1 REPORT WRITING Materi pembekalan Program Magister Psikologi Unika Atmajaya Agustus 2009 Disusun oleh : D. UTARI HILMAN

2 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus TUJUAN AC (seleksi atau development) -SIAPA YANG AKAN MENGAKSES LAPORAN TERSEBUT. -KERAHASIAAN -SIAPA YANG MENULIS LAPORAN. -LAMA PENULISAN LAPORAN -MASA VALID LAPORAN REPORT WRITING

3 Introduction mendeskripsikan mengenai “confidentiality”, siapa yang akan menggunakan report dan definisi kompetensi yang digunakan. –Laporan ini bersifat rahasia dan dikeluarkan oleh PT Gaia Solutions untuk manajemen PT XYZ. Segala tindak lanjut dari laporan ini adalah wewenang PT XYZ. –Laporan ini berbasis pada metode assessment center, dengan menggunakan multi-assessor dan multi-methods. Sebagai parameter kompetensi, digunakan model kompetensi yang berlaku di PT XYZ. –Norma alat ukur yang digunakan adalah norma kelompok jabatan setingkat di Indonesia pada umumnya, dan di PT XYZ pada khususnya. –Validitas laporan ini berlaku selama bulan. REPORT WRITING

4 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus 2008 I.Profile Kompetensi II.Executive Summary III.Deskripsi per Cluster IV.Strength & Development Needs V.Development Scheme The Main Report terdiri dari: REPORT WRITING

5 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus 2008 I. Profile Kompetensi Berisi penjelasan ringkas baik dalam bentuk grafik maupun tabel mengenai level kompetensi individu dibandingkan dengan level kompetensi yang diharapkan. Contoh: REPORT WRITING

6 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus 2008 II. Executive Summary Terdiri dari dua (2) bagian utama yaitu:  Kategori Assessee  Apakah masuk dalam kelompok VH, H, MH, ML, L atau L disertai dengan penjelasan mengenai alasan asesee masuk dalam kelompok kategori tersebut.  Contoh: “Secara keseluruhan, Sdr xxx tergolong dalam kategori VH/H/MH/ML/L/VL mengingat dari keseluruhan kompetensi yang dipersyaratkan ybs telah memenuhi …% dari persyaratan kompetensi tersebut.”  Strength & Weakness: Competence Dictionary. Based  Berisi uraian mengenai kompetensi-kompetensi yang menjadi titik kekuatannya (biasanya merupakan kompetensi yang sudah melampaui persyaratan jabatan atau kompetensi yang memiliki nilai/level tertinggi) dan kompetensi-kompetensi yang menjadi kelemahannya (biasanya merupakan kompetensi yang berada di bawah persyaratan jabatan atau kompetensi yang memiliki nilai/level terendah)  Penting diperhatikan dinamika kompetensi secara keseluruhan.  Contoh: “ Ybs memiliki kekuatan utama pada area ….. Sementara untuk area …. masih membutuhkan pengembangan lebih lanjut.” REPORT WRITING

7 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus 2008 III. Deskripsi per Cluster Terdiri dari tiga (3) bagian besar yaitu:  Resume  Berisi mengenai penjelasan mengenai seberapa pemenuhan persyaratan kompetensi dalam suatu cluster tertentu. Contoh: “Dalam kelompok kompetensi ini, Sdr xxx telah memenuhi tuntutan yang dipersyaratkan, bahkan salah satu kompetensi diantaranya, yaitu yang berkaitan dengan …, telah melampaui tuntutan tersebut.” REPORT WRITING

8 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus 2008 III. Deskripsi per Cluster  What has been Achieved  Berisi mengenai penjelasan mengenai pencapaian level kompetensi yang bersangkutan  Penjelasan dinamika kompetensi ini dimulai dari evidence dan dinamika elemen yang relevan dengan kompetensi yang dibahas dan keterkaitannya dengan dinamika pencapaian level kompetensi dalam cluster tersebut. Contoh: “Secara pribadi, ia menggambarkan diri sebagai seorang yang memiliki dorongan belajar yang tinggi namun kurang suka perubahan dan suatu penetapan target yang menantang. Dalam aktualisasinya, ia secara positif dapat menerima perubahan yang terjadi dalam organisasi dan berupaya untuk menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut. Di sisi lain, ia juga cukup peka untuk melihat resistensi orang lain terhadap perubahan, terutama yang berkaitan dengan perubahan sistem dan prosedur. Dengan dasar sikap positif tersebut, ia juga mulai memperlihatkan perilakunya untuk secara aktif mencari dan mengenali pola belajar yang tepat bagi dirinya baik untuk menyesuaikan diri maupun untuk mengembangkan diri pribadi. Kemauan untuk belajar ini juga diperkuat oleh dorongan untuk mencapai target kerja yang telah diterima dengan sedikit perubahan.” :REPORT WRITING

