Evaluasi dan Sosialisasi Rekonsiliasi Data

Presentasi berjudul: "Evaluasi dan Sosialisasi Rekonsiliasi Data"— Transcript presentasi:

1 Evaluasi dan Sosialisasi Rekonsiliasi Data
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA Evaluasi dan Sosialisasi Rekonsiliasi Data Deputi Bidang Informasi Kepegawaian, 2013

2 Arah Pengembangan Database PNS
Database tunggal Satu struktur data, regulasi, tabel refferensi Database PNS bersifat Nasional Akurat, aktual dan komplit Multi Purpose (dapat di integrasikan dengan data e-KTP, Bank, Pajak, data stakeholder dan lain-lain) Format field Database bersifat umum (pengisan tanggal lahir, golongan ruang, TMT dan lain-lain) Safety database (menjamin kepada instansi pengguna bahwa database aman) User Management (pengaturan penggunaan user)

3 Upaya Akurasi Database
PUPNS tahun 2003 Rekonsiliasi tahun 2006 Konversi NIP 2008 s.d sekarang Penerbitan KPE Tahun 2008 Pertukaran Data dengan Stakeholder Peremajaan Data Entry Data Non PUPNS dan Non Database Informasi data PNS di portal BKN (Website) Rekonsiliasi data Tahun 2012 (Jabatan Struktural)

4 PROSES REKONSILIASI Telah disiapkan Buku Standar Operasional Prosedur (SOP) Proses Rekonsiliasi Data sebagai pedoman pelaksanaan rekonsiliasi data. Penerbitan Listing Perbedaan Data Hasil Proses Rekonsiliasi Data Instansi dan Data BKN Kewenangan untuk Update/Peremajaan Data diserahkan ke Kanreg, kecuali tanggal, bulan dan Tahun Kelahiran. Dokumen yang dibutuhkan (disesuaikan dengan PERKA BKN 14 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengembangan Database). Sosialiasi proses rekonsiliasi kepada instansi/BKD dilakukan di Kantor Regional. Proses Rekonsilaisi dilakukan secara bertahap, untuk tahap awal dilakukan untuk data pejabat struktural dan akan dilanjutkan ke data PNS lainya.

5 Permasalahan proses Rekonsiliasi Data
Data yang dikirim tidak sesuai dengan format dari BKN Adanya kesalahan pengisian format data (karna input manual) dari instansinya. Data yang tidak lengkap (ex. TMT Gol kosong, TMT CPNS kosong, eselon kosong dll) Instansi yang belum menyerahkan data rekonsiliasi. Data yang terkirim belum valid (data lama)

6 Permasalahan dan Hambatan Database PNS
Perbedaan struktur data antara BKN dan Instansi mengakibatkan sinkronisasi sulit dilakukan Belum ter-update-nya Unit Organisasi (Unor) pada Instansi Perbedaan (selisih) data PNS antara BKN dan Instansi (setelah dilakukan rekonsiliasi) cukup besar Tidak tersedianya data di instansi/bkd sehingga menyulitkan meminta/mengambil data ke instansi/bkd Permasalahan historikal data (Gol. Ruang, Jabatan, pendidikan dan lain-lain)

