PELAKSANAAN PEMBEKALAN KEPALA DESA DAN APARATUR PEMERINTAH DESA Disampaikan pada : Pelaksanaan Pembekalan Kepala Desa dan Aparatur Pemerintah Desa Aula Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kab. Sumenep , Selasa 28 Agustus 2018

PEMBEKALAN KEPALA DESA DAN APARATUR PEMERINTAH DESA PARA PESERTA PEMBEKALAN KEPALA DESA DAN APARATUR PEMERINTAH DESA

Materi : 1 TATA NASKAH DINAS

NASKAH DINAS NASKAH DINAS adalah : Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan INGA’-INGA’ TING … !!

DASAR HUKUM UU RI No. 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah; UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; UU RI NO. 5 Tahun 2014 tentang ASN Permendagri No. 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Daerah ; Peraturan Bupati Sumenep Nomor 69 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kab. Sumenep Peraturan Bupati Sumenep Nomor 47 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Pemerintah Kab. Sumenep Peraturan Bupati Nomor 20 Tahun 2017 tentang Kode Wilayah Kearsipan Peraturan Bupati Sumenep Nomor 20 Tahun 2006 tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Desa.

Definisi : Desa adalah Kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas-batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurusi kepentingan masyarakat setempat, berdasarkan asal-usul & adat istiadat yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan N R I.

Pemerintah Desa adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintah desa dan Badan Permusyawaratan Desa dalam mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat berdasarkan asal-usul & adat istiadat setempat yang diakui dan dihormati dalam sistem Pemrth NKRI.

Pemerintah Desa disebut nama lain adalah Kepala Desa & Perangkat Desa sbg unsur penyelenggara Instansi /satuan orgn dilingk. Pemrnth desa : Perangkat Desa dan Sekretariat Badan Permusyawaratan Desa

Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyampaian naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

NASKAH DINAS NASKAH DINAS adalah : Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan Format adalah Naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas Kop Naskah Dinas adalah Bagian teratas dari naskah dinas menggunakan lambang atau tidak yang memuat sebutan pimpinan instansi/satuan kerja

Stempel/Cap Dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau satuan kerja Stempel Jabatan adalah alat/cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh Kepala Desa serta Ketua Badan Permusyawaratan Desa. Stempel Instansi adalah alat/cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat Perangkat desa serta Sekretariat BPD

Papan Nama SKPD adalah papan yang bertuliskan nama dan alamat, nomor telepon, faximile, e-mail, dan kode pos. Sampul Naskah Dinas adalah Amplop/alat pembungkus naskah dinas yang mempunyai kop sampul naskah dinas. Kop Sampul Naskah Dinas adalah bagian teratas dari sampul naskah dinas yang memuat sebutan pimpinan pemerintah desa atau nama satuan organisasi ybs.

Azas-azas Tata Naskah Dinas Azas Efektif dan Efisien Azas Pembakuan Azas Pertanggungjawaban Azas Keterkaitan Azas Kecepatan Dan Ketepatan Azas Keamanan

TUJUAN TATA NASKAH DINAS Terciptanya kelancaran komunikasi tertulis kedinasan dalam penyelenggaraan pemerintahan umum dan pembangunan. Terwujudnya keseragaman teknis dan prosedural baik format, bentuk maupun redaksionalnya diseluruh instansi Pemerintah Pusat dan Daerah. Dapat mempermudah dalam pengendalian, contoh : Buku Agenda dan Kartu Kendali

NASKAH DINAS, dilihat dari : a. KEASLIAN : d. PENYAMPAIANNYA : 1) Asli 1) Sangat Segera 2) Tembusan 2) Segera 3) Petikan/Arsip 3) Biasa b. INFORMASI : 1) Surat Penting 2) Surat Biasa c. PENGAMANAN INFORMASI : 1) Sangat Rahasia 2) Rahasia 3) Terbatas 4) Biasa

SISTEM MEKANISME PENGELOLAAN tata naskah dinas : PROSES PENGELOLAAN SURAT MASUK, diatur sebagai berikut : a. Naskah dinas yang tidak bersifat rahasia dapat dibuka dan dicatat dalam buku agenda oleh Sekretariat Desa kemudian diberi lembar disposisi untuk disediakan kepada pimpinan, dan setelah disposisi disampaikan kepada unit pengolah sesuai disposisi pimpinan. b. Naskah dinas yang bersifat konfidensial (terbatas) rahasia, sangat rahasia, oleh Sekretariat Desa langsung diberikan kepada pimpinan dalam keadaan tertutup dengan menggunakan surat pengantar.

PROSES PENGELOLAAN SURAT KELUAR, diatur sebagai berikut : a. Untuk syahnya surat yang dikirim/keluar harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan dibubuhi stempel. b. Surat yang akan dikirim harus diberi tanggal dan nomor melalui Sekretariat Desa.

