MERANCANG PROYEK PERUBAHAN DIKLATPIM TK. II Oleh: Dr. Mariman Darto Dr. Rahmat Suparman PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

Tantangan manajemen abad 21 Meningkatkan kecepatan perubahan (hyperchange era) akibat globalisasi dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi Setiap organisasi dituntut lebih inovatif, mampu melakukan perubahan dan beradaptasi dengan cepat Tantangan manajemen abad 21 PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

Innovation is the only thing that differenciate leaders from followers Innovation is the only thing that differenciate leaders from followers.... (Steve Jobs) PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

Semangka… Apa yang biasa kita bayangkan? LET’S CHANGE… Semangka… Apa yang biasa kita bayangkan?

CHANGE…

CHANGE…

LEADER vs MANAGER Leader Manager Menciptakan perubahan Memelihara kemapanan Memberi inspirasi Melakukan kontrol Membangun visi Merencanakan Orientasi masa depan Orientasi saat ini Inovasi Ketaatan kepada aturan Transformasional Transaksional Do the right things Do things right

PELOPOR PERUBAHAN (AGENT OF CHANGE) DIKLATPIM PENCIPTA PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

PEMBAHARUAN PEMBELAJARAN SISTEM DIKLAT (pola lama) Dapat diaplikasikan dan bermanfaat INPUT PROSES PRODUK OUTPUT OUT COME SISTEM DIKLAT POLA PEMBAHARUAN

TUJUAN PEMBELAJARAN Membekali peserta kemampuan untuk mengidentifikasi area dan cakupan proyek perubahan strategi kebijakan organisasi melalui pembelajaran format dan isi Proyek Perubahan Memfasilitasi peserta untuk menuangkan hasil belajar yang telah diperoleh ke dalam Proyek Perubahan, dengan metoda penulisan kertas kerja yang bersifat mandiri PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

BAGAIMANA MEMILIH PROYEK PERUBAHAN BAGI PESERTA YANG SUDAH DUDUK Peserta memilih proyek perubahan sesuai dengan tugas dan wewenang pada unit organisasi dimana ybs saat ini duduk/menjabat BAGI PESERTA YANG BELUM DUDUK Peserta dapat memilih proyek perubahan pada unit kerja eselon II di atasnya langsung atau unit eselon II yang bukan di atasnya langsung PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

HARAPAN PADA PROYEK PERUBAHAN TERPILIH Proyek Perubahan harus betul-betul merupakan ide terobosan dari peserta, bukan dari orang lain Proyek Perubahan merupakan hasil proses diagnosis pada unit kerja organisasi yang dipilih yang dilakukan pada saat ini (isu masih up to date) Proyek Perubahan diyakini mendapat dukungan penuh baik oleh atasan langsung maupun atasan Proyek Perubahan diyakini dapat meningkatkan kinerja organisasi PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

HARAPAN PADA PROYEK PERUBAHAN TERPILIH HARUS FEASIBEL : Bermanfaat atau memberi keuntungan terhadap organisasi HARUS IMPLEMENTABEL : Mendapat dukungan sumberdaya, restu, dan manageable karena adanya batasan-batasan PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

(Dokumen dikumpulkan sebelum SEMINAR RPP) PRODUK PEMBELAJARAN DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN disertai dukungan dari Mentor tentang area proyek perubahan yang telah disepakati (Breakthrough I) BAHAN PAPARAN menjelang seminar Proyek Perubahan (Dokumen dikumpulkan sebelum SEMINAR RPP) PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

(Dokumen dikumpulkan sebelum SEMINAR LK) PRODUK PEMBELAJARAN DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN pada saat menjelang PAPARAN SEMINAR dan pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan Dokumen Hasil Pelaksanaan Proyek Perubahan beserta Lampiran Laporan Kegiatan SELAMA LABORATORIUM KEPEMIMPINAN setelah berakhirnya breakthrough II telah disiapkan sebagai bahan paparan SEMINAR (Dokumen dikumpulkan sebelum SEMINAR LK) PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

MERANCANG PROYEK PERUBAHAN FORMAT DAN ISI PROYEK PERUBAHAN PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

SISTEM PENYELENGGARAAN DIKLATPIM POLA BARU Tahap I : Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi Tahap II : Taking Ownership (Breakthrough I) Tahap III: Merancang Perubahan & Membangun Tim Efektif Tahap IV: Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrough II) Tahap V: Evaluasi Kepemimpinan PEMIMPIN PERUBAHAN III, IV: 2 Hari I:13 II:14 III: 15 IV: 17 Hari II, III, IV: 60 Hari Output: seminar LK Output: Praktik, Laporan hasil II, III, IV: 5 Hari Output: Proposal proyek perubahan I:5 II:6 III: 9 Hari IV:13 Output: Persetujuan Pimpinan Output: identifikasi Area Perubahan PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

