Intensive Course Human Resources Development Management Training & Development Training Need Analysis / Identification, Designing, Scheduling & Budgeting.

Presentasi berjudul: "Intensive Course Human Resources Development Management Training & Development Training Need Analysis / Identification, Designing, Scheduling & Budgeting."— Transcript presentasi:

1 Intensive Course Human Resources Development Management Training & Development Training Need Analysis / Identification, Designing, Scheduling & Budgeting Volume 2 Delivered byDr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

2 2 Training Wheel in Training Needs Analysis and Evaluation by Frances and Roland Bee

3 3 2 Kategori Kebutuhan Training 1.Kebutuhan training oleh perusahaan 2.Kebutuhan training oleh individu karyawan

4 4 Kebutuhan training oleh perusahaan terkait dengan persyaratan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi Contohnya, orientasi karyawan baru adalah sesuatu yang diwajibkan oleh perusahaan untuk diikuti oleh semua karywaan baru. Tujuannya agar semua karyawan mendapatkan informasi yang sama dan benar mengenai organisasi, kebijaksanaan dan manfaatnya. Keterampilan khusus yang diperlukan dalam pekerjaaan adalah organizational training needs. Contohnya : Melengkapi operator mesin baru dengan “PC based ERP” (sistem operational produksi) adalah kebutuhan training organisasi. Perusahaan tidak bisa mengharapkan karyawan baru memiliki kemampuan khusus itu, yang tidak mungkin diperolehnya diperusahaan lain. Jadi, keterampilan khusus yang diperlukan oleh karyawan tertentu biasanya tidak disebut sebagai organizational training needs.

5 5 Kebutuhan training oleh perusahaan Organizational training needs dapat dikategorikan menjadi 2 macam : –Recognized training needs – training yang sudah harus ada. –Requested training needs - training yang dirasa perlu dilakukan berdasarkan permintaan.

6 6 Recognized training needs Training yang telah di-indentifikasi sesuai dengan yang diperlukan oleh seluruh karyawan perusahaan. Kadang-kadang disebut sebagai planned training needs, karena organisasi tahu bahwa karyawan membutuhkan, sehingga training dapat dijadwalkan terlebih dahulu untuk memenuhi kebutuhan itu.

7 7 Meliputi hal-hal : Kebutuhan mengetahui organisasi perusahaan, struktur organisasi, policies, procedures, and manfaatnya. Kebutuhan mengetahui department, policy, peraturan kerja, operating procedures, and personnel yang ada. Kebutuhan akan pengetahuan dan keterampilan yang khusus untuk sesuatu job, tidak selamanya dimiliki oleh karyawan baru pada jabatannya masing-masing.

8 8 Perlunya mengetahui organisasi, strukturnya, kebijaksanan, prosedure dan manfaatnya Umumnya karyawan memerlukan informasi mengenai perusahaannya, struktur organisasi, policy, procedures, dan employment conditions (benefits, general rules, dll.). Umumnya perusahaan yang well established telah mempunyai training program untuk individu ataupun untuk group karyawan baru pada hari-hari pertama mereka bekerja. Training ini disebut juga sebagai “induction program”

9 9 Butuhnya mengetahui department, kebijaksanaan dan personilnya Kebutuhan ini adalah bagi individu karyawan agar mereka mengetahui ketentuan yang berlaku di departmentnya serta mengenai working conditions. Hal-hal yang berkaitan dengan peraturan, prosedur kerja, jadwal kerja, team members yang harus diketahui. Nara sumber biasanya terdiri dari para supervisors dan managers dari department tersebut.

10 10 Kebutuhan mempelajari persyaratan jabatan yang tidak umum diketahui oleh karyawan Ada training need untuk pekerjaan yang khusus. Karyawan baru, yang di-promosikan dan yang di- transfer membutuhkan training sesuai dengan persyaratan jabatan yang baru tersebut. Training itu mengenai kegiatan dan tanggung jawab pada suatu jabatan. Contoh : Salesman dari pabrik semen Gresik, pindah ke Semen Cibinong. Dia harus mempelajari sistim penjualan di Semen Cibinong walaupun dia telah berpengalaman dalam sales semen.

11 11 Kebutuhan training menurut permintaan Kebutuhan training ini tidak direncanakan dari semula. Kebutuhan training muncul dari hal-hal berikut : –Department performance –Operational and job changes –Employee and unit’s work culture and morale. Kebutuhan itu muncul dari kegiatan operasional dan diketahui oleh perusahaan. Tidak ter-identifikasi sebelumnya.

