MANAJEMEN PIUTANG Prastuti S. Chusnun, PhD.

Pendahuluan Piutang (receivable) merupakan fungsi dari pelayanan yang disediakan bagi pelanggan (pasien) yang tidak membayar segera pelayanan yang diberikan. Piutang merupakan cash inflow di masa mendatang, atau cash inflow “yang akan terjadi” Ada 2 jenis arus kas dari pasien/pelanggan yaitu: Yang terjadi saat pelayanan diberikan (tunai) Pembayaran yang dibuat kemudian oleh pasien yang tidak membayar saat menerima pelayanan

Pendahuluan (2) Piutang biasanya merupakan segmen terbesar dari harta lancar suatu organisasi pelayanan kesehatan, dan memerlukan relatif banyak staf yang mengelola hal ini

Tujuan Manajemen Piutang Semua tagihan terbayar dalam waktu sesingkat mungkin Meminimalkan siklus piutang Meminimalkan biaya dari pengumpulan piutang dagang

Kebijakan Kredit -1- Penentuan kebijakan kredit suatu organisasi harus dibuat sebelum pasien datang atau diperbaiki sambil berjalan Kebijakan kredit dapat digunakan untuk meminimalkan biaya dari pengelolaan/manajemen piutang. Minimalisasi ini meliputi kebijakan tentang: Kapan (dan berapa banyak) kredit disetujui Periode waktu kredit Kebijakan diskon

Kebijakan Kredit -2- Dalam banyak organisasi ekonomi, terdapat suatu hubungan antara kebijakan kredit dengan jumlah pendapatan. Semakin banyak tersedia kredit, semakin banyak pendapatan yang dihasilkan. Biaya tambahan (marginal cost) dari kredit dan pengumpulannya harus dibandingkan dengan profit tambahan (marginal profit) yang dihasilkan oleh meningkatnya penjualan. Marginal cost harus sama dengan marginal profit Namun bagi Rumah Sakit, pembandingan marginalitas ini tidak dapat selalu diterapkan mengingat tujuan kemanusiaan

1. Kebijakan Kredit dan Penagihan RS Kualitas Debitur Periode Kredit (1) Average Collection Period (2) Bad-debt Losses Cash Diskon ?? Program Penagihan

Implikasi COST dari melonggarkan standar kredit Credit Standards Implikasi COST dari melonggarkan standar kredit Departmen kredit membesar Tambahan kerjaan klerikal Melayani tambahan akun Potensi Bad losses membesar Opportunity costs

Kasus: RS “X” dengan BOR 55% (belum full capacity) ditawarkan untuk MOU dengan PT “ZEE” untuk memberikan layanan kesehatan kepada karyawannya. Pembayaran dengan sistem klaim (artinya akan muncul tambahan Piutang). Pertanyaan: apakah akan diambil?

Credit standards bisa dilonggarkan? Standard Kredit Credit Standard -- The minimum quality of credit worthiness of a credit applicant that is acceptable to the firm. Credit standards bisa dilonggarkan? Manajer keuangan bisa melonggarkan credit standards selama profit dari perubahan kebijakan melebihi biaya tambahan yang muncul dari tambahan piutang.

Contoh melonggarkan Standar Kredit RS “X” belum ber operasi pada full capacity dan berkeinginan melonggarkan credit standards. Apakah kebijakan ini akan meningkatkan profitability. RS ini hanya memproduksi satu jenis jasa pelayanan dengan variable costs Rp 20,000 dan tarif Rp 25,000 (catatan: untuk bisa mengkalkulasi tiap kebijakan, diperlukan informasi biaya. Analisis biaya menjadi penting!!!) Asumsi: Relaxing credit standards tidak akan mempengaruhi kebiasaan pembayaran pelanggan..

Contoh melonggarkan standar kredit Tambahan penjualan kredit Rp 120 juta dan average collection period dari akun yg baru ini diharapkan 3 bulan. opportunity cost untuk tiap dollar yang terjebak di tambahan piutang adalah 20%. Lupakan potensi bad-debt losses yang mungkin akan terjadi. Apakah kita akan tetap melonggarkan credit standards?