PEMBUBUHAN PARAF a. Naskah dinas yang dilakukan kepada pimpinan diperlukan adanya paraf oleh pejabat-pejabat tertentu yang terlibat dalam proses pembuatan naskah dinas. Dan paraf ini mengandung arti bahwa pejabat yang memaraf ikut bertanggungjawab terhadap naskah dinas tersebut. b. Pejabat yang berwenang paraf adalah yang berada langsung dibawah penandatanganan dan pejabat lain. Pembubuhan paraf ini pada lembar terakhir naskah dinas dengan disertai pencantuman tanggal dibelakangnya. c. Pembubuhan paraf tidak boleh lebih dari 3 orang pejabat pimpinan secara hierarkhis.

Naskah Dinas dalam susunan dan bentuk surat terdiri dari : 1. Surat Biasa 16. Berita Acara 2. Surat Edaran 17. Nota Dinas 3. Surat Keterangan 18. Laporan 4. Surat Perintah 19. Daftar Hadir 5. Surat Pengantar 20. Notulen 6. Surat Penugasan 21. M e m o 7. Surat Undangan 22. Piagam 8. Surat Panggilan 23. Telegram 9. Surat Perintah Perjanalan Dinas 24. Pengumuman 10. Surat Ijin 11. Surat Kuasa 12. Surat Kuasa 13. Rekomendasi 14. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas 15. Lembar Disposisi

KOP NASKAH DINAS KOP NASKAH DINAS adalah : Bagian teratas dari naskah dinas yang memuat sebutan Pemerintah Kabupaten diikuti Nama Kecamatan, Nama Kepala Desa, Alamat, Nomor, Telepon, Faximile dan Kode Post serta Nama Desa. KOP NASKAH DINAS adalah : - Kop Naskah Dinas DESA KOP NASKAH DINAS berwarna hitam, ditempatkan dibagian tengah atas Naskah Dinas dengan menggunakan Lambang Daerah.

CONTOH : KEPALA DESA BANTELAN SEKRETARIAT DESA PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN BATUPUTIH KEPALA DESA BANTELAN Jalan……....….No……… Telp. . …. Fax……… E-mail....... BANTELAN Kode Pos……. Lambang daerah PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN GULUK-GULUK DESA GULUK-GULUK SEKRETARIAT DESA Jalan………….No……… Telp. . …. Fax……… E-mail........... GULUK-GULUK Kode Pos……. Lambang daerah

PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP Jalan……....….No……… Telp. . …. Fax……… CONTOH : PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN TALANGO KEPALA DESA POTERAN Jalan……....….No……… Telp. . …. Fax……… E-mail....... POTERAN Kode Pos……. Lambang daerah

SAMPUL NASKAH DINAS SAMPUL NASKAH DINAS adalah : Alat Pembungkus Naskah Dinas yang mempunyai Kop Sampul Naskah Dinas Berbentuk empat persegi panjang dan berwarna coklat muda Jenis kertas casing Ukuran : UKURAN PANJANG LEBAR KANTONG FOLIO/MAP ½ FOLIO ¼ FOLIO 41 cm 35 cm 28 cm 30 cm 25 cm 18 cm 12 cm

KOP SAMPUL NASKAH DINAS adalah : Bagian teratas dari Sampul Naskah Dinas yang memuat sebutan Pemerintah Kabupaten diikuti Nama Kecamatan, Nama Kepala Desa, Alamat, Nomor, Telepon, Faximile dan Kode Pos serta Nama Desa. Perbandingan ukuran huruf sampul surat 1:2 yaitu : ~ Ukuran huruf “1” untuk tulisan Nama Pemerintah Kabupaten. ~ Ukuran huruf “2” untuk tulisan Nama Kepala Desa PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN GULUK-GULUK KEPALA DESA GULUK-GULUK Jalan……....….No……… Telp. . …. Fax……… E-mail GULUK-GULUK Kode Pos……. Lambang daerah Nomor : …../…../…./….. Kepada Yth. …………………. …………………. di-

S T E M P E L Contoh Bentuk Ukuran Stempel : STEMPEL adalah : ALAT/CAP YANG DIGUNAKAN UNTUK MENGESAHKAN SUATU NASKAH DINAS YANG TELAH DITANDA TANGANI. Stempel : menggunakan tinta warna ungu, yang dibubuhkan pada bagian kiri dari tanda tangan pejabat yang menandatangani. Contoh Bentuk Ukuran Stempel : 1 cm 2,7 cm 3,8 cm 4 cm X KETERANGAN : X : PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP XX : KECAMATAN GULUK-GULUK XXX : KEPALA DESA GULUK-GULUK XXX XX

PAPAN NAMA KANTOR KEPALA DESA GULUK-GULUK PAPAN NAMA adalah : PAPAN NAMA YANG BERTULISKAN NAMA DAN ALAMAT DESA. 150 cm PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN GULUK-GULUK KANTOR KEPALA DESA GULUK-GULUK Jalan………….No……… Telp. . …. Fax……… GULUK-GULUK Kode Pos……. 75 cm PAPAN NAMA Berbentuk empat persegi panjang dengan dua tiang. Huruf balok, tulisan hitam dengan ukuran 1:2. Warna dasar papan putih.