TUGAS JABATAN PIMPINAN TINGGI MENYUSUN DAN MENETAPKAN STRATEGI KEBIJAKAN INSTANSINYA MELAKSANAKAN ARAH KEBIJAKAN INSTANSINYA MELALUI PENYUSUNAN DAN PEMBERLAKUAN NORMA, STANDAR, PEDOMAN, DAN KRITERIA JADI TUGAS ESELON II MULAI DARI MENYUSUN KONSEP KEBIJAKAN STRATEGIS S/D BAGAIMANA MEMIMPIN PELAKSANAANNYA PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

SESUAI JENIS FUNGSI TUGAS ESELON II AREA PROYEK PERUBAHAN SESUAI JENIS FUNGSI TUGAS ESELON II Fungsi Lini: Pada Jajaran Ditjen/Dinas, proyek perubahan sesuai bidang tugas (SEKTOR) dan wewenangnya Fungsi staffing: Pada Jajaran Sekjen/Seretariat, Staf Ahli dengan tugas utama memberikan dukungan atas pengelolaan sumberdaya instansi kepada pencapaian tujuan organisasi PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

SCOPING PERUBAHAN JPT MADYA / ESELON I INOVASI VISI & STRATEGI STRATEGI PERCEPATAN REKAM E-KTP MELALUI… INOVASI VISI & STRATEGI AKSELERASI PEREKAMAN E-KTP MELALUI SISTEM LAYANAN E-KTP ON LOCATION DI KAB… JPT PRATAMA / ESELON II INOVASI SISTEM / KEBIJAKAN PROGRAM LAYANAN DEKAT & CEPAT E-KTP UNTUK PERCEPATAN REKAM E-KTP DI KAB… ADMINISTRATOR / ESELON III INOVASI PROGRAM PENGAWAS / ESELON IV INOVASI KEGIATAN LAYANAN JEMPUT BOLA UNTUK PERCEPATAN REKAM E-KTP DI KAB… PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

Kondisi yang diinginkan PROYEK PERUBAHAN Proses Perubahan Kondisi awal Kondisi yang diinginkan Terobosan/inovasi Pengenalan sistem baru Penyempurnaan sistem lama Penggantian sistem lama PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN Judul Proyek Perubahan (Fokus Kegiatan Perubahan) Deskripsi Singkat proyek perubahan Latar belakang (Dasar perubahan, kondisi yg akan dicapai ) Tujuan Perubahan (Capaian jangka pendek, menengah, panjang) Manfaat Perubahan (Selaras reformasi birokrasi) Milestones (Capaian /tahapan proper) Ruang Lingkup Perubahan (Kegiatan terkait tujuan) Tata Kelola Proyek Identifikasi Stakeholders (Pihak terdampak +/- perubahan) Anggaran Identifikasi Potensi Kendala (Hambatan dn resiko, strategi) Jadwal Rencana Kegiatan (Jenis keg., waktu, pelaks., target) PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

JUDUL PROYEK PERUBAHAN JUDUL DAPAT DIBUAT apabila DALAM KONDISI: Sudah jelas (terukur) kondisi yang diinginkan Sudah ditemukan apa yang menjadi terobosan/inovasinya dan bagaimana beroperasinya terobosan tersebut Sudah dapat disebutkan manfaat terobosan yang akan di gunakan Sudah jelas kapan batas waktu kondisi yang diinginkan tersebut terwujud DENGAN MENGETAHUI 4 KONDISI TERSEBUT DI ATAS SUDAH DAPAT DITULISKAN DESKRIPSI PROYEKNYA YANG MENJADI SARANA MEMBUAT JUDUL PROYEK PERUBAHAN PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

CONTOH JUDUL: SIMHORE: Sistem Informasi Pajak Hotel & Restoran di Kab Berau (sistem baru). Peningkatan Kinerja Pengawasan Melalui e-monitoring kinerja di Kota Balikpapan (penggantian sistem lama) Optimalisasi Sistem Pengembangan Pegawai melalui Talent Mapping & Coaching di Kemenristek Dikti( penyempurnaan sistem lama) PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

LATAR BELAKANG (BURNING PLAFTORM) Kenapa perlu proyek perubahan? (Meningkatkan kinerja, keluhan masyarakat, berbasis data-data terkini) b. Kondisi Ideal Organisasi yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi c. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan proyek perubahan (Hasil Diagnostic Reading) PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