7 Format Permintaan Data Rekonsiliasi Tahap I ke Instansi/BKD (lampiran surat)

8 Format Permintaan Data Rekonsiliasi Tahap II ke Instansi/BKD (lampiran surat)

9 Keterangan Format Permintaan Data Rekonsiliasi Tahap II ke Instansi/BKD (lampiran surat)
Format pengisian nama tidak mencantumkan gelar (pendidikan, status dll) Format tanggal lahir ; tanggal, bulan dan tahun kelahiran, contoh pengisian untuk tanggal lahir 10 Januari 1960 Format Jenis Kelamin : 1 = Pria, 2 = Wanita Format TMT CPNS = tanggal, bulan dan Tahun TMT CPNS, contoh pengisian untuk TMT CPNS 01 Januari 2000 Format TMT PNS = tanggal, bulan dan Tahun TMT CPNS, contoh pengisian untuk TMT PNS 01 maret 2001 Format Golongan Ruang, contoh pengisian 11 untuk I.a, 21 untuk II.a, 31 untuk III.a, 32 untuk IIIb dan seterusnya Format TMT Gol. Ruang = Tanggal, Bulan dan Tahun TMT Gol. Ruang, contoh untuk TMT Gol. Ruang 01 April 2011 Format Masa Kerja Golongan, sesuai dengan SK Pangkat/Gol terakhir , contoh pengisian (untuk masa kerja 5 tahun 4 bulan) Format nama jabatan fungsional tertentu sesuai dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Format nama jabatan fungsional umum sesuai dengan analisis jabatan pada masing- masing instansi File di buat dalam bentuk Microsoft Exel

10 Permasalahan proses peremajaan data Non Database / Non PUPNS
Perpindahan jabatan dari jabatan struktural ke fungsional tidak sesuai dengan norma standar dan prosedur yang dampaknya BUP menjadi lebih panjang. Pengaktifan kembali data yang sudah masuk ke data pensiun (sesuai BUP jabatan ) ternyata ybs menduduki jabatan fungsional. Permasalahan data diketemukan pada saat usul masuk (pensiun, KP dll) Perbaikan NIP yang dilakukan di Kantor Regional ( Nama, Jenis Kelamin, TMT CPNS) Data tidak dapat di entry usul (KP, pensiun) karena permasalahan data yang belum terpenuhi (field masih ada yang kosong/tidak sesuai)

11 SOP Induk Rekonsiliasi Database ( 1 )
BKN PUSAT KANTOR REGIONAL INSTANSI PUSAT / BKD START SURAT DEPUTI INKA KE BKD/INSTANSI PERIHAL REKONSILIASI DATA PNS TAHAP I DAN TAHAP II MENERUSKAN SURAT DEPUTI KE SEMUA INSTANSI MENERIMA SURAT MENGUMPULKAN /MENGISI DATA SESUAI FORMAT (EXCEL) MENGIRIM SURAT KE BKN PUSAT/KANREG BERIKUT SOFTCOPY (bisa menggunakan ) MENERIMA SOFTCOPY (CD) DARI INSTANSI PUSAT MENERIMA SOFTCOPY (CD) DARI BKD MEMERIKSA FORMAT DATA MEMERIKSA FORMAT DATA DATA OK INFORMASI- KAN KE INSTANASI MEMPERBAIKI DATA SESUAI FORMAT DARI BKN Tidak Ya MENERIMA SOFTCOPY /CD DARI KANREG DATA OK Ya Tidak 1 2 INFORMASI KE BKD

12 SOP Induk Rekonsiliasi Database ( 2 )
BKN PUSAT KANTOR REGIONAL INSTANSI PUSAT / BKD 1 2 MENYIAPKAN DATA PENDUKUNG PER JENIS PERBEDAAN DATA PROSES REKONSILIASI DATA DAN UPDATE UNOR DAN NAMA JABATAN STRUKTURAL KANREG/INSTANSI MENERIMA LISTING DAN MELAKUKAN VERIFIKASI KE INSTANSI/BKD MENGIRIM KE KANREG/INSTANSI LISTING REKONSILIASI PER INSTANSI (PERBEDAAN NIP LAMA, NIP BARU GOL. RUANG, TANGGAL LAHIR JENIS KELAMIN, TMT CPNS INSTANSI KERJA, INSTANSI INDUK) MENERIMA DATA PENDUKUNG (BKD) MENGIRIM KE BKN PUSAT / KANTOR REGIONAL MENERIMA DATA PENDUKUNG (KHUSUS INSTANSI PUSAT) DAN PERBEDAAN TANGGAL LAHIR DATA PENDUKUNG SESUAI Tidak MEMPERBAIKI DATA PENDUKUNG DATA PENDUKUNG SESUAI Tidak Ya BEDA TANGGAL LAHIR Ya Ya 3 Tidak 5 4