Contoh melonggarkan Standar Kredit Profitability of (Rp 5,000 contribution) x (4,800 units) = additional sales Rp 24 juta Additional (Rp 120 juta) / (4 Turns) = receivables Rp 30 juta Investment in (Rp20,000/Rp25,000) x (Rp 30 juta) = add. receivables Rp24 juta Req. pre-tax return (20% opp. cost) x Rp 24 juta = on add. investment Rp 4,8 juta Yes! Profits > Required pre-tax return Rp 24 juta > Rp 4,8 juta

Standar kredit dapat dilonggarkan: Kesimpulan kapan Standar kredit dapat dilonggarkan: Manajer keuangan bisa melonggarkan credit standard selama profit dari perubahan kebijakan melebihi biaya tambahan yang muncul dari tambahan piutang

2. Kebijakan Kredit dan Penagihan RS Kualitas Debitur Periode Kredit (1) Average Collection Period (2) Bad-debt Losses Cash Diskon ?? Program Penagihan

Credit Terms Credit Terms – Tentukan jangka waktu kredit dan berikan diskon, bila mungkin, untuk pembayaran awal. Misal, “2/10, net 30.” Credit Period – Total jangka waktu kredit yang diberikan ke pelanggan untuk membayar tagihan. Misal “net 30” membutuhkan full payment ke RS dalam 30 hari setelah tanggal tagihan dikirim.

Contoh melonggarkan kebijakan Periode Kredit RS sedang memikirkan untuk mengubah kebijakan periode kredit dari“net 30” (yg berimplikasi pada 12 A/R “Turns” per tahun) ke “net 60” (yang di harapkan menjadi 6 A/R “Turns” per tahun). RS saat ini menghasilkan satu jenis jasa dengan variable costs Rp 20,000 dan tarif Rp 25,000 Diharapkan ada tambahan penjualan kredit tahunan adalah Rp 250 juta dari pelanggan baru, selain dari penjualan yg ada sebesar Rp 2 milyar (penjualan kredit tahunan)

Contoh melonggarkan Kebijakan Periode Kredit opportunity cost untuk tiap dollar yg terjebak di tambahan piutang adalah 20%. Asumsi: Lupakan potensi bad-debt losses yang mungkin akan terjadi. Apakah kita akan tetap melonggarkan credit standards?

Contoh melonggarkan kebijakan Periode Kredit Profitability of (Rp 5,000 contribution)x(10,000 units) = additional sales Rp 50 juta Additional (Rp 250 juta penjualan) / (6 Turns) = receivables Rp 41,66 juta Investment in add. (Rp 20,000/Rp 25,000) x (Rp 41,66 juta) = receivables (new sales) Rp 33,33 juta Previous (Rp 2 milyar penjualan) / (12 Turns) = receivable level Rp 166,66 juta

Contoh melonggarkan Periode Kredit New (Rp 2 milyar penjualan) / (6 Turns) = receivable level Rp 333.33 juta Investment in Rp 333.33 juta – Rp 166.66 juta = add. receivables Rp 166.66 juta (original sales) Total investment in Rp 33.33 juta + Rp 166.66 juta = add. receivables Rp 200 juta Req. pre-tax return (20% opp. cost) x Rp 200 juta = on add. investment Rp 40 juta Yes! Profits > Required pre-tax return Rp 50 juta > Rp 40 juta

3. Kebijakan Kredit dan Penagihan RS Kualitas Debitur Periode Kredit (1) Average Collection Period (2) Bad-debt Losses Cash Diskon ?? Program Penagihan

Jangka Waktu Kredit Cash Discount Period – Periode waktu memberi diskon untuk pembayaran kas bila piutang dibayar lebih awal. Contoh, “2/10” memberi diskon 2% bila tagihan dibayar dalam 10 hari. Cash Discount -- Prosentase (%) adalah pengurangan (diskon) dari nilai penjualan (tagihan). Misal “2/10” memberi diskon 2% ke pelanggan bila dibayar dalam periode cash discount.

Contoh aplikasi Cash Discount RS berkompetisi ketat, dan untuk menarik pelanggan RS ini sedang berpikir untuk merubah kebijakan kredit dari “net 60” (yang berimplikasi pada 6 A/R “Turns” per tahun) ke “2/10, net 60.” Penjualan krediat saat ini Rp 5 milyar dan diharapkan dapat terus tercapai. RS mengharapkan 30% dari kredit pelanggan (dalam dollar volume) memanfaatkan kebijakan diskon kas dan oleh karena itu meningkatkan A/R “Turns” ke 9.

Contoh Diskon Kas opportunity cost untuk tiap dollar yg terjebak di tambahan piutang adalah 20%. Lupakan potensi bad-debt losses yang mungkin akan terjadi. Apakah kita akan tetap melonggarkan credit standards?