Macam macam BENTUK tata naskah dinas : PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN GULUK-GULUK KEPALA DESA GULUK-GULUK Jalan……..No……… Telp. . …. Fax…… e-mail GULUK-GULUK Kode Pos…. PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN GULUK-GULUK KEPALA DESA GULUK-GULUK Jalan……..No……… Telp. . …. Fax…… E-mail GULUK-GULUK Kode Pos…. LEMBAR DISPOSISI Surat dari : Diterima Tgl. : No. Agenda : No. Surat : Sifat : Tgl. Surat : Sgt segera segera biasa Hal : Diteruskan kepada : Dengan hormat harap : MMMMMMMMMM Tanggapan dan saran MMMMMMMMMM Proses lebih lanjut MMMMMMMMMM Koordinasi/Konfirmasi Catatan : NAMA JABATAN Paraf dan tanggal NAMA JELAS Lambang daerah Lambang daerah ) 3 kait Guluk-guluk, …………….2008 Kepada Nomor : 700/10/435.420.114/2008 Yth. Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Sifat : Segera Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Lampiran : - di- Perihal : zzzzzzzzzzzzz ZZZZZZZZZZZ Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz. ) 2 kait zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz KEPALA DESA GULUK-GULUK ) 6 kait Tembusan : NAMA TERANG Yth. Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz di- zzzzzzzzzzzzzzz

PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN GULUK-GULUK KEPALA DESA GULUK-GULUK Jalan……..No……… Telp. . …. Fax…… E-mail GULUK-GULUK Kode Pos…. PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN GULUK-GULUK KEPALA DESA GULUK-GULUK Jalan……..No……… Telp. . …. Fax…… E-mail GULUK-GULUK Kode Pos…. Lambang daerah Lambang daerah ) 3 kait Guluk-guluk, ………….2008 Nomor : 700/10/435.420.105/2008 Kepada Sifat : Segera Yth. Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Lampiran : - Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Perihal : zzzzzzzzzzzzz di- ZZZZZZZZZZZ SURAT EDARAN Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz. ) 2 kait zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz KEPALA DESA GULUK-GULUK ) 6 kait Tembusan : NAMA TERANG Yth. Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz di- zzzzzzzzzzzzzzz ) 3 kait Guluk-guluk, …………….2008 Nomor : 005/15/435.420.114/2008 Kepada Sifat : Segera Yth. Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Lampiran : - Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Perihal : U N D A N G A N di- ZZZZZZZZZZZ Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz. ) 2 kait Hari : Mmmmmmmmmmmmmmm Tanggal : Mmmmmmmmmmmmmm Waktu : Mmmmmmmmmmmmm Tempat : Mmmmmmmmmmmmmm Acara : Mmmmmmmmmmmmmm KEPALA DESA GULUK-GULUK ) 6 kait NAMA TERANG

PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN GULUK-GULUK KEPALA DESA GULUK-GULUK Jalan……..No……… Telp. . …. Fax…… E-mail GULUK-GULUK Kode Pos…. PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP KECAMATAN GULUK-GULUK KEPALA DESA GULUK-GULUK Jalan……..No……… Telp. . …. Fax…… E-mail GULUK-GULUK Kode Pos…. Lambang daerah Lambang daerah ) 3 kait Guluk-guluk, …………….2008 Nomor : 700/08/435.420.107/2008 Kepada Sifat : Segera Yth. Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Lampiran : - Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Perihal : zzzzzzzzzzzzz di- ZZZZZZZZZZZ Dengan ini diminta kedatangan Saudara padazz zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz. ) 2 kait Hari : Mmmmmmmmmmmmmmm Tanggal : Mmmmmmmmmmmmmm Jam : Mmmmmmmmmmmmm Tempat : Mmmmmmmmmmmmmm Menghadap kepada : Mmmmmmmmmmmmmm Alamat : Mmmmmmmmmmmmmm Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz KEPALA DESA GULUK-GULUK ) 6 kait Tembusan : NAMA TERANG Yth. Sdr. Mmmmm di- mmmmm ) 6 kait PENGUMUMAN ) 2 kait Nomor : …………………,2008 T E N T A N G MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM ) 4,5 kait Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz. Zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Dikeluarkan di : …………….. pada tangal : …………….. KEPALA DESA GULUK-GULUK NAMA TERANG

SEKIAN DAN TERIMA KASIH WASSALAMU'ALAIKUM WR. WB, Materi dapat di download di : http://bag-organisasi.sumenepkab.go.id/materi-2/ SEKIAN DAN TERIMA KASIH WASSALAMU'ALAIKUM WR. WB,