13 SOP Induk Rekonsiliasi Database ( 3 )
BKN PUSAT KANTOR REGIONAL INSTANSI PUSAT / BKD 4 3 5 UPDATE 1. JENIS KELAMIN 2. TMT CPNS 3. GOLONGAN RUANG 4. INSTANSI KERJA 5. INSTANSI INDUK 6. TANGGAL LAHIR UPDATE 1. JENIS KELAMIN 2. TMT CPNS 3. GOLONGAN RUANG 4. INSTANSI KERJA 5. INSTANSI INDUK DATA PENDUKUNG MASIH BERMASALAH Ya MENERIMA INFORMASI PERMASALAHAN DOKUMEN INSTANSI PUSAT / BKD DATA PENDUKUNG MASIH BERMASALAH Tidak Ya Tidak FINISH (MASUK KE TAKAH) FINISH (MASUK KE TAKAH)

14 SOP Proses Rekonsiliasi Database di BKN Pusat ( 1 )
PENERIMA DATA (TU DEPUTI/DIREKTORAT) PENGELOLA DATA REKONSILIASI DATABASE VERIFIKASI TATA NASKAH UPDATE/PEREMAJAAN DATA LAPORAN DAN ADMINISTRASI START LAPORAN DATA MASUK MENERIMA DATA DARI KANREG/INSTANSI (FISIK DAN SOFTCOPY PEMILAHAN DATA MASUK MENGATUR FORMAT DATA LAPORAN DATA YANG SUDAH PROSES REKONSILIASI PROSES REKONSILILIASI DENGAN DATABASE SAPK CETAK LISTING PERBEDAAN NIP, JENIS KELAMIN, TMT CPNS, GOL. RUANG, INSKER, INSDUK KIRIM KE KANREG/INSTANSI LISTING PERBEDAAN TANGGAL LAHIR VERIFIKASI PERBEDAAN TANGGAL LAHIR LISTING NON PUPNS 1

15 SOP Proses Rekonsiliasi Database di BKN Pusat ( 2 )
PENERIMA DATA (TU DEPUTI/DIREKTORAT) PENGELOLA DATA REKONSILIASI DATABASE VERIFIKASI TATA NASKAH UPDATE/PEREMAJAAN DATA LAPORAN DAN ADMINISTRASI MENERIMA DOKUMEN PERBEDAAN TANGGAL LAHIR DAN NON PUPNS 1 3 SESUAI TAKAH MENYURAT KE INSTANSI/KANREG PERIHAL PERBEDAAN TANGGAL LAHIR DAN NON PUPNS Ya Tidak 3 Tidak KHUSUS SENGKETA PERMASALAHAN TANGGAL LAHIR MEMO DINAS KE DIREKTORAT STATUS KEPEGAWAIAN 2 INPUT PUPNS SK KA. BKN PERUBAHAN TANGGAL LAHIR 2 UPDATE TANGGAL LAHIR CETAK SK KONVERSI NIP (CETAK BARU DAN PERBAIKAN) MENYURAT & KIRIM KE KANREG/INSTANSI SK KONVERSI Ya PEMILAHAN DOKUMEN MASALAH MENERIMA DOKUMEN PERBEDAAN DATA SIMPAN DOKUMEN DI TATA NASKAH Tidak LAPORAN UPDATE PERBEDAAN DATA UPDATE PERBEDAAN DATA