9 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus 2008 III. Deskripsi per Cluster  What Should/Could be achieved  Berisi mengenai penjelasan mengenai level yang harus dimiliki oleh ybs, atau level kompetensi yang berada di atas kompetensi ybs; diikuti dengan elemen utama/terlemah dari kompetensi tersebut yang harus diperbaiki.  Perlu juga disertakan dengan penjelasan singkat mengenai metode yang dapat digunakan untuk meningkatkan kompetensi tersebut. Contoh: “Untuk pengembangan diri lebih lanjut, ia diharapkan untuk terlebih dahulu melakukan analisa terhadap kapabilitas diri dan tim kerjanya sehingga target pengembangan dirinya lebih terfokus. Dengan demikian ia diharapkan mampu mengidentifikasi peluang perbaikan dalam proses kerja sehingga dapat meningkatkan target kerja lebih dari apa yang diterimanya. Di sisi lain, ia juga diharapkan untuk lebih aktif dalam berinteraksi dengan lingkungan sosialnya dalam rangka mengidentifikasi alasan resistensi orang terhadap perubahan. ” REPORT WRITING

10 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus 2008 IV. STRENGTH & DEVELOPMENT AREA  Berisi mengenai rangkuman mengenai kekuatan dan kelemahan kompetensi dan elemen kompetensi yang harus di-treat baik untuk menjaga maupun untuk meningkatkan level kompetensi. Contoh: “4.1. STRENGTH AREA Kemampuan berpikir dan menganalisa situasi kompleks yang dimanfaatkan untuk melakukan proyeksi dari kondisi saat ini ke depan dalam rangka mencari peluang bisnis maupun menyiapkan langkah alternatif DEVELOPMENT AREA Optimalisasi kapasitas dan kemampuan berpikir analitisnya baik dalam menentukan target yang menantang disertai dengan menyiapkan strategi pemenuhan yang berorientasi jangka panjang.” REPORT WRITING

11 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus 2008 V. DEVELOPMENT SCHEME  Berisi mengenai treatment yang direkomendasikan untuk memanfaatkan kekuatan dan memperbaiki kelemahan kompetensi dan elemen kompetensi baik untuk menjaga maupun untuk meningkatkan level kompetensi.  Treatment yang direkomendasikan merupakan saran-saran pengembangan yang spesifik mengacu pada competence-element gap yang ada. Contoh: “ TRAINING/WORKSHOPS/SELF GUIDED LEARNING DEVELOPMENT TOPICSRELATED COMPETENCE People Development for Executives  Achievement Orientation  Developing People  Leadership  Manage Change JOB ASSIGNMENT DEVELOPMENT TOPICSRELATED ASSIGNMENT People Development for Executives  Peran Coach dan Counseling untuk beberapa bawahan disertai dengan target goal dan objektif yang jelas serta terukur.  Menyelenggarakan people development meeting secara rutin di tingkat divisi dengan peserta seluruh bawahan setingkat atau dua tingkat di bawahnya. :REPORT WRITING

12 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus 2008 KESALAHAN DALAM MENYUSUN REPORT : 1. Menggunakan kalimat seperti : “ Beberapa perilaku yang muncul seperti ia bersikap emosional ……. ( tanpa diikuti bukti / contoh perilaku yang nyata ) 2. Terfokus pada “ Indikator Perilaku “ yang ada, tanpa mem- berikan contoh perilaku yang spesifik. 3. Terlalu umum - tanpa menerangkan secara jelas mengenai kekuatan serta kelemahan yang dimiliki. 4. Mengabaikan data-data yang tidak konsisten karena di anggap sulit di interpretasikan. 5. Gagal mengidentifikasi serta menginterpretasikan kecende- rungan dari suatu evidence. 6. Terlalu evaluatif tanpa memberikan evidence yang memadai. 7. Mempresentasikan opini ( pendapat ) sebagai fakta. REPORT WRITING

13 Certified Assessor Training Galeri 678 Kemang, 26 – 28 Agustus 2008 : REPORT WRITING : END PART 11 TERIMAKASIH