PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH MELALUI E-PURCHASING Fadli Arif Direktur Pengembangan Sistem Katalog Disampaikan pada Sosialisasi Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Daerah (ULPD) Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dan Penggunaan Sistem e-Katalog Jakarta, 13 Maret 2014

Tujuan Presentasi Menjelaskan Latar Belakang, Definisi, Maksud dan tujuan, Kebijakan dan Aturan Prosedur Proses Keputusan Penggunaan Kontrak Payung, dan menetapkan Prioritas dalam Pengembangan Sistem Katalog dalam pengadaan barang/jasa pemerintah

Latar Belakang Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah aktifitas pemerintah yang paling rawan dengan korupsi (Kaufmann, World Bank 2006) Kasus korupsi pengadaan BJP sebanyak 38% dari kasus yang ditangani oleh KPK (Lap Tah KPK 2012) Pengadaan barang/jasa pemerintah terus meningkat dari tahun ke tahun seiring peningkatan belanja pemerintah (APBN 2014 Rp. 1.842,5 T). PBJP lebih kurang 30% dari APBN Pembenahan manajemen pengadaan barang/jasa pemerintah akan mengurangi korupsi pada belanja pemerintah (uang publik) sekaligus meningkatkan efisiensi pengunaan anggaran (best value for money) As a major interface between the public and the private sectors, public procurement provides multiple opportunities for both public and private actors to divert public funds for private gain. For example, bribery by international firms in OECD countries is more pervasive in public procurement than in utilities, taxation, judiciary and state capture, according to the 2005 Executive Opinion Survey of the World Economic Forum (see also Annex A).

Renungan Sistem yang ada melahirkan hasil yang ada. Jika diinginkan hasil yang lain, sistem harus diubah (Sir Christopher Bal)

4 Pilar Reformasi PB/J Pemerintah Legislative & Regulatory Framework 1 Perpres 54/2010 – Perpres 70/2012 Berbagai PerKa LKPP (SBD, dsb) RUU Procurement Operation and Market Practice Integrity & Transparancy (Anti Corruption) 3 4 Sistem Pengadaan Publik Kewenangan Pengadaan Langsung E-Procurement (terdiri dari e-Tendering dan e-Purchasing) Tranparansi Pakta Integritas Kode Etik 2 Untuk menegakan integritas dalam procurement, tidaklah cukup hanya mengandalkan tranparansi. Hal yang penting lainnya adalah membangun profesionalisme pengelola pengadaan dengan standar etika. LKPP ULP/Pejabat Pengadaan LPSE (E-Procurement) PA/KPA – PPK – dsb Sertifikasi Ahli Pengadaan Jabfung PB/J (Professionalizing the Field) Institutional Framework & Management Capacity *Based on Indicators Form OECD DAC

Garis Besar Pengadaan BJP Kebutuhan Barang/Jasa Swakelola Dikerjakan Sendiri Instansi Pemerintah Kel. Masyarakat Penyedia Pelelangan Pelelangan Konvensional e_Tendering Non Lelang E_Purchasing Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung E_Procurement (SPSE)

Perbedaan e_Puchasing, Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung Pemilihan Penyedia tanpa Pelelangan Perbedaan e_Puchasing, Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung e_Purchasing Pengadaan Langsung Penunjukan Langsung Batasan Nilai Pengadaan Tidak Terbatas Sd. Rp 200 Juta (B/PK/Jl) Sd. Rp 50 juta (JK) Syarat penggunaan Barang/jasa yang dibeli tercantum dalam e_Katalog tidak ada, Memenuhi ketentuan penunjukan langsung (Pasal 38 atau Pasal 44) Proses Pemilihan Melalui SPSE Konvensional (langsung kepada Penyedia)

Definisi eKatalog adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang/jasa tertentu. Pencantuman harga dan spesifikasi teknis suatu barang/jasa berdasarkan pada kontrak payung antara LKPP dan Penyedia Barang/Jasa eKatalog sebagai dasar bagi K/L/D/I melakukan pemesanan barang/jasa melalui ePurchasing.