TUJUAN PERUBAHAN Sampaikan tujuan jangka panjang proyek perubahan, yang kemudian dirinci menjadi: a. Tujuan Jangka Pendek (waktu berakhirnya diklat) b. Tujuan Jangka Menengah (1 Tahun). c. Jangka Panjang (Lebih dari 1 Tahun) PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

MANFAAT PERUBAHAN Bagi Masyarakat a. Meningkatkan kualitas pelayanan publik b. Meningkatkan pendapatan nasional c. Meningkatkan kepercayaan masyarakat Bagi Internal Organisasi: a. Meningkatkan efektifitas RB b. Meningkatkan kinerja organisasi c. Meningkatkan image organisasi. PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

MILESTONES (TAHAPAN UTAMA) Milestone adalah tahapan utama yang akan dilalui untuk mewujudkan tujuan jangka pendek, menengah dan panjang. Milestone BUKAN rincian kegiatan Milestone akan menghasilkan produk utama yang tercantum dalam ruang lingkuo proyek perubahan. Satu milestone terdiri dari beberapa kegiatan PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

CONTOH MILESTONES Tujuan jangka pendek proper SIMHORE: Menyusun kebijakan pemungutan pajak hotel dan restoran secara online. Menyusun buku pedoman / manual SIMHORE Membangun system SIMHORE Mensosialisasikan SIMHORE MILESTONE SIMHORE: PERBUP ttg pemungutan pajak & hotel online Buku pedoman / manual SIMHORE SIMHORE berbasis web dan android Launching SIMHORE PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

RUANG LINGKUP Sejauhmana cakupan proyek perubahan Apa saja produk utama dari proyek perubahan PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

TATA KELOLA PROPER Siapa saja yang terlibat dalam tim efektif (Mentor, Coach, Anggota Tim) Apa saja tugas-tugas dari tim efektif (administrasi dan teknis) Pembagian tugas (Siapa mengerjakan apa) PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS Siapa saja stakeholders yang berpengaruh dan terdampak) Analisis dengan menggunakan 4 kuadran: promoters, latents, defenders dan apathetics. Apa strategi untuk mengubah latents, defenders dan apathetics menjadi promoters. PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS LATENTS (high influence, low interest) +/- dibuat senang bekerja sama sedikit PROMOTERS: (high influence, high interest) +/+ Peran Kunci APATHETICS: (influence, low interest) -/- dimonitor, usahakan tarik ke defender DEFENDERS: (influence, high interest) -/+ diperlukan dalam komunikasi PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

ANGGARAN & POTENSI KENDALA Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan, kalau tidak membutuhkan anggaran jangan dipaksakan untuk diisi. Penjelasan tentang potensi masalah dan kendala yang mungkin akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

JADWAL KEGIATAN Dijelaskan rincian kegiatan untuk setiap mlestone   RENCANA KEGIATAN Juni Juli Agst 1 2 3 4 1. Mengidentifikasi dan merumuskan masalah 2. Membentuk Tim Kerja 3. Menyusun kerangka pikir Proyek Perubahan dan draft awal 4. Menggali permasalahan terkait pelaporan/informasi adanya lahan terkontaminasi Limbah B3 5. Membahas draft pedoman identifikasi dan inventarisasi lahan terkontaminasi Limbah B3 6. Penyempurnaan draft pedoman identifikasi dan inventarisasi lahan terkontaminasi Limbah B3 7. Penyusunan draft SK Dirjen PSLB3 8. Pengajuan draft pedoman identifikasi dan inventarisasi lahan terkontaminasi Limbah B3 dan draft SK Dirjen PSLB3 9. Ditetapkannya pedoman identifikasi dan inventarisasi lahan terkontaminasi Limbah B3 10. Penyiapan rencana perangkat pelaporan & konsultasi “on line” 11. Menyusun draf buku tanya jawab seputar pemulihan lahan terkontaminasi Limbah B3 12. Finalisasi buku tanya jawab seputar pemulihan lahan terkontaminasi Limbah B3 13. Menggali informasi dan alternatif peluang terciptanya saluran pela-poran dan konsultasi elektronik (kerjasama dengan unit kerja lain) dan menyusun konsep “on line” 14. Penyiapan perangkat “on line” 15. Soft launching pelaporan dan konsultasi “on line” PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

EVALUASI SEMINAR RPP PERENCANAAN INOVASI (Bobot 40% - Narasumber) No. Indikator Presentasi a Jenis Perubahan 10% b Cakupan Manfaat Perubahan c Kejelasan Tahap Perubahan d Peta Stakeholder PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL

LET’S CHANGE… TERIMA KASIH PEDULI INOVATIF INTEGRITAS PROFESIONAL