KEMAHIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DR. NOR AZURA BINTI ADZHARUDDIN KOC 3433 DR. NOR AZURA BINTI ADZHARUDDIN

Unit 2 : Konsep Organisasi Pengertian organisasi Sekolah, pejabat, Pertubuhan Pengakap, Pejabat Pos dan lain-lain. Satu kumpulan individu yang bekerjasama untuk mencapai satu matlamat yang mustahil dicapai secara bersendirian. Organisasi yang ditubuhkan ini boleh jadi boleh jadi formal atau tidak formal bentuknya. Sebagai contoh agensi kerajaan, swasta dan pertubuhan-pertubuhan sukarela adalah contoh organisasi formal. Manakala institusi keluarga, kumpulan samseng seperti mafia adalah contoh organisasi tidak formal. Gabungan sumber dan kepakaran yang terancang amat diperlukan dalam menjayakan matlamat sesebuah organisasi formal.

Ciri-ciri organisasi Ada objektif yang hendak dicapai. Semua ahli perlu faham semua objektif tersebut. Ahli-ahli terdiri dari sekumpulan individu (mesti lebih seorang). Ada penyelarasan aktiviti (coordination of activities). Ada pengkhususan aktiviti (specialization of activities). Ada hirarki kuasa (hierarchy of activities). Ada dasar, prosedur, peraturan dan norma yang memandu aktiviti. Ada budaya.

Struktur organisasi Struktur atau bentuk organisasi memberi gambaran mengenai garis (line) dan tahap kuasa (hierarchy of authority), rantai arahan (chain of command) dan perkaitan kerja (work relationship) antara seorang warga organisasi dengan orang lain. Sruktur ini boleh dilihat pada carta organisasi. Untuk memahami struktur organisasi, istilah-istilah berikut hendaklah difahami terlebih dahulu: Autoriti (authority) – ialah kuasa atau hak yang ada pada seseorang untuk membuat keputusan, mengarah atau membuat sesuatu. Tanggungjawab (responsibility) – ialah tugas (duty) atau kewajipan obligation yang wajib dilaksanakan. Akauntabiliti (accountability) – kebertanggungjawaban (answerability) seorang pekeraja kepada penyelianya.

Terdapat tiga jenis autoriti dalam sesebuah organisasi iaitu: Autoriti garisan (line authority) – penyelia mempunyai autoriti terus ke atas pekerjanya. Autoriti garisan dan staf (line and staff authority) – ahli staf (staff member) tiada autoriti terus ke atas ahli garisan (line members), sebaliknya hanya boleh menasihat atau mencadangkan sahaja. Autoriti fungsian (functional authority) – ahli staf mempunyai autoriti terus ke atas ahli garisan apabila berfungsi sebagai penyelia yang mempunyai autoriti garisan, umpamanya apabila memangku tugas-tugas penyelia atau ketua.

Prinsip-prinsip Organisasi: Prinsip Skalar (Scalar principle) – garian autoriti dan akauntabiliti mesti jelas antara satu dengan yang lain agar proses membuat keputusan dan komunikasi lenih berkesan. Prinsip Penyatuan Arahan (Unity of Command Principle) – pekerja mesti mematuhi rantai arahan. Prinsip Delegasi (delegation principle) – kuasa atau autoriti yang diagihkan kepada kakitangan untuk mengurus hendaklah mencukupi untuk membolehkannya membuat keputusan dan menjalankan tugas. Prinsip Ketetapan Akautabiliti (certainty of accountability principle) – seseorang pekerja hendaklah bertanggungjawab kepada tugas yang dibuat atau diterimanya dan dia tetap bertanggungjawab (accountable) walaupun tugas tersebut diserahkan kepada orang bawahannya atau dikongsi dengan pekerja lain. Prinsip Ruang Kawalan (span of control principle) – iaitu bilangan kakitangan di bawah penyeliaan seorang pekerja. Lebih ramai bilangan kakitangan di bawah penyeliaan kita, maka semakin besar ruang kawalan. Ruang kawalan yang optimum ialah yang sederhana, tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil.

Peranan atau Fungsi Organisasi Organisasi perlu memainkan peranan atau menjalankan fungsi berikut: Pentadbiran Perancangan Perlaksanaan Penilaian Pemantauan Dalam menjalankan fungsi-fungsi tadi, perjalanan organisasi dipengaruhi oleh: Faktor luaran seperti modal, polisi, undang-undang, permintaan dan sebagainya. Faktor dalaman seperti kepimpinan, komunikasi, kemahiran kerja, teknologi, dorongan, pengurusan, dan sebaginya.

Takrif Komunikasi Dalam Organisasi Proses pengaliran maklumat di kalangan individu yang saling berkaitan dan mempengaruhi antara satu sama lain. Berbeza dengan jenis komunikasi lain kerana proses pengaliran , maklumat dipengaruhi oleh struktur dan hierarki organisasi. Komunikasi dalam organisasi juga boleh difahami sebagai perpindahan dan perkongsian maklumat antara individu-individu yang dicorakkan oleh hierarki atau tattingkat organisasi, secara formal dan tidak formal.

Terima Kasih