Dasar Hukum Kontrak Payung Dalam Perpres No. 70 Tahun 2012 terdapat 2 ketentuan yang terkait dengan Kontrak Payung, yaitu : Pasal 53 (Bab : Pengadaan barang/jasa melalui penyedia barang/jasa. Bagian Penetapan Jenis Kontrak. Ketentuan yang terkait dengan Jenis Kontrak berdasarkan Pendanaan); dan Pasal 110 (Bab Pengadaan secara Elektronik, Bagian E-Purchasing).

Definisi Kontrak Payung Pasal 53 : Kontrak Payung (Framework Contract) merupakan Kontrak Harga Satuan antara Pejabat K/L/D/I dengan Penyedia Barang/Jasa yang dapat dimanfaatkan oleh K/L/D/I, dengan ketentuan sebagai berikut: diadakan untuk menjamin harga Barang/Jasa yang lebih efisien, ketersediaan Barang/Jasa terjamin, dan sifatnya dibutuhkan secara berulang dengan volume atau kuantitas pekerjaan yang belum dapat ditentukan pada saat Kontrak ditandatangani; dan pembayarannya dilakukan oleh setiap PPK/Satuan Kerja yang didasarkan pada hasil penilaian/ pengukuran bersama terhadap volume/kuantitas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa secara nyata. Penjelasan Pasal 53 ayat (3) : Pejabat K/L/D/I dimaksud adalah Pejabat yang berwenang mewakili 1 (satu) atau lebih dari 1 (satu) PPK untuk melakukan perjanjian. Pengadaan Barang/Jasa dengan Kontrak Payung antara lain dilakukan untuk pengadaan alat tulis kantor (ATK), pekerjaan pengadaan kendaraan dinas, jasa boga, jasa layanan perjalanan (travel agent), dan pekerjaan/jasa lain yang sejenis.

Definisi Kontrak Payung Pasal 110 : Dalam rangka E-Purchasing, sistem katalog elektronik (E-Catalogue) sekurang-kurangnya memuat informasi teknis dan harga Barang/Jasa. (2) Sistem katalog elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diselenggarakan oleh LKPP. (2a) Barang/Jasa yang dicantumkan dalam katalog elektronik ditetapkan oleh Kepala LKPP. (3) Dalam rangka pengelolaan sistem katalog elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1), LKPP melaksanakan Kontrak Payung dengan Penyedia Barang/Jasa untuk Barang/Jasa tertentu. (4) K/L/D/I melakukan E-Purchasing terhadap barang/jasa yang sudah dimuat dalam sistem katalog elektronik. Penjelasan Pasal 110 : (Ayat 1) : E-Purchasing diselenggarakan dengan tujuan: terciptanya proses Pemilihan Barang/Jasa secara langsung melalui sistem katalog elektronik (E-Catalogue) sehingga memungkinkan semua ULP/Pejabat Pengadaan dapat memilih Barang/Jasa pada pilihan terbaik; dan efisiensi biaya dan waktu proses Pemilihan Barang/ Jasa dari sisi Penyedia Barang/Jasa dan Pengguna Barang/Jasa. (Ayat (2) : Cukup jelas (Ayat (2a) : Barang/Jasa yang dapat dimasukkan ke dalam katalog adalah barang/jasa yang sudah tersedia dan sudah terjadi kompetisi di pasar, antara lain kendaraan bermotor, alat berat, peralatan IT, alat kesehatan, obat-obatan, sewa penginapan/hotel/ruang rapat, tiket pesawat terbang, dan pengadaan benih. Ayat (3) : Berdasarkan Kontrak Payung (framework contract), LKPP menayangkan daftar barang beserta spesifikasi dan harganya pada sistem katalog elektronik dengan alamat www.e-katalog.lkpp.go.id. Ayat (4) : Cukup jelas

Tujuan Kontrak Payung Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses dan administrasi pengadaan; Memperoleh cost reduction karena dilakukan agregasi belanja; Menjamin ketersediaan supply untuk jenis barang/jasa yang tertentu (critical items) atau yang bersifat mendesak (urgent); Terstandarisasinya proses pengadaan dan spesifikasi barang/jasa yang dicantumkan dalam Kontrak Payung; Pengelolaan pengadaan yang lebih baik untuk pengadaan yang bersifat berulang atau volume kecil; Pengelolaan rantai supply yang lebih baik; Mendukung pelaksanaan kebijakan Pemerintah; Meningkatkan kemampuan industri dalam menyediakan kebutuhan Pemerintah.