12 12 Biasanya muncul karena hal-hal berikut : Perubahan pada jobs dan/atau sitim kerja. Adanya penambahan mesin atau peralatan baru yang merubah proses kerja semula. Review yang dilakukan pada departmental performance yang tidak mencapai target. Peraturan dan undang-undang yang baru dari pemerintah. OHS, customer satisfaction surveys, organizational studies, department meetings. Exit interview yang dilakukan pada karyawan yang keluar atau meninggalkan perusahaan.

13 13 Perubahan pada Jobs dan / atau Systems Perubahan terjadi karena berubahnya metode kerja. Diperlukan berbagai retraining untuk mengikuti perubahan itu. Orang yang melakukan perubahan itu akan sangat tepat untuk memberikan training. Diperlukan informasi dari karyawan yang ada untuk menentukan training apa yang mereka perlukan untuk mengikuti perubahan atas job atau sistim itu.

14 14 Addition of New Equipment / Processes Pada dasarnya sama dengan terjadinya perubahan pada sistim kerja. Bedanya hanya pada mesin baru yang dipasang.

15 15 Departmental Performance Apabila kinerja department tidak mencapai target dan tujuan yang telah ditetapkan, ada beberapa faktor penyebabnya : –Mungkin banyak karyawan baru. –Karyawan membutuhkan training atau retraining yang sebelumnya tidak diketahui. –Karyawan mungkin tidak bekerja dengan effective dan efficient. –Ada persoalan yang mungkin tidak terpecahkan dengan training. Contoh : Performance standards department itu telah ditingkatkan terlalu tinggi, atau faktor ekonomi external yang mengurangi permintaan sehingga mempengaruhi kinerja department.

16 16 Government Requirements Perubahan atau peraturan pemerintah yang baru memerlukan training bagi karyawan. Contoh : Perubahan Pajak Pertambahan Nilai (VAT) mengharuskan karyawan terkait mengikuti training agar bisa menyesuaikan dengan aturan perpajakan baru tersebut.

17 17 OHS, customer satisfaction surveys, organizational studies, department meetings Yang tersebut diatas adalah berbagai kegiatan dilakukan untuk maksud-maksud lain akan mengidentifikasi training needs, walaupun kegiatan tersebut bukan semata-mata bukan untuk mengidentifikasi training.

18 18 OHS studies Organizational studies mungkin menginginkan restruktur dari seluruh organisasi atau suatu department. Perubahan itu akan membutuhkan retaining tertentu sehingga dapat menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi. Sering restruktur diperusahaan mengungkap berbagai masalah pada perusahaan atau department itu dan adanya training akan mengatasi masalah tersebut.

19 19 OHS studies Rapat-rapat department biasanya cukup effective dalam menentukan kebutuhan training untuk sesuatu perubahan dalam proses produksi, sehingga dapat menyesuaikan dengan perubahan itu. Setiap karyawan perlu menyadari bahwa kebutuhan training yang muncul dari proses operasional harus segera disampaikan kepada training department. Kemudian penelitian yang formal dapat dilakukan untuk mengetahui spesifikasi dari kebutuhan training itu.

20 20 Penyebab kebutuhan training di perusahaan Selama perusahaan berjalan dan berkembang, akan mendorong dilakukan training needs analysis / identification. Dalam prakteknya, akan selalu dapat diketahui beberapa penyebab dibutuhkannya training oleh perusahaan.

21 21 Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut : Penerimaan karyawan baru Transfer atau promosi internal Procedure & system baru Standard dan produk baru Structure dan relationships baru Pelanggan baru Mesin dan peralatan baru Feedback dari annual performance appraisal Permintaan khusus dari Manager atau individual karyawan Review terhadap training terdahulu Dukungan untuk implementasi ISO, OHS dll. Diversifikasi memasuki pasar baru Retrenchment & downsizing Pengembangan karyawan tertentu Commitment to training for specific employees, eg. Graduates Persiapan untuk succession planning Feedback dari training terdahulu

22 22 Indikator negative diperusahaan sebagai penyebab kebutuhan trainng, antara lain : Keluhan pelanggan Laporan kecelakaan kerja Peningkatan jumlah keluhan karyawan atau tingkat pelanggaran disiplin. Turnover yang tinggi dan penerimaan karyawan baru. Kehilangan pelanggan. Perginya karyawan yang potensial dan berpengalaman. Banyaknya perselisihan industrial. Standard kerja tidak tercapai Peningkatan pada waste / reject / rework. Tingginya tingkat absensi dan sakit karyawan. Menurunnya produktivitas / output. Rendahnya respon terhadap internal job vacancies.