16 SOP Penyelesaian Masalah Data PNS
PENERIMA DATA (TU DEPUTI/DIREKTORAT) TIM VERIFIKASI KELENGKAPAN SURAT/BERKAS MASUK VERIFIKASI/CEK DATABASE VERIFIKASI/CEK TATA NASKAH UPDATE / PERBAIKAN DATABASE CETAK KONVERSI (DIR. PDAK II) LAPORAN DAN ADMINISTRASI (MEMBALAS SURAT) DIREKTORAT STATUS KEPEGAWAIAN KANTOR REGIONAL INSTANSI START TEMBUSAN SURAT MENERIMA SURAT DARI INSTANSI/BKD/KANREG PEMILAHAN PERMASALAHAN DAN KELENGKAPAN BERKAS LAPORAN DAN BALAS SURAT KE INSTANSI BERKAS LENGKAP MENERIMA SURAT PEMBERITAHUAN TIDAK YA MENERIMA SURAT DAN CETAK KONVERSI (KEWENANGAN KANREG) PERMASALAHAN 1. KONVERSI NIP (TGL LAHIR, TMT CPNS. JENIS KELAMIN) 2. BELUM TERIMA KONVERSI NIP 2. NON PUPNS 3. NON DATABASE CEK DATABASE (SAPK) CEK TATA NASKAH / REGISTER LAPORAN DAN BALAS SURAT KE INSTANSI TEMBUSAN KANREG MENERIMA SURAT DAN HASIL PERBAIKAN DATA SESUAI TAKAH/REGISTER PEREMAJAAN DATA UPDATE / INSERT DATABASE CETAK KONVERSI (KEWENANGAN PUSAT) TIDAK MENERIMA MEMO DINAS MASALAH PERBEDAAN TANGGAL LAHIR ANTARA BERKAS & TATA NASKAH YA KHUSUS PERBEDAAN TANGGAL LAHIR MEMBUAT MEMO DINAS KE DIR. STATUS MEMBUAT JAWABAN MEMO DINAS BUAT SURAT PERBEDAAN DATA LAINNYA TIDAK TGL LAHIR BERUBAH TIDAK SURAT JAWABAN/MEMO DINAS/KEP. KA. BKN/ DLL MASUK KE TATA NASKAH YA

17 Rekonsiliasi Tahap I (Jab. Struktural) Data Masuk

18 Rekonsiliasi Tahap I (Jab. Struktural) Rekapitulasi Perbedaan Data

19 Hasil Rekonsiliasi Tahap I Kanreg IV BKN Makassar
No. NAMA INSTANSI JUMLAH DATA INSTANSI DATA ADA DLM DB BKN DATA TIDAK ADA DALAM DB BKN PERBEDAAN DATA KETERANGAN TANGGAL LAHIR NIP LAMA NIP BARU TMT CPNS JENIS KELAMIN GOL. RUANG INSTANSI KERJA INSTANSI INDUK 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Pemerintah Propinsi Sulawesi Tengah Data Bermasalah Pemerintah Kab. Poso 802 796 72 42 92 69 220 55 60 Selesai Pemerintah Kab. Donggala 736 735 56 16 32 118 31 30 Pemerintah Kab. Toli-Toli 782 776 62 37 53 45 19 183 22 Pemerintah Kab. Banggai 1.102 867 235 17 170 23 Pemerintah Kab. Buol 523 520 126 15 Pemerintah Kab. Morowali 818 777 41 71 47 39 Pemerintah Kab. Banggai Kepulauan 434 432 43 96 139 34 Pemerintah Kab. Parigi Moutong Pemerintah Kab. Tojo Una Una 503 499 33 25 131 79 44 Pemerintah Kab. Sigi 488 474 51 73 134 370 374 Pemerintah Kota Palu 894 883 169 18 24 49 456 Pemerintah Propinsi Sulawesi Selatan 1.251 38 Pemerintah Kab. Pinrang 805 778 27 88 178 26 Pemerintah Kab. Gowa 748 744 293 20 Pemerintah Kab. Wajo 7.476 7.467 216 239 94 63 1.416 145 150 Pemerintah Kab. Bone Pemerintah Kab. Tana Toraja 677 674 46 151 Pemerintah Kab. Maros 921 917 211 Pemerintah Kab. Luwu 874 868 21 Pemerintah Kab. Sinjai 372 Pemerintah Kab. Bulukumba 842 835 146 Pemerintah Kab. Bantaeng 498 Pemerintah Kab. Jeneponto 751 135 Pemerintah Kab. Selayar 598 597 156 Pemerintah Kab. Takalar 700 654 102 192 35 Pemerintah Kab. Barru Proses 28 Pemerintah Kab. Sidenreng Rappang 934 29 Pemerintah Kab. Pangkajene & Kepulauan 680 231 Pemerintah Kab. Soppeng 724 288 Pemerintah Kab. Enrekang 627 625 48 Pemerintah Kab. Luwu Utara 610 132 Pemerintah Kab. Luwu Timur 301 287 87 Pemerintah Kab. Toraja Utara 676 652 78 202 66