Contoh Diskon Kas: Receivable level (Rp 5 milyar penjualan) / (6 Turns) = (Original) Rp 833.33 juta Receivable level (Rp 5 milyar penjualan) / (9 Turns) = (New) Rp 555.556 juta Reduction of Rp 833.33 juta – Rp 555.55 juta = investment in A/R Rp 277.77 juta

Contoh Diskon Kas Yes! Savings > Costs Pre-tax cost of .02 x .3 x Rp 5 milyar = the cash discount Rp 30 juta. Pre-tax opp. savings (20% opp. cost) x Rp 277.77 juta = on reduction in A/R Rp 55,55 juta. Yes! Savings > Costs Rp 277,77 juta > Rp 55,55 juta Benefit yang didapat dari melonggarkan piutang melebihi biaya diskon yang diberikan pada perusahaan.

4. Credit and Collection Policies of the Firm Quality of Trade Account Length of Credit Period (1) Average Collection Period (2) Bad-debt Losses Firm Collection Program Possible Cash Discount

Siklus Piutang Titik-titik penting dalam siklus piutang: Completion of bills Admission, Entry Start to receive treatment Completion of service Receipt of bills by client/payers Receipt of payment by hospital Titik-titik penting dalam siklus piutang: Pasien datang ke admission/pendaftaran Pasien pulang/selesai mendapatkan pelayanan Selesainya tagihan dan diterima oleh pasien/pembayar Diterimanya pembayaran oleh RS/unit pelayanan kesehatan dan mendepositkan pembayaran tersebut

Preadmission authorization Tehnik yang dapat dilakukan adalah dengan memperoleh otorisasi dari pembayar sebelum pasien datang. Otorisasi pra pendaftaran ini menghilangkan kemungkinan identifikasi pasien yang tidak berhak dan penolakan tagihan oleh pembayar.

Review kredibilitas seseorang Menetapkan kategori pasien yang dapat diberikan kredit, berdasarkan kriteria 5 C: Character, peluang pelanggan akan mencoba membayar hutangnya, merupakan faktor moral, atau kemauan membayar (willingness to pay) Capacity, merujuk pada cash flow (misalnya gaji) yang menunjukkan kemampuan membayar (ability to pay) Capital, merupakan status keuangan pasien secara umum (misalnya deposito, rumah) Collateral (jaminan), yaitu ukuran dari nilai asset yang dapat dijaminkan Conditions, yaitu keadaan ekonomi secara umum maupun khusus yang dapat mempengaruhi baik willingness maupun ability to pay Informasi dari kelima faktor ini didapat dari pengalaman sebelumnya dengan keluarga pasien, dari pengalaman RS/unit layanan kesehatan lain, atau dari biro kredit

Diskon Rumah Sakit/unit layanan kesehatan memberikan diskon jika dirasa bermanfaat. Misalnya seseorang harus membeyar pada Rumah Sakit/unit layanan kesehatan dalam 30 hari, namun jika bisa membayar sebelum 10 hari akan mendapat diskon 2%

Kebijakan Pengumpulan (Collections) -1- Kebijakan yang dapat dilakukan oleh Rumah Sakit/ unit layanan kesehatan untuk meminimalkan jumlah piutang adalah: Menerima kartu kredit Menerima uang muka Pembayaran bertahap Namun jika tidak dapat dihindari terjadinya piutang, maka perlu dibuat berbagai kebijakan dalam pengumpulan tersebut.

Kebijakan Pengumpulan (Collections) -2- Dalam proses pengumpulan (collections), terdapat beberapa alternatif yang dapat dipertimbangkan, yaitu: Menyewa petugas pengumpul tambahan Memiliki sistem pemrosesan data yang efisien untuk tagihan pasien Keputusan kapan suatu tagihan dihapuskan (write-off) atau diserahkan pada agen penagih (collection agency, atau debt collector). Hal ini dipengaruhi oleh jumlah tagihan dan kelima kriteria C.

Menjual Piutang Merupakan last-resort karena biasanya mahal dan menunjukkan bahwa suatu organisasi tidak lagi memiliki alternatif lain yang lebih murah

Manajemen modal kerja -1- Masalah utama dalam manajemen modal kerja adalah menyeimbangkan antara siklus pengumpulan (collection cycle) dari piutang dengan siklus pembayaran (payment cycle) untuk hutang dagang dan kewajiban lancar lainnya. Misalkan: Siklus piutang adalah 61 hari, yaitu waktu sejak admission sampai uang diterima (receivable days) Siklus hutang adalah 52 hari, yaitu waktu sejak membeli/memesan barang sampai dengan membayar (payable days)

Manajemen modal kerja -2- 61 hari Siklus piutang 52 hari Spread Siklus hutang Maka akan terjadi perbedaan (spread) sebanyak 9 hari antara waktu harus membayar/mengeluarkan uang sebelum menerima uang. Konsekuensinya adalah: Harus mengambil cadangan Kemungkinan tidak tertagih Siklus piutang dan hutang ini harus seimbang

End of Presentation Any Question???