Perencanaan SDM Rumahsakit Andreasta Meliala andremeliala@gmail.com

SDM Paradigma Baru Pelayanan Kesehatan Patient Loyalty Patient Satisfaction Patient Safety Service excellent/ Performance kecepatan tindakan Keterpaduan Keakuratan Kenyamanan Corporate & Clinical governance Ketepatan diagnosis SDM Yang kompeten dan efektif

Information Technology and Smart Worker Hospital Business Supported by: Information Technology and Smart Worker High Sustainability High Profitability High Demand Global Networking Health is Investment Market Competition

Millenium Management Human Resource Costumer Satisfaction Punishment area Reward area Financial Performance New investment bankrupt Payer and investor Costumer Satisfaction Killer Productivity Business Process Complexity Knowledge worker Human Resource Behavior

Dinamika Lingkungan Rumah Sakit Regulator Client Globalisasi Rumah Sakit Competitor Supplier

Masalah Pelayanan di Rumah Sakit Regulasi ketat Biaya mahal Rumah Sakit Akses sulit Kompetisi Kental 4 D meningkat Harapan tinggi

Masalah Mikro di Rumah Sakit Standar tidak jelas Infeksi Nosokomial Rumah Sakit Perilaku tak terkendali Regulasi internal tidak efektif Sumberdaya terbatas Piutang Besar

Hospital Business Strategy Accountability Service excellent Faster, Better,Cheaper, Newer Cost Operational cost Cost Management Morality,delivery,quality,safety,cost Training Customer Loyalty Owner, employee, patient Readiness Revenues Benefits ? Resources Building, Instruments, Materials, Man power Working capital & Fixed cost Financing systems Procurement Cost Recruitment

External Internal Pendapatan Mutu Pelayanan Manajemen Logistik Tax system Insurance system Tax system Kebijakan JPSBK Internal Eficiency Pendapatan Financing Management Resource allocation Mutu Pelayanan Manajemen Logistik Stakeholder Policy Sarana/Prasarana Manajemen Organisasi Manajemen SDM - Spesifikasi Jabatan HRU HRD - Persyaratan Jabatan - Dorongan incentive HRE Kebijakan Penempatan tenaga Pola Karier Kebijakan Organisasi

Kesejahteraan Karyawan External Tax system Insurance system Tax system Kebijakan JPSBK Internal Eficiency Pendapatan Financing Management Reward systems Kinerja Karyawan Kesejahteraan Karyawan Stakeholder Policy Sarana/Prasarana Manajemen Mutu pelayanan Manajemen SDM - Spesifikasi Jabatan HRU HRD - Persyaratan Jabatan - Dorongan HRE Kebijakan Penempatan SDM Berbasis Kompetensi Pola Karier Kebijakan Organisasi RS

Manajemen SDM Manajemen & Kinerja Performance Pelayanan Administrasi Pelayanan Klinik Manajemen SDM

organisasi Analisis Sistem Manajamen Klinik Man Money Material Method Manajemen Administrasi Man Money Material Method Machine Performance organisasi Eksplorasi Evaluasi Intervensi Development Kultur & behavior

Competitive Advantage and Human Resource “The only way we can beat the competition is with people”, said Robert J. Eaton, chief executive officer (CEO) Chrysler Corporation

PROCESS INPUT Individual character Group character Working Culture System Individual Knowledge Group Knowledge Individual Attitude Group Attitude Individual Skills Group Skills

Six Rs of HR Planning Ensure the RIGHT number and RIGHT kind of people are available at the RIGHT time, at the RIGHT place To do the RIGHT job and to do the job RIGHT

Level of Planning Corporate planning: Functional level planning Deciding on the organization’s mission Assessing the present situation Setting objectives Determining action to achieve these objectives Functional level planning Production/service administration

Teknis Perhitungan jumlah: aspek kuantitas Perhitungan penempatan: aspek kualitas Kualifikasi dan kompetensi Syarat administrasi Syarat demografis Budget: Rekrutmen sampai dengan Release

HR Planning and its Executor: Create a need for HRM changes Create a vision of the importance of HRM practices Generate support for HRM activities Learn and become proficient in the delivery of HRM practices Kepala unit Manajer SDM Top Manajer Stakeholder kunci

Perencanaan SDM Dikaitkan dengan program atau visi yang ingin dicapai Berkaitan dengan keahlian, produksi, reward, sarana pendukung, daya dukung daerah, organisasi dll. Digunakan untuk melihat kebutuhan dimasa mendatang, sasaran dimasa mendatang, kebutuhan riil, memecahkan masalah