Lingkup Kontrak Payung Kontrak Payung tepat digunakan untuk kondisi : Barang/jasa yang sudah standard (tidak kompleks), dan nilai belanjanya besar Ketika waktu ataupun jumlah barang/jasa yang diperlukan tidak dapat dipastikan (Indefinite Basis) Ketika barang/jasa diperlukan secara terus menerus dalam waktu tertentu (Repeated Basis) Ketika barang/jasa diperlukan dalam keadaan Emergency FA tidak tepat digunakan untuk kondisi : complex goods and/or services highly technical goods and/or services large investment or capital contracts.

Proses Keputusan Penggunaan Kontrak Payung (FA) Kebutuhan yang Berulang? Apakah anggaran yang dikeluarkan cukup besar dalam setahun Strategis atau Kebutuhan tidak terencana? Bagaimana sifat alamiah demand dan supply? FA berdasarkan Pasal 53 Tidak Ya Highly Complex / Technical Low to Moderate Barang/ Jasa Apakah Barang/jasa yang bersifat standar atau kompleks? Apakah terdapat pengaruh negatif terhadap supply market? Bukan materi FA Tidak FA berdasarkan Pasal 110 Tidak Tidak Multi buyers dengan single atau multi suppliers Ya Pengaturan Kerangka harus digunakan untuk meningkatkan persaingan. Perjanjian Kerangka tidak untuk digunakan di mana mereka mungkin memiliki dampak negatif pada tingkat persaingan di pasar atau kemampuan untuk Usaha Kecil Mikro atau perusahaan untuk bersaing. • Lulus = Hal ini dianggap bahwa, berdasarkan sifat dan struktur pasar, pembentukan Persetujuan Kerangka Kerja tidak akan memiliki dampak negatif pasar. • Gagal = Hal ini dianggap bahwa pembentukan Persetujuan Kerangka Kerja akan berdampak negatif terhadap pasar, seperti mengurangi / membatasi persaingan atau kemampuan untuk Usaha Kecil dan Mikro perusahaan untuk bersaing. Single buyer dengan Single or multi suppliers

Menetapkan Prioritas Potensi Manfaat Leverage Strategic Low High Kemudahan dalam pelaksanaan Manfaat Priority 2 Prioritas 1 Prioritas 3 Potensi Manfaat Potensi peningkatan efisiensi administrasi yang dapat diperoleh Potensi penghematan (savings) yang diperoleh dari harga B/J yang lebih murah Manfaat yang diperoleh pemerintah karena dapat mengamankan pasokan kebutuhan B/J dan mengurangi lead time Kemampuan untuk mencapai tujuan prioritas pemerintah melalui struktur FA (misalnya tujuan mendorong partisipasi UMKM, mendukung program KB atau kesehatan ibu-anak) Kemudahan Pelaksanaan Kemudahan untuk memperoleh informasi pasar terkait dengan B/J yang diusulkan (harga, spesifikasi, tingkat persaingan, dll). Semakin mudah kita mendapatkan informasi tersebut maka penyusunan FA juga semaikin mudah Kebutuhan spesifikasi yang sama pada seluruh K/L/D/I. Semakin umum dan standard B/J yang dibutuhkan oleh K/L/D/I, semakin mudah pelaksanaan FA Kemudahan dalam proses transaksi pada tahap pembelian (second stage process). Pelaksanaan FA lebih mudah jika proses transaksi pembelian langsung oleh K/L/D/I mudah dilakukan