20 Hasil Rekonsiliasi Tahap I Kanreg IV BKN Makassar
No. NAMA INSTANSI JUMLAH DATA INSTANSI DATA ADA DLM DB BKN DATA TIDAK ADA DALAM DB BKN PERBEDAAN DATA KETERANGAN TANGGAL LAHIR NIP LAMA NIP BARU TMT CPNS JENIS KELAMIN GOL. RUANG INSTANSI KERJA INSTANSI INDUK 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 35 Pemerintah Kota Makassar 1.662 1.608 54 96 58 56 156 74 43 176 103 Selesai 36 Pemerintah Kota Pare-Pare 614 64 37 Pemerintah Kota Palopo 888 885 20 18 21 227 23 25 38 Pemerintah Propinsi Sulawesi Tenggara 1.008 985 112 66 65 296 88 90 Cetak Listing 39 Pemerintah Kab. Konawe 1.427 1.370 57 412 40 Pemerintah Kab. Buton 996 983 47 19 213 34 41 Pemerintah Kab. Muna 3.584 3.458 126 390 437 354 542 49 1.519 242 42 Pemerintah Kab. Kolaka 1.106 1.029 77 50 46 219 45 52 Pemerintah Kab. Konawe Selatan 742 720 22 113 102 78 245 233 44 Pemerintah Kab. Kolaka Utara 621 620 16 285 32 33 Pemerintah Kab. Bombana 450 416 203 142 Pemerintah Kab. Wakatobi 503 495 55 28 15 149 Pemerintah Kab. Buton Utara 342 336 27 115 204 67 48 Pemerintah Kab. Konawe Utara 593 557 161 264 152 Pemerintah Kota Kendari 860 856 29 Pemerintah Kota Baubau 640 637 116 79 160 51 Pemerintah Propinsi Maluku 698 694 24 Pemerintah Kab. Maluku Tengah 649 647 61 26 130 53 Pemerintah Kab. Maluku Tenggara 398 392 139 Pemerintah Kab. Buru 229 228 Pemerintah Kab. Maluku Tenggara Barat 377 376 17 Pemerintah Kab. Kepulauan Aru 272 271 31 93 Pemerintah Kab. Seram Bagian Barat Proses Pemerintah Kab. Seram Bagian Timur 363 361 95 98 59 Pemerintah Kab. Buru Selatan 193 183 60 Pemerintah Kab. Maluku Barat Daya 155 94 Pemerintah Kota Ambon 544 75 62 Pemerintah Kota Tual 268 240 104 63 Pemerintah Propinsi Sulawesi Barat 2.333 2.249 84 69 73 83 368 624 Pemerintah Kab. Mamuju Utara 358 Pemerintah Kab. Mamuju 820 815 170 Pemerintah Kab. Mamasa 654 645 Pemerintah Kab. Polewali Mandar 843 821 202 68 Pemerintah Kab. Majene 641 601 89 146 JUMLAH 53.995 52.816 1.179 2.734 1.334 2.217 2.328 697 12.053 4.568 3.217