Perencanaan Yang Baik Sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan Jelas tugas dan fungsinya (tidak overlap) Efisien dan efektif Mendapatkan produktivitas maksimal Tahan tantangan dan perubahan Berkembang berkesinambungan

Pendekatan Kesisteman Masalahnya apa ? Dimana yang memerlukan SDM? Sungguh perlu? Analisis kebutuhan dari Jenis dan jumlah? Analisis produksi, darimana dan seperti apa keahlian Kebutuhan untuk kesinambungan?? (organisasi, reward, karier planning, future) Pendukung ??? (full government, mix or..) Kebutuhan sumber daya

HUBUNGAN RENSTRA DENGAN MANAJEMEN SDM Perancangan Sistem Peningkatan Kinerja dalam rerangka Balanced Scorecard Manajemen Operasional Komitmen dan Kepemimpinan Perencanaan Strategis Pengembangan SDM Perancangan Sistem Keuangan Visi & Misi Rekomendasi Perencanaan fisik (Diambil dari Bernard J Horak, Strategic Planning in Health care,1999)

PROSES PERENCANAAN Analisis Situasi (alasan kebutuhan tenaga) : Data kesakitan dan kematian : Pola penyakit Morbiditas kelompok masyarakat Angka kematian Penyebab kematian Fasilitas kesehatan : Jumlah faskes Jumlah tenaga Demografi : Jumlah penduduk, penyebarannya Struktur penduduk

Output Perencanaan Dikaitkan dengan tugas bukan jumlah orang Penempatan dan hirarki Supervision Indikator keberhasilan Periode Pencapaian tujuan dalam masa waktu dan tahapan Sistem pemenuhan

Output Perencanaan SDM Hiring and firing Down sizing atau expanding atau merger Reorganization atau refunctional Rotation Pengembangan yang sudah ada Kombinasi

Perencanaan & Struktur Information, Analysis X X1 X2 X3 XY1 XY2 XY3 Decision making: Strategy and Policy

Susun Deskripsi Pekerjaan Pekerjaan/tugas apa yang mampu mencapai tujuan Berapa besar masalah Berapa lama harus bekerja Bagaimana interaksi dengan unit lain Bagaimana penilaian kinerjanya Baik dalam jumlah maupun jenis, dihitung berdasarkan beban.

Susun Spesifikasi Pekerjaan Kompetensi apa yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas tersebut Ada keahlian khusus berdasarkan kepada pengalaman Kompetensi : krn belajar, pelatihan atau pengalaman Penilaian : keahlian teknis (hard competence) dan sosial (soft competence)

PERENCANAAN KEBUTUHAN NAKES PERENCANAAN PADA TINGKAT WILAYAH ( NAS, PROP, KAB ) PERENCANAAN PADA TINGKAT INSTITUSI (RS, PUSKES)

ORGANISASI RUMAH SAKIT (Mintzberg, 1990) OPERATING CORE (Instalasi, Staf Medis Fungsional, Staf Paramedis Fungsional) TECHNO- STRUCTURE Komite Medik, Komite Keperawatan MANAGER MADYA Wadir Subbid, Subbag SUPPORT STAFF Administrasi, Keuangan, Personalia, IPSRS, Laundry, CS, CM, SIM PKMRS, Farmasi, Gizi, Diklat TOP MANAGER Direktur

Siapa SDM Kita: Dokter, Perawat, Bidan, dll RM SDM Medis SDM Non-Medis Dokter, Perawat, Bidan, dll RM Direktur, Ka Instalasi, SPI, dll - Keuangan, SIM, SDM, dll Teknis Medis Administrasi

Situasi Saat Ini High authority No intervention Low authority SDM Medis SDM Non-Medis High authority No intervention Low authority - Hard to penetrate - High Authority High intervention - Low authority Teknis Medis Administrasi

Human Resource Strategy: Scheme Organizational capabilities Environmental conditions Strengths Opportunities Weaknesses Threats Effective HRP

Strategic vision and mission HR-planning attraction Initiation- Orientation selection Job security & Comfort ability Career Develop- ment Lay-off Turnover Reward- Punishment Performance Appraisal T&D

Human Resource Planning Process Strategic planning HR Planning Forecasting HR Requirements Comparison of Requirements & Availability Forecasting HR Availability Demand = Supply Surplus of Personnel Shortage of Personnel recruitment Competitive Advantage Plan Restricted Hiring, Reduced Hours, Early Retirement, Lay off Selection

