggap berkesan mestilah difahami dan disukai oleh audiens. Dari segi perspektif penulisan, seseorang penulis perlu mengetahu tahap keterbacaan audiens yang majoriti untuk memastikan bahawa majoriti audiens dapat mengetahui dan memahami maklumat yang dsampaikan melaui penulisan tersebut Strategi untuk menilai tahap keterbacaan audiens ialah melalui kaedah pengukuran Kaedah pengukuran penulisan PR dan amalan kewartawanan yang biasa digunakan ialah Indeks Formula Fog Gunning. Selain daripada Formula Indeks Fogs Gunning, Formula Flesch turut digunakan untuk menilai tahap keterbacaan seseorang audiens bahan penulisan

Rumusan Perhubungan media merupakan komponen yang amat penting dalam kerja-kerja seharian seorang pengamal PR. Pengamal PR dianggap sebagai orang tengah di antara tiga pihak iaitu organisasi, publik dan media. Pengamal PR bergantung kepada media untuk publisiti manakala media bergantung kepada pengamal PR untuk berita. Hubungan pengamal PR dengan pihak media adalah saling menguntungkan dan perlu saling mempercayai. Hubungan antara organisasi dengan pelanggan di kalangan publik adalah sering berubah. Antara masalah yang wujud dalam perhubungan media adalah tertumpu kepada masalah menjaga kepentingan. Walau apapun perspektif penilaian mengenai perhubungan media tersebut, usaha untuk memulakan perhubungan media yang harmoni perlu dimulakan oleh pengamal PR sendiri.