23 23 Pengaruh luar sebagai penyebab kebutuhan training antara lain adalah : Adanya peraturan baru Perubahan perundang-undangan Permintaan pelanggan Kegiatan para kompetitor Tingkah laku dan kegiatan pada supplier Ketentuan dan persyaratan oleh badan-badan professional

24 24 Siapa saja yang terpengaruh dari penyebab tersebut? Para executive puncak ? Pada senior Managers ? Departmental Managers ? Section Managers, Supervisors ? Dari level lain, clerical, operational ?

25 25 Dimana didapatkan informasi mengenai penyebab tersebut ? Training records Personnel records Health and safety audits Sales figures M I S reports Appraisal documentation Langsung dari pelanggan Industry / sector journals Industry / sector conferences and exhibitions Trainers lain dari perusahaan sejenis

26 26 Bagaimana menemukan informasi mengenai penyebab tersebut ? Teliti reports yang masuk, catat dan buatlah statistik-nya. Periksa situasi sekarang, sediakan waktu agar terbiasa dengan workflow di-department itu dan amati bagaimana karyawan melakukan pekerjaan mereka. Hadiri setiap management meeting atau briefing yang diadakan. Lakukan sesering mungkin diskusi dengan karyawan tertentu dari berbagai klasifikasi.

27 27 Merealisasikan kebutuhan training Untuk membuat training need dan melaksanakannya se-effective dan se-efficient mungkin, anda harus melakukan indentifikasi training secara tahunan. Daftar keperluan training itu diserahkan kepada Training Dept. yang akan mengatur dan memprioritaskan jadwal dan kebutuhannya. Daftar kebutuhan training harus diselesaikan bersamaan atau sebelum dilakukan annual performance appraisal.

28 28 Tanggung jawab utama dalam memastikan kembalinya investasi yang ditanamkan pada training terletak pada Manager Department serta atasan langsung yang bersangkutan. Kebutuhan training untuk para Management SBU biasanya datang dari 3 sumber : 1.Corporate office 2.SBU yang bersangkutan, dan 3.External programs yang ditawarkan. Penting !!!

29 29 3 sumber yang digunakan untuk membuat jadwal training tahunan 1.Dari para Directors, Business Heads & Unit Heads. 2.Input yang diterima oleh HRD Department. 3.Formulir yang dilengkapi pada saat dilakukan Penilaian Prestasi Kerja (Annual Perforamance Appraisal), untuk mengisi gap yang ada pada setiap incumbent.

30 30 Hasil kebutuhan training masuk pada Company Development Plan Training need untuk semua SBU (cabang perusahaan) dikumpulkan di corporate office, dan akan ditentukan jenis-jenis training yang diprioritaskan. Dari sini dibuatlah kebutuhan budget yang diperlukan. Namun, tidak semua training dapat dibudgetkan karena keterbatasan dana atau keterbatasan fasilitas dsb.

31 31 Sehingga, tanggung jawab anda adalah untuk menyimpan data yang akurat dari : Kebutuhan training tahunan dan perkiraaan untuk tahun mendatang. Kapan dan siapa bawahan anda yang telah menerima training, dan ; Karyawan mana yang masih membutuhkan dan perlu mendapatkan training.

32 32 Perubahan yang mungkin muncul pada kebutuhan training ditahun mendatang ? Sebagai Manager Anda harus meyakinkan bahwa anda bisa melepas staff anda untuk mengikuti training, dengan memperhatikan training lain, operational schedule, jadwal cuti dan fluktuasi yang terjadi pada tenaga kerja. Anda harus memastikan bahwa kebutuhan training dari bawahan anda didapatkan dari 3 sumber yaitu : –Dari Corporate / Pusat –Department Training –External Training provider Ringkasnya, usaha-usaha dalam mengidentifikasi kebutuhan training akan membantu kita semua untuk ”do the right things”.

33 33 Designing Training Menggunakan formulir yang akan dilengkapi oleh Instruktur. Dari data ini dibuat dan dirancang training yang akan dilakukan.

34 34

35 35 Scheduling Training Hari Tanggal Jam : mulai dan berakhir Tempat / ruang training Berdasarkan almanak Dilakukan pada hari kerja, dan kalau terpaksa dan melihat kepada materi training, dilakukan pada week end. Tuliskan fasilitas, perlengkapan dan logistik yang diperlukan. Jumlah peserta per training Instruktur / faslitator yang akan mengajar. Catatan : Pada umumnya training diluar jam kerja tidak dianggap sebagai kerja lembur.

36 36 Budgeting Training Buat budget bulanan dan tahunan. Perlu dihitung cost training per head (per employee). Cari total manhours yang digunakan untuk training. Cari percentage training hours dibanding total working manhours. Split training cost per department / cost center.