R-principles in HRM Release Recruitment Retention

Explanation recruitment Need Assessment Financial Assessment Selection Placement

Metode Penyusunan Kebutuhan SDM Ratio terhadap nilai tertentu Keperluan Kesehatan (Health Need Method) Kebutuhan Kesehatan (Health Service Demand Method) Sasaran Upaya Kesehatan yang ditetapkan (Health Service Target Method)

Metode Health Need Menetapkan keperluan menurut gol umur, jenis kelamin. Membuat proyeksi penduduk pada tahun sasaran menurut kelompok penduduk yg ditetapkan Menghitung keperluan upaya kesehatan tiap-tiap penduduk pada tahun sasaran

Proyeksi penduduk kedua grup adalah 200.000 dan 800.000 Dengan sasaran mengurangi kesakitan dan kematian sampai taraf tertentu, diperhitungkan keluarga dengan pendapatan lebih tinggi di satu kota besar, umur 15-25 tahun, perlu 1,8 kunjungan dokter pertahun, sementara keluarga dengan pendapatan lebih rendah ingin menggunakan 0.7 kunjungan Proyeksi penduduk kedua grup adalah 200.000 dan 800.000 Kebutuhan kunjungan yang lebih tinggi pendapatannya adalah 1.8 x 200.000 = 360.000 kunjungan Kebutuhan untuk keluarga berpendapatan rendah adalah 0.7 x 800.000 = 560.000 kunjungan Rata-rata dokter bekerja penuh waktu dalam pelayanan rawat jalan adalah 7000 kunjungan per tahun. Target kunjungan per tahun adalah 360.000 + 560.000 ): 7000 = 131 dokter FTE ( dokter bekerja penuh waktu )

METODE Health Service target ( sasaran / target/ performance / beban kerja) Pada dasarnya adalah menetapkan berbagai sasaran upaya kesehatan Membagi keseluruhan upaya pada tahun sasaran dengan kemampuan jenis tenaga tersebut untuk melaksanakan upaya / pelayanan kesehatan Contoh : WISN, DSP Kebutuhan tenaga di Puskesmas

STANDAR KETENAGAAN RUMAH SAKIT (KEPMENKES No. 262 Tahun 1979) KELAS RS TM/TT TPP/TT TNPP/TT TNP/TT A & B 1/(4- 7) (3-4)/2 1/3 1/1 C 1/9 1/5 3/4 D 1/15 1/2 1/6 2/3 Keterangan : TM = Tenaga Medis TPP = Tenaga Para Medis Perawatan TNPP = Tenaga Non Paramedis Perawatan TNP = Tenaga Non Perawatan

Web site http://www.who.int/hrh/tools/en/

Supply Tenaga Lokal Regional Global

retention Explanation (2) T&D career incentive Job Aspect enrichment enlargement reposition

Explanation (3) release Pension Turn over Lay off Golden hand-shake Early retirement Redeployment

Variabel Penting Brain: Muscle: Hubungannya:???? Fungsi luhur Non physical activities Muscle: Fungsi motorik kasar Physical activities Hubungannya:????

Pension-rate Batasan: Rerata staff yang pensiun setiap tahun Kegunaan: Menghitung jumlah perputaran tenaga Mengurangi jumlah SDM secara natural Aturan terkait: ILO, PP, Permenaker, Permenkes, Perda, dll

Reappointment Batasan: Manfaat: Penempatan ulang SDM Di tempat strategis: komisaris Di tempat teknis: dokter spesialis, konsultan Di luar organisasi: yayasan Manfaat: Membantu pemanfaatan potensi SDM Efisiensi biaya rekrutmen Refreshing

Pelayanan Purna Karya Tujuan: Strategi: Mengurangi beban organisasi Membantu meningkatkan kemandirian SDM Strategi: Pre-retirement course: 5, 3, 1 tahun SMP

Pitfalls in planning Lack of top management support Weak cooperation from other managers Lack of input from other department More concerned about techniques than purpose Specific conditions in Hospital setting Unstable National Policy Black management: bribing, powerful-notes, etc

Main Goal of Good Planning To create Quality of Work Life (QWL): “How safe and satisfied the employees feel with their job” -Mejia , 2002

Tujuan Besar dari Perencanaan Menciptakan kualitas hubungan kerja di lingkungan rumah sakit yang dinamis dan penuh dengan tantangan

Skills dan Manajemen

Terima Kasih