Contoh Barang/Jasa yang tepat melalui Kontrak Payung Barang/Jasa tercantum dalam FA di Belgia, Inggris, Denmark, Italia antara lain: Electricity Gas Fuel/heating Fixed Telephony Financial Services PC Desktop Printers Servers/network Catering Photocopiers Furniture Official Cars Leasing of Vehicles Car Insurance Travel/hotels Petrol/Transport

Contoh Barang/Jasa yang tepat melalui Kontrak Payung Barang/Jasa tercantum dalam FA di Australia dan US antara lain : IT hardware and equipment; IT software and Services; Telekomunikasi; Kendaraan Bermotor; Bahan Bakar; Utilities (listrik dan gas); Travel (termasuk travel agent); Jasa Profesi diantaranya Legal Service, Audit Service, Consulting Service (contoh Management Consulting); Recruitment Services; Security; Peralatan kantor dan ATK; Alat kesehatan dan BMHP; Hardware and consumables (contoh : electrical appliances); Mesin dan Peralatan; Materials (material konstruksi).

e_Katalog LKPP

Alur Proses PenyusunanE-Katalog LKPP K/L/D/I Penyedia Barang/Jasa Surat Permohonan Usulan Barang/Jasa untuk E-Purchasing Surat Usulan Barang/Jasa untuk E-Purchasing Alur Proses – Ecatalogue Proses Usulan K/L/D/I akan dilaksanakan bersama-sama oleh LKPP dan K/L/D/I antara lain melalui : study kebutuhan K/L/D/I, supply chain management, logistic management, memilih metoda pengadaan dan pra-katalog. Diskusi proses bisnis, distribution channel, pricing regulation Pra Katalog melalui metoda pengadaan yang dipilih dan disepakati bersama. Apabila metoda pengadaan yang dipilih adalah melalui lelang maka pra katalog akan mengikuti tatacara proses pelelangan. Namun apabila metoda pengadaan yang dipilih adalah non lelang maka proses pra katalog adalah negosiasi harga dan framework contract. Proses dan penandatangan Framework Contract oleh Kepala LKPP SETUJU Framework Contract Tayang E-Catalogue (www.e-katalog.lkpp.go.id K/L/D/I membeli melalui e-purhcasing E-Purchasing

Alur Proses E-Purchasing LKPP K/L/D/I Penyedia Barang/Jasa Alur Proses – E-Purchasing Surat Pesanan dari K/L/D/I melalui LPSE E-Purchasing Respon, Proses pesanan, (Negosiasi harga-jika diperlukan), Kontrak KONTRAK Monitoring-Evaluasi untuk pelaksanaan Framework Contract dan penyerapan anggaran

Penutup Pencapaian Efisiensi pengadaan barang jasa pemerintah tidak hanya diukur dari mendapatkan harga yang terendah. Yang tidak kalah penting adalah bagaimana agar proses pengadaan (pemilihan penyedia) tersebut juga berjalan secara efisien Penerapan Kontrak Payung dalam pengadaan barang/jasa tertentu, dapat meningkatkan efisiensi proses pengadaan barang/jasa. Pemanfaatan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE), melalui e-purchasing merupakan langkah penting dalam pencapaian efisien tersebut.

Fadli Arif NIP : 19670704.199303.1.001 Pembina Tk. I/IV b Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah [LKPP] Pengalaman Direktur Pengembangan Sistem Katalog, LKPP ( Feb 2014- sekarang) Direktur Pelatihan Kompetensi, LKPP (Juni 2013- Feb 2014) Direktur Penyelesaian Sanggah, LKPP (Jan 2012- Juni 2013) Kasubdit Pelayanan Sanggah Wilayah Barat, LKPP ( Jan 2009-Jan 2012) Kasie Rancang Bangun Pelabuhan SDP, Kementerian Perhubungan (2008) Kasie Anev Jaringan Transportasi SDP, Kementerian Perhubungan (2002) Kasie Perambuan SDP, Kementerian Perhubungan (1999) Alamat : SME TOWER Lt. 7 Jl. Jenderal Gatot Soebroto Kav 94 Jakarta Selatan Kontak : W : www.lkpp.go.id, E : fadli_arif@lkpp.go.id, P : 0812 83 404 55