21 Jadwal Pelaksanaan Rekonsiliasi Database

22 Rekonsiliasi Tahap II (JFT & JFU) Data Masuk

23 Rekonsiliasi Tahap II (JFT & JFU) Data Masuk

24 Hasil Rekonsiliasi Tahap II Kanreg IV BKN Makassar
No. NAMA INSTANSI JUMLAH DATA INSTANSI DATA ADA DLM DB BKN DATA TIDAK ADA DALAM DB BKN PERBEDAAN DATA KETERANGAN TANGGAL LAHIR NIP LAMA NIP BARU TMT CPNS JENIS KELAMIN GOL. RUANG INSTANSI KERJA INSTANSI INDUK 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Pemerintah Propinsi Sulawesi Tengah Pemerintah Kab. Poso Pemerintah Kab. Donggala Pemerintah Kab. Toli-Toli Pemerintah Kab. Banggai Pemerintah Kab. Buol Pemerintah Kab. Morowali Pemerintah Kab. Banggai Kepulauan Pemerintah Kab. Parigi Moutong Pemerintah Kab. Tojo Una Una 4.313 4.299 170 98 123 95 52 294 238 137 CETAK LISTING Pemerintah Kab. Sigi Pemerintah Kota Palu Pemerintah Propinsi Sulawesi Selatan Pemerintah Kab. Pinrang 15 Pemerintah Kab. Gowa 16 Pemerintah Kab. Wajo 17 Pemerintah Kab. Bone 18 Pemerintah Kab. Tana Toraja 19 Pemerintah Kab. Maros 20 Pemerintah Kab. Luwu 5.770 5.706 64 82 24 21 537 196 200 Pemerintah Kab. Sinjai 5.459 5.456 110 102 39 27 1.002 111 60 22 Pemerintah Kab. Bulukumba 23 Pemerintah Kab. Bantaeng Pemerintah Kab. Jeneponto 25 Pemerintah Kab. Selayar 26 Pemerintah Kab. Takalar Pemerintah Kab. Barru 28 Pemerintah Kab. Sidenreng Rappang 29 Pemerintah Kab. Pangkajene & Kepulauan 30 Pemerintah Kab. Soppeng 31 Pemerintah Kab. Enrekang 32 Pemerintah Kab. Luwu Utara 33 Pemerintah Kab. Luwu Timur 34 Pemerintah Kab. Toraja Utara

25 Hasil Rekonsiliasi Tahap II Kanreg IV BKN Makassar
No. NAMA INSTANSI JUMLAH DATA INSTANSI DATA ADA DLM DB BKN DATA TIDAK ADA DALAM DB BKN PERBEDAAN DATA KETERANGAN TANGGAL LAHIR NIP LAMA NIP BARU TMT CPNS JENIS KELAMIN GOL. RUANG INSTANSI KERJA INSTANSI INDUK 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 35 Pemerintah Kota Makassar 36 Pemerintah Kota Pare-Pare 37 Pemerintah Kota Palopo 38 Pemerintah Propinsi Sulawesi Tenggara 39 Pemerintah Kab. Konawe 40 Pemerintah Kab. Buton 41 Pemerintah Kab. Muna 42 Pemerintah Kab. Kolaka 43 Pemerintah Kab. Konawe Selatan 44 Pemerintah Kab. Kolaka Utara 45 Pemerintah Kab. Bombana 46 Pemerintah Kab. Wakatobi 47 Pemerintah Kab. Buton Utara 48 Pemerintah Kab. Konawe Utara 49 Pemerintah Kota Kendari 6.695 78 18 141 CETAK LISTING 50 Pemerintah Kota Baubau 51 Pemerintah Propinsi Maluku 5.160 5.156 64 28 780 712 737 52 Pemerintah Kab. Maluku Tengah 53 Pemerintah Kab. Maluku Tenggara 54 Pemerintah Kab. Buru 55 Pemerintah Kab. Maluku Tenggara Barat 56 Pemerintah Kab. Kepulauan Aru 57 Pemerintah Kab. Seram Bagian Barat 58 Pemerintah Kab. Seram Bagian Timur 59 Pemerintah Kab. Buru Selatan 60 Pemerintah Kab. Maluku Barat Daya 61 Pemerintah Kota Ambon 7.180 179 130 62 Pemerintah Kota Tual 1.599 1.589 166 430 63 Pemerintah Propinsi Sulawesi Barat Pemerintah Kab. Mamuju Utara 65 Pemerintah Kab. Mamuju 4.657 4.620 168 17 282 103 1.590 171 173 66 Pemerintah Kab. Mamasa 67 Pemerintah Kab. Polewali Mandar 68 Pemerintah Kab. Majene JUMLAH 40.833 40.701 132 658 120 584 324 186 4.626 1.886 1.587

26 CONTOH LISTING PERBEDAAN

27 T e r i m a k a s i h